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畢業(yè)生檔案管理制度范文第1篇

【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生 檔案意識 弱化原因 對策

一、高校畢業(yè)生檔案管理的重要性

檔案是一個反映學(xué)生在校活動的最原始的記錄，檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活的最直接證明。借助檔案，可以更好地了解過去把握現(xiàn)在并預(yù)見未來。高校畢業(yè)生檔案作為我國認(rèn)識檔案重要的組成部分，記錄著學(xué)生在校期間的種種活動，它是反映學(xué)生素質(zhì)的一個最直觀依據(jù)。學(xué)生畢業(yè)不如社會，用人單位要想了解一個學(xué)生的綜合素質(zhì)，借助其檔案就能有一個大致的把握。同時，檔案礙事學(xué)生在今后的職業(yè)生涯中進(jìn)行單位選拔以及任用考核的關(guān)鍵依據(jù)。特別是在我國的企事業(yè)單位以及國企等，對于檔案非常的看重。很多學(xué)生在畢業(yè)之初并不重視檔案問題，在步入社會好幾年后，發(fā)現(xiàn)在職稱申請以及辦理各種保險手續(xù)時會有很大的麻煩，很大一部分原因就是因為當(dāng)初畢業(yè)之際對于檔案的存放管理不加重視造成，導(dǎo)致后其產(chǎn)生很多的麻煩。認(rèn)識到檔案管理的重要，采取妥善的檔案保管方式，對于今后的工作、生活等有著積極的幫助。

二、高校畢業(yè)生檔案意識弱化的表現(xiàn)

1、不關(guān)心檔案的去向，沒有檔案管理的意識。實際調(diào)查研究中會發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前高校學(xué)生畢業(yè)后，對于檔案的重視程度較差，有些學(xué)生根本沒有認(rèn)識到檔案的價值，很多學(xué)生根本不關(guān)心其檔案的內(nèi)容和具體去向。最為普遍的表現(xiàn)就是很多畢業(yè)生認(rèn)為自己的檔案在今后的工作單位發(fā)揮不了什么作用，而有些學(xué)生就職于一些民營企業(yè)或者私營企業(yè)，更是用不上其檔案。所以學(xué)生多數(shù)懷著無所謂的態(tài)度，很多學(xué)生再到了需要檔案的時候，回學(xué)校相關(guān)部門進(jìn)行查詢時，才發(fā)現(xiàn)其檔案已經(jīng)寄回到生源地畢業(yè)生管理部門，在要查找的困難性就很大了。

2、高校畢業(yè)生不了解檔案制度。造成檔案材料的規(guī)范性中存在著很多的問題。所以建檔時就會有很多問題的存在。例如有些學(xué)生用繁體字簽名或者填寫表格時使用圓珠筆填寫，又得填寫時日期也不完整，文書資料的規(guī)范性較差，甚至出現(xiàn)信息不真實的狀況，造成檔案沒有一個完整的體系，檔案殘缺不堪，無法全面反應(yīng)畢業(yè)學(xué)生的全貌，可無法向就業(yè)單位提供真實可靠的決策依據(jù)。

三、分析高校畢業(yè)生檔案意識弱化的原因

1、我國傳統(tǒng)檔案管理制度上存在著極大的缺陷。受到我國傳統(tǒng)制度的影響，人事檔案管理都是多頭管理，不僅組織人事部門對人才進(jìn)行管理，人才管理機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)以及人才管理服務(wù)機(jī)構(gòu)等都會有涉及，這樣多頭的管理制度直接造成了檔案管理中的檔案流失，最為明顯的一個問題就是“棄檔”。而且因為人事檔案在管理內(nèi)容上相對單一，檔案信息的可信度低，可利用性也低。當(dāng)前的檔案中存放的大都是學(xué)生的學(xué)歷情況、政治面貌以及上學(xué)經(jīng)歷等，檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、單一化，對于畢業(yè)生的各種綜合技能，例如創(chuàng)造能力、協(xié)調(diào)能力以及個性特點和特殊才能等都沒有一個直觀的反應(yīng)。僵化死板的人事檔案管理工作導(dǎo)致其根本無法發(fā)揮其服務(wù)功能，也就無法為學(xué)生提供正確的指引。為了吸納特殊人才和高層人才，有些單位甚至擅自為引進(jìn)的人才重新建檔；為了阻止人員調(diào)動或者挽留人才，有些單位調(diào)扣壓檔案，不按相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)交檔案，索要學(xué)生索性棄案，這也是造成棄檔和死檔的一個重要原因。

2、高校在檔案管理上存在不足的原因

2.1高校沒有健全完善的檔案管理體制做支撐。現(xiàn)如今，很多高校存在著學(xué)生檔案管理體制根本不統(tǒng)一的現(xiàn)狀，沒有強(qiáng)有力的規(guī)章制度對檔案進(jìn)行管理，很多學(xué)校甚至在檔案管理的人員配置上存在著問題，沒有專門的人員進(jìn)行這一工作，通常都是畢業(yè)生在離校前臨時突擊整理，完成畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。正是由于對于檔案工作的漠視，導(dǎo)致高校畢業(yè)生對其自己的檔案重要性也認(rèn)識不到。

2.2高校對于檔案管理部門的宣傳力度不夠。很多學(xué)校在檔案管理上，沒有有效的法規(guī)制度做約束，造成畢業(yè)學(xué)生對其檔案應(yīng)該享有的權(quán)利和義務(wù)了解的內(nèi)容特別少。當(dāng)前普遍存在的一個問題就是當(dāng)前很多高校的檔案管理一直處于默默無聞的狀態(tài)，檔案與學(xué)生之間有著一定的距離，所以造成無法對學(xué)生形成影響。受到傳統(tǒng)觀念的影響，有些檔案管理部門認(rèn)為檔案與機(jī)密工作有著密切的聯(lián)系，造成實際工作中受到很大的約束性，不允許學(xué)生任意翻看檔案材料，最終對于檔案價值的發(fā)揮造成了制約。

2.2高校檔案管理人員沒有服務(wù)意識和責(zé)任心。很多高校在檔案管理上的投入不足，無法配備專職的檔案管理人員，所以很多檔案管理人員都是兼職的，無法將其全部精力投入到畢業(yè)生檔案管理工作中去，也就無法對畢業(yè)學(xué)生進(jìn)行專業(yè)的服務(wù)。而且正是因為投入不足，無法形成科學(xué)化和規(guī)范化的管理理念，造成高校學(xué)生無法很好地適應(yīng)人才市場對其檔案要求。

3、高校畢業(yè)生個人因素。受到當(dāng)前嚴(yán)峻的競爭形勢的影響，很多畢業(yè)生為了能夠找到一份好的工作，忙于參加各種招聘會，積極進(jìn)行面試，而且各種壓力的襲來，造成其根本無暇顧及其檔案問題。同時因為制度上的缺陷，導(dǎo)致很多畢業(yè)生其實檔案管理意識很薄弱，所以都忽視了對自身檔案問題的關(guān)注。都認(rèn)為當(dāng)前工作主要還是看能力，檔案所起的作用其實很小，所以很多涉及到檔案的問題都在需要時集中爆發(fā)出來。

四、強(qiáng)化高校畢業(yè)生檔案意識的對策

1、對現(xiàn)行的檔案管理制度進(jìn)行革新，同時強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)功能。進(jìn)行檔案管理制度的革新，應(yīng)當(dāng)從檔案的開發(fā)利用上下功夫，加強(qiáng)檔案的服務(wù)功能才能更好地將其社會控制性加以淡化。對檔案內(nèi)容進(jìn)行豐富，可以提高檔案信息的簡潔化和準(zhǔn)確化，還能對個人的信用和業(yè)績等加以補(bǔ)充，這樣檔案所有者的個人形象將更為豐滿。建立相關(guān)部門，可以由政府主導(dǎo)，對其進(jìn)行劃區(qū)域管理不僅可以充分節(jié)約社會財力、物力，而且還能便捷其服務(wù)。總之，完善健全的檔案管理制度，對于檔案傳遞過程中的速度和安全都有極大的保障。也可以避免出現(xiàn)有些人沒有檔案、有檔案卻沒人的現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2、強(qiáng)化對檔案管理的宣傳及引導(dǎo)。檔案能否得到妥善的管理和保護(hù)，直接取決于學(xué)生檔案意識的高低，而且檔案意識的高低還對檔案管理能否更穩(wěn)健的推進(jìn)有著極大的影響。加強(qiáng)對檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)的宣傳，運(yùn)用多種形式多種渠道進(jìn)行廣泛的引導(dǎo)和宣傳，切實提高檔案管理工作的透明度。在檔案管理中落實對學(xué)生求學(xué)、應(yīng)聘以及社會保險的繳納、職稱的評定和社會活動等方面的考量。幫助畢業(yè)生更好地認(rèn)識到檔案的重要性。在加強(qiáng)檔案管理的宣傳工作上，對于檔案法應(yīng)當(dāng)進(jìn)行積極的宣傳，提高對檔案法規(guī)的徹底貫徹與執(zhí)行。

3、積極推進(jìn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的檔案建設(shè)。當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)技術(shù)不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)水平也不斷提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)在人們生活的方方面面都有著很大的影響。檔案的管理工作中加強(qiáng)對新技術(shù)的運(yùn)用，使用光盤、此案等大容量的載體保存檔案，建立電子檔案，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，不僅能夠提高檔案管理的效率，后期的維護(hù)工作執(zhí)行起來也較為便利。落實檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對于檔案管理部門而言，既是機(jī)遇又是一種挑戰(zhàn)，如果能夠很好地把握住這一機(jī)遇，就能抓住工作中的主動權(quán)，開創(chuàng)全新的檔案管理模式，但是如果對網(wǎng)絡(luò)化和信息化接受程度較慢，認(rèn)識也不夠深遠(yuǎn)，就會落后于時代。

4、創(chuàng)新檔案管理的形式，建設(shè)個人業(yè)績及誠信的檔案管理。檔案是個人身份的最忠實記錄，也與個人的誠信和職業(yè)道德有著最密切的聯(lián)系。當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案管理中存在著一個比較明顯的問題就是無法對檔案進(jìn)行即時信息的管理，學(xué)生在步入社會后的工作成績等無法進(jìn)行動態(tài)化的反應(yīng)，所以就無法適應(yīng)當(dāng)前人才市場多方面的需求。革新現(xiàn)在的檔案管理制度和方法，結(jié)合當(dāng)前的市場環(huán)境和信息條件，實施動態(tài)化的檔案管理，將個人誠信和個人業(yè)績進(jìn)行建檔，可以更好地發(fā)揮檔案管理的效率，最終服務(wù)與檔案工作，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

結(jié)束語

綜上，高校畢業(yè)生檔案弱化，會帶來極大的不便，這就需要各方加強(qiáng)努力，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)不斷更新其知識結(jié)構(gòu)，切實服務(wù)好畢業(yè)生和用人單位，對于傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足應(yīng)當(dāng)予以摒棄，采用新的管理理論和管理技術(shù)，提升高校檔案管理的效率。同時，畢業(yè)生自身也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)思想認(rèn)識，從思想態(tài)度層面加強(qiáng)對檔案的重視，明確其檔案的去向，深刻認(rèn)識到檔案在其學(xué)習(xí)、生活以及工作中不可或缺的作用，最終幫助其更好地成長就業(yè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧?yán)A.增強(qiáng)檔案意識提高高校檔案管理水平[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2015（08）：166-167.

畢業(yè)生檔案管理制度范文第2篇

1.1單位建立實習(xí)檔案的意識較弱

很多的醫(yī)療單位認(rèn)為檔案是應(yīng)該由學(xué)校建立的，與實習(xí)單位無關(guān)，所以對實習(xí)資料不重視，對原始資料的收集、把關(guān)和歸檔往往不及時，也不嚴(yán)格。管理體質(zhì)也不規(guī)范，沒有統(tǒng)一的、客觀的、完整的標(biāo)準(zhǔn)，有的單位對于實習(xí)生的資料會有丟失的現(xiàn)象，導(dǎo)致有些實習(xí)生實習(xí)期間的檔案成為空白的，這對實習(xí)生來說是一種大大的損失。

1.2實習(xí)檔案的相關(guān)管理制度的不健全

在各地的教學(xué)中一般都是按照相關(guān)的制度來進(jìn)行的，關(guān)于醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)的管理制度和各類人員的職責(zé)都有明確的工作職責(zé)，對于實習(xí)生檔案來說卻沒有相關(guān)的管理制度和職責(zé)，相關(guān)的考核制度更是少之又少。醫(yī)學(xué)管理制度的不健全與缺失，導(dǎo)致實習(xí)生的實習(xí)檔案成為空白，也使單位在招聘醫(yī)護(hù)人員是沒有良好的選擇標(biāo)準(zhǔn)。

1.3實習(xí)生自己對檔案的不重視

由于相關(guān)制度的不健全，醫(yī)院的不重視，導(dǎo)致實習(xí)生對檔案也不重視，認(rèn)為實習(xí)檔案不重要。因此在實習(xí)過程中對于實習(xí)期間的資料進(jìn)行任意的修改或者有造假等現(xiàn)象，也有的甚至?xí)嬖趤G失的現(xiàn)象，對于實習(xí)檔案的客觀性、完整性、真實性、嚴(yán)肅性造成了嚴(yán)重的影響。

1.4實習(xí)檔案的參考價值較低

目前來說，畢業(yè)生就業(yè)時用人單位主要看的是學(xué)歷、儀表、言談舉止以及在校的表現(xiàn)等幾方面，對于學(xué)生的約束也是靠合同、協(xié)議，而不是實習(xí)檔案，忽略了個人的能力、素質(zhì)和內(nèi)涵，因此實習(xí)檔案的價值被嚴(yán)重的削弱了。

1.5實習(xí)檔案缺乏專門的管理

有的學(xué)校個人檔案在各系進(jìn)行管理，但是對于實習(xí)階段的檔案存放在部門，存放時間往往都不清楚，很容易造成錯亂、丟失和毀壞，導(dǎo)致培養(yǎng)單位及用人單位之后尋找的時候難以查詢。而且現(xiàn)代化管理水平發(fā)展的很迅速，各種檔案都在網(wǎng)上進(jìn)行管理，但是對于實習(xí)生實習(xí)檔案來說沒有任何的管理要求和管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢和參考，所以沒有完善的管理系統(tǒng)也導(dǎo)致了實習(xí)檔案無法進(jìn)行有效的管理。

2醫(yī)院加強(qiáng)實習(xí)生檔案管理的措施

2.1加強(qiáng)對實習(xí)生檔案管理的重視

實習(xí)生和實習(xí)單位都應(yīng)該充分的認(rèn)識到實習(xí)檔案的重要價值，不能夠因為實習(xí)生在醫(yī)院的實習(xí)具有階段性、過渡性和流動性就對其不重視，實習(xí)檔案是實習(xí)生在學(xué)校的最后一階段生活、專業(yè)技能、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)的綜合反映，是學(xué)校為社會選擇人才的有效參考，也是實習(xí)生擇業(yè)時毛遂自薦的一個憑證。同時也是對學(xué)生的一個考核，醫(yī)院應(yīng)該按照實習(xí)的教學(xué)計劃來建立實習(xí)生的實習(xí)檔案，真實、客觀、完整的反映出每個實習(xí)生的綜合素質(zhì)和能力，為畢業(yè)生構(gòu)建起就業(yè)的橋梁。

2.2建立完善的實習(xí)生檔案管理制度

實習(xí)生檔案的有效管理制度最主要的是要建立一套完整的實習(xí)檔案的管理制度，制定好歸檔范圍和歸檔時間、歸檔如何實施的辦法，明確專門負(fù)責(zé)實習(xí)生檔案歸檔的人員及其職責(zé)范圍，規(guī)范實習(xí)生在實習(xí)期間的資料收集、整理和上交工作，實習(xí)結(jié)束后醫(yī)院要負(fù)責(zé)對其實習(xí)檔案的檢查工作，并做好跟學(xué)校的轉(zhuǎn)接工作。

2.3提高實習(xí)檔案對于畢業(yè)生就業(yè)的參考價值

現(xiàn)在公司的選擇畢業(yè)生時會考慮學(xué)生的實習(xí)與否，所以學(xué)校為了提高就業(yè)率就會采取讓學(xué)生們?nèi)嵙?xí)，來提高之后的就業(yè)率。學(xué)校往往會采取訂單培養(yǎng)、頂崗實習(xí)等增加到對學(xué)生的教學(xué)過程中，實習(xí)生的實習(xí)檔案在新的就業(yè)形勢下已經(jīng)具有了積極的指導(dǎo)意義，還應(yīng)該引導(dǎo)單位通過實習(xí)檔案來選拔人才，對學(xué)生的學(xué)習(xí)能力、組織能力、解決問題的能力、創(chuàng)新的能力等各方面進(jìn)行了解，也要了解他們的心理素質(zhì)、技能潛力和治理素質(zhì)等各方面的情況。提高實習(xí)檔案在就業(yè)時候的參考價值。

3實習(xí)檔案管理的要求

3.1構(gòu)建實習(xí)檔案的基本要求

完成實習(xí)檔案的組成，要制定標(biāo)準(zhǔn)的格式，一是要具有對實習(xí)生說明實習(xí)的要求、任務(wù)和內(nèi)容的《實習(xí)指南》；二是基本情況調(diào)查表，記錄學(xué)生的基本信息，學(xué)校、班級、籍貫、曾獲獎勵與個人簡介等幾個方面的信息；三是實習(xí)科室記錄表，記錄學(xué)生在實習(xí)科室的工作情況起止時間等信息；四是實習(xí)過程的學(xué)習(xí)成績獎懲資料；五是實習(xí)鑒定表，主要是記錄實習(xí)生在醫(yī)院實習(xí)的各個方面的表現(xiàn)，由科室進(jìn)行評價、簽字和蓋章。實習(xí)結(jié)束后實習(xí)生將這些資料整理好上交到學(xué)校進(jìn)行歸檔，在學(xué)校進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

3.2實習(xí)檔案的管理要求

實習(xí)檔案應(yīng)當(dāng)和個人檔案一樣進(jìn)行明確的管理，要有專門的人嚴(yán)格的按照檔案管理的方法來管理，要全面的反映實習(xí)生各方面的素質(zhì)和能力。實習(xí)檔案要根據(jù)人才市場的需要，收集學(xué)生的實習(xí)資料，要避免一種固定的、沒有創(chuàng)新的格式，要使檔案可以反映實習(xí)生的真實信息，而不能成為為了提高就業(yè)率而存在的材料。

4結(jié)論

畢業(yè)生檔案管理制度范文第3篇

論文摘要：我國人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題，筆者以為要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。

一、我國人事檔案管理中存在的主要問題

（一）人事檔案內(nèi)容失真真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團(tuán)時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認(rèn)識不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡歷從高中或大學(xué)開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系都沒有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

（三）人事檔案管理政出多門現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務(wù)中心、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現(xiàn)狀來看，由于人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業(yè)生要面向市場自主擇業(yè)，這些變化主要是通過市場機(jī)制的作用使國有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。人事檔案的利用應(yīng)當(dāng)延伸到非公有制經(jīng)濟(jì)組織、社會化中介組織甚至外資企業(yè)，人事檔案的利用頻率應(yīng)當(dāng)適應(yīng)人才流動的頻率，這是一個具有重大現(xiàn)實意義的問題。

二、改革我國人事檔案管理的幾點建議

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)危拍馨凑找髮⒉牧霞皶r歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。

（二）完善人事檔案管理制度人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進(jìn)行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補(bǔ)缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

（三）采用信息化管理手段信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機(jī)輔助管理勢在必行。

（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機(jī)構(gòu)、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業(yè)單位人員(包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員)、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來源方面，從初始設(shè)置的“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費(fèi)”逐步過渡到由公共財政全額提供經(jīng)費(fèi)，從而以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳小薇.對企業(yè)人事檔案管理存在問題初探[J].就業(yè)與保障，2006（2）.

[2]呂春影.人檔案管理中存在的問題及完善措施[J].蹼陽職業(yè)技學(xué)學(xué)報，2004（11）.

畢業(yè)生檔案管理制度范文第4篇

【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理

學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補(bǔ)充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]底紅艷．對高校教學(xué)檔案管理的幾點認(rèn)識[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．

畢業(yè)生檔案管理制度范文第5篇

關(guān)鍵詞: 高職學(xué)生檔案管理 困境 出路

學(xué)生檔案管理是學(xué)生工作的重要組成部分,是系部中心工作之一,是考核系部學(xué)生工作管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一,是進(jìn)行學(xué)生工作改革、學(xué)生工作研究、學(xué)生工作發(fā)展的基礎(chǔ)條件。只有借助于各種學(xué)生檔案資料,各項學(xué)生工作才能少走彎路,才能得到更快更好地發(fā)展和提高。

一、高職院校學(xué)生檔案管理中存在的困境

1.對學(xué)生檔案重視度不夠。

從新生入學(xué)到學(xué)成畢業(yè),學(xué)生檔案材料至關(guān)重要,然而由于平時對學(xué)生檔案的需求不是很大,因此在學(xué)生在校期間很少被利用,也就很少有人關(guān)注學(xué)生檔案的重要性,只有在畢業(yè)生擇業(yè)時才被用人單位調(diào)閱,大部分時候這些豐富的檔案資源均被閑置,沒能發(fā)揮更多的作用。在當(dāng)今社會大發(fā)展的背景下,高職院校學(xué)生的就業(yè)觀、擇業(yè)觀出現(xiàn)了務(wù)實的趨向,就業(yè)領(lǐng)域日益擴(kuò)展到社會的方方面面,進(jìn)入私人企業(yè)、民營企業(yè)、外資企業(yè)等公司的越來越多,但此類企業(yè)往往重使用、輕培養(yǎng),對學(xué)生的檔案、人事關(guān)系重視不夠,意識不強(qiáng)。這就客觀上造成畢業(yè)生檔案流失的現(xiàn)象,形成了檔案可有可無的觀念。

2.檔案管理制度不完善。

我國相關(guān)部門頒布有《檔案法》,一些省市也有相關(guān)的檔案管理條例。但是,在高職院校學(xué)生檔案管理方面,沒有統(tǒng)一的、詳細(xì)的、符合實情的、可以遵循的管理規(guī)章制度,而一般都是沿用以往的老辦法,沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),這樣收集的檔案材料也就不可能齊全;在整理學(xué)生檔案的環(huán)節(jié)上也沒有科學(xué)的管理規(guī)章制度,造成鑒別核對、歸檔整理、保管保密和信息使用等方面的管理不規(guī)范。由于管理制度不完善,在方法上隨意性較大,致使學(xué)生檔案材料雜亂。另外,在組卷裝訂上也不規(guī)范,沒有嚴(yán)格的規(guī)定,雖然短時間內(nèi)沒有太大的影響,但隨著時間的推移,越來越多的案卷沒有規(guī)范的裝訂,也沒有統(tǒng)一的查尋標(biāo)準(zhǔn),形式上既不美觀,查詢時又影響工作效率。

3.學(xué)生檔案材料不全面。

多數(shù)高校學(xué)生檔案管理沒有明確的學(xué)生檔案材料的歸檔范圍與要求,使得能夠充分反映學(xué)生綜合素質(zhì)的各種材料得不到及時歸檔,不利于高校對學(xué)生進(jìn)行全面考察了解。同時學(xué)生檔案中的主觀評價材料內(nèi)容過多,而客觀評價的資料不夠,高職院校畢業(yè)生的檔案中最多的是上學(xué)階段老師、學(xué)校的操行評語,缺少深刻、全面反映學(xué)生素質(zhì)的客觀材料。

4.學(xué)生檔案信息資源的利用與開發(fā)不夠。

收集學(xué)生檔案的目的不僅僅在于保存,更重要的在于利用。而許多高職院校對學(xué)生檔案管理重視程度不夠,在需要使用時卻發(fā)現(xiàn)沒有的或者資料不全的事情時有發(fā)生,因此未能發(fā)揮學(xué)生檔案的應(yīng)有作用。學(xué)生檔案是學(xué)院檔案的重要組成部分,它產(chǎn)生于學(xué)院學(xué)生工作的各個環(huán)節(jié),又服務(wù)于學(xué)院的學(xué)生工作。學(xué)生檔案的開發(fā)利用工作的開展情況,直接影響其作用的發(fā)揮。尤其在當(dāng)今高等教育大發(fā)展、教育教學(xué)改革不斷深入、國家教育部對高等院校教學(xué)水平評估的階段,學(xué)生檔案的作用就更加突出。

二、高職院校學(xué)生檔案管理的出路

1.學(xué)生檔案管理要規(guī)范化、制度化。

高職院校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的學(xué)生檔案管理部門,制定學(xué)生檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度和崗位職責(zé)。不僅學(xué)院學(xué)生檔案管理部門要有相關(guān)的管理制度,系(部)更應(yīng)有學(xué)生檔案管理的相應(yīng)規(guī)章制度和崗位職責(zé)規(guī)定。各系部都應(yīng)至少有一個檔案室并配備專門人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集整理,而且要有相應(yīng)的監(jiān)督措施,以保障學(xué)生檔案的完整性。

2.提高兼職檔案管理人員的素質(zhì)。

提高檔案人員的素質(zhì)可以從以下三個方面入手:一是加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育;二是創(chuàng)造條件,不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),通過系統(tǒng)進(jìn)修、培訓(xùn)、講座等多種形式為兼職檔案管理者提供繼續(xù)教育的機(jī)會,將兼職檔案管理者的培訓(xùn)進(jìn)修納入學(xué)院師資培訓(xùn)整體計劃;三是建立科學(xué)的檔案管理者素質(zhì)評價體系,檔案管理人員素質(zhì)評價體系主要包括基本素質(zhì)評價、職責(zé)評價與績效評價,通過建立科學(xué)的檔案管理人員素質(zhì)評價體系,有效地激發(fā)檔案管理人員的榮譽(yù)感和成就感,自覺提高素質(zhì),從而提高教學(xué)檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。

3.注重學(xué)生檔案的利用與開發(fā)。

學(xué)生檔案的作用是通過其開發(fā)與利用工作來實現(xiàn)的,否則只是把它鎖在檔案柜里,成為“死檔案”,就失去它的使用價值。因此學(xué)生檔案工作人員要大力開發(fā)學(xué)生檔案資源,關(guān)注學(xué)生工作的進(jìn)展,對學(xué)生檔案提出的新要求,制定相應(yīng)的學(xué)生檔案管理和開發(fā)措施,及時對學(xué)生檔案進(jìn)行二、三次加工,將靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)化為動態(tài)的信息。通過檔案人員對檔案信息進(jìn)行分析、研究、篩選、加工、編纂,把原始的、分散的、零碎的、靜態(tài)的學(xué)生檔案加工成為系統(tǒng)的、整體的檔案信息,為學(xué)生工作提供有力的資料。

參考文獻(xiàn):