電子檔案
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電子檔案范文第1篇
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子寫作論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時(shí)，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問題對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項(xiàng)形式上
一、電子檔案管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
2、真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護(hù)技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時(shí)會產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機(jī)械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度?；覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴(kuò)散。由于灰塵同時(shí)還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機(jī)械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行
二、對策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。
2、簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗(yàn)證。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問修改，在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要對用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，身份驗(yàn)證可使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動將這個(gè)通行字與存儲在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時(shí)，最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進(jìn)行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開電動機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時(shí)應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位，先對外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后酫進(jìn)行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時(shí)進(jìn)行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長期兼容在保存電子檔案時(shí)，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。
(五)及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí)，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時(shí)，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個(gè)操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲在一起，恢復(fù)時(shí)，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來的面目進(jìn)行顯示。
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電子檔案范文第2篇
根據(jù)管理層級和權(quán)限，對工作人員進(jìn)入相應(yīng)的計(jì)算機(jī)或者電子檔案文件管理系統(tǒng)時(shí)設(shè)立相關(guān)的口令作為身份驗(yàn)證。需要注意的是，口令在通常情況下應(yīng)該使用數(shù)字、字母或者特殊的數(shù)學(xué)符號的組合，口令確定之后，相應(yīng)的工作人員應(yīng)妥善保管。經(jīng)過一段時(shí)間的使用之后，需要對該口令進(jìn)行修改或者完善，以維護(hù)其保密性能。
設(shè)置防火墻
防火墻是計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語，它是一個(gè)具有比較良好的保護(hù)作用的程序，如果入侵者想進(jìn)行入侵工作，就需要穿過防火墻的安全防線程序，只有順利穿越之后才可能接觸到相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)置。防火墻能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的電子檔案的相關(guān)信息資料結(jié)構(gòu)的完整性以及安全性起到一定的保護(hù)作用。
安裝反病毒軟件
侵入計(jì)算機(jī)內(nèi)部的病毒對電子檔案是一個(gè)非常重要的威脅，它會在很大程度上破壞電子數(shù)據(jù)或者導(dǎo)致部分電子數(shù)據(jù)的丟失。而防火墻不能夠防止不經(jīng)過該程序的攻擊，所以，工作人員還應(yīng)該安裝相應(yīng)的反病毒軟件。同時(shí)，工作人員應(yīng)該盡量做到預(yù)防與查殺工作并重。預(yù)防是指要對反病毒軟件或相應(yīng)的病毒庫進(jìn)行定期的升級，定期對相應(yīng)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行全盤掃描，不使用非法的軟件或者程序，不任意下載各種軟件。查殺病毒是指經(jīng)過相關(guān)的專業(yè)人員確定存有電子檔案的計(jì)算機(jī)確實(shí)中毒之后，對其進(jìn)行全盤殺毒工作，從而徹底清理病毒。
定期備份或者轉(zhuǎn)移
電子檔案范文第3篇
計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)包括檔案管理員、計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)、系統(tǒng)的開發(fā)者、系統(tǒng)的使用者的管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)安全問題有可能發(fā)生在這個(gè)系統(tǒng)的任何環(huán)節(jié)。所以為了避免檔案管理出現(xiàn)安全性問題，首先要對計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了解，這樣才會從實(shí)質(zhì)上消除計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的安全性問題。
2. 計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性
2.1入網(wǎng)訪問控制
系統(tǒng)訪問者進(jìn)入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的第一層安全控制環(huán)節(jié)就是入網(wǎng)訪問的控制，這層網(wǎng)絡(luò)控制的主要作用就是要核查系統(tǒng)訪問者身份，并對身份進(jìn)行驗(yàn)證，如果系統(tǒng)訪問者已經(jīng)注冊，那么就允許其進(jìn)入系統(tǒng)，查找他們所需要的資料。入網(wǎng)訪問控制環(huán)節(jié)可以分為三個(gè)步驟，包括登陸用戶名、用戶密碼以及用戶賬號限制的識別驗(yàn)證。當(dāng)系統(tǒng)訪問者要進(jìn)入計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)進(jìn)行入網(wǎng)訪問控制時(shí)，以上三個(gè)步驟中有一個(gè)步驟驗(yàn)證不正確，則該訪問者就不能進(jìn)入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。
2.2網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制
因?yàn)樵诰W(wǎng)絡(luò)中經(jīng)常會有訪問者進(jìn)行非法操作，所以我們引入了一種計(jì)算機(jī)檔案管理安全保護(hù)措施即網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制。有了這個(gè)安全控制措施，我們可給對用戶的計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)操作權(quán)限進(jìn)行限制。這個(gè)權(quán)限主要是指訪問者可以訪問計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)的資源種類，包含目錄、子目錄以及文件等資源，也能向用戶賦予操作權(quán)限，讓訪問者可以對一些目錄或子目錄進(jìn)行增加、刪除、查找等操作。由此可見，根據(jù)訪問者訪問權(quán)限的不同，我們將其分為不同的級別，主要包含系統(tǒng)管理員、審計(jì)用戶以及一般用戶等。
2.3目錄級安全控制
計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)可以對訪問用戶賦予一定的操作權(quán)限，使用戶可以使用檔案管理系統(tǒng)中的目錄和文件。決定用戶對檔案系統(tǒng)中的文件和目錄進(jìn)行操作的權(quán)限主要是以下三種因素：即受托者指派的用戶、所在組中受托者所指派的用戶以及繼承權(quán)限屏蔽取消后的用戶權(quán)限。每個(gè)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)會有系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員要為每個(gè)用戶賦予一定的訪問權(quán)限，用戶通過自己的訪問權(quán)限可以在系統(tǒng)服務(wù)器上進(jìn)行相應(yīng)的操作。各個(gè)的用戶訪問的權(quán)限會組成一個(gè)用戶訪問權(quán)限集合，其不僅可以使用戶輕松地對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行訪問和操作，而且還可以控制用戶訪問的資源，從而也能確保計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的安全性。
2.4防火墻控制
這幾年來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)發(fā)展迅速，這也確保了計(jì)算機(jī)檔案管理的安全性。防火墻控制的主要作用是為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)置一道屏障，防止網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵，另外也可以對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)出通信的門檻進(jìn)行控制和阻擋。防火墻控制主要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)邊界建立對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，隔斷網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部和網(wǎng)絡(luò)外部進(jìn)行通訊，這樣就可以避免網(wǎng)絡(luò)黑客入侵系統(tǒng)。
2.5屬性安全控制
文件、目錄和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備在使用的過程中，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理員需要對這些文件、目錄和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備指定訪問屬性。屬性安全控制可以將其屬性與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的文件、目錄和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行連接，對這些目錄和文件進(jìn)行保護(hù)，這樣可以避免訪問者對目錄和文件進(jìn)行錯誤的刪除、修改、顯示等。屬性安全控制在用戶權(quán)限安全的基礎(chǔ)上保證其安全性。
3. 計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)防泄密設(shè)計(jì)措施
3.1數(shù)據(jù)拷貝
計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)拷貝方式包括硬磁盤、磁帶和光盤保存法。其實(shí)現(xiàn)方式就是將計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)文件部分或是全部的拷貝到其他硬盤、磁盤或是光盤等外部存儲設(shè)備中，將拷貝的數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所處的環(huán)境隔離開。這種安全保護(hù)方法具有簡單易行和技術(shù)方面等優(yōu)點(diǎn)，是中小型檔案管理部門優(yōu)先選擇的方法。但是這種方法對于那些大中型的檔案管理部門不太適用，因?yàn)檫@種安全保護(hù)方法有很明顯的漏洞。這些外部存儲設(shè)備所能容納的信息量很小，無法滿足大中型檔案部門對檔案信息保存容量的要求。因此很多大中型檔案管理部門都采用雙機(jī)異地?zé)醾浞莸姆绞綄τ?jì)算機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝和備份。此種方式利用網(wǎng)絡(luò)對不同的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝和備份，這樣就突破了傳統(tǒng)備份的局限性。因此這種方式可以充分發(fā)揮了對計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)的投資效益。
3.2重視系統(tǒng)內(nèi)部的泄密問題，加強(qiáng)內(nèi)部管制的建設(shè)
檔案信息和互聯(lián)網(wǎng)相互連接以后，迅速的被其他的電子類產(chǎn)品進(jìn)行攻擊，處于這種攻擊和人為的影響中，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊漸漸的無孔不久。安全專家對以前發(fā)生的電子入侵案例進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)黑客的入侵手段非常的一般，而且驚人的相似，他們能成功的主要因素歸于內(nèi)部管理的松懈。不管網(wǎng)絡(luò)黑客多么的厲害，要想實(shí)施攻擊，必須對現(xiàn)有的信息系統(tǒng)找到突破口。而實(shí)際的突破口往往來自內(nèi)部人員的失誤以及管理上的疏忽所致。例如，系統(tǒng)管理員疏忽一些系統(tǒng)漏洞，忘記—些很重要的帳號密碼，任意的丟棄記載系統(tǒng)信息的重要文檔和主要的介質(zhì)，還經(jīng)常不及時(shí)清除過期的帳號，對計(jì)算機(jī)病毒的擴(kuò)散不采取一定的控制措施等等。對于很多一般水平的電腦黑客來說，如果他們沒有一定的落腳點(diǎn)，是不可能對一個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行入侵的。很多檔案管理部門已提到上網(wǎng)就只想購買相應(yīng)的系統(tǒng)安全產(chǎn)品，例如防火墻，安全等等，但是本來的管理體系總是很不完善的話，再先進(jìn)的安全設(shè)備也是形同虛設(shè)的。
3.3關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化
由于互相網(wǎng)的信息共享性使得當(dāng)檔案信息擴(kuò)展到互聯(lián)網(wǎng)后就出現(xiàn)了中毒情況，計(jì)算機(jī)的中毒成為一個(gè)最大的危害，而且很多新型病毒帶著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代特有的特征。例如，通過網(wǎng)絡(luò)途徑對病毒進(jìn)行傳播，病毒入侵開始與計(jì)算機(jī)有密切關(guān)系，當(dāng)下的windows操作系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)功能是最為常見的攻擊點(diǎn)。因此檔案工作應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的變化，對管理制度進(jìn)行完善，技術(shù)上進(jìn)行監(jiān)督，開啟保護(hù)系統(tǒng)，應(yīng)急措施等等綜合的防范措施。
3.4加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)訪問的權(quán)限管理，完善服務(wù)器審計(jì)制度
信息系統(tǒng)在不但為用戶提供信息服務(wù)，而且重視各種應(yīng)用的時(shí)間，內(nèi)容，使用者等相應(yīng)的摘要記錄，也就是我們所謂的日志。日志能夠最為直接的反應(yīng)檔案信息系統(tǒng)的管理服務(wù)所做出的相應(yīng)操作，各種越權(quán)行為以及黑客行為等都會在將全部的記錄留在日記中。為了刪去日記中的記錄有些高明的黑客一般會在攻擊成功后擅自刪掉系統(tǒng)日志，銷毀罪惡證據(jù)。因此要想加強(qiáng)安全管理，檔案管理人員本身即使不一定是計(jì)算機(jī)安全方面的專家，但他在權(quán)限管理上必須是—個(gè)合格的系統(tǒng)，而且要特別要重視對應(yīng)用服務(wù)器的日志審計(jì)。眾多事實(shí)證明，在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)條件下，要想完全的避免越權(quán)行為是一件很困難的事情，但如果能夠做好審計(jì)工作，將會很容易的發(fā)現(xiàn)錯誤并做出相應(yīng)的補(bǔ)救措施。
電子檔案范文第4篇
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時(shí)間、人力和物力。此外，經(jīng)過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環(huán)保
利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點(diǎn)
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)
紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。
（二）紙式檔案的缺點(diǎn)
隨著紙式檔案保存時(shí)間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷?、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時(shí)也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：
（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應(yīng)對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護(hù)人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)是提高檔案管理水平的有效途徑。
電子檔案范文第5篇
一、會計(jì)電子檔案的原始性
檔案是清晰、確定的原始記錄性信息，因其原始記錄性而具有客觀性和真實(shí)性。檔案的基本性質(zhì)首先是其原始性而再是其記錄性，檔案同時(shí)具備原始性和記錄性，成為歷史活動過程中的原始記錄。這種原始記錄性也是檔案歷史價(jià)值的基本性質(zhì)。但計(jì)算機(jī)硬件遵循著摩爾定律，以極快的速度發(fā)展，同時(shí)伴隨著計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的發(fā)展，會計(jì)信息系統(tǒng)日新月異，會計(jì)信息化理念推陳出新。而會計(jì)信息系統(tǒng)升級換代，都會采取一定措施來兼容上一版本的會計(jì)電子數(shù)據(jù)，但這個(gè)兼容的過程一般是對以前的會計(jì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充、升級改造，以適應(yīng)新版本的信息系統(tǒng)，方便會計(jì)人員使用歷年會計(jì)信息，從而為了會計(jì)電子檔案的記錄性而破壞了其原始性。并且每一次會計(jì)信息系統(tǒng)的版本更新，都會對以前的會計(jì)電子檔案進(jìn)行升級處理，從而形成某一年會計(jì)電子檔案的多個(gè)版本，破壞了檔案的唯一性。例如全國通用的久其決算軟件，每年都是新的版本，人們將歷年的決算電子數(shù)據(jù)及參數(shù)導(dǎo)出，就可以使用當(dāng)年的決算系統(tǒng)讀取使用，但這時(shí)人們看到的決算報(bào)表和歷年當(dāng)時(shí)的報(bào)表有著很大差別。
為了保證會計(jì)電子檔案的原始性，需要對使用的會計(jì)電子數(shù)據(jù)及形成檔案的會計(jì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行區(qū)分，分別保管。不能將升級補(bǔ)充了的會計(jì)電子數(shù)據(jù)作為原始電子檔案進(jìn)行保存，但可以將其做為中間檔案進(jìn)行保管。同樣每一版本的會計(jì)信息系統(tǒng)軟件也要作為原始電子檔案進(jìn)行保管，以再現(xiàn)會計(jì)電子數(shù)據(jù)的的原始狀態(tài)。保持會計(jì)電子檔案的原始性，是重現(xiàn)會計(jì)電子數(shù)據(jù)的必要條件，應(yīng)作為會計(jì)電子檔案工作的基本理念。
二、會計(jì)電子檔案的完整性
真實(shí)性和完整性是對會計(jì)資料最基本的質(zhì)量要求，是會計(jì)工作的生命。因此會計(jì)電子檔案的完整性是會計(jì)電子檔案最基本的質(zhì)量要求，但相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案，電子檔案有更多的不穩(wěn)定性，容易更改、丟失或遺漏。隨著計(jì)算機(jī)的普及，會計(jì)電子數(shù)據(jù)形成過程日益普遍化，每一位會計(jì)人員都會成為最終會計(jì)電子數(shù)據(jù)的生產(chǎn)者，這為會計(jì)電子數(shù)據(jù)的完整歸檔帶來困難。電子數(shù)據(jù)的歸檔一般是通過數(shù)據(jù)的復(fù)制完成，而計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)復(fù)制的不穩(wěn)定性會造成會計(jì)數(shù)據(jù)的丟失，影響到會計(jì)電子檔案的完整性。由于電子數(shù)據(jù)儲存的不穩(wěn)定性，硬件、軟件故障及人為因素，都會造成會計(jì)電子數(shù)據(jù)的更改，從而損壞其完整性。
會計(jì)電子檔案的完整性同時(shí)具有個(gè)體和整體兩層涵義。整體的完整是指圍繞某一項(xiàng)會計(jì)活動所形成的所有電子文件的數(shù)量齊全，著眼于子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，要求將同一活動中形成的具有有機(jī)聯(lián)系的所有電子文件進(jìn)行有序集合，完整客觀地再現(xiàn)該項(xiàng)會計(jì)活動的總體面貌和全部過程。完善的電子數(shù)據(jù)收集、歸檔制度是會計(jì)電子檔案整體完整性的保證，以紙質(zhì)方式對歸檔電子數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、統(tǒng)計(jì)，是其整體完整性的保障。個(gè)體的完整是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損，對歸檔會計(jì)電子數(shù)據(jù)的檢測是保證其個(gè)體完整的措施。將歸檔的會計(jì)電子數(shù)據(jù)復(fù)制到檢測計(jì)算機(jī)上，使用會計(jì)信息系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總、排序，甚至進(jìn)行記賬、結(jié)賬等程序，并把結(jié)果與紙質(zhì)賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行比對，以驗(yàn)證其完整性。
三、會計(jì)電子檔案的安全性
會計(jì)電子檔案的安全性是其長期有效性的保證，需要在制度、技術(shù)及日常維護(hù)等方面采取措施。保障會計(jì)電子檔案安全性，必須明確其責(zé)任者、文號、每份文件機(jī)讀時(shí)間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等內(nèi)容，此外在會計(jì)電子檔案的移交、保管及作用上進(jìn)行嚴(yán)格管理。
在會計(jì)電子檔案的移交時(shí)要做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、編目規(guī)范、賬目一致。檔案管理者接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用，做到記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。入庫的會計(jì)電子檔案，需要定期進(jìn)行機(jī)讀抽查，檢測數(shù)據(jù)是否損壞，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補(bǔ)救新版本，維護(hù)其可使用性。封存的會計(jì)電子檔案不能外借，利用時(shí)使用復(fù)制件，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。
會計(jì)電子檔案收集、整理、歸檔、保管等大量的后續(xù)工作，對會計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，不僅僅要具備傳統(tǒng)會計(jì)的職能，更要具備利用計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)進(jìn)行計(jì)算、分析的能力，應(yīng)是集多種技能于一身的復(fù)合性人才。會計(jì)電算化軟件系統(tǒng)維護(hù)及升級的要求較高，因此增加相應(yīng)的專業(yè)人才選撥和培訓(xùn)，為提供更有效的會計(jì)信息打好基礎(chǔ)應(yīng)是電子檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。
會計(jì)電子檔案是伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用而產(chǎn)生的，隨著信息技術(shù)的日益發(fā)展，采用程序化控制技術(shù)方面的要求也越來越高，電子文件歸檔與管理中新的問題將不斷出現(xiàn)，必須認(rèn)真研究新情況，不斷學(xué)習(xí)接受新事物，采用先進(jìn)的會計(jì)檔案管理方法和技術(shù)成果，解決電子檔案保真、保密、保存等問題。只有在實(shí)踐中摸索逐漸積累經(jīng)驗(yàn)，才能使會計(jì)電子檔案得到科學(xué)保管和有效利用。
