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摘要：人事檔案的信息化管理和傳統(tǒng)的人事檔案管理工作存在著十分明顯的優(yōu)勢(shì)，例如信息輸入、查詢速度更快，更加有利于重要檔案的保存等等，主要分析了人事檔案信息化管理，以供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；作用

當(dāng)前，我國(guó)的人事檔案管理信息化水平已經(jīng)得到了非常顯著的提升，但是這種信息化的程度還需要不斷的加強(qiáng)，所以其在發(fā)展空間方面也是十分廣闊，人事檔案管理工作在實(shí)際的操作中存在著非常強(qiáng)的完整性、流動(dòng)性以及機(jī)密性。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式還是需要有非常大的人力和物力的投入，同時(shí)檔案保存的載體通常是紙張，無(wú)法在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)完整保存。所以，人事檔案的信息化管理也就成為了一個(gè)重要的發(fā)展趨勢(shì)，人事檔案信息化管理之后，就可以使得人事檔案的利用效率得到顯著的提升，從而也使得熱人事檔案的潛在價(jià)值得到全面的提升。

1人事檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1完整性。

人事檔案通常就是人事部門(mén)的人員根據(jù)當(dāng)前國(guó)家的相關(guān)政策，在人員的培養(yǎng)，任命上進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆峙浜驼{(diào)整，其在人事管理當(dāng)中發(fā)揮著不容忽視的作用，借助翻閱人事檔案的記載，我們可以充分的了解到員工的個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力以及工作中具體表現(xiàn)等一些比較核心的也比較重要的內(nèi)容。它能夠更加具體的真實(shí)的反映出員工的個(gè)人信息。

1.2客觀性。

這一特性人事檔案利用的一個(gè)重要的基礎(chǔ)和前提，人事檔案的內(nèi)容一定要具有完整性，只有這樣，才能更好的展現(xiàn)出材料自身的客觀性和真實(shí)性，從而為人事部門(mén)提供更加全面而優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.3流動(dòng)性。

人事檔案的管理和員工日常的人事管理應(yīng)該保持高度統(tǒng)一的狀態(tài)，只有這樣，才能更加顯著的發(fā)揮出人事檔案的實(shí)際作用。當(dāng)前，單位人員流動(dòng)性明顯增強(qiáng)，除了一些國(guó)家機(jī)關(guān)的公務(wù)員和事業(yè)單位的帶編人員之外，企業(yè)尤其是私營(yíng)企業(yè)人員的流動(dòng)性更大，這樣就使得人事檔案的保管存在著非常大的難度，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)人檔分離的問(wèn)題，這樣一來(lái)一方面會(huì)對(duì)單位工作人員的人事管理造成一定的問(wèn)題，同時(shí)對(duì)員工日后工作的正常開(kāi)展也會(huì)產(chǎn)生非常不利的影響，所以，在人事檔案管理工作中，我們必須要緊隨員工本人工作變動(dòng)去對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

1.4機(jī)密性。

人事檔案當(dāng)中的內(nèi)容涉及到的范圍相對(duì)比較廣，其中也可能會(huì)客觀的反映出一些比較重要的歷史事件，一些是政審調(diào)查本人或者是其家庭成員的資料，所以從某個(gè)角度上來(lái)說(shuō)，人事檔案是一種機(jī)密性的文件，材料內(nèi)容一般情況下是不能外泄的。個(gè)人也沒(méi)有權(quán)利保存本人的人事檔案。如果我們需要對(duì)其進(jìn)行查閱，一定要出具正規(guī)的手續(xù)。人事檔案的這些特征也就使其特殊性和重要性得到了非常明顯的體現(xiàn)。在人事檔案管理工作中，我們必須要做好以下幾方面的工作。首先是要保證人事檔案保管的科學(xué)性和有效性。其次是將員工的各類材料要進(jìn)行全面的分類整理，同時(shí)還要在這一過(guò)程中做好存檔工作。第三，要制定出一個(gè)完善的人事檔案借閱和轉(zhuǎn)遞制度。第四，我們?cè)趯?shí)際的工作中一定要采取有效的措施做好紙質(zhì)檔案信息化處理工作。最后一點(diǎn)就是要在實(shí)際的工作中做好員工檔案的安全保密以及保存等多項(xiàng)工作。

2人事檔案信息化管理的必要性

第一，人事檔案管理工作需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)幾乎由人工來(lái)完成，效率非常低，而且即使能夠及時(shí)的統(tǒng)計(jì)出數(shù)量，也無(wú)法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快捷全面的分析，因此必須應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)。信息技術(shù)中有很多統(tǒng)計(jì)軟件，將相關(guān)數(shù)據(jù)信息輸入其中，可以直接統(tǒng)計(jì)出相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)，非常方便，還有一些統(tǒng)計(jì)分析軟件，將相關(guān)的信息數(shù)據(jù)輸入其中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給出分析結(jié)果，檔案管理人員可以依據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果制定檔案管理措施。信息化技術(shù)的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的封閉式的檔案管理，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式管理，這對(duì)我國(guó)人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。第二，信息化技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理，不僅能夠減少管理資金，也能夠挖掘出人事檔案更多的潛在價(jià)值。人事檔案是一種特殊的文件資料，其主要記錄了個(gè)人的實(shí)踐活動(dòng)。利用信息化技術(shù)能夠及時(shí)地有效地更新人事檔案，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)人事檔案能夠了解到員工的最新情況，這對(duì)人才的選拔起到了積極的作用。

3提高人事檔案信息化管理水平的方法

3.1增強(qiáng)人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度。

人事檔案要想更好的保證其信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平就一定要擁有較為完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，其中最為關(guān)鍵的一個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施就是信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，檔案管理工作者在實(shí)際的工作中一方面要熟練的掌握一些檔案管理方面的知識(shí)，同時(shí)還要掌握一些計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技能，對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展日?；臋z查，如果在這一過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，我們需要對(duì)原來(lái)的系統(tǒng)進(jìn)行更新處理，這樣才能更好的保證無(wú)紙化辦公的質(zhì)量和水平，此外，其也是人事檔案信息化管理得以實(shí)現(xiàn)的一個(gè)重要的條件。

3.2加大信息資源投入。

首先，檔案管理工作人員，必須對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的鑒定，將不符合歸檔要求的檔案進(jìn)行篩選，同時(shí)重點(diǎn)的人事檔案要重點(diǎn)管理保護(hù)，這樣才能提高信息化技術(shù)應(yīng)用的價(jià)值；其次，提高信息數(shù)字化的投入力度，因?yàn)槿耸聶n案的信息數(shù)字化，直接反映出人事檔案信息化水平，是人事檔案信息化建設(shè)體系中重要一個(gè)環(huán)節(jié)，為此，人事檔案管理部門(mén)要積極的應(yīng)用信息數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，最大程度的提高人事檔案的服務(wù)質(zhì)量；最后，重點(diǎn)對(duì)歸檔進(jìn)行管理，同時(shí)對(duì)電子檔案的各方面工作都要進(jìn)行監(jiān)督，將有價(jià)值的電子檔案收藏起來(lái)，并且采取相應(yīng)的保護(hù)手段，保證重點(diǎn)的電子人事檔案信息真實(shí)，準(zhǔn)確、完整，不會(huì)被泄露出去或者惡意竊取。

3.3加快實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變的速度。

盡管我國(guó)有很多檔案管理部門(mén)，對(duì)于人事檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是并不徹底，絕大多數(shù)情況下，依然以實(shí)體管理為主，因此檔案管理部門(mén)必須轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理方式，由實(shí)體管理逐漸的實(shí)現(xiàn)信息化管理。比如信息化檢索查詢，同時(shí)將人事檔案存儲(chǔ)到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件中，制定規(guī)范的制度進(jìn)行管理，并且按照使用權(quán)限來(lái)實(shí)現(xiàn)安全保密，這樣人事檔案中數(shù)據(jù)就能夠在內(nèi)部局域網(wǎng)中有效的發(fā)行，用戶登錄相關(guān)的網(wǎng)站就能夠獲得相關(guān)的數(shù)據(jù)信息?，F(xiàn)代社會(huì)人事檔案的重要性已經(jīng)凸顯出來(lái)，尤其是數(shù)據(jù)信息對(duì)各個(gè)行業(yè)發(fā)展都異常重要，因此人事檔案的利用顯得非常重要。人事檔案信息化管理是檔案事業(yè)法轉(zhuǎn)過(guò)程中非常重要的一個(gè)內(nèi)容，它也是當(dāng)前檔案工作發(fā)展的一個(gè)方向，如果檔案管理部門(mén)在實(shí)際的工作中還在使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，就無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需要，所以我們必須要積極的發(fā)展人事檔案信息化管理，為人們提供更加高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加大人才培養(yǎng)力度，只有這樣，才能更好的實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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[2]趙楨.淺析高校干部人事檔案信息化建設(shè)[J].網(wǎng)友世界，2013（9）：

作者：安正信 單位：圖們市旅游局信息中心