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電子檔案管理論文范文第1篇

[關(guān)鍵詞]電子檔案管理關(guān)鍵問題對策

隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關(guān)鍵問題。

(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移交一套工程電子檔案?！边@就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。

(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上

一、電子檔案管理上的幾個關(guān)鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進(jìn)行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。

1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。

2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

3、完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

(三)電子檔案的存儲載體的保護(hù)技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。

1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會加快1－2倍。

2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。

3、光。光向外輻射時會產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。

4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。

5、灰塵?；覊m會給電子文件保存載體帶來機(jī)械損傷?；覊m多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度?；覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴(kuò)散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。

6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。

7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。

8、機(jī)械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響。

(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機(jī)軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時的技術(shù)。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗，提出以下一些對策建議：

(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行

二、對策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。

(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。

2、簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。

3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長度。

4、身份驗證。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問修改，在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時需要對用戶進(jìn)行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機(jī)自動將這個通行字與存儲在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實性。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。

6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機(jī)外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全

1、調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。

2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強(qiáng)度；（3）定期凈化空氣。

3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。

4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進(jìn)行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。

5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應(yīng)避開電動機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。

6、防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。

7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后酫進(jìn)行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時進(jìn)行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。

8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。

(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。

(五)及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲在一起，恢復(fù)時，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來的面目進(jìn)行顯示。

參考文獻(xiàn)：

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電子檔案管理論文范文第2篇

電子文件的歸檔是一項系統(tǒng)化的工作，在各個方面需要相關(guān)工作人員具備細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。在電子文件的歸檔工作過程中，具體需要完善的工作如下：

（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關(guān)鍵的。能夠反映出本機(jī)關(guān)的工作活動，并且具有利用價值的電子文件，均在收集的范圍以內(nèi)。首先，對于需要保存底案的重要文件，在修改的時候需要將原文保留，在加版本號后進(jìn)行積累，并把草稿與定稿同時進(jìn)行歸檔。其次，對計算機(jī)輔助設(shè)計、檢測以及仿真實驗等技術(shù)進(jìn)行充分利用，并形成擁有查考價值的數(shù)據(jù)文件。例如：圖形文件、模型文件以及數(shù)據(jù)庫文件等。再則，和機(jī)關(guān)制作的各類數(shù)據(jù)文件相關(guān)的各類命令文件，例如：計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言，有些是需要機(jī)關(guān)部門以實際需求為依據(jù)，進(jìn)而進(jìn)行自行編制，還有的是需要以購進(jìn)的方式獲取。對于檔案室已經(jīng)具備的命令文件，便不需要進(jìn)行再次歸檔。最后，對于設(shè)備運行所需要的操作系統(tǒng)也需要歸檔。但是，檔案室已經(jīng)具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關(guān)的各類紙質(zhì)文件也需要進(jìn)行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計算機(jī)硬件說明文件，例如計算機(jī)技術(shù)說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產(chǎn)生與之有關(guān)的紙質(zhì)文件，包括系統(tǒng)設(shè)計說明、程序框架圖以及技術(shù)鑒定材料等。

（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應(yīng)該及時歸檔，切不可以分散的方式進(jìn)行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應(yīng)在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動，那么便需要和當(dāng)初產(chǎn)品的技術(shù)狀況相同的版本進(jìn)行同時歸檔保存。對于有技術(shù)條件的機(jī)關(guān)，允許使用電子文件簽署技術(shù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M(jìn)行確認(rèn)。再則，對于載體形式與質(zhì)量要求需實現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進(jìn)行集中，進(jìn)而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進(jìn)行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺、形成單位、應(yīng)用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進(jìn)行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關(guān)材料是否完善等均在檢驗的范圍之內(nèi)。

（三）加強(qiáng)電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內(nèi)容與相關(guān)形式特征進(jìn)行有效分析，而且還需要對相關(guān)文件進(jìn)行技術(shù)分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術(shù)情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯(lián)系。由此可見，在鑒定工作當(dāng)中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價值之所在?？傮w上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進(jìn)行確定，并對保管期限進(jìn)行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進(jìn)行接收時，需進(jìn)行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進(jìn)行一次鑒定，對于確定已經(jīng)沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的有效策略

探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強(qiáng)化措施如下：

（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當(dāng)作長期保存的電子檔案載體進(jìn)行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫房應(yīng)保持通風(fēng)、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進(jìn)行防寫處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機(jī)需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。

（二）加強(qiáng)電子檔案的檢測及維護(hù)工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進(jìn)行定期檢測及維護(hù)是非常有必要的。在對電子檔案進(jìn)行檢測與維護(hù)過程中，需對諸多特點進(jìn)行綜合考慮，包括環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)以及電子檔案自身的特點等，進(jìn)而制定出更具合理性與科學(xué)性的技術(shù)方案及維護(hù)工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護(hù)工作更具有效性。

（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內(nèi)容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復(fù)用性以及系統(tǒng)依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹(jǐn)慎的態(tài)度，在有必要的情況下對利用方式進(jìn)行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關(guān)的利用制度，例如利用資格審查、利用權(quán)限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、結(jié)語

電子檔案管理論文范文第3篇

（一）存儲載體不安全電子檔案對存儲載體有著很高的要求，如果存儲載體的安全性得不到保證，將可能直接導(dǎo)致電子檔案損壞乃至滅失。如：學(xué)校里部分教師把應(yīng)歸檔文件（如學(xué)生成績、考試試卷和備課教案等）簡單地保存在計算機(jī)硬盤存儲器上，這樣一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至丟失；有些以U盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于U盤的質(zhì)量、壽命、丟失、病毒感染等問題，電子檔案的保存可靠程度不能保證，存在很大安全隱患。

（二）專業(yè)人才缺乏電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。由于學(xué)校從事檔案工作的專業(yè)人員相對偏少，多數(shù)科室都是檔案兼職人員。有些科室雖然有現(xiàn)代先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備，但因部分檔案專兼職管理工作人員還是原來紙質(zhì)管理下的工作人員，工作方式無法適應(yīng)電子檔案管理工作的需要，缺乏專業(yè)人員、操作不夠規(guī)范等都在影響著電子檔案管理工作的規(guī)范化。（四）電子歸檔意識薄弱學(xué)校部分科室還沒有將檔案工作中紙質(zhì)檔案納入現(xiàn)代科學(xué)管理和法制管理的軌道，歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e，其利用率也比較低，除了在辦學(xué)水平評估期間引起重視外，平時在檔案管理中都沒有意識到電子文件的重要性，對其歸檔、保管等一系列問題也沒有給予充分重視和關(guān)注，不僅達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，還使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給電子檔案規(guī)范化管理帶來諸多不便。

二、提高中職學(xué)校電子檔案管理水平的對策

（一）樹立科學(xué)的電子檔案管理發(fā)展理念要用觀念創(chuàng)新助推電子檔案管理工作，重點樹立三種觀念：一是“以人為本”的電子檔案工作觀念，一切工作都應(yīng)該圍繞如何服務(wù)和促進(jìn)人的全面發(fā)展，特別是教師隊伍教育教學(xué)水平的提高和學(xué)生整體素質(zhì)的提升。二是全面發(fā)展的電子檔案工作理念，堅持中職學(xué)校檔案建設(shè)與科室、職能部門二級檔案建設(shè)的全面發(fā)展，增強(qiáng)全體師生員工的檔案意識；三是協(xié)調(diào)發(fā)展的電子檔案工作觀念，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展步伐，促進(jìn)檔案工作與學(xué)校各項工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，在硬件建設(shè)和軟件建設(shè)兩方面都要加強(qiáng)，兩手抓兩手都要硬。在硬件建設(shè)上，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)檔案的場所建設(shè)和庫房建設(shè)，爭取采用自動化的密集架管理系統(tǒng)，進(jìn)一步完善電子文件和計算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境。

（三）不斷提高檔案管理人員的思想修養(yǎng)和專業(yè)技能電子檔案管理人員要熟練掌握現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理知識，并能夠熟練運用計算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；全面熟悉檔案業(yè)務(wù)管理，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案各個環(huán)節(jié)的具體管理方法；刻苦學(xué)習(xí)各方面的專業(yè)知識，注重點滴積累。同時，既要有人文素養(yǎng)，又要有創(chuàng)新意識與能力。

電子檔案管理論文范文第4篇

通過對銀行業(yè)務(wù)的分析和歸納，我們得出銀行電子檔案的業(yè)務(wù)需求主要包括下述幾種業(yè)務(wù)應(yīng)用模式：

1.1歸檔和審計各部門在業(yè)務(wù)辦理過程形成的各種有保存價值或能反映業(yè)務(wù)過程的電子、紙質(zhì)文件，利用掃描、識別、分類等方式整理后存入內(nèi)容管理系統(tǒng)，便于審計和參考。

1.2電子影像管理結(jié)合銀行具體的業(yè)務(wù)處理，將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和紙質(zhì)電子化后同業(yè)務(wù)管理流程結(jié)合，加強(qiáng)對各種資料的管理，實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)利用和共享，支持風(fēng)險控制和會計稽核。

1.3內(nèi)容驅(qū)動的業(yè)務(wù)處理針對以內(nèi)容作為業(yè)務(wù)辦理驅(qū)動的各種銀行業(yè)務(wù)，內(nèi)容管理提供對關(guān)鍵非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的全生命周期的管理，并與其它應(yīng)用系統(tǒng)充分集成，實現(xiàn)內(nèi)容數(shù)據(jù)需求的實時響應(yīng)或在內(nèi)容管理應(yīng)用體系上完成業(yè)務(wù)的全部流程。1.4Web內(nèi)容管理作為信息門戶的后臺支持，提供來自不同應(yīng)用系統(tǒng)、不同部門的各種應(yīng)信息的存儲，并支持內(nèi)容前的格式轉(zhuǎn)換與預(yù)處理以及后的歸檔。

2系統(tǒng)設(shè)計

本文通過以電子檔案管理為中心，以內(nèi)容管理為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲的平臺，搭建一個統(tǒng)一視圖的電子檔案管理應(yīng)用程序，通過檔案管理平臺的外部接口，把各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子檔案集成到這個平臺中。電子檔案管理系統(tǒng)提供的功能

2.1掃描錄入影像掃描、質(zhì)量檢查(含圖像優(yōu)化)、要素的輸入(索引項的建立)。掃描錄入工作一般在業(yè)務(wù)辦理/點完成。影像的掃描要求支持不同檔次的掃描設(shè)備，可以兼容平板掃描儀設(shè)備、高速掃描儀設(shè)備。支持在圖像質(zhì)量檢查前，對圖像的質(zhì)量優(yōu)化處理，如去黑邊，對比度、亮度調(diào)整、圖像加批注、加水印等。批注主要在影像審批過程中使用，而水印是一個可選功能主要是防止篡改。索引要素與影像的關(guān)聯(lián)。采用手工錄入索引要素方式，實現(xiàn)影像與索引、具體業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)。影像掃描后存放在傳輸?shù)木彺嫫髦校枰?jīng)過質(zhì)檢步驟才能上傳。

2.2影像傳輸為掃描后的圖像以及相關(guān)的要素從網(wǎng)點傳輸?shù)胶蠖朔?wù)器提供高效、穩(wěn)定、安全的傳輸路徑。一般影像傳輸應(yīng)該有實時和異步傳輸兩種功能，可以支持不同的帶寬。傳輸服務(wù)器的主要功能是未經(jīng)過質(zhì)檢的影像數(shù)據(jù)緩存、經(jīng)過質(zhì)檢的影像隊列傳輸。傳輸服務(wù)器自身的安全性，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改傳輸服務(wù)中的內(nèi)容。傳輸過程應(yīng)該提供安全保障功能，要求有效防止傳輸密碼的泄漏、防止影像在傳輸過程中被竊取和篡改。傳輸優(yōu)先級控制，即在影像掃描時加入優(yōu)先級選項。傳輸服務(wù)的監(jiān)控功能，可以通過終端交易查詢當(dāng)前傳輸任務(wù)狀態(tài)，管理員可以根據(jù)實際情況調(diào)整隊列優(yōu)先級。緩存功能，即對于已經(jīng)傳輸?shù)接跋穹?wù)器的圖像做短期緩存，即保留2至3天的備份，超出緩存期限的，傳輸服務(wù)器自動清除。當(dāng)網(wǎng)點有查詢需求時，先從傳輸服務(wù)取圖像，若圖像已經(jīng)被批注或本地緩存已經(jīng)過期，則從服務(wù)器獲取。

2.3影像存儲、調(diào)閱為影像數(shù)據(jù)提供存儲及索引管理功能，性能要求高。為影像數(shù)據(jù)提供存儲組織管理、索引維護(hù)、調(diào)閱檢索等功能。影像服務(wù)器的業(yè)務(wù)要求如下：實時接受各業(yè)務(wù)辦理網(wǎng)點上傳的影像文件，并且實施存儲、索引化。完成存儲以及索引化后，通過調(diào)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，更新業(yè)務(wù)系統(tǒng)中圖像已到達(dá)的狀態(tài)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過影像服務(wù)提供的影像調(diào)閱接口，調(diào)閱顯示業(yè)務(wù)相關(guān)的影像。同時該調(diào)閱接口提供影像修改能力，如影像批注。由于影像服務(wù)系統(tǒng)屬于事中系統(tǒng)，為保證其性能需要對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。當(dāng)一筆業(yè)務(wù)完成以后，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起歸檔動作。

2.4工作流系統(tǒng)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)特征提供業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)功能。為構(gòu)建基于檔案管理系統(tǒng)之上的各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供了公用的工作流管理及運行服務(wù)，用以實現(xiàn)作業(yè)任務(wù)在不同業(yè)務(wù)人員之間的自動調(diào)度與流轉(zhuǎn)，以及通過相應(yīng)的接口動態(tài)控制這一流轉(zhuǎn)過程。

3結(jié)束語

電子檔案管理論文范文第5篇

隨著信息化普及，使得電子檔案開始逐漸在公路檔案管理中使用，并開始被認(rèn)可，甚至依賴，在公路工程的檔案管理中占據(jù)重要位置。電子檔案的存在，能減少檔案的儲存空間，節(jié)約使用面積。也能便捷開展信息交流，實施信息快捷服務(wù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，具有十分重要的意義。但是在當(dāng)前電子檔案的使用情況下，還是存在許多問題，想要做到完整化、規(guī)范化，必須要找出當(dāng)前電子檔案管理中較為突出的問題，采取針對性措施進(jìn)行改善，實現(xiàn)電子檔案實施完整性目標(biāo)，輔助公路工程的實施。

2、公路工程電子檔案管理中存在的問題

2.1檔案原件真實性問題。電子檔案有一個較為突出的問題，就是容易被篡改、刪除，且不留痕跡。使用電子文檔制作材料時，不存在擬稿者筆跡，相關(guān)負(fù)責(zé)人也無法在電子檔案上簽字，從而導(dǎo)致文件的權(quán)威性、真實性無法確保。一旦有人出于某種惡意，對電子文件中的內(nèi)容惡心篡改，而且只是很細(xì)微的改動，難以發(fā)現(xiàn)，并且確定。在此方面，目前還沒有較好的辦法，能夠針對文件的保密性、真實性進(jìn)行確保，做安全防護(hù)工作，給了有心之人可乘之機(jī)，導(dǎo)致文件真實性受疑。

2.2電子檔案內(nèi)容保密性問題。使用網(wǎng)絡(luò)中任何一個終端設(shè)備，都能將存儲于網(wǎng)絡(luò)中另外一個設(shè)備的文件獲取。同時，一個終端中的文件，可同時發(fā)送到其他的多個終端服務(wù)設(shè)備。對于保密文件，或受限制的文件而言，其保密性帶來了極大的威脅。比如，工程的報價，工程的設(shè)計圖紙，工程的創(chuàng)新設(shè)計，工程合同內(nèi)容等較為機(jī)密的信息，若未及時采取有效的保密措施進(jìn)行儲存，很可能被有心之人獲取，從而讓對手企業(yè)獲悉，導(dǎo)致企業(yè)處于被動狀態(tài)。

2.3檔案管理軟件使用統(tǒng)一性問題。檔案所用的系統(tǒng)，在地區(qū)和單位間，若使用的軟件類型不同，在文件查閱，文件使用之時，勢必會造成嚴(yán)重的不便。各部門之間所使用的檔案管理軟件，一旦出現(xiàn)系統(tǒng)不兼容情況，甚至?xí)?dǎo)致文件自動攔截，或出現(xiàn)損害，導(dǎo)致文件查閱，文件使用中存在極大的隱患，也帶來極大的不便。

3、針對問題研究對策

針對當(dāng)前電子文件中所存在的真實性、保密性、軟件使用統(tǒng)一性等問題，必須要采取有效措施進(jìn)行改善，以免因網(wǎng)絡(luò)安全隱患，導(dǎo)致工程重要機(jī)密泄露，或文件被惡意篡改，因使用軟件差異，導(dǎo)致文件傳輸和查閱受阻。針對所存在的問題，采用以下對策進(jìn)行處理。

3.1分散儲存。對于公路工程中的電子文檔，應(yīng)該盡量避免使用集中儲存方式。對于重要資料，或者已經(jīng)完工工程的資料，應(yīng)該將其做備份后，儲存于電腦硬盤中。對于存儲的重要內(nèi)容需要進(jìn)行標(biāo)注，或者將重要內(nèi)容再儲存一份于U盤中，就算有人惡意篡改資料、數(shù)據(jù)，也可以使用另外一處的資料進(jìn)行對比，馬上就能發(fā)現(xiàn)其中的變動之處。對于一些施工年限較長的工程，可以采取年度做期限，年底時將檔案全部進(jìn)行備份，進(jìn)行儲存。以此避免因資料年份雜亂，導(dǎo)致重要資料丟失，在工程驗收之時，工程檔案不全，對工程的資料造成嚴(yán)重的影響。

3.2及時殺毒，做保密措施。在文件傳輸，或者在文件儲存時，為減少因U盤的使用，導(dǎo)致文件受病毒感染，應(yīng)該及時對U盤、電腦做殺毒處理，發(fā)現(xiàn)有系統(tǒng)漏洞、木馬威脅時，及時處理，不給病毒可乘之機(jī)。在工作中做文件傳輸，盡量采取郵箱傳輸方式，在滿足傳輸需求的同時，且有傳輸記錄，也能保護(hù)文件傳輸。在做在線文件傳輸之時，應(yīng)該加強(qiáng)保護(hù)措施，做好文件傳輸?shù)陌踩幚?。對于企業(yè)的機(jī)密文件，或者是重要文件，應(yīng)該避免使用網(wǎng)絡(luò)在線傳輸，以免遭網(wǎng)絡(luò)監(jiān)視，或者黑客入侵，導(dǎo)致文件泄密，對企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。

3.3電子文檔使用規(guī)范化。為將電子文檔歸檔處理規(guī)范化，確保其完整性，必須要定期對辦公室的電子文件進(jìn)行分類處理，將有價值，重要的電子文檔進(jìn)行分類處理，將所有文件進(jìn)行收集，隨后進(jìn)行整理、備份，再進(jìn)行安全儲存，從而將電子文檔的管理歸檔工作安全實施。對于重要文件，可安裝安全性能較高的軟件，避免遭受病毒、木馬、黑客入侵，導(dǎo)致資料流失，對企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)損失。特別是對于最新工程的報價、招投標(biāo)方案等重要信息，必須要采取非常手段，積極處理，盡量避免在線傳輸，且應(yīng)該做好相應(yīng)的殺毒工作，為確保萬無一失，必要的備份必不可少。

3.4培養(yǎng)專業(yè)計算機(jī)技術(shù)人才。在實現(xiàn)全員計算機(jī)知識定期培訓(xùn)的同時，也需要采取員工深造、招考等方式，為企業(yè)培養(yǎng)高、精、尖的計算機(jī)專業(yè)人才，在電子檔案的管理工作中，單靠基礎(chǔ)計算機(jī)知識顯然力不從心，必須要請專業(yè)人員，熟悉計算機(jī)的操作技術(shù)，并且對檔案管理中的業(yè)務(wù)流程熟悉，熱衷于檔案管理工作。在管理過程中，不僅要會用檔案軟件，還要會自己設(shè)計程序，自己做軟件開發(fā)，使得企業(yè)能夠有自己的網(wǎng)絡(luò)空間，并幫助企業(yè)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性。專業(yè)計算機(jī)技術(shù)人員，還需要使用軟件，將工程圖紙儲存于電子檔案，因此，運用自如的設(shè)計圖繪畫技巧，也必須要熟練操作。

3.5健全電子文件安全性與真實性法律條例。電子文件的歸檔、形成、處理、保管等事宜，中間的每一個環(huán)節(jié)中，都可能會導(dǎo)致檔案信息被篡改、丟失，甚至無從發(fā)覺。因此，必須要針對電子文檔管理真實性、安全性建立起相關(guān)的法律條例，以此成立相應(yīng)的管理制度，并加強(qiáng)落實監(jiān)督，從而對電子文件的真實性、原始性，以及安全性能進(jìn)行保護(hù)，對電子文檔的保護(hù)具有積極意義。

3.6制定合理、科學(xué)的電子檔案規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。電子文件的累積、形成、整理、分類、歸檔等處理事宜，使用規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行確定，規(guī)范每一個流程，使得電子檔案能夠確保其科學(xué)性，能夠?qū)崿F(xiàn)整體、規(guī)范的管理模式，也是目前必須要進(jìn)行解決的基礎(chǔ)事宜。根據(jù)電子文件的管理需求，在全國的公路工程電子檔案管理中，開發(fā)一款適用性強(qiáng)，且使用安全性高的軟件，采取有效措施，使其工作重點與方式，形成大轉(zhuǎn)變，面對時代挑戰(zhàn)，依然可以愈戰(zhàn)愈勇。

4、結(jié)語