電子檔案管理
前言：想要寫(xiě)出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇電子檔案管理范文，相信會(huì)為您的寫(xiě)作帶來(lái)幫助，發(fā)現(xiàn)更多的寫(xiě)作思路和靈感。
電子檔案管理范文第1篇
在公司的檔案管理過(guò)程中，很多單位均已實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。工作人員間檔案信息輸入到相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，進(jìn)而制作出電子文件，工作人員則可以通過(guò)各種程序來(lái)對(duì)所有的檔案信息進(jìn)行管理。電子檔案管理使得檔案管理工作人員的工作變得更加輕松，同時(shí)信息的查找也會(huì)更加快捷，故很有必要在公司中構(gòu)建相應(yīng)的信息管理網(wǎng)絡(luò)。
一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺
1.電子檔案安全問(wèn)題電子檔案是通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會(huì)容易很多。然而，在電子檔案的實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中，不可避免會(huì)遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過(guò)程中，可能會(huì)被他人通過(guò)各種方式盜取或者篡改檔案信息，進(jìn)而引發(fā)安全問(wèn)題。2.檔案管理人員素質(zhì)仍有待提升在電子檔案運(yùn)用過(guò)后，其對(duì)公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴(yán)格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應(yīng)該掌握好各種計(jì)算機(jī)知識(shí)以及相關(guān)技術(shù)，這樣才能更好的運(yùn)用好電子檔案。然而，當(dāng)前我國(guó)很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強(qiáng)度比較大，使得他們的精力無(wú)法集中起來(lái)，從而無(wú)法認(rèn)真做好電子檔案管理工作，同時(shí)，該崗位人員的流動(dòng)比較頻繁，這對(duì)于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規(guī)范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質(zhì)載體，比如U盤等，使得這些工具并沒(méi)有如紙質(zhì)檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對(duì)于那些重要信息，由于沒(méi)有落實(shí)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，使得電子檔案?jìng)浞莨芾砉ぷ鳂O為混亂。
二、推進(jìn)公司管理中的電子檔案管理
1.制定電子檔案管理制度通過(guò)對(duì)電子檔案的特點(diǎn)分析，可以有針對(duì)性的對(duì)其進(jìn)行高效管理。電子檔案是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息來(lái)構(gòu)成的，故不安穩(wěn)。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應(yīng)的檔案管理制度，認(rèn)真管理好電子檔案，進(jìn)而避免信息的遺失。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員權(quán)限的管理，來(lái)確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部人員的監(jiān)管，普及《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)條例，強(qiáng)化管理意識(shí)和安全保密意識(shí)，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進(jìn)行。2.促使檔案管理人員專業(yè)水平持續(xù)提升檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業(yè)水平，則需管控好人員的流動(dòng)。由于電子檔案管理所涉及的內(nèi)容雜多，且專業(yè)性非常強(qiáng)，對(duì)于管理人員的經(jīng)驗(yàn)有著較高的要求，故人員的流動(dòng)不能過(guò)于頻繁。再者，管理人員還需主動(dòng)學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構(gòu)建安全保障體系在電子檔案運(yùn)用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質(zhì)量。公司電子檔案安全保障體系的構(gòu)建包括硬件設(shè)施安全保障、網(wǎng)絡(luò)安全保障以及應(yīng)用系統(tǒng)安全保障。在硬件設(shè)施安全保障中，公司需要把握好服務(wù)器的運(yùn)行狀況，定期更新相應(yīng)的檔案日志，同時(shí)還應(yīng)維護(hù)好機(jī)房的環(huán)境，及時(shí)更換那些無(wú)法正常運(yùn)行的設(shè)備，定期展開(kāi)監(jiān)察。在網(wǎng)絡(luò)安全保障方面，相關(guān)工作人員則需每隔一段時(shí)間就核驗(yàn)全部的檔案信息文件，并制定相應(yīng)的瀏覽權(quán)限，以此來(lái)避免該系統(tǒng)被病毒所侵入。同時(shí)要通過(guò)對(duì)防火墻技術(shù)的利用來(lái)合理內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，并在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的連接方面制定嚴(yán)格的規(guī)則。
三、結(jié)束語(yǔ)
在公司發(fā)展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運(yùn)用電子檔案來(lái)管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來(lái)加以改進(jìn)。
參考文獻(xiàn)
[1]王玉珍.事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案和電子檔案管理電子檔案管理“雙軌制”探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016，（3）：123-125.
[2]王思南.民政社會(huì)救助中心電子檔案管理存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（24）：267-269.
[3]周海霞.電子檔案管理中幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題及解決對(duì)策[J].黑龍江科技信息，2016，（34）：53-54.
[4]李凌燕.檔案管理信息化的現(xiàn)狀、困境及出路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（10）：23-25.
電子檔案管理范文第2篇
關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；研究
檔案以保存、提供利用為主要責(zé)任，面對(duì)收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等任務(wù)。當(dāng)前數(shù)字化高度發(fā)展的情況下，各行各業(yè)都面臨管理上的巨大挑戰(zhàn)，檔案行業(yè)也不例外。隨著我國(guó)信息化建設(shè)的快速發(fā)展和推進(jìn)，新型電子檔案產(chǎn)生并逐步完善，有取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的趨勢(shì)，無(wú)論是個(gè)人檔案或者集體檔案，檔案承擔(dān)著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會(huì)利用的責(zé)任，落實(shí)好檔案管理工作十分重要，而在信息社會(huì)中如何把握機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，是檔案管理工作者面對(duì)的重要課題。
1 電子檔案的定義
電子檔案是隨著信息化社會(huì)的出現(xiàn)和發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的新生檔案類型，關(guān)于它的定義尚未形成絕對(duì)的統(tǒng)一，本文選取了幾個(gè)比較有代表性的定義來(lái)闡釋電子檔案的含義：
學(xué)者張雪香在論文《高校電子檔案管理》一文中指出，要避免簡(jiǎn)單的將電子檔案等同于電子文件，她認(rèn)為電子檔案比較確切的定義，是指“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，于數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中直接形成以數(shù)碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)挠袡n案價(jià)值的文件”。即電子檔案是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成、利用和保存的檔案文件。
學(xué)者孫笑一則通過(guò)特征來(lái)闡釋電子檔案的定義，他提到電子檔案具有實(shí)體的虛擬化，手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化，時(shí)效性強(qiáng)、周期短，具有交互性和個(gè)性化，加工標(biāo)準(zhǔn)化、信息海量化和檢索的智能化等特征。
孫麗茹則采用了國(guó)家檔案局在《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號(hào)）中的定義，即電子檔案是指在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。
綜上，本文認(rèn)為電子檔案對(duì)應(yīng)的是我們通常說(shuō)的紙質(zhì)檔案，指可以通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等載體進(jìn)行存儲(chǔ)的電子文件的集合。
2 電子檔案管理現(xiàn)狀
檔案管理電子化進(jìn)程必然是個(gè)長(zhǎng)期持續(xù)的過(guò)程，當(dāng)不可否認(rèn)這也是必然趨勢(shì)，電子檔案較之于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)明顯，但在轉(zhuǎn)型過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一些必須要面對(duì)的問(wèn)題，本章從電子檔案的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)和電子檔案管理目前可能存在的問(wèn)題2方面談?wù)勎覈?guó)電子檔案管理現(xiàn)狀。
2.1 電子檔案管理優(yōu)勢(shì)
電子檔案相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在：1）降低人力成本，減輕人力負(fù)荷。電子檔案的載體是數(shù)字載體，信息采集和上傳也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)軟硬件完成；2）更利于保存和檢索利用。紙質(zhì)檔案的保存對(duì)空間及空間條件要求很高，電子檔案更容易保存，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也更容易檢索利用；3）管理方式更加靈活。電子檔案信息修改更加方便，為有序、數(shù)字化現(xiàn)代化管理提供了條件。
與此同時(shí)，不可否認(rèn)電子檔案在帶來(lái)諸多方便，使得檔案管理效率提高，但也存在一些不容忽視的短板。比如檔案文件的真實(shí)性和數(shù)據(jù)保存的安全性問(wèn)題。電子檔案容易修改增刪，真實(shí)性的保障有賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的提高；電子檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題也不容小覷，互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)有可能遭遇病毒、黑客襲擊等，電子檔案存儲(chǔ)在終端也面臨這樣的隱患。
2.2 電子檔案管理存在的問(wèn)題
電子檔案既有優(yōu)勢(shì)又有劣勢(shì)，但檔案管理電子化是不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢(shì)，在這種大形勢(shì)下，要明確電子檔案管理發(fā)展方向，有必要先對(duì)目前電子檔案管理存在的問(wèn)題作一了解。
2.2.1對(duì)檔案管理重視程度不夠，意識(shí)淡薄
檔案管理屬于我們所說(shuō)的冷門專業(yè)，崗位也屬于偏邊緣的崗位，目前我國(guó)很多有關(guān)部門對(duì)于檔案管理這一工作并不重視，甚至認(rèn)為可有可無(wú)，不需要花費(fèi)精力在這一項(xiàng)工作上，使得檔案管理工作人員也抱著隨意的態(tài)度對(duì)待工作，這是一個(gè)不良循環(huán)，而電子檔案管理需要運(yùn)用大量先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，意識(shí)問(wèn)題和管理理念是根本對(duì)問(wèn)題。
2.2.2綜合型專業(yè)人才匱乏
檔案工作者對(duì)檔案管理的專業(yè)性自不必說(shuō)，但既懂檔案管理知識(shí)也懂信息技術(shù)，的綜合性專業(yè)人才匱乏，給電子檔案管理工作高效進(jìn)行帶來(lái)了挑戰(zhàn)。
2.2.3相關(guān)法律法規(guī)不完善
互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題還處于起步階段，電子檔案管理法律法規(guī)尚未形成體系，有關(guān)電子檔案管理的專門規(guī)則條例極少，統(tǒng)一適用性對(duì)法律較少。
3 電子檔案管理發(fā)展方向
當(dāng)今社會(huì)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展高速，時(shí)展日新月異，知識(shí)經(jīng)濟(jì)逐漸興起；大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)了海量的數(shù)據(jù)資源，革新了各行各業(yè)的常規(guī)模式，現(xiàn)代化技術(shù)手段強(qiáng)勢(shì)來(lái)襲。利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的意義不言而喻，而隨著新技術(shù)的逐步滲透，人員管理、檔案管理側(cè)重點(diǎn)等都必須同步協(xié)調(diào)發(fā)展，本章將從3個(gè)方面談一談我國(guó)電子檔案管理的發(fā)展方向。
3.1 管理理念和管理意識(shí)向著現(xiàn)代化、電子化方向發(fā)展
隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和信息社會(huì)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，電子檔案管理也將朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。變革的開(kāi)始首先是理念的變革，正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案管理大環(huán)境，電子檔案管理的必要性和優(yōu)劣勢(shì)，樹(shù)立良好的管理理念，積極了解形勢(shì)、環(huán)境的變化，促進(jìn)電子檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展。
3.2 電子檔案管人才向著專業(yè)化趨勢(shì)發(fā)展
電子檔案管理人員愈加專業(yè)化。檔案管理工作處于不斷的發(fā)展中以適應(yīng)新形勢(shì)需要，人員專業(yè)化很重要。電子檔案管理不僅涉及到檔案管理的專業(yè)化知識(shí)，對(duì)從業(yè)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用、相關(guān)法律條文等方面的能力素質(zhì)也有很高的要求。電子檔案管理起步至今，到逐漸發(fā)展，慢慢取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還有很長(zhǎng)的路要走，其中管理人才向著專業(yè)化發(fā)展是不可忽略的重要方向。
3.3 多機(jī)構(gòu)、跨部門合作，共同創(chuàng)造安全可靠的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境
良好的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境對(duì)提高電子檔案管理安全性很有幫助，這就需要多部門通力合作，構(gòu)建完善的檔案應(yīng)用機(jī)制，構(gòu)建完善的電子檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分考慮到潛在的一些安全性問(wèn)題，采取相應(yīng)的措施。如正規(guī)殺毒，防范黑客攻擊；歸檔規(guī)范化，管理程序化；完善相應(yīng)的法律法規(guī)，借助法律機(jī)構(gòu)職能作用確保電子檔案的安全性。
4 總結(jié)
綜上所述，檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的體力勞動(dòng)，需要專業(yè)的理論知識(shí)指導(dǎo)和與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)手段輔佐，不斷發(fā)展創(chuàng)新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子檔案正是科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物，對(duì)管理及保護(hù)工作提出更高的要求，需要進(jìn)一步建立健全完善的電子檔案管理體系和安全保護(hù)機(jī)制，做好檔案管理工作從傳統(tǒng)向電子化進(jìn)程的轉(zhuǎn)變，做好電子檔案的維護(hù)工作，加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)從業(yè)人員的技能培訓(xùn)，不斷提高電子檔案管理水平，保障電子檔案信息的安全。
參考文獻(xiàn)
[1]張雪香.大高校電子檔案管理研究[J]. 湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）2016，36（1）：81-83.
[2]周茂玉.淺談電子檔案在檔案管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（247）：103，138.
[3]孫笑一.淺析電子檔案的主要特征及管理保護(hù)策略.[A]“決策論壇――公共政策的創(chuàng)新與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C]，2016.
[4]孫麗茹.試析如何做好電子檔案管理.[A]“決策論壇――公共政策的創(chuàng)新與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C]，2016.
電子檔案管理范文第3篇
關(guān)鍵詞：電子檔案；電子文件；現(xiàn)狀；問(wèn)題；對(duì)策
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3198(2009)14-0038-02
1 電子檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)存在一定局限性
以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴(yán)重阻礙了檔案信息公布于社會(huì)、服務(wù)于大眾，給想要使用檔案的人員帶來(lái)極大的不便，不能發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的價(jià)值觀念發(fā)生變化，意識(shí)到檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用以及檔案信息資源所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。然而，社會(huì)中也確實(shí)存在少數(shù)人的極端看法，認(rèn)為單位檔案是單位的私有財(cái)產(chǎn)，使檔案信息的開(kāi)發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上電子檔案的開(kāi)放與上網(wǎng)了。
1.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢制約電子文件的整理與歸檔
檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)全系統(tǒng)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)。例如，國(guó)家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》為機(jī)關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理指明了方向，然而，這項(xiàng)政策真正落實(shí)到各級(jí)機(jī)關(guān)實(shí)施過(guò)程中，就不容樂(lè)觀了。許多單位因?qū)嵤┈F(xiàn)行分類法有一定難度，前僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀，實(shí)施奉單位制定的分類方法，沒(méi)有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來(lái)檔案電子化的影響，出現(xiàn)了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。
1.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理
由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒(méi)有配備計(jì)算機(jī)，或者即使有了計(jì)算機(jī)，對(duì)一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質(zhì)檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廣仍處于初級(jí)階段，很多管理人員沒(méi)有受過(guò)關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購(gòu)軟件時(shí)帶有一定的盲目性，從而不能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。
2 電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題
2.1 電子檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞
2.1.1 對(duì)電子文件原稿保存的忽視
目前，在計(jì)算機(jī)上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對(duì)電子文件沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施。隨意對(duì)其進(jìn)行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非。失去了歸檔保存的意義。
2.1.2 信息安全與保密問(wèn)題
電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開(kāi)放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的開(kāi)放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對(duì)檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無(wú)法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。
2.1.3 電子檔案的接收格式問(wèn)題
由于電子檔案的應(yīng)用尚沒(méi)有全國(guó)范圍內(nèi)普及，檔案文件在轉(zhuǎn)手移交過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)因兩部門存儲(chǔ)檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉(zhuǎn)交過(guò)程中出現(xiàn)困難。
2.2 電子檔案自身的缺陷
2.2.1 電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性問(wèn)題
對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見(jiàn)，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e。人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的真實(shí)性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。
在真實(shí)性問(wèn)題上，電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案。
電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失。電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損。
2.2.2 電子檔案存儲(chǔ)栽體的特質(zhì)與缺陷
(1)溫度。高溫可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快1―2倍。
(2)濕度。潮濕有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)和繁殖。庫(kù)房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。
(3)光。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性。陽(yáng)光中的紫外線對(duì)電子檔案載體的影響很大，紫外線長(zhǎng)期照射能使磁性載體消磁或退磁，造成信息難以讀取。
(4)空氣污染。空氣中的有害氣體(如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣)，在一定環(huán)境下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。
(5)灰塵?；覊m會(huì)給電子文件保存載體帶來(lái)機(jī)械損傷。在整理、保存、利用過(guò)程中，會(huì)引起灰塵對(duì)電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會(huì)帶來(lái)酸、堿性，對(duì)電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵還是微生物寄生與繁殖的良好場(chǎng)所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來(lái)霉變。
(6)有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì)分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。
(7)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)的影響。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)就會(huì)造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失，使記錄信號(hào)丟失，記錄信息被破壞，從而影響檔案數(shù)據(jù)的讀出效果，縮短電子檔案載體壽命。
2.2.3 電子檔案的長(zhǎng)期可讀性問(wèn)題
當(dāng)人們使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠(yuǎn)離不開(kāi)這種技術(shù)和設(shè)備，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對(duì)生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起。隨著電子技術(shù)日新月異，計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環(huán)境形成的電子檔案載體互不兼容，難以互換，對(duì)
于需要長(zhǎng)期歸檔保存的電子檔案來(lái)說(shuō)，若干年以后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子檔案載體無(wú)法找到讀取設(shè)備。這是一個(gè)比檔案載體壽命更為重要的問(wèn)題。
3 解決電子檔案管理中問(wèn)題的對(duì)策
3.1 電子檔案管理的原則
3.1.1 規(guī)范性原則
規(guī)范性是開(kāi)展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣不僅能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男剩矣兄谶x擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。
3.1.2 可靠性原則
人們對(duì)電子文件的證據(jù)性、可靠性問(wèn)題尚存在很多疑慮。這個(gè)問(wèn)題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施、國(guó)家制訂必要的認(rèn)定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過(guò)程中，要嚴(yán)格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。
3.1.3 高效率原則
檔案信息的電子化工作量大、耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究工作的效率與效益。應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)。是檔案信息電子化工程的助推器。
3.2 解決電子檔案管理過(guò)程中問(wèn)題的對(duì)策
3.2.1 加強(qiáng)電子文件全過(guò)程管理
由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質(zhì)文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過(guò)程的目的，則應(yīng)對(duì)原稿進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。必要時(shí)應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。
3.2.2 采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施
信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從人口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫(xiě)、檔案?jìng)浞?、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密，防范對(duì)電子文件的非法訪問(wèn)和隨意刪改，都具有很好的效果。應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。
3.2.3 重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)
在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。檔案部門和各級(jí)政府要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書(shū)、檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。
電子檔案管理范文第4篇
一、電子檔案存儲(chǔ)
電子檔案的特性，決定了它在保存上不同于紙質(zhì)檔案。保存不善，或造成以磁盤、光盤等為介質(zhì)的存儲(chǔ)載體變形或損壞，致使存儲(chǔ)信息丟失或無(wú)法讀取，或由于違反操作程序造成存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中的電子文件遭到破壞或刪除。因此，電子檔案的保存主要是確保長(zhǎng)期可讀性、載體物理性能上的安全性及信息內(nèi)容的原始性。
1、電子檔案原始性。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形式進(jìn)行還原顯示?？刹捎?種方法來(lái)保存。首先是保存電子檔案相關(guān)支持的軟件，就是在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起；其次是保存原始檔案的電子圖形；最后是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品。
2、電子檔案安全性。這主要是對(duì)保存環(huán)境溫濕度的要求，在溫度過(guò)高或過(guò)低的條件下，磁盤的聚酯底基會(huì)膨脹或收縮變形；光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)讀寫(xiě)。因此，最適宜電子檔案長(zhǎng)期保存的溫度應(yīng)控制在17℃-25℃之間，相對(duì)濕度控制在35%-40%之間，每天溫度的變化不應(yīng)超過(guò)±2℃，濕度的變化不應(yīng)超過(guò)±5%。電子檔案最好放在設(shè)置自動(dòng)恒溫恒濕的空氣調(diào)節(jié)裝置的庫(kù)房?jī)?nèi)。此外，電子檔案存儲(chǔ)載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。
3、電子檔案可讀性。電子檔案必須依靠軟硬件配合才能讀取利用。如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)能浻布菬o(wú)法解讀的。為了保證光盤信息的長(zhǎng)期可讀，需要逐步解決光盤存檔的問(wèn)題，降低光盤存檔的風(fēng)險(xiǎn)。建立長(zhǎng)期可讀的保障機(jī)制，每年應(yīng)對(duì)電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴(kuò)充應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新系統(tǒng)、新設(shè)備的兼容性。
二、電子檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用
對(duì)于檔案部門來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用主要采取提供拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸和在線查閱等方式，通過(guò)聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，利用者可以經(jīng)獲權(quán)訪問(wèn)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)查詢，滿足利用者的異地利用需求，從而擺脫了時(shí)間和空間的制約，尤其是同一份電子檔案可以同時(shí)提供給更多的利用者利用，達(dá)到了資源共享的目的。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對(duì)用戶及提供利用者的管理、對(duì)提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。
1、使用權(quán)限的審核。首先，要根據(jù)各種人員級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。對(duì)涉及使月未經(jīng)授權(quán)的功能，應(yīng)能拒絕響應(yīng)并給予告警提示。其次，在電子檔案存儲(chǔ)載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)和開(kāi)放程度，來(lái)確定其使用控制程度，在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來(lái)決定對(duì)他的授權(quán)。
電子檔案管理范文第5篇
1.1醫(yī)院為了方便醫(yī)生查看病例,往往病人的檔案一般是單獨(dú)放在病案室進(jìn)行管理,還有病人的一些檢查資料則直接放在各個(gè)科室里,這樣醫(yī)院的檔案管理就分為了多個(gè)部分,缺乏統(tǒng)一的管理,增加了后期的檔案收集和整理工作難度。
1.2現(xiàn)代醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度落后由于電子檔案是一個(gè)較新的檔案管理方式,需要管理人員具備使用計(jì)算機(jī)軟件的能力和較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)。但是,醫(yī)院的檔案管理人員在電子檔案實(shí)施以后,主動(dòng)學(xué)習(xí)提高的意識(shí)較弱,這就造成了對(duì)電子檔案的使用不夠熟練。當(dāng)然,這在一定程度上與醫(yī)院的管理制度也有關(guān),醫(yī)院的管理制度沒(méi)有及時(shí)地更加電子檔案管理制度和操作規(guī)范。
1.3電子檔案管理不規(guī)范,保管措施不完善電子檔案雖然方便了醫(yī)院的管理,提高了醫(yī)院的運(yùn)行效率,但是不規(guī)范的保管措施可能會(huì)產(chǎn)生安全隱患。由于,電子檔案的傳輸往往需要聯(lián)網(wǎng),管理人員如果不能及時(shí)的查殺電腦病毒,也許會(huì)造成電子檔案外漏和消失,造成無(wú)法挽救的損失。
2優(yōu)化對(duì)策
針對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院電子檔案管理工作存在的一些不足,提出針對(duì)性措施。
2.1轉(zhuǎn)變檔案管理觀念,更新意識(shí)和管理制度檔案管理人員是檔案管理的直接執(zhí)行者,其觀念的轉(zhuǎn)變有助于提高電子檔案管理的效率和成效。為了保證管理人員規(guī)范操作檔案管理軟件,需要更新管理人員的管理意識(shí)。同時(shí),還應(yīng)該建立和更新一系列規(guī)章制度,進(jìn)一步規(guī)范管理人員的操作行為。
2.2形成獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)檔案管理工作存在的一些問(wèn)題往往是醫(yī)院的重視程度不夠引起的,檔案管理沒(méi)有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),職能和權(quán)限不夠,檔案管理功能不很正常的進(jìn)行。因此,需要建立的一個(gè)獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu),增加檔案管理人員,醫(yī)院的所有檔案都?xì)w獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)管理。在此基礎(chǔ)上,建立一個(gè)電子檔案使用系統(tǒng),醫(yī)院的醫(yī)生都有獨(dú)立的賬號(hào),可以隨時(shí)登陸進(jìn)去進(jìn)行檔案查詢,這樣既方便了醫(yī)生的檔案查詢和調(diào)取也統(tǒng)一了醫(yī)院的檔案管理職能。
2.3加強(qiáng)工作人員的能力培養(yǎng)和工作技能的提高,提高綜合素質(zhì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著醫(yī)院的檔案管理水平。檔案管理工作并不是單純的資料收集和整理,還包含了統(tǒng)計(jì)學(xué)和信息技術(shù)應(yīng)用等應(yīng)用。因此,為了提高醫(yī)院的檔案管理工作,就需要高度重視工作人員的綜合素質(zhì)提高?？梢远ㄆ诎才殴ぷ魅藛T進(jìn)行進(jìn)修,或者參加技能培訓(xùn),并加強(qiáng)思想道德建設(shè),使檔案管理人員在思想上和能力上都能更進(jìn)一步。
3結(jié)語(yǔ)
