人事部人員工作安排意見
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一、目前各人員主要工作內(nèi)容狀況:
招聘專員--
1、架構(gòu)維護(hù)及人員招聘需求收集與審核;
2、聯(lián)系學(xué)校、職介所、勞動(dòng)局、勞動(dòng)力市場等渠道,了解人才渠道信息,拓展與維護(hù)招聘渠道;
3、招聘信息,搜集人才信息;
4、利用多種手段進(jìn)行人才測評(píng)與篩選;
5、根據(jù)公司薪酬體系初步審核各崗位薪酬定位的合理性;
6、統(tǒng)計(jì)每月的招聘結(jié)果、人員需求、招聘計(jì)劃、進(jìn)行招聘分析;
7、與離職員工做離職面談,了解與分析離職原因,作相關(guān)統(tǒng)計(jì),并據(jù)此搜集公司改進(jìn)意見,對(duì)可挽留的員工進(jìn)行挽留,辦理離職手續(xù);
8、上遞錄用人員資料,電話通知錄用者,跟進(jìn)審批進(jìn)程,辦理入職手續(xù);
9、接大量應(yīng)聘者咨詢電話、部門間溝通、處理上司臨時(shí)安排的事務(wù)。
考勤專員--
1、數(shù)據(jù)的收集與入錄;
2、臨時(shí)工離職辦理;
3、辦理入職人員的IC卡;
4、核算離職人員考勤;
5、有時(shí)幫助簽訂勞動(dòng)合同;
6、出月報(bào)表;
7、接電話、部門間溝通、處理上司臨時(shí)安排的事務(wù)。
勞資專員--
1、審核與辦理各類人事處理單,包括獎(jiǎng)罰單、晉升單、調(diào)動(dòng)單、調(diào)薪單等;
2、簽訂、與續(xù)簽勞動(dòng)合同;
3、辦理社保和住房公積金;
4、開出離職者的退保證明;
5、工傷與醫(yī)療事件的跟進(jìn)與處理;
6、接電話、部門間溝通、處理上司臨時(shí)安排的事務(wù)。
勞資專員--
1、人事檔案管理,包括所有在職員工/臨時(shí)工入職者、離職者資料、獎(jiǎng)罰、晉升、調(diào)動(dòng)、調(diào)薪、培訓(xùn)記錄等單據(jù)的人事系統(tǒng)錄入歸檔、出檔;
2、制作每月人事月報(bào)表;
3、各部門間溝通、處理上司臨時(shí)安排的事務(wù)。
招聘和培訓(xùn)工作的重點(diǎn)是偏重質(zhì)量。
考勤和勞資工作的重點(diǎn)是偏重?cái)?shù)量。
二、目前一些勞資工作的銜接情況:
1、入職工作銜接情況:
⑴()電話通知入職,登記、填寫、交待辦理程序與相關(guān)福利待遇情況--
⑵()辦IC卡、工卡--
⑶()簽合同、辦社保--
⑷()入人事系統(tǒng)、五大中心,對(duì)每一份入職資料進(jìn)行整理,制作員工檔案明細(xì)目錄。
2、離職工作銜接情況:
⑴()面談(填《離職調(diào)查問卷》、《離職面談?dòng)涗洷怼?、登記《離職人員名單》),給《離職審批表》--
⑵()收面談問卷和離職表,登記,開退保證明,上遞審批--
⑶()收退保證明和離職表,給離職者《工作移交表》,辦理離職--
⑷()核算考勤--
⑸()離職入系統(tǒng),原始資料抽出歸檔。
目前的分工情況,沒有清晰的思路,導(dǎo)致了銜接多,內(nèi)部溝通時(shí)間損耗多。銜接越多,效率越低,出錯(cuò)率越高。這是部門工作的一個(gè)性質(zhì)。
調(diào)整思路:招聘、培訓(xùn)工作做專,以提高質(zhì)量;勞資、考勤工作分清,以提高效率。
具體調(diào)整建議:
1、勞資專員一--在職人員勞資關(guān)系處理
⑴審核與辦理各類人事處理單,包括獎(jiǎng)罰單、晉升單、調(diào)動(dòng)單、調(diào)薪單等;
⑵人事檔案管理,包括入職者、離職者資料、獎(jiǎng)罰、晉升、調(diào)動(dòng)、調(diào)薪、培訓(xùn)記錄等單據(jù)的歸檔、出檔;
⑶協(xié)助臨時(shí)工、保安的招聘工作。
2、勞資專員二--入、離職人員勞資關(guān)系處理
⑴辦理入職與轉(zhuǎn)正;
⑵合同的簽訂與續(xù)簽;
⑶辦理社保與公積金;
⑷離職與退/轉(zhuǎn)社保和公積金關(guān)系。
⑸工傷與醫(yī)療事件的跟進(jìn)與處理。
工作銜接與工作量分析:
㈠入職工作(33分鐘)
⑴接收招聘專員給予的可確認(rèn)入職的職位申請(qǐng)表--
⑵通知入職事項(xiàng)--(3分鐘)
⑶填相關(guān)表、交待辦理流程--(10分鐘)
⑷辦理與發(fā)放工牌、IC卡--(15分鐘)
⑸簽訂合同--(5分鐘)
⑹交檔案管理者
㈡轉(zhuǎn)正工作(20分鐘)
轉(zhuǎn)正人員跟進(jìn),向部門遞交轉(zhuǎn)正單,辦理轉(zhuǎn)正
㈢社保、公積金辦理與轉(zhuǎn)移(3天)
㈣離職工作(11分鐘)
⑴接收面談?wù)哌f來的面談問卷及用人部門遞來的離職審批表,上遞審批--(1分鐘)
⑵離職流程交待與辦理--(10分鐘)
⑶交考勤專員結(jié)算考勤--
⑷考勤專員交離職檔案給檔案管理者
辦理一個(gè)人的入、離職、轉(zhuǎn)正手續(xù)約耗時(shí)64分鐘。
假設(shè)每月有100人辦入、離職、轉(zhuǎn)正手續(xù),每天用6小時(shí)辦理(另有1小時(shí)接電話,1小時(shí)會(huì)議、部門溝通、休息),每月實(shí)際工作日為24天,則:
3天+64*100/60分鐘/6小時(shí)=20天
20/24=83%,根據(jù)80%飽和工作量原則,此種安排的工作量適宜。
根據(jù)此崗設(shè)計(jì)的工作內(nèi)容,要求勝任者辦事嚴(yán)謹(jǐn)、仔細(xì),靈活性要求不高,同時(shí)有一定的對(duì)外活動(dòng)能力。其中的轉(zhuǎn)正若跟進(jìn)不及時(shí),根據(jù)新勞動(dòng)法,容易引起勞動(dòng)糾紛,所以對(duì)"嚴(yán)謹(jǐn)"的要求最高。
以上分工方式能最低限度的減少內(nèi)部工作銜接,減少多余的內(nèi)部時(shí)間損耗,提高工作效率。預(yù)計(jì)此種分工方式能使部門內(nèi)部勞動(dòng)時(shí)間節(jié)約10%左右。
根據(jù)目前人員狀況,阿蓉更熟悉公司歷史與運(yùn)作,結(jié)合目前她的工作內(nèi)容,接手在職人員勞資關(guān)系處理會(huì)相對(duì)比較適合;
工作認(rèn)真、仔細(xì)、上進(jìn)、好學(xué),建議接手入、離職人員勞資關(guān)系處理。接手新工作內(nèi)容,會(huì)進(jìn)一步帶動(dòng)她的工作積極性。
3、目前有、負(fù)責(zé)招聘工作,如果需要把職業(yè)態(tài)度培訓(xùn)、情商培訓(xùn)、壓力管理訓(xùn)練、職業(yè)心理訓(xùn)練、職業(yè)生涯心理輔導(dǎo)、拓展訓(xùn)練等課程開發(fā)并獨(dú)立講解,則需招聘一名有資歷的培訓(xùn)專員。
四、入職簽批流程調(diào)整建議
目前的入職簽批要求是:
A、通知來面試時(shí)要求帶齊照片、證件原件和復(fù)印件(部分崗位必須要簡歷)(實(shí)際操作中,經(jīng)常有人帶部全或忘記帶,而且很多服務(wù)員和保安應(yīng)聘者是不約而來,更不能保證其能帶齊證件過來);
B、錄用后,通知被錄用者準(zhǔn)備好照片、證件復(fù)印件,辦理體檢表或健康證(本地的過來交,外地的傳真過來),然后上遞由蔡總審批;
C、審批下來后,通知過來辦入職手續(xù)。
從錄用通知,到交健康證,最短需要2、3天;從上遞吳總審批,到通知來辦入職手續(xù),需要的時(shí)間不確定,最短也要2天。為辦入職,很多人往人事部跑兩次。
調(diào)整建議:
錄用后,通知被錄用者備齊照片、證件復(fù)印件,辦理體檢,同時(shí)上遞審批,批下來后就通知帶齊資料過來辦理入職。由于辦理體檢與上遞審批是同時(shí)進(jìn)行,就可縮短入職時(shí)間,讓被錄用者少跑一次。
當(dāng)然,要簡化入職(以及離職)流程,最根本的是要改變?nèi)?、離職審批制度。
