民營企業(yè)中檔案工作解析
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一是缺乏檔案意識。民營企業(yè)以盈利為目的，主要精力和資金放在生產(chǎn)經(jīng)營、銷售、宣傳上。相當(dāng)一部分民營企業(yè)檔案工作處于無制度、無人管、無庫房、無設(shè)備的狀態(tài)，許多民營企業(yè)的董事長，檔案意識淡薄，管理缺位，企業(yè)形成的文書、科技、業(yè)務(wù)文件材料散存在科室和個人手中。隨著時間的推移、人員的變動，導(dǎo)致企業(yè)檔案資料嚴(yán)重不全、損失較大。二是檔案人員變動頻繁。在部分領(lǐng)導(dǎo)心目中，檔案工作可有可無，有了也不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，沒有也無損大局、無傷大雅。對檔案人員隨意調(diào)換，甚至空缺，前后任之間沒有交接手續(xù)。檔案工作經(jīng)常出現(xiàn)脫節(jié)、斷檔、責(zé)任不清現(xiàn)象，更談不上對新上崗人員進(jìn)行培訓(xùn)。三是對檔案工作認(rèn)識不到位。有些企業(yè)認(rèn)為自己的企業(yè)形成的文件材料，屬于自己所有，隨意裝訂成冊，用起來方便就行。把檔案行政管理部門的指導(dǎo)服務(wù)拒之門外，認(rèn)為企業(yè)材料是企業(yè)的機密。如果經(jīng)檔案部門指導(dǎo)，一但泄密，后果嚴(yán)重，這類企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀可想而知。四是宏觀監(jiān)管力度小。由于受經(jīng)費、人員限制，檔案行政管理部門深入民營企業(yè)建檔調(diào)研、監(jiān)督指導(dǎo)比較少，主動介入、及時介入不夠，有的地方至今尚未制定形成較為完整的適應(yīng)民營企業(yè)檔案工作需要的業(yè)務(wù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，檔案監(jiān)管不到位。
二、加強中小微民營企業(yè)檔案管理的幾點建議
1．健全組織、形成網(wǎng)絡(luò)。檔案管理是一個系統(tǒng)工程，單靠檔案人員和幾個部門的配合是無法完成這項工作的。因為一個企業(yè)的檔案，反映的是企業(yè)的全貌。可以說我們每天都在形成文件資料，而這些文件資料又是通過企業(yè)各層次的人，在所從事的生產(chǎn)、工作活動中成的。因此要抓好一個企業(yè)的檔案工作，一定要調(diào)動各個方面的積極性，形成齊抓共管的局面。建立以分管領(lǐng)導(dǎo)為首，辦公室為主，各職能部門專兼職檔案管理員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。隨著企業(yè)的發(fā)展，要實現(xiàn)檔案的齊全完整，得依靠組織，依靠網(wǎng)絡(luò)，形成全方位的工作局面。
2．控制文件形成過程。眾所周知，檔案的前身是文件和資料，只有經(jīng)過收集、整理、分類、歸檔才為檔案。一個企業(yè)的檔案是否規(guī)范，很大程度上取決于文件形成的開始，因此在文件的收、發(fā)上要按照國家標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范文件形成。如用紙必須使用紙張定量為60克－80克膠版印刷紙或復(fù)印紙，型號為國際通用A4型，裝訂要求左側(cè)訂。特別要重視公文原稿的收集整理，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆批示的修改稿，具用更大的存檔價值，一定要收集齊全，不能遺漏。尤其是電子文件材料，要注重與紙質(zhì)材料配套收集，不要等歸檔時在拿著原稿到處采集。
3．把檔案轉(zhuǎn)變成信息。檔案是企業(yè)的一本字典，如果建了檔案而不為其用，就等同于廢紙。因此檔案工作者除了全面收集、管理好企業(yè)檔案，還要能熟練使用計算機，通過計算機方便、快捷地查找檔案，更要做到熟悉館藏，主動研發(fā)企業(yè)檔案信息資源，主動為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供有用的信息。這就對檔案人員提出了更高的要求。首先，要有計劃、有目的地讀檔。根據(jù)工作需要、輕重緩急，先重點后一般，泛讀和重點閱讀相結(jié)合。讀檔要有識別和鑒定能力，要有耐心，要提高本企業(yè)的專業(yè)知識。其次，要做信息編研。在讀檔的基礎(chǔ)上，把有用的信息摘錄下來，變被動為主動，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，讓檔案真正成為民營企業(yè)的無價之寶，成為民營企業(yè)發(fā)展壯大走向世界的拐杖。
4．增強服務(wù)的針對性。檔案行政管理部門要改變傳統(tǒng)的服務(wù)模式，加大對民營企業(yè)檔案工作的服務(wù)力度。要加強服務(wù)的針對性，多做一些分類引導(dǎo)、分類指導(dǎo)工作，找準(zhǔn)為民營企業(yè)檔案服務(wù)的切入點。要把服務(wù)重點放在中小規(guī)模的民營企業(yè)上，著手幫助建立企業(yè)法人比較關(guān)心，事關(guān)企業(yè)自身發(fā)展和自身利益的檔案，如產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。要適時舉辦民營企業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，使民營企業(yè)檔案人員能夠便捷、系統(tǒng)地掌握相關(guān)的工作技能，對需要現(xiàn)場指導(dǎo)的民營企業(yè)實行上門指導(dǎo)。要重點培育和扶持一些有一定基礎(chǔ)條件并有較強檔案意識的民營企業(yè)，積極發(fā)揮其引導(dǎo)和示范作用。
作者：劉馨單位：通化市房地產(chǎn)市場管理處
