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摘要:就對工程檔案整理方面的認識,些根據(jù)檔案歸檔要求,結(jié)合目前的公路工程檔案現(xiàn)狀,談一些在工程檔案管理方面的看法。

關(guān)鍵詞:公路工程;檔案管理;驗收;項目

公路工程建設檔案是一個項目從立項、可行性研究、設計、招投標到施工、竣工等全過程的真實記錄和客觀反映,這些技術(shù)檔案資料,對工程質(zhì)量的監(jiān)督及今后的道路規(guī)劃、維修及改擴建具有重要的意義。

1檔案專項驗收中存在的問題

工程質(zhì)量驗收簽證原始資料不齊全,有用復印件替代原件現(xiàn)象,且在復印件上未能體現(xiàn)出原文出處;竣工圖文件編制不夠規(guī)范,變更部分沒有充分體現(xiàn),不能真正反映竣工后的工程實際情況;施工原始簽證資料的格式、填寫不規(guī)范,內(nèi)容有失真現(xiàn)象;資料的跟蹤收集不及時,竣工資料編制時間長、效率低、費用高;文件分類及編制規(guī)則不統(tǒng)一;工程資料檢查手段落后、工作強度大、檢索效率低。

2問題存在的主要原因

(1)工程檔案資料的管理沒有形成制度。工程實施過程中,施工隊伍和內(nèi)業(yè)資料管理人員更換頻繁,工程資料的交接制度不完善,有人走檔案走、人走檔案丟的現(xiàn)象出現(xiàn),資料整理困難。

(2)工程管理人員和檔案管理人員對相互的業(yè)務不熟悉,各單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理的方式,內(nèi)業(yè)資料整理過程中的重復返工現(xiàn)象時有出現(xiàn)。

(3)缺乏高科技的信息化技術(shù)手段對工程資料進行管理、利用和編制竣工資料。

除此之外,各單位的管理水平,也是決定內(nèi)業(yè)資料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外業(yè)的管理一樣,都是工程建設管理的重要組成部分,在工程外業(yè)一開始就應嚴格按照竣工驗收辦法的要求收集資料、編排目錄、編制檔號,做到“邊整理、邊歸檔”,達到工程完成竣工文件即編制完成的目的。

3提高公路建設項目檔案管理工作的途徑和方法

3.1加強制度建設,規(guī)范檔案管理

加強工程檔案制度建設是使檔案工作邁向科學化、規(guī)范化的關(guān)鍵,在檔案管理工作中要形成一種制度。

(1)加強過程控制。堅持建路與建檔同步發(fā)展,抓檔案質(zhì)量的關(guān)鍵階段應當在檔案形成過程,而非事后。公路工程檔案是公路建設中各個環(huán)節(jié)的真實記錄,是極其珍貴的原始資料和重要的信息資源。工程檔案管理應與工程建設同步,在工程建設過程中進行過程管理,建立健全的項目檔案,從項目籌劃到工程驗收各環(huán)節(jié),都要嚴格按照規(guī)定對有關(guān)文件材料進行收集、整理、歸檔,杜絕工程結(jié)束后“補檔案”的不當行為發(fā)生。

(2)加強檔案的合同管理。公路工程建設單位在建設項目發(fā)包給承包方時,建議在工程合同中訂立檔案管理條款,明確公路工程竣工文件材料的形成、整理、組卷要求。

(3)工程項目負責人必須把項目檔案管理納入其職責范圍、工作計劃和工作程序中。要明確工程項目負責人為項目檔案主要責任人,對工程項目進行集中統(tǒng)一管理,保證工程項目檔案系統(tǒng)的完整、真實和安全適用。

(4)工程檔案不能單獨依靠檔案管理部門去管理,可以建立全方位的工程檔案檢查、監(jiān)督、技術(shù)咨詢、指導管理體系。每個項目可成立由業(yè)主、監(jiān)理、檔案管理人組成的督導小組,擔負對工程檔案工作制度的學習、宣傳及監(jiān)督、檢查、指導工作,并由具體的質(zhì)量保證部門負責協(xié)調(diào)督辦。

a(5)工程檔案資料的收集整理工作列入工程參建各方工作實績的考核項目。定期檢查評比,優(yōu)勝者給予獎勵,建議設立工程檔案專項驗收保證金,將竣工檔案的編制工作與計量支付和質(zhì)量保證金結(jié)合起來,可規(guī)定如不通過工程檔案專項驗收或不能及時完成檔案的整理歸檔,不予結(jié)算或扣一定金額的質(zhì)量保證金,以此保證竣工檔案及時、順利地通過驗收。

3.2重視檔案人才的培養(yǎng),努力提高公路建設檔案人員的素質(zhì),一方面要加強檔案管理新知識、新技術(shù)運用的教育,檔案人員以學習并貫徹執(zhí)行現(xiàn)行《細則》為契機,使檔案工作者在檔案的收集、整理、組卷、編目、分類、排列、歸檔范圍及檔號編制等方面的業(yè)務知識更加精深;另一方面要用現(xiàn)代化的知識和管理手段來武裝檔案工作者,尤其是要加強檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理方面知識和技能的培養(yǎng),使檔案的管理更加科學化、規(guī)范化。為此,對現(xiàn)有的檔案人員,可以通過進修、培訓、參觀學習,與其他單位開展交流等方式,不斷拓寬其知識面,增強業(yè)務能力。

3.3加速推進工程檔案信息化管理,早日實現(xiàn)文檔一體化傳統(tǒng)的工程檔案管理是基于人工的管理過程,管理效率低下,檔案檢索、查找和利用十分不便,在編制竣工檔案過程中需投入大量的人力、物力,編制周期長、出錯率高,編制完成的工程檔案基本上只有紙文檔,無法提供作為信息化基礎的電子文檔資料,很多的資料、檔案都成了“死”資料“、死”檔案,這就要求我們要緊跟時展,盡快采用信息化技術(shù),確保具有保存價值的電子文件(檔案)信息,真實、完整、安全地保存在檔案管理部門,我們工程檔案人員下一步要在工程檔案的數(shù)據(jù)化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面探索新的應用模式,早日使我們的工程檔案實現(xiàn)文檔一體化,充分體現(xiàn)出專業(yè)水準和與時俱進的創(chuàng)新精神,為查閱者提供方便、快捷的服務。超級秘書網(wǎng)

3.4重視項目檔案的開發(fā)利用,加強重點項目檔案的編研項目檔案是本單位工程建設科技資源的優(yōu)勢所在,我們花費大量時間和心血積累的文件材料,實際上是積累項目建設的經(jīng)驗和技術(shù)。項目檔案是否得到有效的選用,應作為衡量和檢驗項目檔案管理水平和項目檔案發(fā)揮作用大小的重要尺度。

4結(jié)束語

公路建設項目的檔案管理,關(guān)鍵在于加強過程控制,堅持建路與建檔同步發(fā)展;強化檔案業(yè)務技術(shù)咨詢服務;深入開展建設項目檔案人員的崗位培訓和繼續(xù)教育,全面提高檔案人員的整體素質(zhì);著力研究檔案信息一體化管理;重視檔案的開發(fā)利用,使得科技專業(yè)資料來源于實踐,又應用于實踐,為建設項目投產(chǎn)后運營、管理及今后的養(yǎng)護、維修提供可靠依據(jù),更好地為后人服務。