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隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術的發(fā)展與數(shù)字化時代的到來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對現(xiàn)代化檔案管理工作的開展造成了諸多不便[1]，通過對檔案進行電子化、數(shù)字化，乃至智能化加工，實現(xiàn)檔案信息化管理，對于檔案管理工作的科學性、精準性與高效性提升意義顯著[2]。如何建設先進的、合理的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，進一步挖掘、運用與管理檔案信息資源，并向公眾提供更為體貼、便捷、透明的檔案服務，已經(jīng)成為檔案管理工作的重點。尤其是企業(yè)職工檔案的管理與數(shù)字化工作，更是關乎我國人才工作的開展、勞動市場的流動管理等重要內(nèi)容[3]，如能建設一套科學合理、可持續(xù)性發(fā)展的檔案數(shù)字化系統(tǒng)，推動職工檔案管理線上線下一體化，定能實現(xiàn)人力資源管理的質(zhì)的飛躍。

一、案例分析

本文以本溪滿族自治縣人力資源和社會保障局檔案室的企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設為案例，通過介紹其檔案室概況、企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設問題及計劃，對企業(yè)職工檔案數(shù)字化管理的思想、原理與經(jīng)驗進行總結。

1.本溪滿族自治縣人力資源和社會保障局檔案室概況。本溪滿族自治縣人力資源和社會保障局承擔著機關事業(yè)單位一般干部檔案、高校畢業(yè)生檔案、失業(yè)職工檔案、退休人員檔案、社會保險經(jīng)辦業(yè)務檔案和機關文書檔案的管理服務工作。近年來，本溪滿族自治縣人力資源和社會保障局共整理業(yè)務檔案7800多卷，歸檔文書檔案3700余卷，保管干部檔案、失業(yè)職工檔案31500多份、高校畢業(yè)生檔案8600多份；全局安裝使用一體化通用檔案管理軟件，將所有檔案的信息準確地錄入計算機系統(tǒng)，建立了詳細的檢索查詢系統(tǒng)，為更好地管理和利用檔案提供了必要保證，實現(xiàn)了檔案保管、整理、查閱等的一體化?，F(xiàn)階段，本溪滿族自治縣人力資源和社會保障局致力于檔案工作的現(xiàn)代化建設，提高檔案工作的規(guī)范化和標準化管理水平，確保檔案資料能夠更好更有效地提供服務，為全市人社工作再上新臺階作出更大貢獻。

2.檔案室數(shù)字化系統(tǒng)建設面臨的問題。本溪滿族自治縣人力資源和社會保障局檔案室的整體數(shù)字化情況距離檔案信息化管理要求還有很大的差距，主要表現(xiàn)在職工檔案的管理上：第一，檔案數(shù)字化問題。失業(yè)買斷職工檔案數(shù)量多，內(nèi)容復雜，原基礎信息不完善，現(xiàn)階段紙質(zhì)檔案掃描錄入效率低。第二，電子檔案接收與歸檔問題。由于檔案管理系統(tǒng)相對獨立，缺少數(shù)據(jù)交換接口，相關企業(yè)沒有配套設備，只能借助第三方機構建立電子檔案。第三，檔案著錄的數(shù)據(jù)結構問題。還有一部分單位未安裝檔案管理軟件，在檔案整理時還是采用原始的方式進行著錄，很難保證數(shù)據(jù)結構的統(tǒng)一[4]。第四，職工檔案查詢檢索問題。買斷、退休人員檔案在數(shù)字化管理前是以失業(yè)證號、單位名稱等信息設置的檢索目錄，不是唯一識別標識，在查閱時會出現(xiàn)重復信息。上述問題的存在，勢必制約檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設，造成不必要的重復勞動，致使工作效率低下，導致人力、物力和財力的浪費。綜合分析上述問題可以得出一個結論：紙質(zhì)檔案與電子檔案的數(shù)據(jù)轉換已經(jīng)成為數(shù)字檔案館建設的主要瓶頸，如何構建檔案室的接收平臺、科學合理地設置檢索目錄，已成為亟待解決的問題。

3.企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設方案。為加強和規(guī)范企業(yè)職工檔案管理工作，結合人力資源和社會保障局的檔案室實際，制定方案如下。（1）整體方案。按省級檔案保管要求配置檔案室軟硬件設施，建立檔案網(wǎng)上接收、實時監(jiān)控、遠程共享的工作體系。實現(xiàn)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，全面提升檔案管理水平和共享服務能力，實現(xiàn)檔案自動化管理，檔案的收、存、用通過信息技術手段處理。設置接待區(qū)、查詢區(qū)、設備區(qū)、整理區(qū)，提高工作質(zhì)量及效率。配備具備檔案或信息技術相關專業(yè)學歷、具有較好的管理才能和計算機應用技能的專職管理人員（2）具體步驟。①基于職工數(shù)據(jù)搭建檔案管理平臺，開展基礎軟硬件設備開發(fā)。在搭建檔案管理平臺前，需要確保相關軟硬件設備能夠滿足數(shù)據(jù)搭載、存儲與更新、應用的需要。具體來說，首先應當充分考慮到職工數(shù)據(jù)的形式，包括內(nèi)容形式、關聯(lián)形式、更新頻率與管理模式等，進行管理平臺的軟件開發(fā)；其次，硬件設備方面，應保證足夠容量的服務器、匹配的管理機制與人力等，充分保證管理平臺的用戶使用體驗。②升級既有的檔案管理系統(tǒng)，研發(fā)共享服務，提升檔案管理效率。基于現(xiàn)階段檔案室內(nèi)檔案管理系統(tǒng)的建設情況，重點展開內(nèi)外部的聯(lián)網(wǎng)共享服務技術升級，以實現(xiàn)室內(nèi)各管理層級之間的信息流通，室內(nèi)外各企業(yè)人力部門的信息傳輸與反饋，以及面向公眾端的檔案查詢、更新與轉移等服務功能的開發(fā)，以進一步提高職工檔案的利用效率與管理效率等。③制定統(tǒng)一安全管理標準，確保數(shù)據(jù)安全，把關信息授權。由于職工個人檔案屬于個人隱私，檔案管理系統(tǒng)需要制定安全管理標準，在技術上保證數(shù)據(jù)不被攻擊與泄露，在管理機制上確保責任制度落實到位，做好明確的信息授權，對不同屬性用戶開放指定權限，并注意對各用戶的操作歷史進行存檔，以免出現(xiàn)相關數(shù)據(jù)誤刪等。④以職工身份證號為唯一識別標識，建立職工檔案系統(tǒng)目錄。在企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設中，最為重要的環(huán)節(jié)就是用戶身份的標識，應保留原有失業(yè)證號、單位名稱、參加工作時間等檢索目錄，增加“姓名+身份證號”的目錄名稱（如圖1所示），使查詢結果更準確，節(jié)省檢索時間，操作簡單明了。

二、建議與啟示

1.積極整合內(nèi)外部檔案資源。轉變傳統(tǒng)的檔案記錄思想，破除各檔案之間的孤立性，圍繞著職工的各項屬性，結合大數(shù)據(jù)思維與技術，對檔案資源進行互聯(lián)網(wǎng)式整合[4]，以確保各管理層級與企業(yè)部門間的調(diào)檔迅速準確，提高管理效率，并充分開發(fā)人力資源檔案的潛在價值，如引入知識圖譜技術，建立各職工檔案間的多元關聯(lián)關系，極大地提高檢索效率等。

2.融入信息化建設思路。信息化管理是檔案管理發(fā)展趨勢，在職工檔案管理中也應當注重系統(tǒng)開發(fā)效率與應用價值。一方面，在數(shù)據(jù)錄入與數(shù)據(jù)導出環(huán)節(jié)，引入高科技設備，如激光打印機、3D建模儀等，豐富存檔與調(diào)檔的成果形式；另一方面，在檔案存儲、瀏覽和下載形式上，進一步豐富檔案的多媒體形式，逐步開放圖片、聲像等多種信息數(shù)據(jù)，為廣泛利用檔案源提供方便，逐步實現(xiàn)檔案信息交流的互動和信息資源的共享。

3.深化對職工檔案的開發(fā)利用。由于職工檔案是圍繞著“人”這一主體的數(shù)據(jù)信息，具有連續(xù)性、變動性等動態(tài)特征，因此對職工檔案的開發(fā)利用有更多可能性。在符合國家檔案局的各項技術標準的基礎上，確保檔案信息資源開發(fā)利用工作納入科學化、規(guī)范化發(fā)展軌道，應該重點突出檔案的服務功能，思考其民生服務工作的開展，充分發(fā)揮檔案的價值，如根據(jù)職工工作歷史與工作性質(zhì)，提供職業(yè)傾向推廣與相關職業(yè)技能培訓，按時提醒用戶進行相應崗位證書更新等，強化人才管理工作的深度。

三、結論

隨著科學技術的發(fā)展、全球信息化時代的全面到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了前所未有的嚴峻挑戰(zhàn)[5]。我國企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設是伴隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展而發(fā)展的，有其適用普通檔案管理模式的方面，但也有其特殊性，需要系統(tǒng)建設方對人力資源檔案有更為深入、系統(tǒng)與準確的認識。結合本文的案例分析，在我國企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設中，首先是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間數(shù)據(jù)管理模式的轉化，需要利用大數(shù)據(jù)思維來革新；其次是數(shù)據(jù)的內(nèi)外部貫通，科學合理與人性化的檢索目錄是讓職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)能真正應用的重要內(nèi)容，需要建設方結合職工數(shù)據(jù)的特性進行系統(tǒng)化部署。做好以上幾點，才能確保開發(fā)出來的系統(tǒng)能夠適應現(xiàn)代檔案工作。

參考文獻

[1]張音.淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端[J].黑龍江科技信息，2009（4）：154-154.

[2]陳欣.人事檔案數(shù)字化管理方向之思考[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2013（19）：66-67.

[3]關鳳明，郝永琴.干部人事檔案數(shù)字化管理的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2014（4）：79-79.

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[5]劉芳.淺析人事檔案管理的數(shù)字化應用[J].決策與信息旬刊，2015（11）：238-238.

作者:全曉斌 單位:本溪滿族自治縣人力資源服務中心