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企業(yè)受控文件管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：工程文件 文件控制管理 工程項(xiàng)目 處理流程

中圖分類(lèi)號(hào)：K826.16 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

工程項(xiàng)目文件管理的主要任務(wù)與目標(biāo)是通過(guò)建立合理有效的文件管理機(jī)制和順暢運(yùn)行的控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件收發(fā)及時(shí)準(zhǔn)確，傳遞跟蹤快速可靠，版次更新及時(shí)完整，原件保存無(wú)錯(cuò)漏，查閱檢索快捷方便，確保部門(mén)之間的信息溝通準(zhǔn)確流暢，監(jiān)督文件執(zhí)行力度及時(shí)到位，使文件的全生命周期都具有可控制性和可追溯性。同時(shí)，有效地保護(hù)和利用資料，保證項(xiàng)目順利執(zhí)行并支持保障項(xiàng)目后期索賠工作。[【1】邵化梅. 總承包項(xiàng)目文控管理初探. 勘測(cè)設(shè)計(jì). 76-80 ]【1】

文件是工程運(yùn)行的載體和表現(xiàn)形式，工程文件涉及項(xiàng)目的方方面面，因此，文控管理的重要性也不容忽視。但是，文控管理由于其技術(shù)含量不高，因此很少受到重視。事實(shí)上，文控在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中是非常重要且不可或缺的。從項(xiàng)目伊始的文件報(bào)批至項(xiàng)目尾聲的竣工資料搜集與整理，文控部門(mén)掌握了項(xiàng)目各個(gè)階段最為全面的信息。項(xiàng)目工作涉及眾多的活動(dòng)，眾多的相關(guān)方需要互相合作，沒(méi)有任何部門(mén)可以在沒(méi)有其他部門(mén)的支持下而獨(dú)立完成工作。在項(xiàng)目的運(yùn)行過(guò)程中，信息變得至關(guān)重要，負(fù)責(zé)信息和收集，并負(fù)責(zé)監(jiān)督信息交流是否順暢的文控部門(mén)也在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中發(fā)揮出越來(lái)越多作用，文控管理的意義也凸顯出來(lái)。[【2】楊妍. 淺論國(guó)際合作項(xiàng)目中文控人員應(yīng)必備的素質(zhì). 江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào). 第23卷第6期]【2】

實(shí)踐表明，巴西管道項(xiàng)目的文控管理體系完備，運(yùn)行順暢，在總體上滿足了項(xiàng)目運(yùn)作的要求，為項(xiàng)目順利運(yùn)行并實(shí)現(xiàn)最終索賠目標(biāo)提供了有力支持和保障。巴西管道項(xiàng)目的合同中明確規(guī)定在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，由于施工工作量增加或巴西法律改變而導(dǎo)致的總包商/施工分包商的損失可以向業(yè)主提出變更、索賠要求；而與業(yè)主的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信件中提出的超出合同范圍的要求和規(guī)定而導(dǎo)致的總包商/施工分包商的遭受?chē)?yán)重的經(jīng)濟(jì)損失可以向業(yè)主提出索賠。因此，在巴西管線施工過(guò)程中變更、索賠的支持材料的價(jià)值和意義也在于此。完整的變更、索賠資料，是依據(jù)也是有利的證據(jù)，對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的圓滿完工有著非常重要的意義。巴西管道項(xiàng)目的文控管理就是一個(gè)非常成功而又具有現(xiàn)實(shí)意義的探索。在使用EIKON（文件控制）軟件的基礎(chǔ)上，巴西項(xiàng)目的文控管理全方位的服務(wù)于整個(gè)項(xiàng)目，完成了最基礎(chǔ)也是最具有價(jià)值的工作使命。

一、建立文控管理體系

在巴西管道項(xiàng)目初期，依據(jù)合同條款建立文控管理框架和管理制度，為項(xiàng)目啟動(dòng)和實(shí)施做好充分的保障和準(zhǔn)備工作。隨著項(xiàng)目的運(yùn)行，文件管理也從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段的規(guī)范化管理，向項(xiàng)目執(zhí)行階段的深入和細(xì)化管理過(guò)渡。在這個(gè)過(guò)程中，文件的歸檔和可追溯性是基礎(chǔ)，監(jiān)督文件的及時(shí)處理和回復(fù)以及確保文件處理情況的無(wú)障礙溝通將文控工作提高到一個(gè)新的高度。在這個(gè)體系的基礎(chǔ)上，設(shè)立文控中心，各現(xiàn)場(chǎng)、部門(mén)配備專(zhuān)兼職文控人家負(fù)責(zé)文控管理，文控中心代表整個(gè)項(xiàng)目部，成為文件接收和發(fā)出的唯一機(jī)構(gòu)和出口。[【3】 王少琴、孫紅. 合資煉化EPC總承包項(xiàng)目的文件管理.工程建設(shè)項(xiàng)目管理與承包. 2011年第1期]【3】

整個(gè)項(xiàng)目部的文控工作依據(jù)《項(xiàng)目部文件管理規(guī)定》和業(yè)主批準(zhǔn)的《項(xiàng)目文控程序文件》進(jìn)行管理和運(yùn)行。

《項(xiàng)目部文件管理規(guī)定》對(duì)文控管理工作的組織體系、機(jī)構(gòu)設(shè)置、主文控和部門(mén)文控崗位職責(zé)進(jìn)行了劃分；制定了文件收發(fā)登記處理程序、規(guī)范了文件編碼和模板、規(guī)范了所有部門(mén)的文件傳遞管理程序，在文件的保存、查閱和控制管理等方面均給予了全面的規(guī)定，從制度上保證了文件的處理、控制和歸檔的規(guī)范有效。它重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了文控工作的管理制度、工作職責(zé)，并對(duì)程序文件未能涉及的幾個(gè)方面進(jìn)行了程序規(guī)定，如合同管理、信函管理、公司制度文件以及與上級(jí)單位之間的往來(lái)文件等等的控制與管理。

《項(xiàng)目文控程序文件》是項(xiàng)目部嚴(yán)格按照ISO質(zhì)量管理體系要求，結(jié)合業(yè)主在合同中對(duì)于程序文件的控制規(guī)定而制定的。主要針對(duì)項(xiàng)目的專(zhuān)業(yè)技術(shù)文件，對(duì)于包括設(shè)計(jì)、采辦、施工、QHSE等方面的內(nèi)部和外部（與業(yè)主和分包商往來(lái)）專(zhuān)業(yè)技術(shù)文件的制作、傳遞、文件分發(fā)、版本控制、文件存檔及查閱等全過(guò)程制訂了全面而詳細(xì)的要求；在文件分類(lèi)、文件格式、編碼方式、制作過(guò)程、處理流程、存檔方式、分類(lèi)等方面有標(biāo)準(zhǔn)化和具體化的要求。

二、規(guī)范、優(yōu)化文控工作流程

在巴西管道項(xiàng)目中對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、編碼，并統(tǒng)一文件格式是對(duì)文件及其處理過(guò)程進(jìn)行形式上的規(guī)范，這是實(shí)現(xiàn)有效文件控制與管理的基本要素；以制度形式統(tǒng)一文件分類(lèi)（包括電子文件和紙質(zhì)文件）、編碼和工作流程，并在文控工作運(yùn)行中根據(jù)實(shí)際工作需要不斷優(yōu)化、完善工作流程，提高工作效率、保障文控資料的安全性和保密性。兩者的結(jié)合保障了文檔管理工作的順暢運(yùn)行。

在實(shí)際的項(xiàng)目運(yùn)行中，工作流程劃分為普通文件的工作流程和項(xiàng)目程序文件的工作流程。在巴西管道項(xiàng)目中，文控管理規(guī)定對(duì)于每個(gè)工作流程又劃分出文件接收子流程、文件發(fā)出子流程和文件存檔查閱子流程。子工作流程中，又明確劃分了每個(gè)工作環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)可控、可查，確保了文件的安全流通。

顯而易見(jiàn)，工作流程中每個(gè)步驟的詳盡規(guī)定是文控管理順暢運(yùn)行的基礎(chǔ)。而根據(jù)實(shí)際情況和工作需求，不斷調(diào)整并優(yōu)化工作流程，則是保證整個(gè)文控管理有效、保障文檔流通順暢的關(guān)鍵。在巴西管道項(xiàng)目中，根據(jù)實(shí)際工作需求，不斷調(diào)整并優(yōu)化文控管理程序也是文檔管理的特色之一。

例如，在巴西管道項(xiàng)目部的文件管理規(guī)定中，明確規(guī)定施工現(xiàn)場(chǎng)辦公室不保存文件原件，只保存掃描件，文件原件及時(shí)郵遞項(xiàng)目總部文控中心統(tǒng)一歸檔。但是，項(xiàng)目開(kāi)工后，現(xiàn)場(chǎng)辦公室增加6個(gè)，施工戰(zhàn)線拉長(zhǎng)，文件的郵寄遞交工作緩慢，且有丟失危險(xiǎn)。為提高文控工作效率，保證文件安全，又重新明確現(xiàn)場(chǎng)辦公室可以保存和存檔現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出和接受的文件原件，將掃描件發(fā)主文控，項(xiàng)目完工后最終移交主文控。

還有，在文控中心收到的大量的信函中，部分信函的附件是程序文件、計(jì)量報(bào)告、發(fā)票等例行文件原件，這些原件沒(méi)有必要在文控中心保留原件，原件而是由由項(xiàng)目部相關(guān)部門(mén)及其負(fù)責(zé)人處理，文控中心支保留復(fù)印存檔。在項(xiàng)目?jī)?nèi)部，任何從文控中心拿到文件原件的人都需要信函原件上寫(xiě)明文件去向，以便于追溯，而且避免了扯皮和責(zé)任推諉。

小小的改動(dòng)，不但使部門(mén)、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)和整個(gè)項(xiàng)目的文控管理更加順暢，同樣也提高了工作效率，避免了重復(fù)勞動(dòng)，保障了文件管理的安全性和有效性。

三、受控文件狀態(tài)的監(jiān)控

為了確保對(duì)文件狀態(tài)的及時(shí)掌握，以防疏漏，管理規(guī)定確立了文件狀態(tài)報(bào)告制度。巴西管道項(xiàng)目中，文控部門(mén)利用EIKON軟件（專(zhuān)業(yè)文控軟件）每周生成受控文件狀態(tài)表并寫(xiě)入周會(huì)紀(jì)要。受控文件狀態(tài)包括項(xiàng)目部每周收發(fā)文記錄及相應(yīng)的文件處理情況，如，各部門(mén)收、發(fā)的文件數(shù)量，文件處理狀態(tài)（是否延誤處理）等等。

圖一：EIKON軟件的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)

如圖一所示，項(xiàng)目引進(jìn)使用的EIKON軟件操作界面簡(jiǎn)單；可以實(shí)現(xiàn)全球信息即時(shí)共享；對(duì)于流程中的受控文件可以全程進(jìn)行監(jiān)控；另外，不需要單獨(dú)配備軟件管理人員進(jìn)行維護(hù)，可以隨時(shí)與當(dāng)?shù)剀浖救藛T進(jìn)行溝通，修改或添加軟件功能。EIKON軟件（專(zhuān)業(yè)文控軟件）在巴西管道項(xiàng)目中全面負(fù)責(zé)信息和反饋意見(jiàn)的收集，并通過(guò)專(zhuān)業(yè)軟件生成的受控文件狀態(tài)表單對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行監(jiān)督，在很大程度上保障了信息溝通的順暢，也保障了信息的安全性和可追溯性，同時(shí)也保障了文檔的完整性。

使用文檔管理軟件進(jìn)行文件管理的一個(gè)主要特點(diǎn)是，可以隨時(shí)對(duì)受控文件的狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控。利用EIKON軟件，可以根據(jù)需要在任何地方依據(jù)工作權(quán)限時(shí)時(shí)查看文件控制狀態(tài)，包括文件的接收人、涉及相關(guān)人員的處理要求、當(dāng)前處理情況，主文控中心可以根據(jù)文件處理要求，向相關(guān)人員發(fā)出提醒。同時(shí)，文控中心可以定期生成受控文件狀態(tài)表隨時(shí)提醒相關(guān)人員，或者在項(xiàng)目的每周例會(huì)上進(jìn)行通報(bào)，用以敦促相關(guān)人員及時(shí)完成文件要求的工作任務(wù)。受控文件狀態(tài)包括每周收發(fā)文記錄及相應(yīng)的文件處理情況，如，各部門(mén)收、發(fā)的文件數(shù)量，文件處理狀態(tài)（是否延誤處理）等等。

利用專(zhuān)業(yè)化軟件對(duì)項(xiàng)目受控文件進(jìn)行監(jiān)控是該工程項(xiàng)目的特色之一。巴西管道項(xiàng)目的文控管理特別強(qiáng)調(diào)了對(duì)設(shè)計(jì)文件、程序文件、采辦文件等受控文件的版本控制，這些文件的狀態(tài)表包括受控文件目錄，文件的版次，更新的文件版次等，都是每周會(huì)紀(jì)要中的一部分內(nèi)容。設(shè)計(jì)文件、程序文件、采辦訂單狀態(tài)是整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行的基礎(chǔ)文件，這些文件被業(yè)主批復(fù)了多少，或者廠商交貨是否及時(shí)都決定了項(xiàng)目能否如期完工。受控文件狀態(tài)的清晰決定了項(xiàng)目，尤其是部門(mén)需要努力的方向、需要緊急處理的問(wèn)題，有效的順暢了整個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行狀態(tài)。

四、巴西管道項(xiàng)目文控管理的效果

工程文件通常都具有時(shí)效性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)的特點(diǎn)，文件溝通是否順暢、文件保存是否完整直接影響工程進(jìn)度、質(zhì)量。用文件工作來(lái)保證和證明工程管理工作，就是國(guó)際工程管理總承包模式下的文件工作的實(shí)質(zhì)。[【4】蔡同偉/王俊峰. 解析國(guó)際工程項(xiàng)目管理模式下的文控工作.中國(guó)檔案2010. 58-60]【4】

巴西管道項(xiàng)目的文檔管理工作是通過(guò)制定規(guī)定與制度、控制與管理、優(yōu)化與細(xì)化這三部曲完成最終的文檔管理目標(biāo)與任務(wù)（圖二）。

圖二：巴西管道項(xiàng)目文檔管理操作模式

巴西管道項(xiàng)目主合同中明確規(guī)定：項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，由于施工工作量增加或巴西法律改變而導(dǎo)致的總包商或施工分包商的損失可以向業(yè)主提出變更、索賠要求；而業(yè)主的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信件中提出的超出合同范圍的要求和規(guī)定而導(dǎo)致的總包商或施工分包商的遭受?chē)?yán)重的經(jīng)濟(jì)損失可以向業(yè)主提出索賠。憑借著完善的文控管理制度，巴西管道項(xiàng)目的索賠，文控中心為管道項(xiàng)目中幾十次的索賠談判工作提供了完整的資料支持，最終索賠金額遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)預(yù)期目標(biāo)。

五、國(guó)際項(xiàng)目文控管理帶來(lái)的思考

順利完工的巴西管道項(xiàng)目也證實(shí)了該文檔管理模式的可操作性。但是，管理中出現(xiàn)的一些缺陷和漏洞也引發(fā)了更深刻的思考。也藉此思考，推動(dòng)和優(yōu)化國(guó)際項(xiàng)目的文控管理，為更多的國(guó)際工程項(xiàng)目提供服務(wù)和保障。

首先，專(zhuān)業(yè)化文控人員是建立文檔管理的基礎(chǔ)。所謂專(zhuān)業(yè)文控人員的，不僅需要懂得工程整體運(yùn)行的狀況，還要了解和掌握該國(guó)和業(yè)主對(duì)文檔管理的基本要求，并能夠結(jié)合這些要求制定完整的文檔收發(fā)、傳閱、歸檔、查閱流程，并在文檔管理制度運(yùn)行中根據(jù)工作需要不斷調(diào)整和完善管理制度。

有國(guó)際項(xiàng)目文檔管理經(jīng)驗(yàn)的文控人員，對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行是非常關(guān)鍵的。專(zhuān)業(yè)文控人員，能夠抓住文控管理流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在紛繁復(fù)雜的流程中保障文檔的完整和流通順暢。

其次，依靠先進(jìn)的文控管理軟件進(jìn)行文件管理和控制是國(guó)際工程項(xiàng)目文檔管理的發(fā)展趨勢(shì)。從巴西管道項(xiàng)目的文控管理來(lái)看，原有的EIKON軟件，在不斷的磨合使用和功能添加中，基本能夠滿足公司文檔管理需要。但是，對(duì)于大型的工程項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，如煉化項(xiàng)目，EIKON軟件的功能又過(guò)于簡(jiǎn)單，不能勝任大型項(xiàng)目全方位的文檔管理需要。[【5】賈琦/吳蘭學(xué)/托博. 國(guó)際化工程中一體化管理的研究與實(shí)踐. 石油天然氣學(xué)報(bào). 第32卷第5期]【5】

一個(gè)能與專(zhuān)業(yè)軟件（如P3、P6、PDMS等專(zhuān)業(yè)軟件）進(jìn)行對(duì)接、易于維護(hù)（軟件注冊(cè)、運(yùn)維費(fèi)用、成本等問(wèn)題均可輕易解決）、且數(shù)據(jù)庫(kù)可以設(shè)置在當(dāng)?shù)兀ㄖ饕鉀Q速度問(wèn)題）的功能全面的文檔管理軟件是非常必要的，為此我們?cè)O(shè)想了今后大型工程項(xiàng)目文檔管理架構(gòu)圖（見(jiàn)圖三）。

從使用過(guò)數(shù)個(gè)文控軟件的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，文控軟件最好還是在項(xiàng)目所在國(guó)當(dāng)?shù)刭?gòu)買(mǎi)。一來(lái)，在軟件使用前根據(jù)項(xiàng)目需要隨時(shí)對(duì)該文控軟件進(jìn)行流程的修改或者添加；二來(lái)，軟件運(yùn)行中的故障可以隨時(shí)找當(dāng)?shù)毓具M(jìn)行解決；三來(lái)，軟件數(shù)據(jù)庫(kù)放當(dāng)?shù)?，易于管理，不?huì)受到遠(yuǎn)程存取速度的影響；最后，利用當(dāng)?shù)赜布④浖Y源，可以有效節(jié)約成本。

圖三：大型工程項(xiàng)目文檔管理架構(gòu)設(shè)想圖

綜上所述，我們知道文檔管理的主要使命和目標(biāo)就是通過(guò)合理的制度、恰當(dāng)?shù)挠?jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，使參與其中的各部門(mén)、各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)最好的運(yùn)作，達(dá)到預(yù)期的效益目標(biāo)。公司層面的文檔管理可以依靠嚴(yán)格的制度來(lái)保障，而工程項(xiàng)目的文檔管理是一個(gè)需要不斷總結(jié)和完善的管理。在工程項(xiàng)目合同履行過(guò)程中，任何一個(gè)階段、所有部門(mén)的工作都與文檔管理發(fā)生聯(lián)系，做好公司和項(xiàng)目文件資料的管理，對(duì)各類(lèi)文件資料進(jìn)行分析歸類(lèi)，系統(tǒng)整理，不但為項(xiàng)目試運(yùn)行提供數(shù)據(jù)支持、為索賠工作提供材料支持。同時(shí)也為解決潛在的合同爭(zhēng)端的提供依據(jù)和技術(shù)支持。[【6】吳蘭學(xué). 淺談合同文控索賠一體化管理. 石油管道報(bào). 2011年第003版

]【6】

依靠專(zhuān)業(yè)文檔管理人員并充分利用文檔管理軟件等手段來(lái)完善的文件管理體系，發(fā)揮文檔管理的控制作用，能夠保障文檔管理有條不紊，繁而不亂，從而更好地服務(wù)于公司和項(xiàng)目。

朱振中（1973.10―），男，安徽阜陽(yáng)人，中國(guó)石化巴西有限公司綜合管理部副經(jīng)理，原山東礦業(yè)學(xué)院（山東科技大學(xué)）資源環(huán)境區(qū)劃與管理專(zhuān)業(yè)大學(xué)本科畢業(yè)，高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，從事企業(yè)行政管理，人力資源管理。

參 考 文 獻(xiàn)

邵化梅. 總承包項(xiàng)目文控管理初探. 勘測(cè)設(shè)計(jì). 76-80

楊妍. 淺論國(guó)際合作項(xiàng)目中文控人員應(yīng)必備的素質(zhì). 江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào). 第23卷第6期.

王少琴、孫紅. 合資煉化EPC總承包項(xiàng)目的文件管理. 工程建設(shè)項(xiàng)目管理與承包. 2011年第1期

蔡同偉/王俊峰. 解析國(guó)際工程項(xiàng)目管理模式下的文控工作. 中國(guó)檔案2010. 58-60

企業(yè)受控文件管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：施工企業(yè) 文件管理 有效方法

0 引言

施工企業(yè)大多面臨施工項(xiàng)目分散、點(diǎn)多面廣的局面，因此文件管理要與自身特點(diǎn)相結(jié)合才能做到公文處理及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，保證政令暢通，使公文在管理過(guò)程中成為具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，使企業(yè)公文管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

1 加強(qiáng)文件專(zhuān)/兼職人員的管理

1.1 統(tǒng)籌安排、提高效率

施工企業(yè)應(yīng)配備專(zhuān)職文件管理人員，但是由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，大多數(shù)人員是兼職文件管理者，在這種情況下如何統(tǒng)籌安排工作，做到即節(jié)約時(shí)間又不會(huì)貽誤工作是有效管理文件的目標(biāo)。首先是合理安排時(shí)間，隨著網(wǎng)絡(luò)辦公的普及，我們可以在網(wǎng)上下載接收文件，根據(jù)具體情況確定每天上午兩次、下午兩次到網(wǎng)上查看信息接收文件，如果企業(yè)規(guī)定了統(tǒng)一交換文件的時(shí)間，那么就在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上網(wǎng)交換文件，這樣可以大大提高工作效率。然后對(duì)下載的文件進(jìn)行及時(shí)處理，需要轉(zhuǎn)交部門(mén)的應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交，需要領(lǐng)導(dǎo)批示的應(yīng)及時(shí)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)，確保文件不遺漏。對(duì)于正在批閱流轉(zhuǎn)的文件每天定時(shí)進(jìn)行查看，這樣可以及時(shí)把批示信息傳達(dá)給相應(yīng)部門(mén)。

1.2 做好記錄，程序嚴(yán)密

記錄是文件管理的基礎(chǔ)，是控制文件管理體系有效運(yùn)行的方法。不論是接收到文件還是發(fā)放文件都應(yīng)做好相應(yīng)記錄。建立收發(fā)登記本，及時(shí)填寫(xiě)文件信息，記錄填寫(xiě)要做到字跡清晰、內(nèi)容完整、項(xiàng)目齊全、手續(xù)完備，真實(shí)準(zhǔn)確的記載文件信息。

文件管理還應(yīng)遵守程序步驟，文件管理人員可以根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)程序，但是都要保證文件可以得到及時(shí)、準(zhǔn)確、妥善的處理。

例如：

接收到外來(lái)文件：文件管理人員進(jìn)行記錄交由辦公室主任簽署擬辦意見(jiàn)返回文件管理人員根據(jù)擬辦意見(jiàn)交由領(lǐng)導(dǎo)批示返回文件管理人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示交由主責(zé)部門(mén)辦理。

制定下發(fā)文件：發(fā)文部門(mén)起草文件部門(mén)核稿領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件管理人員登記編號(hào)稿紙用印套紅頭文件文件格式校對(duì)文件用印文件分發(fā)文件歸檔。

1.3 提高文件管理人員素質(zhì)

施工企業(yè)文件的有效控制關(guān)鍵是看文件管理人員如何去做。也就是文件管理人員是否有強(qiáng)烈的責(zé)任心。端正思想不要忽視這個(gè)崗位的重要性。施工企業(yè)肩負(fù)著安全生產(chǎn)工程質(zhì)量的大任，文件的上傳下達(dá)對(duì)于保證企業(yè)生產(chǎn)有著至關(guān)重要的作用，文件管理人員要提高認(rèn)識(shí)強(qiáng)化責(zé)任感。

文件管理人員要熟悉掌握公文處理辦法和文件格式細(xì)則，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，了解掌握施工企業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這樣在工作中才會(huì)得心應(yīng)手，更好更準(zhǔn)確的處理文件，提高工作效率。

文件管理人員還應(yīng)提高自身修養(yǎng)，忠于職守，廉潔正派，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密制度。

2 加強(qiáng)基層項(xiàng)目部管理

施工企業(yè)文件管理的重點(diǎn)在技術(shù)文件，而技術(shù)文件管理的重點(diǎn)在基層項(xiàng)目部。上級(jí)文件最終要到達(dá)基層去執(zhí)行，而企業(yè)形成的檔案也是由基層文件匯總上來(lái)的。因此項(xiàng)目部文件管理體系的運(yùn)行直接影響著整個(gè)企業(yè)的文件管理水平。

2.1 加強(qiáng)宣傳教育，重視文件管理

很多項(xiàng)目部不重視文件的管理，常常認(rèn)為文件管理是文秘的工作，與施工生產(chǎn)無(wú)關(guān)。事實(shí)上文件管理是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，項(xiàng)目的過(guò)程管理控制最終是通過(guò)文件的形式來(lái)記錄和考核的。項(xiàng)目部應(yīng)加大宣傳力度，通過(guò)多種形式的宣傳教育，提高員工特別是領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)文件管理工作的認(rèn)識(shí)。進(jìn)一步完善文件管理體制，普及宣傳文件記錄、保存、移交的重要性，著力推動(dòng)文件管理水平。

2.2 分工協(xié)作，重點(diǎn)加強(qiáng)技術(shù)文件的收集

項(xiàng)目部的文件管理工作不僅要靠文件管理員的努力，還需要其他部門(mén)的通力協(xié)作，文件管理員有責(zé)任對(duì)各部門(mén)進(jìn)行督促指導(dǎo)。除了日常的文件接收發(fā)放工作，更重要的是對(duì)技術(shù)文件收集整理工作，這也是文件管理的重要組成部分。項(xiàng)目部在施工生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的記錄都屬于文件的范圍，應(yīng)妥善保管，及時(shí)移交給文件管理人員或者在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)移交給文件管理人員，這也是確保工程項(xiàng)目自計(jì)劃開(kāi)始至目標(biāo)完成全過(guò)程受控，促進(jìn)施工企業(yè)項(xiàng)目管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。項(xiàng)目部應(yīng)把文件管理工作納入到績(jī)效考核中，建立完善的責(zé)任體系，把工作落實(shí)到位。

2.3 確保文件管理人員相對(duì)穩(wěn)定

項(xiàng)目部人員流動(dòng)大，頻繁的人員變動(dòng)影響正常工作，項(xiàng)目部應(yīng)配備德才兼?zhèn)涞娜藛T擔(dān)任專(zhuān)/兼職文件管理員，保持人員的相對(duì)穩(wěn)定性。對(duì)于文件管理人員一是要明確崗位職責(zé)，根據(jù)工作需要詳細(xì)制定工作內(nèi)容，做好文件日常管理等工作。二是明確工作流程，按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定確定工作流程，嚴(yán)格按照流程辦事。三是完善離職手續(xù)，員工離職時(shí)一定要辦好工作交接手續(xù)，涵蓋與工作有關(guān)的內(nèi)容。內(nèi)容必須詳細(xì)、清楚，這樣才能更細(xì)致地完成交接工作，盡量避免工作損失。

3 加強(qiáng)企業(yè)整體管理水平

3.1 部署細(xì)化實(shí)施辦法，文件管理上水平

通常我們?cè)谝恍┗\統(tǒng)的要求面前不知道該如何做才可以達(dá)到要求，或是執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一樣產(chǎn)生的結(jié)果也不一樣，造成管理過(guò)于混亂。要想提高文件管理水平，就應(yīng)細(xì)化措施辦法，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，完善規(guī)章制度。從推行現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)化管理入手，在現(xiàn)有制度體系基礎(chǔ)上進(jìn)一步制定完善切實(shí)可行的規(guī)章制度，結(jié)合企業(yè)“三標(biāo)一體”管理體系工作要求，努力實(shí)現(xiàn)文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。通過(guò)制定完善一系列制度并強(qiáng)力推行落實(shí)，把文件管理滲透到日常工作過(guò)程中，使文件管理更加規(guī)范有序，實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化。

3.2 定期開(kāi)展培訓(xùn)

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的發(fā)展，對(duì)文件管理工作的要求越來(lái)越高。培訓(xùn)工作是讓員工掌握最新知識(shí)和具備相應(yīng)技能的重要手段。員工培訓(xùn)是提升員工技術(shù)、能力水準(zhǔn)，達(dá)到人與“事”相匹配的有效途徑，是建立學(xué)習(xí)型組織的最佳手段。企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際需要，以“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹“人才強(qiáng)企”方針，立足當(dāng)前，面向未來(lái)，結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步加大培訓(xùn)工作力度，加強(qiáng)企業(yè)文化引導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)考試和實(shí)做培訓(xùn)等實(shí)用化培訓(xùn)力度，進(jìn)一步提升員工隊(duì)伍的實(shí)用性和對(duì)企業(yè)的責(zé)任感、忠誠(chéng)度。

3.3 編制文件匯編

企業(yè)可以根據(jù)自身的實(shí)際情況，按照一定的目的和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，整理匯編成冊(cè)，并在企業(yè)內(nèi)部共享。這樣做可以使我們?cè)诠ぷ髦兄攸c(diǎn)突出，思路清晰，在千頭萬(wàn)緒的工作中提取精華，具有參考價(jià)值；匯編后使用者能在一個(gè)地方得到所有權(quán)威的資料，方便在日后工作中查找資料，節(jié)省了查找文件的時(shí)間；同時(shí)，根據(jù)不定期的更新，可以保證使用者都能夠得到最新版本的文件，便于統(tǒng)一管理。

企業(yè)受控文件管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：企業(yè)；行政管理；職能；意義

1行政管理工作的職能

行政管理部門(mén)通常簡(jiǎn)稱(chēng)辦公室，主要負(fù)責(zé)收發(fā)文、機(jī)要檔案管理、組織會(huì)議、收集處理各類(lèi)信息、內(nèi)外部協(xié)調(diào)、后勤服務(wù)和工作跟蹤督辦等工作。行政管理主要通過(guò)協(xié)調(diào)、服務(wù)、管理職能來(lái)保障企業(yè)的正常運(yùn)行。1.1協(xié)調(diào)職能。協(xié)調(diào)職能是指各層級(jí)、各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作，以促進(jìn)和保證企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作順利有效運(yùn)行。行政管理部門(mén)要善于溝通，通過(guò)充分有效的溝通來(lái)消除矛盾和沖突，消除不和諧因素，實(shí)現(xiàn)有效協(xié)調(diào)，從而保證公司指令能夠準(zhǔn)確傳達(dá)并執(zhí)行到位。在協(xié)調(diào)過(guò)程中要善于傾聽(tīng)各方的聲音，收集分析各類(lèi)信息，調(diào)查了解事情的全貌，抓住問(wèn)題的關(guān)鍵點(diǎn)，采用最有效的溝通策略消除各方矛盾，融合各方意見(jiàn)形成統(tǒng)一的思想，保證行動(dòng)的高度一致。1.2服務(wù)職能。服務(wù)職能是指提供人力資源、生產(chǎn)、生活條件、辦公環(huán)境等方面的服務(wù)，確保各業(yè)務(wù)部門(mén)的高效運(yùn)作。行政管理部門(mén)也是后勤服務(wù)部門(mén)，不管是對(duì)事的服務(wù)還是對(duì)人的服務(wù)，都要講究藝術(shù)性，不同的個(gè)體有不同的個(gè)性，作為行政管理部門(mén)在處理事情時(shí)要有包容性，要注意對(duì)人的尊重，要讓工作更有人性關(guān)懷，既要按制度執(zhí)行，又不能局限于條條框框，要善于用柔性去處理剛性問(wèn)題，讓工作關(guān)系更加和諧。1.3管理職能。管理職能是指保證企業(yè)的命令得到執(zhí)行、政策得到貫徹，企業(yè)執(zhí)行的短期、中期、長(zhǎng)期計(jì)劃和目標(biāo)能夠按質(zhì)、按量、按時(shí)完成。管理的核心是科學(xué)決策。行政管理部門(mén)不能僅僅是在日常事務(wù)上做好管理者的參謀和助手，還要參與到企業(yè)經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)分析、內(nèi)部管控、政策研究、戰(zhàn)略投資等方面?，F(xiàn)代企業(yè)中行政部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)已不能僅僅滿足于做一個(gè)事務(wù)性管理者，還要做一個(gè)有思想、有創(chuàng)新、善于學(xué)習(xí)的領(lǐng)導(dǎo)者，不僅僅要善于精于事、更要善于精于人，管理上要有戰(zhàn)略性思維，站在全局的角度，為管理者做好科學(xué)決策提供有效的信息支撐。

2企業(yè)加強(qiáng)行政管理的現(xiàn)實(shí)意義

2.1有利于行政管理更加規(guī)范化。過(guò)去企業(yè)中的行政管理主要是負(fù)責(zé)辦文、辦事、辦會(huì)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，對(duì)企業(yè)行政管理的要求更高，為了提升企業(yè)行政管理水平，需要建立健全行政管理的內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)和規(guī)范化表格，通過(guò)規(guī)范化的管理，改善工作質(zhì)量，提高工作效率。目前很多企業(yè)為了規(guī)范內(nèi)部基礎(chǔ)管理，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，都在推行IS09000國(guó)際質(zhì)量管理體系。推行IS09000國(guó)際質(zhì)量管理體系的意義在于，一是規(guī)范文件管理。明確受控文件和非受控文件，建立受控文件清單和記錄清單，確保過(guò)程中使用的文件是充分與適宜的，起到了溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)的作用。二是梳理完善管理流程和內(nèi)部規(guī)章制度。明確業(yè)務(wù)交叉和職責(zé)不清的問(wèn)題，清晰地再現(xiàn)公司各項(xiàng)工作流程，便于各層級(jí)了解企業(yè)運(yùn)作程序并遵照?qǐng)?zhí)行。三是有效溝通，增加客戶(hù)滿意度。四是提高員工素質(zhì)、梳理企業(yè)形象。2.2有利于人才和崗位的科學(xué)配置。企業(yè)的管理都離不開(kāi)人，人員的素質(zhì)和職業(yè)技能直接影響著企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，高效的企業(yè)往往特別重視人員的合理配置。通過(guò)人員的合理配置實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的最大化，是行政管理事務(wù)的主要內(nèi)涵。目前，現(xiàn)代化企業(yè)都在積極加強(qiáng)內(nèi)控制度管理，重要的崗位在管理內(nèi)部實(shí)行輪崗制或者采用AB崗，保證重要崗位不會(huì)因?yàn)槿藛T的臨時(shí)缺位，而影響公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。許多企業(yè)都忽視了對(duì)行政管理人員的潛能開(kāi)發(fā)，沒(méi)有開(kāi)展后續(xù)職業(yè)技能培訓(xùn)和激勵(lì)機(jī)制，缺乏創(chuàng)新意識(shí)的管理理念，有些企業(yè)仍在墨守成規(guī)，十分不利于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。要提高企業(yè)整理管理水平，就必須建立科學(xué)、高效、創(chuàng)新的管理團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)型組織的建設(shè)，將崗位和人才科學(xué)配置，才能真正發(fā)揮人才最大的潛能，有效的促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。2.3有利于行政管理更加科學(xué)合理。行政管理已經(jīng)不單單是過(guò)去的執(zhí)行和協(xié)調(diào)，更多的是參與管理。行政管理涉及到企業(yè)各各環(huán)節(jié)，從企業(yè)戰(zhàn)略的制定、計(jì)劃的實(shí)施、到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，工作的跟蹤督辦、成果的檢查，只有依靠科學(xué)的管理體系，通過(guò)科學(xué)分工、合理授權(quán)和管理層次來(lái)提升管理效率。2.4有利于企業(yè)的和諧健康發(fā)展。企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)不僅僅是市場(chǎng)、技術(shù)和創(chuàng)新的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)文化建設(shè)也極其重要的，員工思想和實(shí)踐上的不利因素也是阻礙企業(yè)發(fā)展的因素，行政管理必須加強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，同內(nèi)外部建立良好的溝通合作關(guān)系，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的發(fā)展空間和外部環(huán)境，幫助企業(yè)做強(qiáng)、做大。在內(nèi)部建立和諧的團(tuán)隊(duì)氛圍，加強(qiáng)對(duì)困難員工的關(guān)心和愛(ài)護(hù)，使員工都能融入到企業(yè)大團(tuán)隊(duì)中。通過(guò)實(shí)踐證明，行政管理工作有利于企業(yè)的和諧健康發(fā)展，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。

企業(yè)受控文件管理范文第4篇

通過(guò)流程分解，對(duì)機(jī)加工零部件的生產(chǎn)過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)化。圖1描述了實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品要求的全過(guò)程。

1識(shí)別客戶(hù)要求

在探討“客戶(hù)要求”前，先回顧在質(zhì)量管理中“要求”的正式含義。ISO9001和GB/T19001對(duì)“要求”的定義:明示的、通常隱含的或必須履行的要求或期望。而“客戶(hù)要求”主要是通過(guò)各種產(chǎn)品要求的實(shí)現(xiàn)作為載體來(lái)滿足的。只有明確了“客戶(hù)要求”，才有可能實(shí)現(xiàn)“客戶(hù)要求”，這是一個(gè)基本認(rèn)識(shí)。a)“客戶(hù)要求”的含義:1)明示的:往往是指客戶(hù)以文件化的形式提供給供應(yīng)商的必須滿足的要求。通常以訂單或合同的形式來(lái)明確產(chǎn)品的要求。以機(jī)加工零部件行業(yè)來(lái)說(shuō)，產(chǎn)品的圖樣，技術(shù)規(guī)范，采用的標(biāo)準(zhǔn)等就是明示的要求。同時(shí)，有許多企業(yè)在與客戶(hù)溝通時(shí)經(jīng)常采用傳真，郵件等方式對(duì)產(chǎn)品的要求進(jìn)行進(jìn)一步的解釋和說(shuō)明。2)隱含的:有些要求，客戶(hù)并不會(huì)告知供應(yīng)商，因?yàn)檫@是一個(gè)默認(rèn)的要求，需要企業(yè)自己去收集并理解。譬如:當(dāng)提品到另一個(gè)國(guó)家時(shí)，你需要了解這個(gè)國(guó)家對(duì)這種產(chǎn)品的進(jìn)口要求是什么?有沒(méi)有強(qiáng)制性的法律法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn)要求?把產(chǎn)品銷(xiāo)往這個(gè)國(guó)家需要什么樣的手續(xù)和文件等?3)必須履行的:也就是說(shuō)這些要求是強(qiáng)制性的，需要被執(zhí)行的。b)本階段常見(jiàn)問(wèn)題:1)由于客戶(hù)通用質(zhì)量要求不總是體現(xiàn)在客戶(hù)的采購(gòu)訂單中，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)產(chǎn)品的要求收集遺漏。2)客戶(hù)訂單中產(chǎn)品要求所涉及到的圖樣規(guī)范等被更新，但供應(yīng)商訂單評(píng)審人員未意識(shí)到更新，并未向客戶(hù)索要新版文件，導(dǎo)致使用舊版文件。3)在訂單評(píng)審階段，會(huì)涉及到客戶(hù)和供應(yīng)商之間對(duì)圖樣、規(guī)范要求的探討和確認(rèn)，一些涉及產(chǎn)品的要求是通過(guò)傳真、郵件等方式進(jìn)行的，但這些文件未被視作產(chǎn)品圖樣等價(jià)的要求，并未按文件管理程序進(jìn)行管理。4)產(chǎn)品要求文件和規(guī)范的收集工作職責(zé)沒(méi)有在企業(yè)中明確界定，導(dǎo)致多個(gè)部門(mén)的人員多頭管理相關(guān)文件使客戶(hù)的要求不能確保完整收集。5)相關(guān)人員將客戶(hù)要求保留在本人使用的電子計(jì)算機(jī)里，沒(méi)有及時(shí)將要求傳遞給文件管理部門(mén)，導(dǎo)致文件丟失。特別是在人員流動(dòng)和變化時(shí)。6)對(duì)隱含要求沒(méi)有進(jìn)行識(shí)別。譬如，當(dāng)產(chǎn)品需要發(fā)運(yùn)到國(guó)外時(shí)，歐洲國(guó)家要求原木制品包裝需要進(jìn)行熏蒸并出具證明等。c)解決方法1)在質(zhì)量體系文件“崗位職責(zé)”中明確客戶(hù)和產(chǎn)品要求收集的職能部門(mén)和崗位，并在上崗前進(jìn)行培訓(xùn)。2)在文件管理程序中對(duì)客戶(hù)要求的相關(guān)文件類(lèi)型予以明確界定，并制定文件的收集、歸檔、發(fā)放、回收、保管、處置和管理流程。3)對(duì)客戶(hù)訂單的處理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)使其明確相關(guān)的操作流程，特別是在相關(guān)崗位員工發(fā)生變化時(shí)。4)客戶(hù)服務(wù)人員加強(qiáng)與客戶(hù)的溝通，了解進(jìn)口國(guó)的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等要求。了解相關(guān)國(guó)際貿(mào)易的流程和要求。

2整合客戶(hù)要求

收集客戶(hù)要求的相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將要求傳遞給文件管理部門(mén)。許多獲得ISO9001認(rèn)證的企業(yè)通常會(huì)設(shè)置一個(gè)文件控制中心(簡(jiǎn)稱(chēng)文控)或部門(mén)來(lái)統(tǒng)一管理質(zhì)量體系中明確要求的文件和記錄。文控部門(mén)應(yīng)對(duì)產(chǎn)品的所有要求進(jìn)行整合。如果涉及到不同語(yǔ)言的要求，而公司內(nèi)部的相關(guān)職能部門(mén)沒(méi)有能力理解的，應(yīng)在公司管理層的授權(quán)下組織專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行翻譯。a)本階段常見(jiàn)問(wèn)題1)與產(chǎn)品要求有關(guān)的圖樣、規(guī)范未及時(shí)更新。2)新要求未及時(shí)傳遞到相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)審。3)文件歸檔缺少系統(tǒng)性。文件查閱和檢索時(shí)間較長(zhǎng)。4)文件和記錄的保管缺少明確的具體規(guī)定。在文件管理程序中對(duì)文件管理的要求比較籠統(tǒng)，沒(méi)有具體到每一份文件的類(lèi)型和使用的表單名稱(chēng)。5)在新產(chǎn)品試制過(guò)程中與客戶(hù)的產(chǎn)品要求溝通記錄沒(méi)有予以保留。6)非本土語(yǔ)言的要求和規(guī)范沒(méi)有進(jìn)行翻譯導(dǎo)致相關(guān)職能部門(mén)人員理解困難。b)解決方法1)在文件和記錄管理程序中對(duì)質(zhì)量體系需要管理的文件和記錄予以細(xì)化并明確相關(guān)的編制、評(píng)審、使用、收集和保管部門(mén)和崗位。并明確保存的期限。2)建立一套易于檢索的文件和記錄管理體系。3)建立產(chǎn)品檔案，將產(chǎn)品有關(guān)的要求全部予以登記并及時(shí)更新。4)在新產(chǎn)品試制和量產(chǎn)過(guò)程中的要求變更和實(shí)施記錄予以保留。5)明確對(duì)非本土語(yǔ)言的翻譯管理職責(zé)。

3評(píng)審客戶(hù)要求

文件管理部門(mén)應(yīng)確保相關(guān)職能部門(mén)及時(shí)得到有關(guān)產(chǎn)品要求的圖樣、規(guī)范等。同時(shí)客戶(hù)服務(wù)部門(mén)應(yīng)組織協(xié)調(diào)有關(guān)職能部門(mén)對(duì)訂單或合同進(jìn)行評(píng)審。在對(duì)客戶(hù)訂單進(jìn)行確認(rèn)前，企業(yè)應(yīng)確保相關(guān)職能部門(mén)對(duì)產(chǎn)品的要求已進(jìn)行了仔細(xì)的評(píng)審。評(píng)審過(guò)程中所發(fā)現(xiàn)的不清楚事項(xiàng)已得到客戶(hù)的反饋和確認(rèn)。在訂單評(píng)審過(guò)程中，可采用《開(kāi)口問(wèn)題清單》來(lái)對(duì)產(chǎn)品要求中的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行跟蹤。同時(shí)應(yīng)根據(jù)新產(chǎn)品和量產(chǎn)產(chǎn)品的區(qū)別制定不同的流程來(lái)簡(jiǎn)化訂單評(píng)審過(guò)程。a)本階段常見(jiàn)問(wèn)題1)訂單評(píng)審記錄沒(méi)有按ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的要求予以保留。2)訂單評(píng)審中出現(xiàn)的問(wèn)題沒(méi)有記錄并予以跟蹤解決。3)產(chǎn)品的要求沒(méi)有予以仔細(xì)地閱讀和理解就簽字確認(rèn)。4)評(píng)審流于形式，或技術(shù)理解有偏差，或測(cè)量方法未進(jìn)行溝通。b)解決方法1)根據(jù)產(chǎn)品的制造流程制訂詳細(xì)的訂單評(píng)審表。按照采購(gòu)、質(zhì)量、技術(shù)、生產(chǎn)、包裝、發(fā)運(yùn)等類(lèi)別加以詳細(xì)的說(shuō)明。2)對(duì)訂單評(píng)審過(guò)程設(shè)定KPI(keyprocessindicator)指標(biāo)并分解到相關(guān)職能部門(mén)。KPI指標(biāo)的完成結(jié)果與個(gè)人的收入掛鉤。3)質(zhì)量體系維護(hù)人員應(yīng)定期對(duì)訂單評(píng)審流程進(jìn)行檢查并及時(shí)對(duì)不符合要求的內(nèi)容進(jìn)行跟蹤改正。4)提高員工工作責(zé)任性，并對(duì)工作質(zhì)量進(jìn)行考評(píng)。5)在前期加強(qiáng)與客戶(hù)在測(cè)量方法和技術(shù)方面的溝通并達(dá)成一致。

4詮釋并轉(zhuǎn)化客戶(hù)要求

客戶(hù)要求的實(shí)現(xiàn)最終是通過(guò)技術(shù)和質(zhì)量部門(mén)對(duì)要求進(jìn)行內(nèi)部轉(zhuǎn)化而實(shí)現(xiàn)的。通常情況下，客戶(hù)的要求會(huì)通過(guò)具體的工藝技術(shù)文件得到完整的體現(xiàn)。所以對(duì)于技術(shù)和質(zhì)量部門(mén)人員的能力要求較高，應(yīng)在崗位職責(zé)中予以明確。以機(jī)加工行業(yè)為例，技術(shù)部門(mén)往往會(huì)有以下工作:1)編制原料采購(gòu)規(guī)范和接受標(biāo)準(zhǔn)。2)制定加工工藝流程圖。3)編制每一個(gè)工步的加工規(guī)范(作業(yè)指導(dǎo)書(shū))。其中包括要加工的尺寸和要求，所用的設(shè)備，工裝夾具編號(hào)(需要時(shí))，刀具型號(hào)和規(guī)格，切削參數(shù)(cuttingparameter)包括進(jìn)給量(feedrate)，切削深度(cuttingthickness)和回轉(zhuǎn)速度(rotatin，r/min)，數(shù)控程序編號(hào)等。4)加工工時(shí)的計(jì)算。5)制訂產(chǎn)品包裝規(guī)范等。a)本階段常見(jiàn)問(wèn)題1)產(chǎn)品要求在轉(zhuǎn)化過(guò)程中被遺漏。2)產(chǎn)品要求被錯(cuò)誤理解和轉(zhuǎn)化。3)制訂的工藝文件簡(jiǎn)單，現(xiàn)場(chǎng)操作人員有較大的自由解釋和理解空間。b)解決方法1)加強(qiáng)技術(shù)人員的培訓(xùn)和考核。2)制定KPI(keyprocessindicator)指標(biāo)并確保其結(jié)果與員工的收入掛鉤。3)其他技術(shù)人員進(jìn)行并行審核和資深人員的抽檢審批制度。4)細(xì)化工藝文件并進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。確?，F(xiàn)場(chǎng)員工的自由操作空間在受控范圍內(nèi)。5)對(duì)客戶(hù)要求進(jìn)行編號(hào)，確保沒(méi)有遺漏。在內(nèi)部的工藝文件中將該編號(hào)編制在內(nèi)。

5客戶(hù)要求實(shí)現(xiàn)的策劃

技術(shù)部門(mén)通過(guò)工藝文件將客戶(hù)要求轉(zhuǎn)化為制造要求。質(zhì)量部門(mén)需要對(duì)要求的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行質(zhì)量保證的策劃。a)以機(jī)加工行業(yè)為例，質(zhì)量部門(mén)往往需要以下工作1)根據(jù)加工工藝流程圖對(duì)每個(gè)工步進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別并制定相應(yīng)的措施來(lái)降低風(fēng)險(xiǎn)。可以考慮使用汽車(chē)行業(yè)的產(chǎn)品失效模式和后果分析(PFMEA)。2)編制產(chǎn)品的流程控制計(jì)劃(processcontrolplan)。將客戶(hù)的要求在控制計(jì)劃中予以完整描述并規(guī)定其控制和記錄方法。3)針對(duì)關(guān)鍵尺寸和要求應(yīng)建立測(cè)量系統(tǒng)分析計(jì)劃(MSA)并予以實(shí)施。4)編制原材料的檢驗(yàn)和測(cè)試指導(dǎo)書(shū)。5)制訂首件產(chǎn)品檢驗(yàn)、過(guò)程巡檢和末件產(chǎn)品的檢驗(yàn)規(guī)范。6)制訂檢驗(yàn)和測(cè)試人員的培訓(xùn)計(jì)劃。7)制訂產(chǎn)品質(zhì)量目標(biāo)b)本階段常見(jiàn)問(wèn)題1)沒(méi)有測(cè)量系統(tǒng)的分析計(jì)劃。2)沒(méi)有檢驗(yàn)和測(cè)試人員的培訓(xùn)計(jì)劃。3)沒(méi)有編制產(chǎn)品的過(guò)程控制計(jì)劃。4)與技術(shù)部門(mén)溝通不暢，制定的質(zhì)量文件與工藝文件的要求不一致。5)沒(méi)有設(shè)定產(chǎn)品的質(zhì)量目標(biāo)。c)解決方法1)在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)流程中對(duì)各職能部門(mén)的工作活動(dòng)按流程進(jìn)行細(xì)化并明確相關(guān)文件要求。2)成立項(xiàng)目小組(至少包括技術(shù)，生產(chǎn)和質(zhì)量部門(mén))定期對(duì)新產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)進(jìn)行評(píng)審和總結(jié)。3)根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況對(duì)項(xiàng)目小組進(jìn)行考核。4)質(zhì)量體系維護(hù)部門(mén)對(duì)新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)流程定期進(jìn)行檢查并確保不符合項(xiàng)及時(shí)關(guān)閉。

6客戶(hù)要求的實(shí)現(xiàn)

客戶(hù)要求的實(shí)現(xiàn)最終是通過(guò)產(chǎn)品要求的實(shí)現(xiàn)得到體現(xiàn)的。為了確保技術(shù)部門(mén)和質(zhì)量部門(mén)所制定的工藝和質(zhì)量文件得到準(zhǔn)確地實(shí)施，在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)階段，技術(shù)和質(zhì)量人員應(yīng)與現(xiàn)場(chǎng)操作員工一起參與新產(chǎn)品的制造。a)在產(chǎn)品的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，以下活動(dòng)必須進(jìn)行1)新產(chǎn)品的試制過(guò)程應(yīng)予以完整記錄和保留。在試制過(guò)程中所進(jìn)行的修改應(yīng)及時(shí)予以確認(rèn)。2)制定的人員培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)及時(shí)進(jìn)行。測(cè)量系統(tǒng)能力分析應(yīng)在新產(chǎn)品試制階段完成。3)在量產(chǎn)階段，技術(shù)部門(mén)和質(zhì)量部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)工藝文件的實(shí)施情況進(jìn)行抽檢。4)產(chǎn)品的所有要求必須按計(jì)劃進(jìn)行檢查，驗(yàn)證和確認(rèn)。為了保證測(cè)量結(jié)果的準(zhǔn)確性，生產(chǎn)人員和檢驗(yàn)部門(mén)的人員盡量不要使用同一臺(tái)儀器和設(shè)備。5)用于產(chǎn)品檢驗(yàn)的專(zhuān)用檢具在使用前應(yīng)進(jìn)行檢查確保符合設(shè)計(jì)和產(chǎn)品要求。6)產(chǎn)品入庫(kù)前的檢測(cè)推薦使用客戶(hù)提供的圖樣和規(guī)范以避免由于內(nèi)部要求轉(zhuǎn)化錯(cuò)誤而發(fā)生的問(wèn)題。b)本階段常見(jiàn)問(wèn)題1)在新產(chǎn)品制造階段，工藝文件的制訂人員未參與新產(chǎn)品的試制導(dǎo)致時(shí)間的浪費(fèi)。2)新產(chǎn)品的試制過(guò)程未予以記錄和保留。3)在量產(chǎn)階段，操作人員未遵守工藝文件;檢測(cè)人員未經(jīng)許可更改檢測(cè)方法。4)在量產(chǎn)階段，未收集產(chǎn)品的相關(guān)質(zhì)量數(shù)據(jù)(如合格率，首次通過(guò)率，流通合格率質(zhì)量目標(biāo)完成情況等)來(lái)確保后續(xù)的數(shù)據(jù)分析供持續(xù)改進(jìn)。5)試制和量產(chǎn)采用不同的工藝。比如試制時(shí)由于時(shí)間和投資制約采用常規(guī)通用加工方法，批產(chǎn)時(shí)由于規(guī)模經(jīng)濟(jì)性才投入專(zhuān)用設(shè)備、專(zhuān)用夾具、和專(zhuān)用量具。這種轉(zhuǎn)換帶來(lái)質(zhì)量的波動(dòng)。c)解決方法1)在相關(guān)技術(shù)和質(zhì)量人員的崗位描述中明確新產(chǎn)品試制階段的職責(zé)和要求。2)在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)流程中明確相關(guān)的活動(dòng)和記錄要求。3)質(zhì)量體系維護(hù)人員加強(qiáng)工藝文件的執(zhí)行檢查。4)在數(shù)據(jù)分析程序中，明確需要采集的數(shù)據(jù)部門(mén)和分析人員等。5)新的工藝投入(批產(chǎn)時(shí)由于規(guī)模經(jīng)濟(jì)性才投入專(zhuān)用設(shè)備、專(zhuān)用夾具、和專(zhuān)用量具)應(yīng)等同于產(chǎn)品試制，采用產(chǎn)品試制或變更批準(zhǔn)的流程來(lái)管理。

7客戶(hù)要求滿足的記錄和反饋

客戶(hù)要求滿足與否應(yīng)由數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)明。因此在產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，生產(chǎn)和質(zhì)量人員應(yīng)對(duì)制造過(guò)程進(jìn)行記錄并確保其可追溯性。質(zhì)量部門(mén)的人員應(yīng)根據(jù)客戶(hù)要求比對(duì)產(chǎn)品的檢驗(yàn)、測(cè)試記錄確保客戶(hù)要求得到完全的滿足。以機(jī)加工行業(yè)為例，質(zhì)量人員必須根據(jù)客戶(hù)訂單或合同對(duì)以下記錄進(jìn)行核查:1)原材料出廠證明;2)進(jìn)貨檢驗(yàn)和測(cè)試記錄(如果適用);3)產(chǎn)品制造記錄(包括原材料的領(lǐng)用記錄確?？勺匪菪?;4)產(chǎn)品的檢驗(yàn)和測(cè)試記錄;5)特殊過(guò)程的加工和測(cè)試記錄(如果適用);6)檢具的測(cè)試記錄等。在產(chǎn)品制造過(guò)程中發(fā)生的變更批準(zhǔn)等必須由相關(guān)授權(quán)人員批準(zhǔn)。a)本階段常見(jiàn)問(wèn)題1)新產(chǎn)品的制造、檢驗(yàn)和測(cè)試記錄由各部門(mén)分別保管導(dǎo)致檢索困難。2)新產(chǎn)品試制過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和解決方法沒(méi)有及時(shí)反饋并更新在工藝文件中。3)產(chǎn)品制造的質(zhì)量數(shù)據(jù)沒(méi)有被分析并用于后續(xù)的持續(xù)改進(jìn)。b)解決方法1)在新產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)流程中明確新產(chǎn)品制造、檢驗(yàn)和測(cè)試記錄由技術(shù)部門(mén)或質(zhì)量部門(mén)保管。2)在新產(chǎn)品試制過(guò)程中使用措施一覽表進(jìn)行跟蹤。3)在數(shù)據(jù)分析程序中明確對(duì)質(zhì)量數(shù)據(jù)的分析和利用，并建立持續(xù)改進(jìn)的機(jī)制，如開(kāi)展QCC(qualitycontrolcircle)，TQC(totalqualitycontrol)，LSS(leansixsigma)等活動(dòng)。

結(jié)語(yǔ)

企業(yè)受控文件管理范文第5篇

【關(guān)鍵詞】軟件配置管理 基線 軟件配置項(xiàng) 變更控制

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，軟件開(kāi)發(fā)的規(guī)模隨之?dāng)U大，而軟件在開(kāi)發(fā)和使用過(guò)程中其版本也在不斷的發(fā)生著變化。但是在軟件開(kāi)發(fā)和變更的過(guò)程中仍然面臨著一定的問(wèn)題，例如開(kāi)發(fā)軟件的重復(fù)利用幾率較低，可靠性差等。另外在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中缺乏必要的軟件開(kāi)發(fā)跟蹤和記錄備案，這些都給軟件后續(xù)的維護(hù)和升級(jí)帶來(lái)困難，增加軟件項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，由此突出了對(duì)軟件進(jìn)行管理的重要性。軟件管理配置是對(duì)軟件開(kāi)發(fā)進(jìn)行管理的一套辦法和活動(dòng)準(zhǔn)則。它通過(guò)對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行特定的表示來(lái)實(shí)現(xiàn)軟件配置的系統(tǒng)更改，并在軟件的整個(gè)生命過(guò)程中維護(hù)其配置的完整性和跟蹤性。

1 軟件配置管理的概念

1.1 軟件配置管理的內(nèi)涵和其涉及的內(nèi)容

軟件配置管理是用來(lái)標(biāo)識(shí)、組織和控制軟件系統(tǒng)的一種技術(shù)，其主要目的是降低軟件錯(cuò)誤，提高其生產(chǎn)效率。軟件配置管理是一套科學(xué)的管理規(guī)范，是對(duì)軟件進(jìn)行更改的一個(gè)關(guān)鍵支持過(guò)程。它貫穿整個(gè)軟件生命周期，用于控制軟件在其生存周期內(nèi)的改變并減少這種改變對(duì)軟件造成的影響，最終確保軟件產(chǎn)品的質(zhì)量。軟件配置管理所涉及到的內(nèi)容主要由以下幾點(diǎn)：

（1）對(duì)系統(tǒng)中的標(biāo)識(shí)項(xiàng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和定義，同時(shí)制定與其相關(guān)的基線。

（2）控制軟件系統(tǒng)中的配置項(xiàng)，或是對(duì)其配置項(xiàng)進(jìn)行變更。

（3）記錄軟件系統(tǒng)中軟件配置項(xiàng)的運(yùn)行狀態(tài)和修改請(qǐng)求進(jìn)行記錄。

1.2 軟件配置項(xiàng)（SCI）

軟件配置項(xiàng)在軟件配置管理中的主要作用是集合軟件各個(gè)周期內(nèi)個(gè)階段中產(chǎn)生的不同版本的文檔程序、數(shù)據(jù)和環(huán)境。軟件配置項(xiàng)通常作為一個(gè)軟件配置中的一個(gè)元素，并作為一個(gè)單位來(lái)看待軟件成分以達(dá)到配置管理的目的。

1.3 基線

在軟件系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)設(shè)立基線的主要目的是為了軟件的配置管理?；€的設(shè)立標(biāo)志著軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中一個(gè)階段的結(jié)束，在任意軟件配置項(xiàng)中，若是形成文檔并通過(guò)審議時(shí)，便形成了基線?；€是軟件配置的交付，更是軟件配置管理中進(jìn)行軟件測(cè)試過(guò)程的里程碑。和基線同時(shí)建立的有產(chǎn)品庫(kù)和受控庫(kù)。利用統(tǒng)計(jì)配置管理在被管理的軟件中形成各種基線并控制各種基線的進(jìn)入和輸出。通常情況下，在對(duì)軟件進(jìn)行測(cè)試管理時(shí)需要建立以下幾種基線：第一，軟件測(cè)評(píng)功能基線，此基線的建立在寄到委托方的相關(guān)資料后執(zhí)行，建立的基線將作為整個(gè)軟件測(cè)評(píng)的初始基線；第二，需求基線，此基線的建立根據(jù)委托方資料中的要求以及軟件測(cè)試的需求進(jìn)行建立。

1.4 版本

在對(duì)被指定的軟件進(jìn)行測(cè)試的過(guò)程中，軟件測(cè)評(píng)中每個(gè)受控文檔都有其相應(yīng)的版本號(hào)，設(shè)置文件版本號(hào)的主要目的是為了進(jìn)行軟件配置管理時(shí)更加清晰的辨別文檔的修訂情況。在軟件配置管理中，一些配置項(xiàng)文件在變更后被保存并形成新的版本，而此版本與之前的舊版本同時(shí)存在，這樣的保存管理形式便于文檔的查詢(xún)。

2 軟件配置管理的實(shí)施

2.1 軟件配置管理計(jì)劃的制定

管理計(jì)劃是一個(gè)軟件項(xiàng)目進(jìn)行配置管理的前提，管理活動(dòng)正是在此計(jì)劃的引導(dǎo)下開(kāi)展的。否則，軟件配置管理在實(shí)施的工程中將會(huì)出現(xiàn)過(guò)程混亂，進(jìn)而影響到軟件項(xiàng)目的順利開(kāi)展，所以說(shuō)軟件配置管理計(jì)劃不但能夠保證軟件配置管理的順利實(shí)施，同時(shí)它還是軟件配置管理測(cè)試的基礎(chǔ)。

2.2 創(chuàng)設(shè)軟件配置管理環(huán)境

軟件配置管理環(huán)境創(chuàng)設(shè)的兩個(gè)必要條件就是管理工具和管理系統(tǒng)。其中軟件配置管理系統(tǒng)在構(gòu)建時(shí)需要運(yùn)用到與該軟件相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和文件管理技術(shù)，此系統(tǒng)建立時(shí)我們采用C/S結(jié)構(gòu)，并充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)這一管理工具來(lái)實(shí)現(xiàn)。在建立軟件管理系統(tǒng)時(shí)客戶(hù)端的功能設(shè)置中包含開(kāi)發(fā)庫(kù)、受控庫(kù)和產(chǎn)品庫(kù)，通過(guò)這幾個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立來(lái)保證軟件配置項(xiàng)在不同的測(cè)試階段存放于不同的庫(kù)中。

2.3 配置標(biāo)識(shí)

配置標(biāo)識(shí)既是軟件管理中的基礎(chǔ)，又是軟件管理的重要組成部分。在對(duì)軟件項(xiàng)目進(jìn)行配置項(xiàng)管理時(shí)，其操作權(quán)利都會(huì)受到嚴(yán)格的管理，其管理過(guò)程中不同類(lèi)型的基線都設(shè)置有一定的權(quán)限，所以測(cè)試人員要根據(jù)個(gè)人權(quán)限管理相應(yīng)的基線。在軟件管理中配置標(biāo)識(shí)主要用于標(biāo)識(shí)系統(tǒng)中被測(cè)試樣品、工具、文檔以及記錄報(bào)告的類(lèi)型和名稱(chēng)。

2.4 版本控制

軟件配置管理活動(dòng)的核心內(nèi)容便是版本控制。在對(duì)軟件進(jìn)行管理時(shí)，軟件配置管理系統(tǒng)中的管理對(duì)象在測(cè)評(píng)過(guò)程中所產(chǎn)生的內(nèi)容和數(shù)據(jù)都會(huì)以文檔的形式進(jìn)行保存，保存時(shí)系統(tǒng)會(huì)對(duì)其進(jìn)行版本標(biāo)識(shí)。而且在此軟件當(dāng)中新舊兩個(gè)版本同時(shí)存在，這樣便于文檔的查找。而對(duì)于配置管理系統(tǒng)中的基線控制項(xiàng)，需要根據(jù)基線的保密程度以及其存在的位置設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，以保證軟件使用的安全性。

2.5 變更控制

在對(duì)軟件進(jìn)行管理測(cè)評(píng)時(shí)會(huì)發(fā)生變更現(xiàn)象，產(chǎn)生此現(xiàn)象的原因包含兩個(gè)方面：第一是被測(cè)試件出現(xiàn)問(wèn)題，此時(shí)需要對(duì)原有的軟件系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，因此便需要對(duì)其進(jìn)行變更；第二，變更后的軟件系統(tǒng)其形成的文檔也要隨之做出相應(yīng)的變更管理。

2.6 配置狀態(tài)報(bào)告

軟件配置管理中設(shè)置有配置狀態(tài)報(bào)告，此配置狀態(tài)報(bào)告的設(shè)置主要是用用激勵(lì)和報(bào)告軟件配置管理中基線的變化情況，通過(guò)對(duì)此狀態(tài)報(bào)告的觀察為測(cè)試人員提供可靠的參考依據(jù)，并通過(guò)對(duì)此報(bào)告的分析來(lái)加強(qiáng)對(duì)軟件項(xiàng)目的配置管理。

3 結(jié)束語(yǔ)

軟件配置管理的有效實(shí)施保證了軟件的整體質(zhì)量和軟件測(cè)評(píng)工作的順利完成。軟件配置管理作為軟件項(xiàng)目管理中的重要組成部分，因此在實(shí)施工程中對(duì)操作人員和使用工具都具有嚴(yán)格的要求，并且此項(xiàng)工作貫穿軟件管理測(cè)試的整個(gè)周期，所以采取有效、合理的配置管理對(duì)整個(gè)測(cè)試工作都有著重要的作用。自日后的工作當(dāng)中要結(jié)合軟件系統(tǒng)的具體情況逐步完善配置管理工作，提高配置管理工作效率。

參考文獻(xiàn)

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