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采購檔案管理辦法范文第1篇

Abstract： The archives are one of the assessment indicators for the final acceptance， goal realization and power generation and good quality of the power grid construction project. Faced with the new situation that power grid construction accelerating during the "Twelve-Five" period， we should further raise awareness of the project documentation management， incorporated it into the project management process， strengthen the whole process supervision to achieve standardization， standardization of file management.

關(guān)鍵詞： 電網(wǎng)建設(shè)；項目檔案；檔案管理

Key words： power grid construction；project files；archives management

中圖分類號：TM7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）34-0084-02

1 新形勢下國家電網(wǎng)建設(shè)現(xiàn)狀

“十二五”是國家電網(wǎng)公司發(fā)展的重要戰(zhàn)略機遇期，也是加快公司發(fā)展方式和電網(wǎng)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵階段?！笆濉逼陂g黑龍江省電網(wǎng)將建成以500千伏電網(wǎng)為骨干網(wǎng)架、各地區(qū)電網(wǎng)聯(lián)系緊密、各級電網(wǎng)協(xié)調(diào)發(fā)展的堅強智能電網(wǎng)。其中，一是要加快推進(jìn)特高壓直流輸變電工程建設(shè)，實現(xiàn)省內(nèi)東部大型煤電化基地及風(fēng)電基地的集約化開發(fā)和合理消納；二是要加強500千伏電網(wǎng)與特高壓工程的協(xié)調(diào)對接，完善東部500千伏送端網(wǎng)架結(jié)構(gòu)，保證東部煤電化基地電力可靠外送，完善西部500千伏電網(wǎng)結(jié)構(gòu)，建設(shè)西部第二個500千伏輸電通道，加速推進(jìn)500千伏電網(wǎng)向建三江等地區(qū)延伸；三是不斷優(yōu)化220千伏電網(wǎng)分層、分區(qū)結(jié)構(gòu)；四是加大城鄉(xiāng)配電網(wǎng)改造升級力度；五是加快電力生產(chǎn)運行各環(huán)節(jié)的智能化建設(shè)和改造；六是加快建設(shè)荒溝抽水蓄能電站，支持風(fēng)電等可再生能源發(fā)展。“十二五”期間，電網(wǎng)建設(shè)總投資高達(dá)300多億元。

2 新形勢下電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理的必要性

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案是電網(wǎng)建設(shè)項目的重要組成部分，是項目建設(shè)管理過程的真實記錄，也是公司重要的國有資產(chǎn)。電網(wǎng)建設(shè)項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目竣工驗收，而且對于輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程評優(yōu)，檔案都考核、評選的指標(biāo)之一。面對著電網(wǎng)大建設(shè)、大發(fā)展的新形勢，為了確保電網(wǎng)建設(shè)項目從立項開始直至竣工驗收及試運行全過程的順利進(jìn)行，必須切實加強項目檔案管理工作。在新的形勢下，為了確保電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作能夠適應(yīng)項目建設(shè)發(fā)展的新，更好服務(wù)于公司的“兩個轉(zhuǎn)變”、服務(wù)于堅強智能電網(wǎng)的建設(shè)，必須在進(jìn)一步提高對電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理意義認(rèn)識的基礎(chǔ)上，采取更為有效的措施，實現(xiàn)項目檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求。

3 新形勢下電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理的思考

3.1 應(yīng)進(jìn)一步提高對電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理的認(rèn)識

3.1.1 電網(wǎng)建設(shè)項目檔案是指電網(wǎng)建設(shè)項目在立項、審批、采購（含招投標(biāo)）、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理、竣工驗收及試運行全過程中的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質(zhì)、光盤等不同載體的全部文件，也就是說，電網(wǎng)建設(shè)項目檔案的形成牽涉到上述的各個單位或部門，確保這些文件材料全部歸檔，不僅僅是檔案管理人員的責(zé)任，而且與這些文件材料形成的單位、部門和人員密切相關(guān)，最為關(guān)鍵的應(yīng)是提高相關(guān)人員對檔案管理的認(rèn)識，將其納入項目管理程序，納入“項目法人制、招投標(biāo)制、合同管理制、工程監(jiān)理制”管理[2]。

3.1.2 為了提高相關(guān)人員對檔案管理工作的認(rèn)識，各級檔案管理部門以及項目檔案管理部門有責(zé)任進(jìn)行檔案管理意義的宣傳和進(jìn)行電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)。這種宣傳與培訓(xùn)的對象不應(yīng)只限于檔案管理人員，應(yīng)擴(kuò)展到相關(guān)單位或部門的主管人員以及相關(guān)的工作者，使檔案意識深入到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，貫穿檔案管理的全過程，讓大家意識到檔案管理是全員參與，人人有責(zé)；每個部門、每個工作環(huán)節(jié)都在檔案管理過程中發(fā)揮不可替代的作用，都在影響著檔案管理的質(zhì)量，以更好地實現(xiàn)檔案管理的全過程控制和全員參與意識。

3.1.3 為了確保依法加強電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作，宣傳與培訓(xùn)的重點內(nèi)容應(yīng)包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、DA/T28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、GB/T11822-2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、檔發(fā)[2006]2號文《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，以及國家電網(wǎng)辦[2010]250號文《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法（試行）》和國家電網(wǎng)基建[2011]146號文《國家電網(wǎng)公司輸變工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》及《國家電網(wǎng)公司輸為優(yōu)質(zhì)評選辦法》（2008版）的相關(guān)條款。

3.2 必須明確項目檔案歸檔時間 國家電網(wǎng)公司及下屬單位的項目建設(shè)職能部門，在完成各自職責(zé)范圍內(nèi)工作后1個月內(nèi)，向項目法人和建設(shè)管理單位移交項目歸檔文件。①參加項目建設(shè)的各施工、監(jiān)理、調(diào)度等單位需將施工過程中形成的文件材料，按規(guī)范整理，項目檔案在竣工投產(chǎn)后1個月內(nèi)移交到建設(shè)管理單位。②設(shè)計單位必須按項目檔案的管理和工程進(jìn)度同步的要求，將通過審查、審批后的可研、初設(shè)、施工圖設(shè)計的文件材料整理組卷，1個月后向建設(shè)管理單位移交。在項目竣工投產(chǎn)后，設(shè)計單位根據(jù)竣工圖的編制要求進(jìn)行項目的施工圖編制，并在兩個月內(nèi)將竣工圖提交施工、監(jiān)理單位審核簽章。③采購機構(gòu)（招標(biāo)機構(gòu)）、物資采購供應(yīng)單位在完成環(huán)評、水保、設(shè)計、監(jiān)理、施工、設(shè)備（材料）等招投標(biāo)及簽訂合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備監(jiān)造等工作后1個月內(nèi)，將形成的文件材料移交到物資管理部門（招投標(biāo)管理中心），由物資管理部門（招投標(biāo)管理中心）按要求，組織有關(guān)單位整理、組卷并向項目法人移交或向項目法人委托的建設(shè)管理單位移交。

3.3 必須以合同保證檔案的移交

3.3.1 《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法（試行）》（以下簡稱《管理辦法》）規(guī)定：“電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計劃及合同管理。在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同，協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款明確有關(guān)提交項目檔案的責(zé)任[2]。”，即要求在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理等合同時，應(yīng)明確各方提交項目檔案的套數(shù)、整編、移交范圍、移交時間及電子文件等具體的責(zé)任。合同對于雙方或多方是一種具有法律約束力的文件，是市場經(jīng)濟(jì)的主要協(xié)調(diào)手段，將檔案移交納入到合同管理中，進(jìn)一步地使檔案管理走向了法制化軌道，必然對電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理發(fā)揮良好的保證作用，從另一方面來講，這也是“依法治企”的一項重要內(nèi)容。

3.3.2 為了充分發(fā)揮合同的作用，除了各參與合同起草、簽訂單位應(yīng)注意到對項目檔案管理、移交的責(zé)任外，應(yīng)主動邀請檔案管理人員參與招投標(biāo)文件、合同等關(guān)于檔案管理、移交條款的制定、審核以及合同談判，切實保證能明確規(guī)定對檔案的要求、相關(guān)條款的詳盡，同時應(yīng)在罰則中明確占質(zhì)量保證的比例，保證檔案管理部門參與合同支付控制。通過合同管理，制約檔案形成的主體，進(jìn)而確保檔案標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一和檔案管理的提高。

3.4 明確責(zé)任，各負(fù)其責(zé) 電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理涉及項目建設(shè)的全過程，貫穿項目建設(shè)的始終，也就是說項目建設(shè)的全過程也是檔案管理的全過程?！豆芾磙k法》按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、層層負(fù)責(zé)”的原則，明確地規(guī)定了項目法人、建設(shè)管理單位以及包括設(shè)計、監(jiān)理、施工、調(diào)試、采購（含招標(biāo)）、物資供應(yīng)及運行等各參建單位的檔案管理職責(zé)，要求各單位建立項目檔案管理機構(gòu)，明確管理職責(zé)，將項目檔案工作納有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門及工作人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制中[3]。

項目法人負(fù)責(zé)建設(shè)全過程的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和服務(wù)性工作，管理或全權(quán)委托建設(shè)管理單位負(fù)責(zé)項目檔案管理工作。當(dāng)項目范圍涉及兩個或兩個以上建設(shè)管理單位時，項目法人應(yīng)明確一個建設(shè)管理單位，其他建設(shè)管理單位為配合協(xié)調(diào)方，負(fù)責(zé)其管轄范圍內(nèi)的檔案工作。電網(wǎng)建設(shè)項目法人負(fù)責(zé)建設(shè)項目檔案全過程的組織管理，并按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、層層負(fù)責(zé)的原則，建立自上而下的分級管理體系。建設(shè)管理單位、各參建單位及物資采購、供應(yīng)部門應(yīng)遵循“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的原則，完成各自職責(zé)范圍和合同規(guī)定的整理、歸檔及項目檔案的編制、移交工作，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

落實責(zé)任，首先要明確責(zé)任，必須使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門及工作人員明確自己在檔案的形成、積累、整理和歸檔工作中的責(zé)任。一提到檔案工作，人們往往單純認(rèn)為這只是檔案部門或檔案管理人員份內(nèi)的事，卻忽略了自身的責(zé)任。為了治療這種通病，正如前面所提到的，必須加強對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)及工作人員的宣傳和檔案管理知識的培訓(xùn)，不斷提高其對檔案管理工作的認(rèn)識，只有涉及檔案管理的所有部門、所有人員明確了責(zé)任、負(fù)起了責(zé)任，才能保證順利地完成檔案的形成、收集、整理和歸檔等各項工作，才能確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效保管、利用。

3.5 應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督機制 為了確保電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行，各參建單位能認(rèn)真地履行自己在檔案管理方面的職責(zé)，必須建立相應(yīng)的電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作監(jiān)督機制。一方面，監(jiān)理單位應(yīng)切實把檔案管理工作納入到監(jiān)理范疇中，承擔(dān)起對設(shè)計、施工單位的檔案管理日常監(jiān)督工作；另一方面，按照《管理辦法》的規(guī)定，項目法人負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位的檔案管理工作，或委托建設(shè)管理單位債權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作，項目法人或建設(shè)管理單位應(yīng)對各參建單位的項目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；同時檔案管理部門應(yīng)對項目法人或建設(shè)管理的項目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

3.6 應(yīng)做好項目檔案驗收工作 項目檔案驗收時項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行項目竣工驗收。①國家發(fā)展改革委組織驗收的項目，由國家發(fā)展改革委向國家檔案局提出驗收申請，并由國家檔案局組織檔案的驗收。②各區(qū)域電網(wǎng)公司、省電力公司組織驗收的項目，由各區(qū)域電網(wǎng)公司、省電力公司的檔案管理部門提出驗收申請，由省檔案局負(fù)責(zé)組織項目檔案的驗收，驗收結(jié)果報國家電網(wǎng)公司備案[4]。項目檔案專項驗收由建設(shè)管理單位提出申請，申請報告的主要內(nèi)容應(yīng)包括：①項目建設(shè)及項目檔案管理概況；②保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施；③項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況；④竣工圖的編制情況及質(zhì)量情況；⑤檔案在項目建設(shè)、管理、試運行中所起的作用；⑥存在的問題及解決措施。

項目檔案專項驗收前，項目法人或建設(shè)管理單位應(yīng)組織設(shè)計、施工、監(jiān)理、運行等單位的負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員，根據(jù)國家有關(guān)項目檔案驗收的要求進(jìn)行自檢，并在項目投產(chǎn)后3個月內(nèi)向項目檔案專項驗收組織單位報送項目檔案驗收申請表。凡檔案驗收不合格的建設(shè)項目，驗收組應(yīng)提請項目法人或建設(shè)管理單位于項目竣工驗收前，限期對存在問題進(jìn)行整改，并安排項目檔案的復(fù)查工作。整改后復(fù)查仍不合格的，項目檔案驗收不予通過。

參考文獻(xiàn)：

[1]DA/T28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》.

[2]國家電網(wǎng)辦[2010]250號文《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法（試行）》.

采購檔案管理辦法范文第2篇

二、工作機制建立情況

（一）建立、完善各項規(guī)章制度及流程

依據(jù)政府采購管理辦法，結(jié)合醫(yī)院采購管理規(guī)定，相關(guān)科室進(jìn)行政府采購時要求先申請計劃報請各主管院長批準(zhǔn)，經(jīng)采購委員會、財務(wù)部門審批，請示院長、書記同意后根據(jù)年采購計劃分期分批報省政府采購辦批準(zhǔn)后，按省財政廳的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行政府采購。

（二）大力抓好規(guī)范化建設(shè)

相關(guān)科室都有較為完善的管理制度和運行機制，能夠建立積極有效的預(yù)防商業(yè)賄賂機制。樹立防范自律意識，建立健全自律機制，嚴(yán)格執(zhí)行集中采購制度，“廉潔、陽光、綠色”采購。增強廉潔自律是對工作人員的基本要求，將廉潔自律與采購工作有機結(jié)合。

（三）專人管理采購項目檔案資料

在采購項目合同檔案管理上，相關(guān)科室設(shè)立專人管理。保證項目各項文檔清晰、規(guī)范、完整保存。

（四）建立內(nèi)部監(jiān)督制約機制

嚴(yán)格按照政府采購制度執(zhí)行采購行為，由醫(yī)院采購委員會、審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門的共同監(jiān)督。

三、資金和財務(wù)管理情況

采購檔案管理辦法范文第3篇

一、交易業(yè)績不斷增長

**年1-12月共完成交易1088項，成交金額445330.89萬元，比去年同期增幅61.25%；增加收入106031.46萬元，比去年同期增幅465.53%；節(jié)約支出31896.27萬元，比去年同期增幅102.52%。

其中：

（1）建設(shè)工程項目141項，交易金額193501.32萬元，節(jié)約支出30363.37萬元，節(jié)約率13.56%。

（2）政府采購項目845宗，交易金額9354.87萬元，節(jié)約支出1532.9萬元，節(jié)約率14.08%。

（3）土地出讓92宗，成交金額240321萬元，增加收入105413萬元，增值率78.14%。

（4）礦產(chǎn)出讓7宗，成交金額856萬元，增加收入106萬元，增值率14.13%。

（5）產(chǎn)權(quán)交易3宗，成交金額1297.7萬元，增加收入512.46萬元，增值率65.26%。

二、招投標(biāo)制度不斷完善

為保證招投標(biāo)交易活動有章可循、有序運作，從而用制度來實現(xiàn)管人管事管平臺，根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定和樂清實際，草擬和出臺了各項招投標(biāo)規(guī)章制度。我辦在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上草擬了《樂清市評標(biāo)專家和綜合評標(biāo)專家?guī)旃芾磙k法》（征求意見稿），并聯(lián)合紀(jì)委監(jiān)察局、財政、規(guī)劃、交通、水利、市政園林等部門下發(fā)了《關(guān)于公開聘任樂清市綜合評標(biāo)專家?guī)鞂＜业耐ㄖ罚M(jìn)一步充實了本地專家?guī)?；加強了與周邊縣市專家?guī)斓倪B接，出臺了《樂清市招投標(biāo)項目異地評標(biāo)專家組合使用暫行規(guī)定》，并設(shè)計了專門的評標(biāo)專家抽取申請表和異地使用專家?guī)炻?lián)系表，進(jìn)一步避免評標(biāo)專家的傾向性意見，影響評標(biāo)結(jié)果的公正性。起草了樂清市國有土地使用權(quán)招拍掛操作流程和申請人參加土地招拍掛流程；草擬了《樂清市招投標(biāo)業(yè)務(wù)統(tǒng)計工作管理辦法》，并針對建設(shè)工程、土地（產(chǎn)權(quán)）交易、政府采購等項目各自的交易特點結(jié)合科室的要求設(shè)計了統(tǒng)一的交易情況統(tǒng)計表式。為了規(guī)范本市機構(gòu)的行為，了解機構(gòu)的基本情況，制作了《樂清市機構(gòu)登記表》，以便全面掌握我市招標(biāo)機構(gòu)的情況。另外，我們還推出了招標(biāo)員制度，分兩期對各個單位的招標(biāo)員近兩百人進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

三、招投標(biāo)工作方法不斷創(chuàng)新

1、綜合管理方面：規(guī)范了保證金管理。為使保證金收、退、存工作科學(xué)、有序，帳務(wù)票據(jù)齊全、日結(jié)月清，制定和出臺了《投標(biāo)保證金管理辦法》，并采取向投標(biāo)人發(fā)出《投標(biāo)保證金辦理須知》、設(shè)計《投標(biāo)保證金交、退款通知書》和《投標(biāo)保證金收、退臺帳》、購置財務(wù)軟件等具體措施落實了《投標(biāo)保證金日結(jié)月清管理辦法》，現(xiàn)在該項工作運作有序，解決了長久以來保證金工作沒有日結(jié)月清帶來的隱患。

2、建設(shè)工程方面：在監(jiān)管過程中，我們發(fā)現(xiàn)原來實行的建設(shè)工程項目資格預(yù)審制已不適應(yīng)形勢的發(fā)展，在投標(biāo)過程中很容易產(chǎn)生串標(biāo)、圍標(biāo)行為，在進(jìn)行了大量的考察研究后，我們會同市監(jiān)察局向市政府提議實行資格后審制，除技術(shù)特別復(fù)雜或者具有特殊專業(yè)技術(shù)要求的招標(biāo)項目外，一律實行網(wǎng)上下載招標(biāo)文件，取消報名環(huán)節(jié)，不再限制潛在投標(biāo)人的數(shù)量，為此市政府已于**年6月4日發(fā)文。（《關(guān)于進(jìn)一步加強建設(shè)工程項目招投標(biāo)工作的實施意見》樂政發(fā)[**]43號）。8月份，我們又聯(lián)合市監(jiān)察局下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步明確建設(shè)工程項目招標(biāo)投標(biāo)管理有關(guān)問題的通知》（樂監(jiān)[**]1號），現(xiàn)在，建設(shè)工程項目資格后審制已全面啟動，從初步運行來看效果較好，進(jìn)一步打擊和防范了建設(shè)工程中掛靠、買標(biāo)、賣標(biāo)、圍標(biāo)、串標(biāo)等行為。

3、土地交易方面：結(jié)合各市縣的做法和我市的實際，對進(jìn)入中心從事國有土地使用權(quán)、產(chǎn)權(quán)拍賣活動的拍賣機構(gòu)引入競爭機制并實行會員制管理，建立了拍賣行會員庫，制定了《樂清市招管辦拍賣行會員制管理規(guī)定（試行）》、《樂清市拍賣機構(gòu)評比標(biāo)準(zhǔn)》、《樂清市拍賣機構(gòu)年度考核標(biāo)準(zhǔn)》等各種規(guī)定。其中對于會員準(zhǔn)入的條件、會員制的管理辦法、會員獲得拍賣權(quán)的競爭辦法、傭金費率的確定辦法以及會員的考核辦法均做了詳細(xì)的規(guī)定；

做好市政府土地項目是我們義不容辭的責(zé)任，尤其是工業(yè)用地，政策性強，情況復(fù)雜，我們高度重視，經(jīng)過近一年的積極調(diào)研，充分準(zhǔn)備，62宗工業(yè)用地的掛牌項目順利成交。

為積極調(diào)動潛在投標(biāo)人，最大程度地展開競爭，保證競爭的充分性和有效性，我們采取一系列的措施進(jìn)一步拓寬招投標(biāo)信息管道，與省、部里網(wǎng)站進(jìn)行銜接，堅決克服因信息管道不暢、不廣而形成的招標(biāo)不足。根據(jù)每宗土地出讓地塊標(biāo)的大小確定不同層次的媒體（如各級報刊和網(wǎng)絡(luò)媒體等）和具體的次數(shù)，并采用電話、短信、郵寄等形式將公告信息發(fā)給有關(guān)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)，今年我們還組織了中心區(qū)A-j9部分地塊出讓推介會，吸引了來自南京、溫州、樂清的近二十家房開企業(yè)與會。在7月31日的拍賣會上，A-j9地塊經(jīng)過激烈的競爭拍出了7.78億的高價，成為新地標(biāo)。

4、產(chǎn)權(quán)交易方面：積極開展國有產(chǎn)權(quán)進(jìn)入市場交易工作的調(diào)查研究，探索有效的監(jiān)管辦法。同時積極推動國有、集體企業(yè)盤活存量資產(chǎn)和閑置資產(chǎn)，防止公有資產(chǎn)出現(xiàn)不必要的流失。對改制企業(yè)的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓交易，做好產(chǎn)權(quán)的政策處理和招投標(biāo)服務(wù)工作，為改制企業(yè)安置職工盡大可能籌措資金。今年9月份我們完成了樂清市人民政府駐杭州辦事處在杭州的兩處房產(chǎn)和坐落在樂成鎮(zhèn)湖上岙村原屬市食品公司部分房產(chǎn)出讓項目。

5、政府采購方面：改進(jìn)了協(xié)議供貨制度，對計算機和打印機協(xié)議采購，實行了“一三一”措施，降低了采購價格，節(jié)約了采購資金，從執(zhí)行效果來看比較好。對公務(wù)車協(xié)議供貨工作，我們增加了福特、五菱、豐田等品牌。改進(jìn)了空調(diào)政府采購年度協(xié)議供貨，我們增加了奧克斯、松下、TCL等品牌，同時改進(jìn)了采購實施辦法；在服務(wù)類政府采購工作上有了新的突破，樂清灣港區(qū)軟土地基處理原位監(jiān)測工程采購在時間緊的情況下，采用競爭性談判采購，在較短的時間內(nèi)完成了采購工作，取得了良好的效果。市行政管理中心的物業(yè)管理采購取得成功。

6、鄉(xiāng)鎮(zhèn)招投標(biāo)方面：會同紀(jì)委聯(lián)系、指導(dǎo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)招投標(biāo)工作，推進(jìn)招投標(biāo)平臺的深入和延伸。目前全市31個鄉(xiāng)鎮(zhèn)已經(jīng)建立并掛牌的招投標(biāo)中心有25個，**年鄉(xiāng)鎮(zhèn)招投標(biāo)中心共交易92件，交易額8055萬元。項目主要涉及水利、土地治理、房建施工、橋梁、租賃、園林綠化等等，觸角延伸到農(nóng)村的方方面面，促進(jìn)了增收節(jié)支，維護(hù)了公平、公正的市場秩序，提高了群眾的滿意度。同時鄉(xiāng)鎮(zhèn)招投標(biāo)平臺建設(shè)，從源頭上預(yù)防和治理了腐敗。

四、監(jiān)管手段不斷完善。按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《浙江省招標(biāo)投標(biāo)條例》及溫州、樂清有關(guān)招投標(biāo)活動的有關(guān)規(guī)定，對招投標(biāo)各個環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，特別是在資格審定、標(biāo)書制作、開標(biāo)、評標(biāo)、詢標(biāo)等階段重點監(jiān)管。對每一次評標(biāo)活動，從開標(biāo)到評標(biāo)結(jié)束實行全程跟蹤監(jiān)督，嚴(yán)把評標(biāo)室門衛(wèi)關(guān)，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入評標(biāo)室，評標(biāo)時嚴(yán)禁任何人員擅自外出，對進(jìn)入評標(biāo)室的人數(shù)進(jìn)行嚴(yán)格控制，使評標(biāo)過程更加嚴(yán)肅、規(guī)范，防止評委的傾向性意見。

五、招投標(biāo)門戶網(wǎng)站訪問量不斷上升。招投標(biāo)門戶網(wǎng)站具有宣傳窗口、交流平臺、數(shù)據(jù)倉庫、得力助手的作用，我們做到使網(wǎng)站內(nèi)容豐富，內(nèi)外皆通，網(wǎng)頁特色、美觀、實用，并做好網(wǎng)站的宣傳工作，網(wǎng)站的訪問量不斷上升，今年下半年網(wǎng)站的訪問量是去年同期的五倍。同時完善內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)，提高單位的工作效率。進(jìn)一步拓寬信息管道，在溫州招標(biāo)投標(biāo)網(wǎng)，浙江省招標(biāo)投標(biāo)網(wǎng)及兄弟縣市招投標(biāo)網(wǎng)信息，并建立了短消息平臺。對招投標(biāo)相關(guān)信息進(jìn)行收集、整理、完善，建立了法律法規(guī)、招標(biāo)項目、采購人、供貨商、開發(fā)商、建設(shè)企業(yè)、不良行為及黑名單等電子檔案庫。

六、“作風(fēng)建設(shè)年”、“文明機關(guān)”、“四好科室”的創(chuàng)建活動不斷深入。

我辦（中心）按照“大局著眼、小處入手、抓住重點、整合載體、講求實效”的總要求，深入開展“作風(fēng)建設(shè)年”、“文明機關(guān)”、“四好科室”創(chuàng)建活動，通過“一促”、“兩爭”、“三創(chuàng)”，即促進(jìn)高效廉潔的政府招投標(biāo)統(tǒng)一平臺建設(shè)，爭當(dāng)全市文明機關(guān)、爭當(dāng)全市優(yōu)秀服務(wù)窗口，創(chuàng)優(yōu)招投標(biāo)市場環(huán)境、創(chuàng)新監(jiān)管工作機制、創(chuàng)建窗口服務(wù)品牌，進(jìn)一步加強機關(guān)作風(fēng)建設(shè)，較好地完成了“作風(fēng)建設(shè)年”的各項任務(wù)，達(dá)到了預(yù)期目的，取得了明顯成效。

七、順利通過檔案溫州市一級達(dá)標(biāo)驗收。我辦（中心）高度重視檔案建設(shè)，將檔案達(dá)標(biāo)工作納入年度計劃。在市檔案局的指導(dǎo)下，年初就成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定小組，配備了專兼職檔案員，出臺了《檔案管理辦法》，購置了檔案管理軟、硬件設(shè)施，11月底成功通過了檔案管理溫州市一級達(dá)標(biāo)驗收。

采購檔案管理辦法范文第4篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備 合同檔案 管理

中圖分類號：C939 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作中的一項重要內(nèi)容。

隨著許多高新技術(shù)醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經(jīng)濟(jì)活動，真實地記錄了醫(yī)療設(shè)備購置的歷史，在整個醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。

一、醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的重要性

（一）現(xiàn)實憑證作用

分析研究《合同法》我們可以發(fā)現(xiàn)，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據(jù)憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當(dāng)事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果[1]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案是處理醫(yī)療設(shè)備糾紛的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問題，如：技術(shù)資料的丟失、購買后質(zhì)量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設(shè)備或配件、經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮不好等。這些問題要明確責(zé)任進(jìn)行處理，就必須依據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案中的材料，按制度進(jìn)行分析和落實責(zé)任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設(shè)備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據(jù)，也是醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)的憑據(jù)。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責(zé)任追究，就需要通過合同檔案來細(xì)化和評判。

（二）轉(zhuǎn)化參考作用

合同檔案可以為醫(yī)院再次購置同品牌同型號醫(yī)療設(shè)備及領(lǐng)導(dǎo)決策提供歷史依據(jù)，將合同檔案轉(zhuǎn)化為重要的經(jīng)濟(jì)信息，從而降低設(shè)備購置和維護(hù)的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標(biāo)過程中，經(jīng)常能遇到供應(yīng)商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據(jù)，使醫(yī)院在采購過程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價格購置需要的設(shè)備。

（三）潛在預(yù)備作用

當(dāng)醫(yī)療設(shè)備突然出現(xiàn)故障時，為工程師判斷出現(xiàn)故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購時，我們會依據(jù)設(shè)備的情況，在合同中訂立相關(guān)的補充條款，例如重要零配件的價格、相關(guān)的服務(wù)、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設(shè)備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。

二、合同檔案管理中存在的風(fēng)險

（一）合同的規(guī)范化

合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現(xiàn)實的經(jīng)濟(jì)活動或買賣過程中起到憑證作用?，F(xiàn)在的醫(yī)療設(shè)備購置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現(xiàn)它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設(shè)備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導(dǎo)作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設(shè)備采購合同時可能會存在的問題。

（二）檔案資料收集的完整性

對于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設(shè)備采購的合同檔案管理包括：醫(yī)療設(shè)備的申請、審批，采購的調(diào)研論證，設(shè)備招標(biāo)參數(shù)及與招標(biāo)有關(guān)的一切資料，采購合同，驗收單，技術(shù)資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規(guī)醫(yī)療設(shè)備合同和零星采購設(shè)備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒有將醫(yī)療設(shè)備采購合同列入當(dāng)前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實際的管理范圍外，也導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質(zhì)的不同，各種檔案在辦理的時候經(jīng)過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責(zé)任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。

（三）缺乏專職檔案管理人員

基于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的復(fù)雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進(jìn)行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的保管和維護(hù)有一定的風(fēng)險，長此以往可能會導(dǎo)致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。

（四）檔案管理信息化程度低

目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質(zhì)管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質(zhì)文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質(zhì)文件的掃描，將文檔進(jìn)行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質(zhì)文件的保存已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。

三、關(guān)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的幾點建議

（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理

將醫(yī)療設(shè)備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設(shè)備合同檔案的特殊性，使它在整個醫(yī)院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴(yán)格管理好醫(yī)療設(shè)備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

除此之外，制定完善的醫(yī)療設(shè)備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細(xì)則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設(shè)備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設(shè)備合同的合理、合法及實現(xiàn)合同集中管理，才能實現(xiàn)合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發(fā)生。

（二）合同檔案資料的收集要全面、準(zhǔn)確、及時

通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料， 能夠準(zhǔn)確、有力地反映當(dāng)事人的合法權(quán)益[3]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案需要了解醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)政策法規(guī)，收集相關(guān)的資質(zhì)證明材料，以保證購買醫(yī)療設(shè)備的合法性、合理性。基本醫(yī)療設(shè)備資料有醫(yī)療器械注冊證、供應(yīng)商及生產(chǎn)商的資質(zhì)、授權(quán)，特殊醫(yī)療設(shè)備還需提供計量證明、壓力證明等相關(guān)資質(zhì)，這是醫(yī)療設(shè)備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據(jù)和參考。此外，檔案管理員應(yīng)當(dāng)加強與相關(guān)職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產(chǎn)生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來看待醫(yī)療設(shè)備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。

（三）運用信息化手段管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案

運用信息技術(shù)科學(xué)地管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同檔案數(shù)據(jù)采集自動化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質(zhì)合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統(tǒng)，是針對合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內(nèi)容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，更便于查詢、統(tǒng)計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內(nèi)容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進(jìn)行檔案管理。

合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是

醫(yī)院管理中的一項重要內(nèi)容，是維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經(jīng)營決策提供依據(jù)，有利于促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)和人們生活對醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內(nèi)容不斷增多，管理工作變得越來越復(fù)雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學(xué)的管理措施，實現(xiàn)高效、完整、科學(xué)化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，新的時代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機遇?？傊?，機遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進(jìn)步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應(yīng)當(dāng)積極思考，從提升檔案服務(wù)效率的角度出發(fā)，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。

參考文獻(xiàn)：

[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機電兵船檔案，2015（5）：49- 51.

[2] 吳鵬舉.醫(yī)院合同檔案的建立與管理探析[J].管理觀察，2014（31）：55- 56.

采購檔案管理辦法范文第5篇

關(guān)鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研

【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設(shè)周期長、參建單位眾多、專業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護(hù)各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個憑據(jù)作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現(xiàn)的問題，對地鐵工程合同檔案管理進(jìn)行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業(yè)性強，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類合同、運營管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務(wù)管理類合同及綜合類合同。工程建設(shè)類合同分為勘察、設(shè)計、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購、工程、技術(shù)咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動人事合同等；

2合同檔案管理現(xiàn)狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關(guān)部門審查會簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財務(wù)意見、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見及其修改稿件和會議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產(chǎn)生的國產(chǎn)化、科研技改合同；實業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開發(fā)、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進(jìn)行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋，對于過程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發(fā)利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰產(chǎn)生誰收集，誰負(fù)責(zé)誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責(zé)。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責(zé)，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無直接關(guān)系的審計材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁數(shù)。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。

在公司內(nèi)部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細(xì)則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時可通過培訓(xùn)對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進(jìn)行規(guī)范。進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過內(nèi)部溝通交流，為下步實現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。

4.4加快合同檔案信息化建設(shè)

公司目前已開發(fā)運用合同管理系統(tǒng)用以對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發(fā)。

通過對合同信息進(jìn)行著錄，根據(jù)各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發(fā)放到相應(yīng)部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統(tǒng)平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領(lǐng)導(dǎo)層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。