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摘要：人事檔案關(guān)乎我們每個(gè)人的切身利益。因此，對(duì)檔案管理工作的要求也更為嚴(yán)格。人事檔案的有效管理能夠充分發(fā)揮我國(guó)人才資源的優(yōu)勢(shì)，它能高效快速地選拔一批優(yōu)秀的人才為社會(huì)作出貢獻(xiàn)。新時(shí)期我們要更加注重人事檔案的收集歸檔工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案；收集歸檔；檔案管理

人事檔案作為信息資源的重要組成部分，在當(dāng)前社會(huì)中發(fā)揮著重要的作用，其主要表現(xiàn)在行政、教育、法律、經(jīng)濟(jì)、政治等方面，它集中管理我國(guó)的各項(xiàng)優(yōu)秀人才，成為一個(gè)龐大的人才資料庫(kù)。社會(huì)的運(yùn)作離不開人才，對(duì)人才資源庫(kù)有效的利用，能夠充分發(fā)揮我國(guó)人才資源的優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)社會(huì)進(jìn)步。

一、人事檔案管理概述

人事檔案是主要記錄一個(gè)人主要的人生經(jīng)歷、政治面貌和品行作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料。它隨著個(gè)人的工作學(xué)習(xí)而發(fā)生遷移，主要發(fā)揮著證明、依據(jù)和參考的作用。每個(gè)人都有各自的人事檔案，它將伴隨著我們的一生，而我國(guó)重要的檔案管理機(jī)構(gòu)是人才市場(chǎng)以及街道辦事處等。按照我國(guó)檔案法規(guī)定，畢業(yè)生的人事檔案不得由個(gè)人截留或者銷毀。因此，人事檔案的管理收集歸檔工作尤為重要。人事檔案的收集范圍主要涉及七大類：第一，履歷材料，主要涉及個(gè)人的基本信息情況，例如：出生地、家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等。不同類別的人員在提交履歷表時(shí)要按照表中規(guī)定的說(shuō)明進(jìn)行嚴(yán)格的填寫。第二，自傳材料。主要包括個(gè)人思想、歷史、反省等反應(yīng)自身情況的自傳性材料。它包括：自傳內(nèi)容的入團(tuán)或者入黨申請(qǐng)書、自傳的簡(jiǎn)歷表和一些自傳的經(jīng)歷等。第三，鑒定、考核、考察材料。這一部分材料主要是由專門機(jī)構(gòu)審查的材料，主要有考核登記表、民主評(píng)議和組織考核綜合素質(zhì)表、干部等級(jí)表等各種鑒定和登記表。起到證明和鑒定專業(yè)技能的作用。第四，學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料。這一部分的材料專業(yè)性強(qiáng)，主要涉及個(gè)人的學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)、科研成果等內(nèi)容。第五，政治歷史情況的審查材料。反應(yīng)個(gè)人政治面貌和家庭背景的材料，它涉及個(gè)人工作的升遷、入黨和出國(guó)等。第六，參加黨團(tuán)材料。包括入黨、入團(tuán)志愿書，黨員登記表等材料。第七，工資、任免、出國(guó)、代表大會(huì)等材料。

二、新時(shí)期人事檔案收集歸檔工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)程度不夠

大多數(shù)人并不重視人事檔案的管理，大學(xué)生畢業(yè)后，人事檔案隨之寄回本人所在地方的人才交流市場(chǎng)，很多大學(xué)生在調(diào)檔案的時(shí)候才會(huì)關(guān)注自己的檔案歸屬，而當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣魇袌?chǎng)分為地方、區(qū)和縣。因此，會(huì)出現(xiàn)找不到自己檔案的現(xiàn)象出現(xiàn)。而人才交流中心只免費(fèi)為應(yīng)屆畢業(yè)生提供兩年的存放期限，需要畢業(yè)生及時(shí)去報(bào)到，因?yàn)檫@關(guān)系到個(gè)人工作的調(diào)動(dòng)等問(wèn)題。而在企業(yè)中，很多人對(duì)于人事檔案管理工作也存在誤解，認(rèn)為人事檔案的工作十分簡(jiǎn)單，只需要記錄和保存，因而得不到有效的重視。他們忽略人事檔案管理的重要作用，不安排或者少安排人去管理檔案工作，導(dǎo)致很多員工的人事檔案得不到及時(shí)更新，影響了他們工作關(guān)系的調(diào)動(dòng)、升職等問(wèn)題。

（二）人事檔案管理方法落后

由于人事檔案管理工作得不到有效的重視，因而對(duì)于管理的支持力度下降。而作為信息化普及的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用為檔案管理提供了一個(gè)強(qiáng)大的技術(shù)支撐。但是手工操作人事檔案的現(xiàn)象仍然存在，這就導(dǎo)致一些地方的人事檔案管理方法落后，人事檔案得不到及時(shí)更新，影響大批優(yōu)秀的人才投入市場(chǎng)。

（三）人事檔案管理員素質(zhì)普遍不高

人事檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，它們只負(fù)責(zé)簡(jiǎn)單的操作和做好預(yù)防工作，它們對(duì)于自己的工作也不夠重視，所以很多情況下，他們始終處于單調(diào)的工作中，搜集的資料有時(shí)會(huì)出現(xiàn)不全的現(xiàn)象，資料更新慢，而在辦事的時(shí)候繁瑣的程序也影響了辦事效率。

三、新時(shí)期人事檔案收集歸檔工作的具體要求

（一）重視人事檔案的管理工作

第一，加強(qiáng)畢業(yè)生對(duì)人事檔案的重視，大學(xué)生畢業(yè)后面臨找工作的問(wèn)題，而人事檔案在找工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。大學(xué)生應(yīng)該在平時(shí)的學(xué)習(xí)中關(guān)注人事檔案的問(wèn)題，對(duì)其進(jìn)行了解，便于在以后的工作中充分發(fā)揮人事檔案的作用。第二，企業(yè)和管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該重視對(duì)人事檔案的了解，集中學(xué)習(xí)人事檔案管理的方針和政策，給與人事管理部門以足夠的重視，提拔優(yōu)秀的檔案管理人才，投入資金，完善管理設(shè)備和資源，加大力度對(duì)人事檔案的管理進(jìn)行有效的規(guī)劃，使之正常發(fā)揮作用。

（二）健全人事檔案收集歸檔的管理制度

很多情況下，有效的管理制度是一個(gè)部門工作的基礎(chǔ)，只有設(shè)置一個(gè)良好的管理制度才能從根本上解決管理中存在的諸多問(wèn)題，將檔案的管理有效地進(jìn)行下去。繁瑣的管理規(guī)定影響了人事檔案有效的收集和歸檔，應(yīng)該簡(jiǎn)化管理規(guī)定，提高辦事效率。

（三）充分利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效地提高人事檔案的收集和整理工作，簡(jiǎn)化工作流程和提高辦事效率。當(dāng)前是信息化時(shí)代，要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，將人事檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方式，及時(shí)更新數(shù)據(jù)、提高檔案?jìng)鬏數(shù)乃俣?，從而有效地完成人事檔案的管理工作。

（四）提高管理人員素質(zhì)

引進(jìn)人事管理人才，這樣可以有效地提高管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)他們辦事的效率，配合管理制度，從而提高整體的辦事效率。企業(yè)或單位應(yīng)該制定相關(guān)的人才管理制度，制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極投入到工作中去，提高他們的辦事效率和工作熱情，另外，派一些人去專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)新的檔案操作系統(tǒng)，引進(jìn)新的管理軟件，及時(shí)更新管理工具，提高他們的管理素質(zhì)。

（五）加強(qiáng)檔案安全的管理

人事檔案記錄了個(gè)人的出生地、家庭地址、上學(xué)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等重要的信息，因此必須加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理。一方面，要加強(qiáng)對(duì)工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，提高他們對(duì)人事檔案的安全意識(shí)，讓他們充分關(guān)注人事檔案安全的問(wèn)題。另一方面，企業(yè)或單位提供一個(gè)安全的檔案管理環(huán)境，不隨意將個(gè)人信息進(jìn)行泄露，對(duì)必要的人事檔案進(jìn)行加密處理，對(duì)存放人事檔案的辦公室加強(qiáng)監(jiān)管，實(shí)行負(fù)責(zé)制，避免因檔案遺失給個(gè)人造成的影響。人事檔案發(fā)展的今天，我們更多的關(guān)注它存在的價(jià)值，我國(guó)人口基數(shù)大，隨著大學(xué)生的擴(kuò)招，畢業(yè)生逐年增長(zhǎng)，人事檔案的數(shù)量也在不斷的擴(kuò)大。因此，對(duì)人事檔案的管理勢(shì)必會(huì)造成影響，任務(wù)量的增大會(huì)給管理人員帶來(lái)了許多挑戰(zhàn)，而單位需要做的就是制定合理的管理制度，利用網(wǎng)絡(luò)方便快捷的特點(diǎn)，積極更新人事檔案管理的系統(tǒng)軟件，簡(jiǎn)化辦事程序，提高工作人員的整體素質(zhì)，為高?？焖俚墓芾韺?shí)施提供技術(shù)、人員、制度的支撐。另外，最重要的是對(duì)人事檔案信息的安全進(jìn)行管理，一方面要加強(qiáng)工作人員對(duì)安全的重視程度，另一方面要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的安全管理，這樣做有利于充分發(fā)揮我國(guó)人才資源的優(yōu)勢(shì)，對(duì)我國(guó)人才市場(chǎng)的發(fā)展起到了促進(jìn)作用。

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作者：李淑詩(shī) 單位：廣東省樂(lè)昌峽水利樞紐管理處