人事檔案信息化管理
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人事檔案信息化管理范文第1篇
計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，標(biāo)志著人類記錄信息、傳達(dá)信息及留存信息的方式發(fā)生了變革，從紙質(zhì)文本時代進(jìn)入電子文本時代，時代的變化催生了近代檔案學(xué)理論的誕生，直接影響著檔案工作模式和管理觀念發(fā)生了變化。我國人事檔案信息化管理就是這一時代變革所引發(fā)的產(chǎn)物，。目前我國人事檔案信息化管理已經(jīng)取得了一定的經(jīng)驗(yàn)，但仍有必要從理論和實(shí)踐兩個方面予以更深入的探討，畢竟計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展態(tài)勢依然迅猛，人事檔案管理中的新情況和新問題也在不斷出現(xiàn)，充分認(rèn)識人事檔案信息化管理的理論和實(shí)踐的目的，就是為與時俱進(jìn)地、高質(zhì)量高效率第做好這項(xiàng)工作打下良好的基礎(chǔ)。
一、人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵與作用
1.人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵
“檔案信息化建設(shè)”的第一次正式提出是在2000年全國檔案工作會議上， 隨后檔案信息化建設(shè)便在全國蓬勃開展起來。《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書將“檔案信息化”定義為： 在國家檔案行為管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下， 在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)， 對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。也就是說，各高校要在各級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的高度重視下， 統(tǒng)一組織和規(guī)劃，采取一切有效措施和途徑，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（ 非保密性的人事檔案信息） 進(jìn)行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務(wù)， 實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉(zhuǎn)化，它具有整體性、動態(tài)性、條件性等基本特征。人事檔案信息化建設(shè)涉及的內(nèi)容很多， 而且會隨著時代的發(fā)展而不斷豐富和變化。
2002年國家檔案局中央檔案館頒布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中指出檔案信息化建設(shè)一般包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍建設(shè)和檔案信息安全保障體系建設(shè)六個部分，這對全國檔案信息化建設(shè)提出了具體的要求，人事檔案信息化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中的重要組成部分，人事檔案信息化建設(shè)自此被指明了方向，全國人事檔案信息化管理實(shí)踐全面開展。
2014年人事檔案管理新規(guī)范及加強(qiáng)干部選拔任用工作監(jiān)督等規(guī)定出臺。為當(dāng)前人事制度改革以及檔案信息化建設(shè)打下了更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.人事檔案信息化建設(shè)的作用
人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，對單位考察和識別干部選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位干部隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)工作、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。另外，人事檔案通過計(jì)算機(jī)的管理，對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效率。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。
隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，人事檔案信息化的重要性日益凸現(xiàn)出來。人事檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標(biāo)邁進(jìn)，才能改變?nèi)耸聶n案利用的種種局限，使人事檔案管理從封閉走向開放，實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，也只有實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，才能不斷發(fā)揮人事檔案的價值，提高人事檔案工作的社會地位，實(shí)現(xiàn)人事檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。
二、在加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)人事檔案信息化管理
1.完善文檔一體化管理業(yè)務(wù)規(guī)范人事檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要投入相當(dāng)大的人力、物力、財力。鑒于系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)密集、資金密集、勞動密集的工作， 檔案管理部門要建立信息系統(tǒng)并非易事， 因此在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，要確保字段設(shè)定嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這是文檔一體化和資源共享的基礎(chǔ)，也是今后在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的根本保證。從文書處理用紙、文件傳閱單，到立卷的卷皮、卷盒及各種裝具， 一律采用國家統(tǒng)一規(guī)格產(chǎn)品，同時要統(tǒng)一編號。
2.加強(qiáng)文檔一體化軟件的統(tǒng)籌規(guī)劃
對于文檔一體化軟件的開發(fā)，首先必須樹立前端控制的思想。前端控制就是把文件生命周期各個階段的管理要求放在文件設(shè)計(jì)階段予以考慮。在文檔一體化的軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，要推廣使用兼容性強(qiáng)、應(yīng)用性好、智能程度高的辦公信息系統(tǒng)， 使文件與檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、處理、管理以及開發(fā)利用更加方便快捷， 形成一個滿足現(xiàn)代化辦公環(huán)境的文檔一體化協(xié)調(diào)發(fā)展的技術(shù)保障體系。其次依據(jù)各部門的職能， 按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求， 調(diào)整、制定適應(yīng)于文檔一體化管理的分類方案與保管期限， 并使之代碼化， 對各種表明檔案信息內(nèi)容特征的著錄與標(biāo)引加以統(tǒng)一。
人事檔案信息化管理范文第2篇
【關(guān)鍵詞】人事檔案；電子信息化；檔案管理
檔案資源的管理是每一個機(jī)關(guān)事業(yè)單位不可缺少的，重視人事檔案電子信息化管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數(shù)字化的產(chǎn)生，檔案管理打破傳統(tǒng)的人工管理，開始向電子信息化的管理模式上轉(zhuǎn)變，但是目前階段，人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)不同的問題，這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進(jìn)行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進(jìn)而提升了人事檔案資源的利用率。
一、人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀
（一）現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺。現(xiàn)階段，大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應(yīng)的硬件設(shè)備，這就導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機(jī)關(guān)人事單位檔案室存在堆積物的現(xiàn)象，也沒有對應(yīng)的防潮、防盜等管理對策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴(yán)重的脫節(jié)。由于檔案的調(diào)閱和查訪沒有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設(shè)備的欠缺沒有讓人事檔案電子信息資源進(jìn)行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源進(jìn)行有效的利用。
（二）檔案檢索效率低?，F(xiàn)在的人事檔案電子信息化管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準(zhǔn)確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機(jī)關(guān)人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機(jī)關(guān)單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)問題。人事檔案電子信息化管理的實(shí)施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識和技能，這樣可以有效地利用數(shù)字化檔案管理設(shè)備。但目前階段的老員工，對網(wǎng)絡(luò)化信息接觸比較少，對信息化的知識學(xué)習(xí)起來比較困難，即使機(jī)關(guān)事業(yè)單位擁有了自己的信息化數(shù)字檔案管理設(shè)備，由于工作人員的技能問題，從而對信息化檔案管理無法順利進(jìn)行。因此，機(jī)關(guān)人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識體系，提升自己的工作效率，達(dá)到電子信息化的檔案管理水準(zhǔn)。
二、人事檔案電子信息化管理的對策
（一）創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。對于人事檔案電子信息化的管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內(nèi)容比較多，因此，就需要人事單位建立一個高校的電子信息化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)人事單位的實(shí)際情況，結(jié)合自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進(jìn)行相關(guān)的處理，嚴(yán)格控制檔案信息儲存質(zhì)量與安全，避免相關(guān)的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創(chuàng)建一個有利的環(huán)境，這有利于人事單位工作的順利進(jìn)展。
（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網(wǎng)絡(luò)控制的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質(zhì)量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對信息信息化的檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)性上的提升，還可以通過增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲存量，從而為人事資源的信息補(bǔ)充創(chuàng)造空間。2.強(qiáng)化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進(jìn)行強(qiáng)化，這就需要嚴(yán)格要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組成要依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這對電子信息化的人事檔案管理的系統(tǒng)的功能奠定了更新的基礎(chǔ)。加上磁盤陣列需要多元化的保護(hù)級別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統(tǒng)功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產(chǎn)品，這對系統(tǒng)的維護(hù)性能具有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢，對人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的重視，實(shí)現(xiàn)其在線升級的功能，可以使系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)具有開放性，保證了相關(guān)人員對檔案資源的調(diào)取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統(tǒng)有了更強(qiáng)大的發(fā)揮空間，這有利于人事資源的高效利用。
（三）提升人事檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執(zhí)行者和操作者，這對檔案管理工作的質(zhì)量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質(zhì)。例如，對老員工進(jìn)行現(xiàn)代化設(shè)備的學(xué)習(xí)，針對電子信息化的檔案管理進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現(xiàn)代化設(shè)備知識的學(xué)習(xí)和操作水平，進(jìn)而了解其工作現(xiàn)狀。此外，還可以建立相關(guān)的激勵機(jī)制，鼓勵檔案管理人員對自身素質(zhì)進(jìn)行提升，以保證工作的開展需求，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案電子信息化管理從管理型向服務(wù)型邁進(jìn)。
三、結(jié)束語
綜上所述，信息技術(shù)的發(fā)展，對人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術(shù)支持，這使人事檔案的管理打破了傳統(tǒng)的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢發(fā)展，這種管理方式順應(yīng)了時代的趨勢，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質(zhì)量，我們要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務(wù)于我們。
【參考文獻(xiàn)】
[1]趙玉榮.淺談人事檔案信息化管理的幾個問題[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2013(15).
人事檔案信息化管理范文第3篇
一、引言
隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，我國人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新?；ヂ?lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，改變了我國檔案管理的模式和方法，紙質(zhì)版的管理模式已經(jīng)不能滿足時代進(jìn)步的要求，各種電子版的文件促進(jìn)了人事檔案信息化管理的發(fā)展。
二、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化的發(fā)展，檔案管理也逐漸步入了數(shù)字化管理時代。為了促進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展，我國檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》，并制定了電子文件研究項(xiàng)目。上海市的檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和深圳市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開發(fā)項(xiàng)目都是我國發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)的里程碑。
由于我國信息資源數(shù)字化的技術(shù)不高，在人事檔案的信息化建設(shè)過程中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，使得我國不能很好的開展檔案數(shù)字化建設(shè)。鍵盤錄入和光學(xué)字符識別掃描輸入是當(dāng)下我國信息化建設(shè)的兩個重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點(diǎn)，而光學(xué)字符識別掃描輸入則是受干擾性較強(qiáng)、圖像質(zhì)量偏低等缺點(diǎn)。我國的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實(shí)踐推廣。
為了學(xué)習(xí)國外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，更好的建設(shè)屬于我國的檔案數(shù)據(jù)化，我國積極舉辦了例如“國際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”的學(xué)術(shù)報告，推動我國檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)。目前我國數(shù)據(jù)檔案館的研究比較多，而對于檔案數(shù)字化建設(shè)的原則問題等研究較少，無法形成系統(tǒng)性的研究。
我國在上海、深圳、北京等一線城市進(jìn)行了檔案管理數(shù)字化的試點(diǎn)工作，鼓勵企業(yè)和科研機(jī)構(gòu)積極開發(fā)數(shù)字化檔案管理的工具，將文書檔案轉(zhuǎn)為文檔，并以數(shù)字形式進(jìn)行歸檔和存儲，其中世紀(jì)科怡的檔案管理系統(tǒng)、索易文檔影像管理系統(tǒng)等都是較為成功的數(shù)字化檔案管理工具。鑒于目前的數(shù)字化檔案管理技術(shù)水平，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般通過圖像的方式將檔案進(jìn)行存儲和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后技?g提高時的檔案文本轉(zhuǎn)換提供了基礎(chǔ)。目前國內(nèi)在信息資料的數(shù)據(jù)化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)、建筑圖紙庫、史志圖片庫等。
三、人事檔案信息化管理中存在的問題
1.人事檔案信息化建設(shè)缺乏總體規(guī)劃
人事檔案信息化建設(shè)宏觀規(guī)劃一般是指由國家、省、市等完成的有關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，人事檔案信息化建設(shè)微觀規(guī)劃則指的是有企業(yè)、機(jī)關(guān)等進(jìn)行的人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。目前國家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實(shí)到實(shí)踐中。例如我國公務(wù)員系統(tǒng)的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規(guī)劃的不足使得人事檔案處于自流狀態(tài)。
2.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
我國目前執(zhí)行的人事檔案管理?xiàng)l例仍然是國家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，舊的條例以及無法滿足我國檔案管理信息化的建設(shè)，雖然很多的省市也對人事檔案信息化進(jìn)行了管理，但是由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，只能著眼于某一個單位或是專業(yè)心態(tài)，嚴(yán)重制約了我國人事檔案信息化管理的發(fā)展。
3.信息化程度不高，資源共享程度不夠
我國目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平偏低，只能進(jìn)行一些簡單的操作，不能應(yīng)對復(fù)雜的技術(shù)操作，更不要說進(jìn)行人事檔案信息化管理的研發(fā)和創(chuàng)新了。我國傳統(tǒng)的人事檔案管理一般以業(yè)務(wù)進(jìn)行劃分科室的職能，每個科室負(fù)責(zé)單獨(dú)的部分，這種方式可以明確責(zé)任的分工卻造成了人事部門內(nèi)的信息分散，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息的及時共享，限制了信息的流通，造成了時間和資源的浪費(fèi)。
4.人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)
人事檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的關(guān)鍵。隨著信息化的滲入，我國人事檔案信息化建設(shè)取得了初步的成效，比如辦公局域網(wǎng)、業(yè)務(wù)運(yùn)行網(wǎng)等各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計(jì)算機(jī)完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來便利，但是對人事檔案的安全性也產(chǎn)生了極大的威脅，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網(wǎng)絡(luò)的癱瘓。人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全問題一般包含內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全問題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全問題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用安全問題三種。
5.信息化人才隊(duì)伍建設(shè)滯后
隨著人事檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理對管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要具備極高的信息化技術(shù)。由于我國檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，雖然檔案部做了人才引進(jìn)，但是計(jì)算機(jī)高技術(shù)人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設(shè)問題主要包含以下三個主要問題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重欠缺、全員信息化素質(zhì)有待提高。如果檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的問題不能夠很好的解決將嚴(yán)重阻礙我國人事檔案信息化的發(fā)展和進(jìn)步。
四、促進(jìn)人事檔案管理信息化的方法和對策
1.建立社會化開放式管理新模式
檔案隨著人的變動而變動是目前我國人事檔案的管理制度，每個人的檔案都是唯一的，且會伴隨人的一生。雖然這傳統(tǒng)的人事檔案管理有其優(yōu)點(diǎn)，但是隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，這種檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)我國人事檔案的管理需求。當(dāng)今社會上，人才不再是屬于某一個地區(qū)或是單位，而是屬于全社會的，人才的流動以及是大勢所趨。新的人事檔案制度將以個人的流動和自由為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案關(guān)系和勞動關(guān)系的分離、人事檔案的社會化管理、人力資源的最優(yōu)組合。開放式人事檔案管理的發(fā)展，使得人事檔案信息化管理更加完善。
2.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫
鑒于人事檔案信息化管理的復(fù)雜性，人事檔案管理系統(tǒng)需要更加的科學(xué)、高效和先進(jìn)。首先，需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)施是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的前提，先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)可以提高檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建立需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域和專業(yè)的人力資源工程，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容包括編號、身份證號、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時間、工作時間、從教時間、畢業(yè)院校、等信息。數(shù)據(jù)庫的建立不僅提高了數(shù)據(jù)的利用效率，?可以減少重復(fù)性操作，使得結(jié)構(gòu)更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規(guī)，安全保密問題是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的重中之重，建立相應(yīng)的法律法規(guī)可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。
3.形成全網(wǎng)絡(luò)化管理
信息化的滲入使得檔案管理實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，通過網(wǎng)絡(luò)平臺的使用改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，使得檔案管理不局限于時間、地點(diǎn)、空間等方面，實(shí)現(xiàn)檔案的交流和共享，擴(kuò)大了檔案的利用和服務(wù)范圍，使得檔案管理逐步轉(zhuǎn)向開放，使得檔案管理能夠更好的服務(wù)社會。
人事檔案信息化管理范文第4篇
一、前言
近幾年，我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用社會中的各行各業(yè)，使用很多行業(yè)的業(yè)務(wù)水平得到了快速的提升。將計(jì)算機(jī)應(yīng)用在檔案行業(yè)中，就能在很大程度上改善傳統(tǒng)檔案存在的弊端，并能夠在很大程度上讓企業(yè)人事檔案的管理效率以提升的狀態(tài)所存在，這對于企業(yè)人事部門工作的順利推進(jìn)極為重要。因此相關(guān)企業(yè)必須加強(qiáng)重視，積極的采取措施對信息化檔案管理措施進(jìn)行推進(jìn)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。
二、傳統(tǒng)人事檔案管理概述
1.基礎(chǔ)工作管理淺述
通過調(diào)查我們能夠發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)人事部門在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)工作時，主要存在三個問題，一個是：“偏”，這里所說的“偏”是指人事檔案中涉及到領(lǐng)導(dǎo)者組織能力以及實(shí)際的業(yè)績比較少，反而更多的側(cè)重干部的歷史狀況。第二個問題是：“老”，也就是說檔案中歷史問題反應(yīng)的比較多，但是對實(shí)際的情況的分析比較少。另外一些干部在最近一段時間的思想動態(tài)、學(xué)術(shù)水平等涉及的比較少，這就會導(dǎo)致相關(guān)的工作人員不能充分的了解干部的發(fā)展情況，不具有時效性。還有一個問題是“假”，就是說一些工作人員在記錄檔案的時候，隨意的捏造事件，這些事件沒有經(jīng)驗(yàn)認(rèn)證，造成檔案的真實(shí)性受到很大影響。
2.傳統(tǒng)人事檔案分類工作淺述
盡管在1990年我國的政府就已經(jīng)對檔案進(jìn)行了明確的分類，但是部分企業(yè)在對檔案進(jìn)行分類的時候并沒有嚴(yán)格的按照這個分類進(jìn)行，這就造成相關(guān)的工作人員對檔案進(jìn)行整理或者是使用的時候不是十分便捷。另外，在過去的一段時間中，相關(guān)工作人員受到陳舊觀念以及人力、物力、財力的制約，對人事檔案進(jìn)行管理的時候主要使用的方式就是記錄紙版檔案信息，由于這個工作是完全由人力完成的，因此如果有人要想使用檔案，在尋找和翻閱的時候都要親力親為，不僅耗費(fèi)的時間和人力比較多，具有的效率也不高，最重要的是查詢檔案的準(zhǔn)確度得不到保證，所以說改善傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前社會的發(fā)展趨勢。
三、人事檔案信息化管理存在的優(yōu)勢
1.對信息進(jìn)行輸入的時候更加便捷
使用信息化技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理的時候，能夠在很大程度上減少人們的勞動。在這種情況下如果委員會中出現(xiàn)人事調(diào)動，相關(guān)的人事檔案記錄人員使用計(jì)算機(jī)就能實(shí)現(xiàn)人員的登記管理。這種方式不僅記錄的比較及時，還能使檔案的準(zhǔn)確性得到充分的保證，在很大程度上避免了傳統(tǒng)檔案管理中缺檔斷檔的現(xiàn)象。
2.使用信息化對人事檔案進(jìn)行管理能夠?qū)崿F(xiàn)搜索功能
使用信息化的方式對人事檔案進(jìn)行管理便于工作人員對其進(jìn)行搜索，員工對其進(jìn)行管理的時候就會更加便捷。另外，如果委員會中的干部要對委員會成員進(jìn)行人事處理，就能通過計(jì)算機(jī)對每一個成員的能力進(jìn)行了解，進(jìn)而制定出適合員工發(fā)展的培訓(xùn)計(jì)劃以及工作內(nèi)容，讓委員會中的人員配置更加的合理。其工作效率也能得到充分的保?C。
3.信息化管理具有一定的保密功能
還有一點(diǎn)十分重要的是信息化的管理方式具有一定的保密功能，之所以這么說是因?yàn)槭褂眯畔⒒绞綄θ耸聶n案進(jìn)行管理能夠?qū)崿F(xiàn)加密處理。但是這要求人事檔案的管理人員具有一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，只有這樣才能讓人事檔案得到良好的加密處理，避免人事檔案受到黑客的攻擊而泄露。這種保密功能在很大程度上保證了委員會成員的權(quán)益，有效地避免了一些惡意人員獲取到其聯(lián)系方式而做一些不符合法律規(guī)定的事，讓委員會成員的人身財產(chǎn)安全受到威脅。
人事檔案信息化管理范文第5篇
［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院； 人事； 檔案； 信息化； 管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 18. 052
［中圖分類號］ G275 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）18- 0093- 02
醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的信息資源管理工作，它是醫(yī)院人員個人經(jīng)歷和社會實(shí)踐的重要記錄，是其業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實(shí)戰(zhàn)業(yè)績等的重要反應(yīng)，也是重要的人事信息資源。重視和加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，是促進(jìn)醫(yī)院人事制度改革，合理有效配置醫(yī)院人力資源，促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要舉措。
1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀
目前醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發(fā)達(dá)的今天，變得難以適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公快速、便捷的要求：① 查詢效率低，當(dāng)前的人事檔案中有相當(dāng)材料如各級表彰、外出進(jìn)修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問題時，工作量大，勞動強(qiáng)度大。檔案員要經(jīng)常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁碼、內(nèi)容。② 檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對原件的毀壞、涂改，要派專人負(fù)責(zé)陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔(dān)不必要的損失。③ 歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、學(xué)歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時查詢的情況時有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯誤。一旦出現(xiàn)此類問題，就有可能將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。④ 管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統(tǒng)。
2 醫(yī)院人事檔案的作用和價值
加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、自動化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，使人事檔案管理從電子人事檔案的生成、采集、驗(yàn)證、歸檔、入數(shù)據(jù)庫到電子人事檔案的利用等工作流程全部是通過自動化工作平成，使人事檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工化向自動化、智能化轉(zhuǎn)變，這樣大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動，節(jié)省大量人力和時間，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。人事檔案的管理和利用方式這種質(zhì)的改變是信息化的需要。
2.1 建立電子文檔歸檔制度
通過建立以現(xiàn)有檔案管理人員為主，多科室協(xié)作的電子文檔歸檔制度，通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，使檔案工作者掌握一定的信息管理自動化的基本知識，能夠獨(dú)立承擔(dān)起電子文檔歸檔工作的這一重任。醫(yī)院電子文檔涉及的問題比較廣泛，僅靠檔案科室一家很難完成，通過采取電子文檔形成科室、檔案科室、管理科室三結(jié)合的方法，共同協(xié)作來解決歸檔問題，實(shí)現(xiàn)了資源共享，相關(guān)的職能要相互滲透，取長補(bǔ)短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文檔歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化
以檔案的原始材料為依據(jù)，運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。將信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類，盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)可以進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等，同時，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲信息量大、計(jì)算精度高，可以及時給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。從而使數(shù)字化管理系統(tǒng)有足夠的信息基礎(chǔ)。
2.3 建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，擴(kuò)大人事檔案信息內(nèi)涵
在醫(yī)院，影響人力資源需求的因素主要來自醫(yī)院內(nèi)部，有效的人事檔案管理對分析醫(yī)院內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)醫(yī)院的改革與發(fā)展的要求有積極的作用。醫(yī)院人事處以利于醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)為立足點(diǎn)，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為了適應(yīng)新時期檔案管理工作的要求，不斷提高對人力資源的開發(fā)與管理水平，必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個人基本信息的微機(jī)檢索，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人盡其才，才盡其用，進(jìn)而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的措施
醫(yī)院人事檔案管理要適應(yīng)新形勢下醫(yī)院發(fā)展的要求，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的資源優(yōu)勢，為更好地為醫(yī)院選拔和使用優(yōu)秀衛(wèi)生事業(yè)人才提供真實(shí)可靠的依據(jù)。
3.1 提高對醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)識，增強(qiáng)管理意識
醫(yī)院人事檔案管理要立足于服務(wù)人事管理的基礎(chǔ)之上，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的重要作用。提高檔案管理全員的管理意識，不但需要領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到人事檔案是一個重要的信息資源，必須予以重視和加強(qiáng)，而且要檔案管理人員認(rèn)識到醫(yī)院人事檔案資料對醫(yī)院的人事管理和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，并應(yīng)該盡職盡責(zé)。同時，醫(yī)院普通職工也應(yīng)該積極參與和支持人事檔案的工作，主動為檔案管理人員提供線索和材料，使得檔案管理得以有序進(jìn)行。
3.2 重點(diǎn)加強(qiáng)干部人事檔案管理，合理有效利用人才資源
干部人事檔案作為醫(yī)院人事檔案管理的重要組成部分，對其實(shí)現(xiàn)良好的管理具有重大意義。干部人事檔案中真實(shí)地記錄了一個人的從業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力和品德，因此，它對各類人員的合理分配和人力資源的合理利用、優(yōu)化醫(yī)院部門結(jié)構(gòu)調(diào)配等方面都有著重要的作用。可以說，干部人事檔案不但可以維護(hù)干部本人的合法權(quán)益，而且也可以為醫(yī)院開發(fā)人力資源提供寶貴的信息依據(jù)。加強(qiáng)干部人事檔案管理，是實(shí)現(xiàn)有效利用醫(yī)療人才資源的強(qiáng)有力手段。
3.3 充分利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的管理
要不斷完善醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理工作，就要積極采用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理軟件，建立科學(xué)有效的人事檔案存儲和檢索工具，更有效地實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的科學(xué)配置和利用。這樣，既能保證醫(yī)院在進(jìn)行人才培養(yǎng)、干部聘任、晉升職稱等方面實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、公平化管理，做到人盡其才，而且能夠?yàn)獒t(yī)院進(jìn)行人事資源整體調(diào)配、充分發(fā)揮人事資源優(yōu)勢為醫(yī)院快速發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的人力資源支持。
