醫(yī)院人事檔案管理對策的研究
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1.醫(yī)院人事檔案管理缺乏重視,觀念日漸淡化
伴隨著醫(yī)院業(yè)務以及人事制度的深化改革,醫(yī)院作為治病救人的單位越來越關注醫(yī)院自身以及醫(yī)生的醫(yī)療衛(wèi)生和公共服務水平的提高,從而對人事檔案管理工作越來越不夠重視。這種日漸淡化的觀念影響了整個檔案管理制度及檔案管理人員的意識,一定程度上阻礙了人事檔案管理的完善和發(fā)展。除此之外,有很多人不知道自己的檔案保管在哪里,也不知道檔案是否影響自己以后的職稱晉升,工作調動等事項。諸如此類的觀念意識不僅不利于醫(yī)院的深化改革而且也影響醫(yī)院職工的長遠發(fā)展。
2.醫(yī)院人事檔案材料內容不規(guī)范,不真實,不全面
人事檔案作為一個人一生的重要記錄,無論是在書寫,紙張還是內容描述上都有其一定的規(guī)范要求,還需要各級組織及部門的審核蓋章和本人的簽字畫押等。但是很多的人事檔案都存在著格式不規(guī)范、手續(xù)不完整等問題。檔案還有一個最重要的特性,那就是真實而全面的記錄個人的成長。很多人的檔案存在著前后內容不一致、任意填寫年齡、謊報工作年限、獎罰信息含糊不清、沒有個人特質、內容雷同、千篇一律等問題。這不僅使得醫(yī)院在對醫(yī)務工作者進行考核時造成了很大的難度,而且也不利于醫(yī)務人員個人的教育學習和職位晉升等事項。
3.醫(yī)院人事檔案管理方式方法落后,制度不夠完善
醫(yī)院的人事檔案管理方法相對陳舊落后,沒有跟得上時代的步伐。現(xiàn)在的社會是科學信息技術飛速發(fā)展的時代,但是很多醫(yī)院仍然采用以前的全人工記錄,分類,保管和管理的方法。這使得檔案管理的工作效率不夠高,而且在分類、査找及檢索等事項上造成了極大的不便,不僅增加了工作的難度,在無形中也增加了醫(yī)院的管理成本。除此之外,檔案丟失.破損或者泄密等狀況也時有發(fā)生。
4.醫(yī)院人事檔案管理環(huán)境簡陋,管理人員水平不高
雖然很多醫(yī)院設有專門的檔案管理辦公室以及專門的管理人員。但是很多辦公室的環(huán)境極其的簡陋,陰暗潮濕,老鼠亂竄,紙質發(fā)霉,而且多數(shù)檔案管理室沒有配備相關的防火、防盜、防潮設備和措施。再者,醫(yī)院的檔案管理人員有很多并不是聘請的專業(yè)人員,還存在人手不足的情況,因此,會有檔案管理的技術7X平不高、經(jīng)驗不夠豐富、責任心不強、素質低下等問題發(fā)生。他們對檔案管理的一些基本原則和注意事項不夠熟悉,缺乏系統(tǒng)的學習和專業(yè)的培訓。這極大地阻礙了醫(yī)院人事檔案管理工作的完善和發(fā)展,無形中增加了醫(yī)院的運營成本。
5.醫(yī)院人事檔案管理沒有形成體系,缺乏全員參與
醫(yī)院人事檔案管理存在很多的缺陷和問題,這主要是因為檔案管理沒有形成自己獨有的體系。很多醫(yī)院的檔案管理體系很不完善,沒有一定的計劃性、目的性、實用性,而且還缺乏全院醫(yī)務工作人員的重視和參與。大家都抱著可有可無、用時再說的心態(tài)來對待人事檔案,甚至于不要檔案的人都有很多,大家不關心自已的檔案內容能否實時得到更新,會不會丟失。所以,醫(yī)院的檔案管理工作要想有所完善是需要大家的積極參與和共同支持的。
二、醫(yī)院人事檔案管理的對策研究
1.加強人事檔案管理的思想意識。醫(yī)院的人事檔案管理不僅關乎醫(yī)院的深化改革還涉及到醫(yī)務工作者的切身利益。因此,首先醫(yī)院的各級領導要起到帶頭作用,充分認識到檔案管理工作的重要意義,以身作則,積極給予精神和物質的雙重支持。其次,還要積極推動檔案管理工作重要性的宣傳教育工作,強化檔案管理人員的思想意識以及醫(yī)務人員的檔案意識。這樣才能使醫(yī)務人員充分認識到檔案對于自己工作和研究的重要性,從而在很大程度上支持了醫(yī)院檔案管理工作的有序推進。
2.運用現(xiàn)代科學的管理方法對人事檔案進行管理
醫(yī)院要緊緊跟隨時展步伐,不能只拘泥于舊方法,要積極采用現(xiàn)代髙科技信息技術,通過計算機的數(shù)據(jù)信息處理,圖像資料備份等方法對人事檔案進行數(shù)據(jù)化、信息化、系統(tǒng)化、體系化管理。合理的人才資源配置對于醫(yī)院自身的成長壯大具有至關重要的作用,因此,運用科學的方法不僅能夠提高人事檔案管理工作的效率,延長人事檔案保管的壽命和質量,而且還有利于醫(yī)院對人才進行合理考核、重用、流動等多種事項的管理。
3.積極提高人事檔案管理人員的素質
醫(yī)院的檔案管理人員素質的高低,直接影響著醫(yī)院對人才的使用效率和方式。因此,醫(yī)院不僅要配備專門技術人員而且要積極提高管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務素質。首先,專門管理人員要有認真負責的態(tài)度,要認真學習檔案管理的新技術、新方法,要熟悉檔案管理相關的計算機信息數(shù)據(jù)操作。其次,醫(yī)院還要加強檔案管理隊伍的建設,通過人才擇優(yōu)選拔和競爭上崗等各種方式,啟用優(yōu)秀的人事檔案管理人員。而且還要完善檔案管理人員的各項晉升機制和福利保障待遇,從而使得檔案管理人員能夠積極貢獻自己最大的力量。
4.完善人事檔案管理相關的規(guī)章制度
俗話說,無規(guī)矩不成方圓。醫(yī)院要想在人事檔案管理方面取得進一步的發(fā)展,就必須認真研究檔案管理存在的問題,并積極進行研究探討,找到解決問題的對策。特別要完善檔案保管、整理、流動的管理制度,確保檔案管理工作有章可循。特別是在檔案的查閱、調檔時,更要嚴格核實相關人員的身份,確保各項手續(xù)齊全。對于檔案管理人員也要有一套規(guī)章制度,要實行責任制,從而約束管理人員的不規(guī)范行為。
5.進一步改善人事檔案管理的辦公環(huán)境
人事檔案的保管需要干凈、整潔的環(huán)境,醫(yī)院要大力加大這方面的基礎設施投資,增強檔案管理的安全防范措施,特別是防火、防盜、防潮措施,以確保檔案能夠完好無損的得到保管。除此之外,還要為檔案管理人員提供良好的辦公環(huán)境,并配備打印機、掃描機、計算機等相關辦公設備,從而能夠讓檔案管理人員安心而舒適地工作。這不僅能夠提髙檔案管理的工作效率,而且也有利于醫(yī)院人才管理工作的順利進行。
三、總結
綜上所述,人事檔案管理工作是醫(yī)院進一步深化改革的重要一環(huán),關系到醫(yī)院對人才的使用、流動和培養(yǎng),進而關乎到醫(yī)院的長遠可持續(xù)發(fā)展。所以,醫(yī)院在日常人事檔案管理工作中要針對存在的現(xiàn)實問題,想方設法完善相關人事檔案管理制度,提高檔案管理人員的水平和素質,積極運用現(xiàn)代科學技術和方法強化對人事檔案的管理。這不僅關系到醫(yī)院工作人員的切身利益,而且有利于醫(yī)院進一步深化改革和長遠發(fā)展。
作者：趙題題 單位：山東省萊陽市中醫(yī)醫(yī)院
