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一、企業(yè)人事檔案管理工作的特點(diǎn)

（1）真實(shí)性。真實(shí)性是指企業(yè)人事檔案材料應(yīng)真實(shí)可靠，實(shí)事求是的反映企業(yè)員工工作、家庭、生活等等真實(shí)情況。真實(shí)性是企業(yè)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是確保其在人力資源管理中得到有效利用的基本前提。只有客觀真實(shí)的反映員工的全部歷史和全部工作，人事檔案才具有真正的利用價(jià)值，才能為企業(yè)選拔人才和應(yīng)用人才提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

（2）完整性。完整性是指企業(yè)人事檔案材料在數(shù)量上和內(nèi)容上應(yīng)是完整無缺的。數(shù)量上的完整，要求人事檔案材料齊全，一個(gè)員工的檔案材料應(yīng)該集中收集和保存在一起，不能殘缺和短少，這樣才能夠詳細(xì)、全面和系統(tǒng)的反映員工的全貌，以了解其全部工作經(jīng)歷與歷史，使檔案材料能成為企業(yè)用人的決策依據(jù)；內(nèi)容上的完整，要求應(yīng)隨著新檔案材料的補(bǔ)充完善，員工的檔案材料應(yīng)能反映在各個(gè)時(shí)間段的情況，不能留下空白。

（3）安全性。安全性是指應(yīng)通過良好的人事檔案管理以保證檔案實(shí)體安全和信息內(nèi)容的安全。實(shí)體安全即是要妥善保管，力求避免員工的人事檔案材料遭受不應(yīng)有的損壞，如丟失、破損、調(diào)換、涂改等；信息內(nèi)容的安全，即是要建立健全的人事檔案保管制度和保密制度，從內(nèi)容上保證檔案信息的不失密、不泄密，不對(duì)員工的個(gè)人隱私和權(quán)益造成損害。

二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

1、為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供依據(jù)

在企業(yè)人事檔案材料中，詳細(xì)包括了目前企業(yè)的人才結(jié)構(gòu)、人才數(shù)量以及人才水平等信息資料。通過對(duì)人事檔案的整理與歸類，可以詳細(xì)了解企業(yè)當(dāng)前的人力資源現(xiàn)狀，明確企業(yè)目前所急需的是哪一類人才，從而為企業(yè)的人力資源規(guī)劃提供重要的依據(jù)。例如，通過對(duì)企業(yè)人力資源檔案的整理，了解企業(yè)各崗位的用人情況以及哪些崗位員工存在即將退休的情況，并將這些信息反饋給人力資源管理部門，為企業(yè)在未來幾年內(nèi)的人力資源規(guī)劃提供重要的信息依據(jù)。

2、保證了企業(yè)人才招聘的質(zhì)量

企業(yè)在人才的招聘過程中，需要全面分析、擇其所長(zhǎng)、避其所短，做到對(duì)人才的善用。而要真正做到知人善用，并保證企業(yè)人才招聘的質(zhì)量，就需要全面、歷史的了解人員的信息。不僅要了解人的現(xiàn)在，而且要了解人的過去，不僅要了解其才，還要了解其德。以有效避免在人才招聘過程中，不講德才條件，而只憑主觀臆斷或個(gè)人情感因素進(jìn)行招聘選拔的問題。一方面，通過做好人事檔案材料的查閱與管理，可以較為全面了解其個(gè)人經(jīng)歷、做過哪些工作、取得過哪些成績(jī)、有何特長(zhǎng)、道德品質(zhì)如何，進(jìn)取心和事業(yè)心是否較強(qiáng)等各方面情況，有效保證企業(yè)能因才錄用人才，提高人才招聘的質(zhì)量；另一方面，人力資源部門也能從人事檔案中詳細(xì)了解個(gè)人以往的教育、技能、培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)、績(jī)效等方面的信息，有助于企業(yè)人力資源部門為人才分配合適的補(bǔ)充崗位。

3、有利于針對(duì)性的開展員工培訓(xùn)教育

通過對(duì)人事檔案的科學(xué)管理，有助于企業(yè)人力資源管理部門，根據(jù)每個(gè)人才的不同特點(diǎn)，提出有針對(duì)性的培訓(xùn)教育方案，做到因材施教。并從人事檔案中探索出人才的成長(zhǎng)規(guī)律，以更好的培養(yǎng)和使用人才。一方面企業(yè)人力資源管理部門，可以通過人事檔案中員工信息，如教育背景、技能經(jīng)驗(yàn)、年齡等，以針對(duì)性的開展培訓(xùn)項(xiàng)目，可以更加有效的調(diào)動(dòng)員工在培訓(xùn)上的積極性；另一方面，通過對(duì)人事檔案信息的分析，能使人力資源管理部門詳細(xì)了解員工的工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、工資薪酬等方面的內(nèi)容，以此為員工更好的設(shè)定職業(yè)生涯的規(guī)劃，并以此有針對(duì)性的開展培養(yǎng)教育、實(shí)踐交流等方面內(nèi)容，使員工不斷向著職業(yè)生涯目標(biāo)邁進(jìn)，以提高員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感與忠誠(chéng)度。

4、促進(jìn)企業(yè)的跨地域文化管理

由于企業(yè)招聘的員工來自于全國(guó)各地，而不同的區(qū)域存在著各自不同的生活習(xí)慣、觀念與文化，這就容易導(dǎo)致不同區(qū)域的員工存在著溝通交流不暢，或生活工作習(xí)慣沖突等方面的問題。由于企業(yè)人事檔案不僅能全面、準(zhǔn)確的反映員工各方面情況，而且能從人事檔案中詳細(xì)了解企業(yè)各單位員工的籍貫、工作生活經(jīng)歷等方面的信息。企業(yè)人力資源管理部門一方面可以通過對(duì)人事檔案的查閱與分析，詳細(xì)了解員工不同籍貫的人數(shù)、文化特質(zhì)，以有針對(duì)性的加強(qiáng)員工之間的溝通交流，盡量避免員工之間可能出現(xiàn)的交流不暢或矛盾問題；另一方面，在開展一些團(tuán)隊(duì)合作項(xiàng)目之前，可以先通過人事檔案了解員工的文化背景，以提前對(duì)員工進(jìn)行文化與心理方面的交流，實(shí)現(xiàn)在團(tuán)隊(duì)合作過程中員工的有效溝通。

三、總結(jié)

本文從企業(yè)人事檔案管理工作的內(nèi)容及特點(diǎn)出發(fā)，并主要就人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用進(jìn)行了分析與探討?，F(xiàn)代化企業(yè)要想獲得穩(wěn)步、高速的發(fā)展，離不開一支高素質(zhì)和具有專業(yè)技術(shù)的人才隊(duì)伍，而作為人才信息縮影的人事檔案管理工作，是企業(yè)選拔人才、培養(yǎng)人才以及開發(fā)人力資源的重要基礎(chǔ)性工作，對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理的開發(fā)及最優(yōu)化利用，都起到了關(guān)鍵性作用。

作者：楊景蘭單位：遼河油田總醫(yī)院