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作者：曹友民上海申通地鐵集團有限公司

一、本市軌道交通建設(shè)的基本情況

上海地鐵建設(shè)，始于1990年開始建設(shè)的軌道交通1號線工程。經(jīng)過十幾年建設(shè)發(fā)展.現(xiàn)已建成8條軌道交通運營線路，分別為1、2、3、4、5、6、8、9軌道交通線路，運營線路總長度達到234公里，共計有地鐵車站161個。上海申通地鐵集團有限公司是承擔(dān)上海軌道交通投資、建設(shè)和運營的大型企業(yè)集團，其前身是由上海申通集團有限公司與上海地鐵建設(shè)有限公司于2《X抖年8月合并而成。為了配合上海軌道交通建設(shè)，申通地鐵集團公司非常重視檔案工作，將工程檔案管理納人工程建設(shè)的全過程，加強項目文件材料的形成積累和收集歸檔。目前保存工程檔案19525卷，為軌道交通建設(shè)、運營、管理和改擴建等工作提供了重要依據(jù)。

二、軌道交通工程檔案管理的方式

軌道交通工程是一項技術(shù)性強、專業(yè)面廣的綜合工程，為了確保工程檔案的完整、準確和有效利用，我們根據(jù)工程建設(shè)特點，形成一套切實可行的建設(shè)項目檔案管理體系。我們的做法是:1、制定檔案規(guī)章制度，明確檔案管理要求為了進一步規(guī)范軌道交通工程檔案的管理，申通地鐵集團公司除了嚴格執(zhí)行國家和本市有關(guān)檔案法律法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準之外，結(jié)合公司管理的實際情況，制定了《軌道交通建設(shè)工程竣工資料歸檔范圍》、《軌道交通建設(shè)工程竣工資料整理統(tǒng)一要求》、《軌道交通建設(shè)工程竣工圖的編制要求》和《軌道交通工程竣工檔案驗收及移交辦法》等一系列管理規(guī)章制度，對竣工文件的歸檔要求，檔案的分類、組卷、編目、裝訂，以及竣工檔案的驗收移交等方面作了明確規(guī)定，使軌道交通工程檔案管理有法可依、有章可循，確保了軌道交通工程檔案的完整、準確和系統(tǒng)，為軌道交通建設(shè)和管理提供了有效服務(wù)。2、建立檔案管理流程，納入工程管理程序為了確保在建工程項目檔案的完整性、系統(tǒng)性、準確性，申通地鐵集團公司制定并頒發(fā)了《建設(shè)項目檔案管理工作流程》，主要內(nèi)容是:(l)建立建設(shè)項目檔案管理體系和網(wǎng)絡(luò)，明確建設(shè)項目檔案管理責(zé)任人，落實各階段、各單位工程檔案管理責(zé)任人。(2)嚴格貫徹并執(zhí)行國家、地方和本公司有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)、規(guī)章制度和標(biāo)準亡(3)檔案管理責(zé)任人負責(zé)對建設(shè)項目立項階段有關(guān)歸檔文件和資料的收集、整理等工作(4)在建設(shè)項目設(shè)計階段檔案管理責(zé)任人負責(zé)在設(shè)計委托合同中明確設(shè)計技術(shù)文件的歸檔要求，并督促設(shè)計單位及時提供需歸檔的設(shè)計技術(shù)文件和資料。(5)在建設(shè)項目施工階段檔案管理責(zé)任人負責(zé)組織對施工單位、監(jiān)理單位檔案管理工作交底;在工程實施階段對施工單位、監(jiān)理單位檔案編制工作進行檢查，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題在原因分析的基礎(chǔ)上，采取相對應(yīng)的措施如培訓(xùn)等，并通過中間檢查或驗收驗證實施措施的有效性〕(6)在建設(shè)項目竣工階段檔案管理責(zé)任人負責(zé)組織工程預(yù)驗收前竣工檔案的預(yù)驗收工作，對竣工檔案預(yù)驗收中存在的問題，整改銷項的落實情況進行檢查;負責(zé)組織工程竣工驗收前的竣工檔案的驗收工作，并取得檔案管理部門的認可證明;對已竣工的各單位王程的竣下資料進行排列組卷;收集、整理并匯總竣工驗收文件(7)對建設(shè)項目檔案統(tǒng)一整理和匯總，并負責(zé)交付至集團公司檔案室、城建檔案館及運營接管單位r從上可以看到，申通地鐵集團公司的《建設(shè)項目檔案管理工作流程》，大致是由“人、制度、責(zé)任、交底、檢查、培訓(xùn)、驗收、歸檔”八個環(huán)節(jié)組成，每個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣貫穿整個項目工程，確保了檔案與工程同步二工程竣工，檔案完成收集、編制、組卷，L程與檔案一并進行竣工驗收，決不留下隱患與尾巴。這樣，就從根本上保證了建設(shè)項目檔案的完整、準確、優(yōu)質(zhì)3、加強過程監(jiān)督指導(dǎo)，提高文件歸檔質(zhì)t軌道交通工程具有投資規(guī)模大、建設(shè)周期長、專業(yè)構(gòu)成復(fù)雜、參建單位和管理部門多的特點。因此，在工程建設(shè)過程中，我們始終將“完整、準確、系統(tǒng)、安全”作為對軌道交通建設(shè)工程竣工檔案質(zhì)量的基本要求“完整”是要求軌道交通建設(shè)的竣工文件、圖紙內(nèi)容齊全，真實地反映軌道建設(shè)工程全過程;“準確”是要求文件及竣工圖應(yīng)與工程實際及竣工實貌相一致;“系統(tǒng)”是要求文件及竣工圖的分類、排列、組合具有邏輯性和整體性，并保持相互間的有機聯(lián)系;“安全”是要求檔案的制成材料要有利于相對延長檔案的使用壽命。為保證上述要求的貫徹和執(zhí)行，我們采取以下幾方面的具體措施:(l)制度保證措施。通過加強與技術(shù)、質(zhì)監(jiān)部門的聯(lián)系，以取得他們的支持。由于技術(shù)人員精通專業(yè)，我們在制定歸檔范圍及評分標(biāo)準時，廣泛聽取他們的意見，使制定的文件、標(biāo)準更符合軌道交通建設(shè)的專業(yè)特點:準確、合理、操作性強。(2)培訓(xùn)措施。創(chuàng)造條件，使各級檔案人員(兼職)能有機會參加各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。這些業(yè)務(wù)培訓(xùn)，除了有市檔案局、城建檔案館、市政工程局舉辦的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)外，還有市政質(zhì)檢站舉辦的‘•質(zhì)量保證資料培訓(xùn)班”、上海及本集團公司舉辦的各種檔案知識講座。通過這些業(yè)務(wù)培訓(xùn)，擴大了各級檔案人員的視野，對于保證工程檔案的編制質(zhì)量，很有益處(3)常效檢查措施。將施工文件材料的指導(dǎo)、檢查貫穿于工程全過程。工程開工時，我們即下工地進行檔案管理交底。在建設(shè)過程中，我們又不定期地下去做好檢查、指導(dǎo)、督促工作。我們還與質(zhì)監(jiān)部門一起參加工程的中間交工檢查和質(zhì)量大檢查。通過經(jīng)常性地指導(dǎo)、檢查，我們就能及時解決施工單位在編制竣工材料過程中遇到的問題，糾正錯誤做法，使編制質(zhì)量在施工過程中即達到有關(guān)文件的要求，避免有些問題因得不到及時發(fā)現(xiàn)而導(dǎo)致最終無法整改的后果。(4)層層把關(guān)的控制措施。保證竣工檔案的質(zhì)量，需要層層把關(guān)。地鐵工程檔案的專業(yè)性強，單靠檔案人員的檢查，經(jīng)常有許多問題不可能被及時發(fā)現(xiàn)。我們就充分發(fā)揮監(jiān)理、現(xiàn)場項目組的作用，在施工單位材料編制完成后，先要通過監(jiān)理、現(xiàn)場項目組的檢查，方可進行檔案預(yù)驗收。(5)驗收評定措施。成立竣工檔案聯(lián)合驗收小組，對每一個已竣工的單位工程，共同做好竣工檔案的驗收工作。聯(lián)合驗收小組由市檔案局、城建檔案館、監(jiān)理單位、現(xiàn)場項目組、質(zhì)監(jiān)站及檔案人員組成。進行共同檢查但又各有側(cè)重點，以此來確保整套竣工檔案，從專業(yè)技術(shù)到文件材料整理、竣工圖繪制的標(biāo)準化、規(guī)范化、科學(xué)化等各方面都檢查到位。再匯總檢查意見，統(tǒng)一評分及評定竣工檔案等級。(6)經(jīng)濟制約措施。所謂經(jīng)濟制約，就是施工單位在辦理工程合同銷號手續(xù)，提取工程尾款時，必須有檔案部門簽證。對相關(guān)材料不符合要求，未通過檔案驗收的工程，檔案部門有權(quán)拒絕簽字，并督促施工單位抓緊整改，以期確保檔案的質(zhì)量。4、強化中間交工檔案的驗收.提高項目檔案管理水平由于軌道交通工程建設(shè)周期長，項目大多分期完成。為了把好各個單位工程(單項工程、標(biāo)段工程)的質(zhì)量關(guān)，工程建設(shè)項目一般采取中間交工驗收的方式。為此，我們將單位工程(單項工程、標(biāo)段工程)檔案驗收也納人到中間交工驗收范圍。通過成立竣工檔案驗收小組，采取初驗和終驗等形式，對每一個單位工程(單項工程、標(biāo)段工程)檔案進行評分驗收。凡驗收不合格的，不能與工程同步竣工，不具備建設(shè)工程竣工備案條件。以此，來督促施工單位及時做好竣工檔案的整改工作，從而提高竣工檔案的質(zhì)量，為整個建設(shè)項目檔案的驗收，奠定扎實的基礎(chǔ)。

三、軌道交通工程檔案管理的體會

回顧這幾年上海軌道交通工程檔案的管理，我們感到，作為一項重大建設(shè)項目，檔案管理是項目管理的重要基礎(chǔ)。只有按照國家和本市有關(guān)重大項目檔案管理規(guī)范標(biāo)準，結(jié)合本項目檔案管理的實際，制定切實可行的規(guī)章制度，并納人工程管理的程序，建立工程項目檔案管理的機制，才能確保工程檔案規(guī)范、有序地管理，提高工程管理的水平。具體而言，我們主要從抓規(guī)范、抓過程、抓效果著手，來提高檔案的管理水平。我們的體會是:第一，建設(shè)項目檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)的全過程，是工程建設(shè)的真實記錄，也是全面鑒定工程質(zhì)量的重要依據(jù)。要建立一套完整、準確、系統(tǒng)的建設(shè)項目檔案，首先，檔案部門應(yīng)明確建設(shè)單位和各項目參建單位檔案管理的責(zé)任，加強竣工文件形成積累、整理歸檔的指導(dǎo);其次，檔案部門應(yīng)與工程建設(shè)同步，做好竣工檔案的審查和驗收。只有這樣，才能確保項目檔案的完整、準確和系統(tǒng)，為工程建設(shè)和管理提供有效服務(wù)。第二，建設(shè)項目檔案的管理是建設(shè)項目管理的重要內(nèi)容，檔案工作者不僅要懂得檔案管理的知識，也要了解一些工程管理的基本知識。因此，要做好重大工程項目檔案管理，首先要建立以建設(shè)單位檔案人員為主，各參建單位資料員參加的檔案管理網(wǎng)絡(luò);其次要加強建設(shè)項目檔案管理人員的培訓(xùn)，以明確竣工文件的歸檔要求和檔案整理方法。只有這樣，才能確?？⒐n案的規(guī)范管理。綜上，做好軌道交通工程檔案管理，是一項功在當(dāng)代，利在千秋的重要工作，也是我們檔案工作者的職責(zé)所在。