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醫(yī)學(xué)會科普工作計(jì)劃范文第1篇

[關(guān)鍵詞] 學(xué)會 ； 學(xué)術(shù)會議 ； 組織 ； 管理

[中圖分類號]R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]C [文章編號]1673-7210（2007）07（c）-096-03

學(xué)會組織是科學(xué)研究、科技進(jìn)步的產(chǎn)物。16世紀(jì)科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，科學(xué)研究者迫切要求相互切磋、共同研討，學(xué)會組織應(yīng)運(yùn)而生。學(xué)會的成立，結(jié)束了“躲進(jìn)小樓成一統(tǒng)，各立門戶”的獨(dú)立研究狀態(tài)，開啟了學(xué)術(shù)交流研討之風(fēng)，極大地促進(jìn)了科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與繁榮。同時(shí)，科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)和社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，又極大地促進(jìn)了學(xué)會組織的快速發(fā)展，各級學(xué)會組織已成為推進(jìn)科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的不可或缺的社會力量。

根據(jù)江蘇省級學(xué)會章程，學(xué)會是按自然科學(xué)、技術(shù)科學(xué)、工程技術(shù)及其相關(guān)學(xué)科組建的學(xué)術(shù)性、科普性社會團(tuán)體，是相應(yīng)學(xué)科領(lǐng)域的科研、教育、設(shè)計(jì)、運(yùn)用、生產(chǎn)的科研人員和管理人員以及相關(guān)單位自愿組織的非營利性群眾團(tuán)體。學(xué)會具有鮮明的特點(diǎn)，首要表現(xiàn)在學(xué)術(shù)性，學(xué)術(shù)性是學(xué)會的根本屬性，是區(qū)別于其他社團(tuán)組織的根本所在。學(xué)會組織起源于學(xué)術(shù)交流，發(fā)展于學(xué)術(shù)交流。開展學(xué)術(shù)交流是學(xué)會組織的核心任務(wù)。學(xué)術(shù)會議的宗旨是：發(fā)揮學(xué)會學(xué)科眾多、知識密集、人才薈萃、橫向聯(lián)系多的優(yōu)勢，緊密圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)中心，突出科技是第一生產(chǎn)力的指導(dǎo)思想，促進(jìn)學(xué)科發(fā)展和科技進(jìn)步，促進(jìn)決策的科學(xué)化、民主化，促進(jìn)科技人才的成長與提高，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展。

圍繞學(xué)會宗旨與核心，進(jìn)一步提高學(xué)術(shù)活動(dòng)的質(zhì)量和水平是學(xué)術(shù)活動(dòng)及學(xué)會工作的中心和重點(diǎn)，加強(qiáng)對學(xué)術(shù)活動(dòng)的組織管理，理順學(xué)術(shù)會議的管理機(jī)制，確立以會養(yǎng)會的理念，開源節(jié)流，爭取社會各方面的資助，從經(jīng)費(fèi)上保證學(xué)術(shù)活動(dòng)的順利開展，不斷提高學(xué)術(shù)活動(dòng)的質(zhì)量和水平，充分調(diào)動(dòng)各專業(yè)委員會的積極性，使學(xué)術(shù)活動(dòng)生機(jī)勃勃地開展起來，同時(shí)學(xué)會全體工作人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，配合專業(yè)委員開展好各項(xiàng)工作。積極倡導(dǎo)“獻(xiàn)身、創(chuàng)新、求實(shí)、協(xié)作”的科學(xué)精神，尊重知識、尊重人才。發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)中青年科技工作者，使他們在學(xué)會的活動(dòng)中發(fā)揮更積極的作用。通過活動(dòng)不斷增強(qiáng)學(xué)會的活力和凝聚力，促進(jìn)全省學(xué)術(shù)水平的提高和人才的成長。 近年來，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國各省市、地縣的各級學(xué)會舉辦的國際、國內(nèi)及片區(qū)學(xué)術(shù)交流會議每年都在1.2萬次左右，參加人次約180萬；全國性的學(xué)會和省級學(xué)會所舉辦的學(xué)術(shù)交流會議在1萬次以上，參加人次約140萬，其中有相當(dāng)數(shù)量是以學(xué)術(shù)會議的形式舉行的；全國省級以上醫(yī)學(xué)會(含雜志社及區(qū)域性會議)每年召開的各類學(xué)術(shù)會議在1200次左右；2006年度江蘇省科協(xié)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)的各省級學(xué)會組織召開的學(xué)術(shù)會議達(dá)600次左右，參加人員6.7萬人次。

江蘇省醫(yī)學(xué)會創(chuàng)建可以追溯到20世紀(jì)30年代，1915年2月5日中華醫(yī)學(xué)會在上海成立，1933~1947年，江蘇地區(qū)陸續(xù)成立南京、蘇州等8個(gè)分會。解放后因?yàn)樾姓^(qū)劃變更等原因，1962年7月正式更名為中華醫(yī)學(xué)會江蘇分會，?？品謺慕M織建制也因西醫(yī)、中醫(yī)中藥、預(yù)防、醫(yī)院管理等學(xué)術(shù)團(tuán)體的合分而有變化。

江蘇省醫(yī)學(xué)會召開的學(xué)術(shù)會議從時(shí)間上大致可分為三個(gè)階段：

第一階段，即后學(xué)會恢復(fù)工作到20世紀(jì)80年代中期，由于學(xué)會各組織機(jī)構(gòu)不夠健全，學(xué)術(shù)會議的數(shù)量較少，會議不收會務(wù)費(fèi)，參加人員只需交住宿費(fèi)和少量伙食費(fèi)，其余經(jīng)費(fèi)由財(cái)政補(bǔ)貼，那時(shí)代表名額控制較嚴(yán)。

第二階段，即20世紀(jì)80年代后期至90年代初期，財(cái)政取消了對學(xué)術(shù)會議的補(bǔ)貼，會議支出主要靠收取會務(wù)費(fèi)和住宿費(fèi)，取消了對參會代表名額的限制。

第三階段，20世紀(jì)即90年代中后期至今，隨著市場經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入，會展經(jīng)濟(jì)這一新的經(jīng)濟(jì)形式也逐漸被人們所認(rèn)識，會議經(jīng)費(fèi)除來源于代表所交會務(wù)、資料費(fèi)外，廠商公司的贊助費(fèi)成為會議經(jīng)費(fèi)的主要來源。

近年來江蘇省醫(yī)學(xué)會積極組織多層次、多形式、有影響、有特色的學(xué)術(shù)交流會議近兩百次，共征集論文近三萬篇，邀請國內(nèi)及美國、英國、澳大利亞、加拿大、德國、法國等十多個(gè)國家及香港和臺灣地區(qū)的著名專家作專題報(bào)告近兩千場。不僅使學(xué)術(shù)會議的學(xué)術(shù)質(zhì)量穩(wěn)步提高，收到了很好的社會效益，而且使學(xué)術(shù)會議取得了一定的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)也通過學(xué)術(shù)會議的組織和管理，在政府撥款不斷減少乃至取消的情況下，為學(xué)會的生存和發(fā)展開辟了一片新天地。

學(xué)會肩負(fù)著推進(jìn)學(xué)術(shù)發(fā)展的重要任務(wù)，始終把不斷提高學(xué)術(shù)交流水平，推進(jìn)學(xué)術(shù)發(fā)展和學(xué)術(shù)創(chuàng)新作為學(xué)會工作的第一要?jiǎng)?wù)。目前，學(xué)會的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)初步形成了以下特點(diǎn)：

（1）會議主題明確，學(xué)術(shù)水平不斷提高。

（2）在學(xué)術(shù)活動(dòng)中貫穿“繼承、發(fā)展、創(chuàng)新”這一主線。

（3）學(xué)術(shù)活動(dòng)豐富多彩，不斷拓展交流空間。

（4）國際、國內(nèi)學(xué)術(shù)交流日益活躍。

雖然這些年來，江蘇省醫(yī)學(xué)會在學(xué)術(shù)會議的組織與管理方面取得了可喜的成績，但是仍然存在多方面的不足，因此現(xiàn)將在組織與管理學(xué)術(shù)會議方面的一些經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)與各位專家和同行交流。

1 舉辦學(xué)術(shù)會議的組織工作

1.1學(xué)術(shù)會議前期工作

1.1.1 會議征文 ① 會議征集論文的通知一般應(yīng)在開會前半年發(fā)出，通知應(yīng)明確會議的主題、目的、重點(diǎn)議題和有關(guān)要求；② 論文作者應(yīng)在會議前一個(gè)月將論文提交，以便論文評審小組對論文進(jìn)行認(rèn)真的評審，決定取舍；③ 征集的論文，除特邀報(bào)告外，凡已在其他學(xué)術(shù)會議或在國內(nèi)外公開發(fā)行的刊物上發(fā)表過的不予錄選。

1.1.2 會議合同為了保證會議的順利開展，會議先期必須實(shí)地去考察會場、酒店的實(shí)際狀況，并與會場、酒店的負(fù)責(zé)人簽訂合同，依法維護(hù)各方的正當(dāng)權(quán)益。

1.1.3 廠商邀請函在學(xué)會宗旨優(yōu)先的原則下，發(fā)放廠商邀請函，邀請相關(guān)醫(yī)藥企業(yè)參加會議，舉辦相關(guān)醫(yī)療器械、藥品和試劑等展示活動(dòng)，結(jié)合會議進(jìn)行新技術(shù)、新產(chǎn)品介紹，形成互動(dòng)、社會效應(yīng)與經(jīng)濟(jì)效應(yīng)兼得。

1.1.4 會議通知給全省縣以上醫(yī)院的相關(guān)科室主任、已收到的征文作者及對會議感興趣的相關(guān)人員郵寄正式的會議通知，告之會議的具體時(shí)間、地址、收費(fèi)等。

1.2 學(xué)術(shù)會議組織計(jì)劃

會議組織計(jì)劃是有效地協(xié)調(diào)各個(gè)環(huán)節(jié)，推動(dòng)學(xué)術(shù)會議順利進(jìn)行的最重要的工具，是組織會議的首要環(huán)節(jié)。抓住這個(gè)環(huán)節(jié)，就可以提挈全局。所以會議組織計(jì)劃是會議成敗的關(guān)鍵性因素之一。

會議組織計(jì)劃主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

（1）工作計(jì)劃。是為了學(xué)術(shù)會議順利開展而制定的實(shí)施方案，主要包括專家接待計(jì)劃、會議代表接待計(jì)劃、廠商接待計(jì)劃等。一個(gè)科學(xué)而合理的工作計(jì)劃是學(xué)術(shù)會議順利開展的重要保障。

（2）人員組織計(jì)劃。通常都采用框圖式構(gòu)架，各項(xiàng)分工、負(fù)責(zé)人、具體情況等內(nèi)容都集中在一起，制作一個(gè)人員組織計(jì)劃表。在這份計(jì)劃中，明確分工，明確各人的職責(zé)，以及各分工之間的相互配合，可以讓工作人員一目了然。

（3）財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃。學(xué)術(shù)會議經(jīng)費(fèi)主要靠自籌，以會養(yǎng)會，對于會議進(jìn)行過程中的各項(xiàng)費(fèi)用支出以及可能需要的支出情況做一詳細(xì)而周密的預(yù)算，確保會議經(jīng)費(fèi)的正常支出而不會出現(xiàn)虧損的局面。

（4）文件管理計(jì)劃。會議前期與相關(guān)單位簽定的合同，在會議過程中的代表收費(fèi)、住房、餐飲的統(tǒng)計(jì)以及會議論文匯編、總結(jié)等是會議資料的重要依據(jù)。所以對于文件檔案的管理，最好安排專人負(fù)責(zé)。這樣不僅可以隨時(shí)了解會議的進(jìn)展情況，也為以后查看。

（5）應(yīng)急計(jì)劃。它是主辦方最容易忽略的地方，也是最難把握的地方，一是因?yàn)闀h過程中出現(xiàn)的突況有太多的不可預(yù)料性，不知如何制定應(yīng)急計(jì)劃；另外也在于大多數(shù)會議組織者對會議過程中的突況沒有一個(gè)清晰的認(rèn)識，還沒有意識到這一問題的重要性。大型學(xué)術(shù)會議一般都具有籌備時(shí)間長、涉及人員多等特點(diǎn)，在這個(gè)過程中難以保證每個(gè)人都不出問題、每件事情都進(jìn)展順利。所以，一份相對嚴(yán)密的應(yīng)急計(jì)劃還是不能少的。

怎樣把會議接待過程中出現(xiàn)的情況全部考慮到，并且在會議開始前就部署妥當(dāng)，是會議能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵?？蓮囊韵聨讉€(gè)方面著手：

（1）認(rèn)真做好筆記。會議的主要內(nèi)容、具體時(shí)間、地點(diǎn)、日程安排、有關(guān)文件、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等事宜的相關(guān)環(huán)節(jié)，會前做到心中有數(shù)，這樣如果在會議的接待過程中如果遇到類似問題就可以胸有成竹了。

（2）集思廣益。由于一個(gè)大型學(xué)術(shù)會議涉及的方方面面比較多，頭緒錯(cuò)中復(fù)雜，對于會議現(xiàn)場可能出現(xiàn)的情況做出準(zhǔn)備是一件相當(dāng)棘手的事，每個(gè)人并不能保證把所有可能出現(xiàn)的情況都考慮進(jìn)去，所以在這個(gè)時(shí)候運(yùn)用大家的智慧，集思廣益，就有可能讓前期準(zhǔn)備趨于完善。

（3）隨機(jī)應(yīng)變。在學(xué)術(shù)會議的前期就預(yù)先做好會議接待人員的培訓(xùn)，不僅使其了解整個(gè)會議的相關(guān)情況，而且使其掌握一定的技能，模擬一些突發(fā)事件，增強(qiáng)應(yīng)變能力，這樣在會議現(xiàn)場就可以運(yùn)用自如了。

（4）及時(shí)吸取教訓(xùn)，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。由于大型學(xué)術(shù)會議的復(fù)雜性和不可預(yù)見性，為了保證每次會議都順利開展，及時(shí)地整理在以往會議過程中出現(xiàn)的失誤、總結(jié)會議中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)就顯得猶為重要。所謂“吃一塹、長一智”，這就為我們今后的會議管理奠定了良好基礎(chǔ)。

2 舉辦學(xué)術(shù)會議的管理工作

2.1 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制

現(xiàn)場管理必須由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理，服從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一的指揮和調(diào)度，互相配合，才能保證會議各項(xiàng)工作有條不紊的開展。才能保證整個(gè)會議順利、高效而有序地進(jìn)行。

2.2 “角色管理”

我們可以根據(jù)會議參與者的角色來分配管理工作，合理分工、各司其職。即安排專人來負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場不同身份的相關(guān)人員，最后由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來統(tǒng)一管理各個(gè)方面的負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)和控制整個(gè)會議現(xiàn)場工作。

①會議組織方：主要包括會議的主辦方、承辦方、協(xié)辦方等。在會議前期和會議進(jìn)行過程中，會議的組織各方都需要互相合作、互相協(xié)調(diào)。②酒店方：主要是指場地的提供者。在整個(gè)會議的進(jìn)行過程中起著配合的角色，以保證會議進(jìn)行過程中一些基本設(shè)備，如舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試、開幕式主席臺的搭建、會場座位的布置等到位。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須做好與酒店負(fù)責(zé)人的相互協(xié)調(diào)，這是很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。③參會專家方：它是整個(gè)會議中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。主要是指大會邀請的，在大會上做專題報(bào)告的知名專家及相關(guān)的特邀老專家，必須安排專人接待，如果會議邀請的專家較多，必須安排多個(gè)專人接待，每個(gè)專家還須安排相關(guān)人員負(fù)責(zé)專家在會議的整個(gè)過程中的接送站、報(bào)銷、安排住宿、陪同旅游等事宜，以保證每位專家賓至如歸的感覺，特別是外省及國外的專家，他們認(rèn)可會議就成功了一大半。因?yàn)闀h舉辦成功的重要標(biāo)志之一是會議專家對本次會議的認(rèn)可，因此至關(guān)重要。④參會代表方：主要是指參加會議報(bào)到的代表。他們是會議的主要接待人員，也是會議參加的主要對象，要安排專人負(fù)責(zé)好會議代表的報(bào)到、登記、住宿等，使每位代表都滿意。⑤參會廠商方：主要指參加會議的相關(guān)廠商，因?yàn)槊看螌W(xué)術(shù)會議的順利舉行，都離不開廠商的大力支持，如何安排好各廠商的展臺布置，營造出一個(gè)豐富多彩的會議氣氛，是至關(guān)重要的。 ⑥媒體記者方：主要包括會議邀請的媒體和主動(dòng)前來采訪的媒體。因?yàn)槊看螘h都會產(chǎn)生一定的社會效應(yīng)，媒體的參與對于整個(gè)會議的效益評估具有很大的參考價(jià)值，所以對于媒體方的管理也就理所當(dāng)然的獨(dú)立為面了。

總之，在角色的劃分上應(yīng)該充分考慮到每個(gè)具體會議的實(shí)際情況，根據(jù)每個(gè)具體會議實(shí)際情況來決定劃分的具體內(nèi)容，靈活運(yùn)用，才能取到事半功倍的效果。

3 學(xué)術(shù)會議組織與管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題

應(yīng)從醫(yī)學(xué)專業(yè)的行業(yè)角度出發(fā)，做好學(xué)術(shù)會議的組織管理。協(xié)助?？品謺膶＜易龊脮h的選題及會議具體內(nèi)容的安排，使會議既能反映出近年來該學(xué)科領(lǐng)域的學(xué)術(shù)水平，又要把學(xué)術(shù)會議辦成大家知識更新、接受繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的大課堂。在各項(xiàng)工作中貫穿“繼承、發(fā)展、創(chuàng)新”這一主線，加強(qiáng)制度建設(shè)，不斷推進(jìn)學(xué)會工作的規(guī)范化、程序化、法制化、科學(xué)化。樹立大局觀念，發(fā)揚(yáng)學(xué)術(shù)民主，鼓勵(lì)學(xué)術(shù)創(chuàng)新，在改革中求發(fā)展。以高質(zhì)量的學(xué)術(shù)會議在醫(yī)學(xué)工作者的心目中樹立起學(xué)會這一權(quán)威學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的形象，吸引更多的參會者。

正確處理學(xué)術(shù)會議與產(chǎn)品展示的關(guān)系。始終以學(xué)術(shù)會議的社會效益為“最高準(zhǔn)則”，確保會議的絕大部分時(shí)間用于與會議主題有關(guān)的專題報(bào)告和代表發(fā)言、討論。淡化會議的商業(yè)氣氛，嚴(yán)格控制到會公司、廠商的介紹時(shí)間及介紹內(nèi)容。