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檔案工作的服務(wù)性范文第1篇

    一、檔案用戶的調(diào)研

    以用戶為核心的前提是了解用戶，否則檔案館傾力推出的各種服務(wù)也會(huì)收效甚微。這就需要對(duì)用戶的情況進(jìn)行調(diào)研，然后實(shí)施有針對(duì)性地服務(wù)。

    (一)調(diào)研的內(nèi)容

    首先，調(diào)研本館的主要用戶群體構(gòu)成及變化趨勢(shì)。一般而言，一個(gè)檔案館的檔案用戶都具有相對(duì)的穩(wěn)定性，即有一個(gè)或幾個(gè)核心用戶群，這些核心用戶群也是檔案館的主要服務(wù)對(duì)象，滿足了他們的信息需求即滿足了大部分的信息需求。另一方面，檔案用戶的構(gòu)成不是一成不變的，由于某項(xiàng)國(guó)家政策的出臺(tái)，或是檔案用戶本身生存狀況的變化等原因都會(huì)影響檔案用戶的構(gòu)成。對(duì)于檔案館而言，應(yīng)及時(shí)了解和跟蹤檔案用戶的變化，預(yù)測(cè)變化趨勢(shì)，并據(jù)此調(diào)整檔案服務(wù)中某些不相適應(yīng)的環(huán)節(jié)，將有利于開(kāi)展優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。[1]

    其次，調(diào)研檔案用戶的需求特點(diǎn)。不同的檔案用戶類型有不同的需求特點(diǎn)，檔案館應(yīng)根據(jù)不同的需求，提供有針對(duì)性的服務(wù)。目前，檔案界對(duì)各類型用戶需求以及對(duì)需求的調(diào)查分析已經(jīng)有了一定的研究成果，[2]檔案館可以借鑒這些研究成果并與自身的核心用戶群“對(duì)號(hào)入座”，提供相應(yīng)的服務(wù)。但做到這些還不夠，在網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的今天，人們對(duì)信息要求更高、方式也日新月異，檔案館如果不與時(shí)俱進(jìn)、突出自己的優(yōu)勢(shì)，就很難被選擇。

    再次，調(diào)研檔案用戶的心理特征。檔案利用行為是檔案用戶內(nèi)在心理和外部環(huán)境共同作用的結(jié)果，因此檔案館研究分析檔案用戶的利用心理，將對(duì)檔案工作起到積極的作用。比如檔案用戶在利用過(guò)程中存在維護(hù)自我形象的心理，檔案工作人員就要隨時(shí)觀察、研究不同用戶的特點(diǎn)，有針對(duì)性地采取適當(dāng)服務(wù)態(tài)度和服務(wù)方式。

    (二)調(diào)研的方式

    調(diào)研的方式有館內(nèi)、館外兩種。館內(nèi)調(diào)研主要是做好登記記錄，也就是要利用好檔案登記表，這就要求檔案登記表要足夠詳細(xì)。不僅包括查檔人的姓名、單位、檔案名稱等基本項(xiàng)目，還要增加查檔人的具體聯(lián)系方式、查檔原因以及用后效果等項(xiàng)目，同時(shí)保證填寫做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。

    館外調(diào)研絕不可少。在實(shí)際中，有不少人存在檔案需求，卻由于種種原因沒(méi)有來(lái)館查詢，也沒(méi)有通過(guò)其他方式利用檔案。對(duì)于這一部分人，我們稱之為檔案的潛在用戶。館外調(diào)研的主要目的就是挖掘潛在用戶，通過(guò)定期的問(wèn)卷、訪談等調(diào)研方式可以幫助檔案館掌握社會(huì)中的潛在檔案需求，然后據(jù)此有目的的推出檔案信息，從而使?jié)撛谟脩粝颥F(xiàn)實(shí)用戶轉(zhuǎn)化。調(diào)研的結(jié)果用于建立用戶聯(lián)系表或數(shù)據(jù)庫(kù)，這些聯(lián)系人可作為檔案館推出自我服務(wù)的主要對(duì)象。

    二、檔案服務(wù)工作的改進(jìn)

    用戶調(diào)研不是目的，檔案館真正要做的是根據(jù)調(diào)研結(jié)果，有針對(duì)性地調(diào)整服務(wù)工作中不適合的環(huán)節(jié)。

    (一)檔案資源的整合方面

    在檔案資源的整合上，首先要在原有館藏的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)已開(kāi)放檔案的集成化管理和開(kāi)發(fā)。這里所說(shuō)的“檔案集成化管理和開(kāi)發(fā)”是指將聯(lián)系緊密或檔案用戶普遍需求的檔案以某種方式歸納、整合和組合，以整體的形式集中展現(xiàn)，并在必要的情況下對(duì)這些檔案信息進(jìn)行深層次的編研和開(kāi)發(fā)。這是因?yàn)楝F(xiàn)代檔案用戶對(duì)檔案的需求不再局限于檔案原件，而對(duì)經(jīng)過(guò)編研、序化和深加工的檔案信息顯得更有興趣。[3]比如，對(duì)于政府信息、城市記憶和百姓證明等共享性的檔案信息資源就要進(jìn)行有序的整合，實(shí)行集成化的管理。其次要建立館際互借系統(tǒng)。對(duì)于特定的檔案館而言，收集的范圍有限，收集到的檔案也不可能面面俱到。與其他的檔案館建立館際互借系統(tǒng)，能夠拓寬檔案館的服務(wù)范圍，也為用戶提供了便利條件。當(dāng)然，對(duì)于用戶廣泛需求而本館又欠缺的檔案，在今后的收集過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)相應(yīng)檔案的收集。再次要突出特色，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)。檔案館在長(zhǎng)期收集檔案過(guò)程中，一定在某一方面有自己突出的優(yōu)勢(shì)。其實(shí)，一般的地方檔案館也都匯集著反映當(dāng)?shù)匾欢ū尘跋绿囟ㄊ挛锱d衰變遷的一些特色檔案。這些都應(yīng)該成為檔案館吸引用戶的“招牌”，檔案館應(yīng)積極發(fā)揮這些特色優(yōu)勢(shì)使自身得到增值。

    (二)檔案資源的配套服務(wù)方面

    在配套服務(wù)上，首先要提供多樣化的查詢和利用方式，在以館內(nèi)查詢?yōu)橹黧w的情況下，開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，提供代查、郵寄、傳真等服務(wù)，甚至在用戶不方便的情況下主動(dòng)送檔上門。其次要提供多樣化的檢索系統(tǒng)，并盡量簡(jiǎn)化檢索方式。當(dāng)前全國(guó)各級(jí)檔案館的檢索方式都存在過(guò)于專業(yè)化、多樣化欠缺等問(wèn)題，這些都難以滿足現(xiàn)代人查找信息的心理，因此，檔案館開(kāi)發(fā)出一種適合于普通民眾的簡(jiǎn)易化檢索系統(tǒng)顯得很有必要。再次要營(yíng)造一個(gè)干凈、舒適、方便地利用環(huán)境。最后要提供細(xì)心、耐心以及專業(yè)化的咨詢服務(wù)，加強(qiáng)對(duì)用戶引導(dǎo)，努力消除在檔案利用過(guò)程中的障礙。

    三、檔案信息的宣傳與“推送”

    李揚(yáng)新認(rèn)為：“檔案利用者需求分為客觀需求、認(rèn)識(shí)需求、表達(dá)需求三個(gè)層次。最佳的狀態(tài)是三者完全一致，而實(shí)際上這只是一種無(wú)法達(dá)到的完美極致。”[4]因此，檔案館不該僅僅坐等檔案用戶上門查檔，還應(yīng)采取積極的措施“刺激”人們這種潛在的利用需求，使上面所說(shuō)的三種需求盡可能地達(dá)到統(tǒng)一，即客觀需求能夠被認(rèn)識(shí)并表達(dá)。而滿足這個(gè)目標(biāo)的重要條件就是檔案館要對(duì)館藏檔案進(jìn)行積極的宣傳甚至直接推送給用戶。

    宣傳是檔案開(kāi)放的窗戶，檔案館不必拘泥于形式，可利用多種媒介向公眾宣傳已開(kāi)放的檔案或目錄，尤其要重點(diǎn)宣傳根據(jù)調(diào)研的用戶需求整合出來(lái)的目錄，也可以舉辦檔案展覽等。為了貼近人們生活，檔案館可以積極配合重要紀(jì)念日、重大歷史事件和活動(dòng)等，利用檔案信息資源廣泛開(kāi)展教育。[5]或者，將各種檔案的內(nèi)容進(jìn)行提取，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)發(fā)出一種類似于知識(shí)尋寶的小游戲，這樣，公眾在娛樂(lè) 之中就學(xué)到了知識(shí)，檔案館也達(dá)到了傳播檔案信息的目的。

    信息推送是一種信息管理技術(shù)，是通過(guò)一定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或協(xié)議，在互聯(lián)網(wǎng)上通過(guò)定期傳送用戶需要的信息來(lái)減少信息過(guò)載的一項(xiàng)技術(shù)。推送技術(shù)根據(jù)用戶的興趣來(lái)搜索、過(guò)濾信息，并將其定期推給用戶，幫助用戶高效率地發(fā)掘有價(jià)值的信息。檔案館可以借鑒推送技術(shù)及時(shí)將用戶可能感興趣的檔案信息傳送給用戶。不過(guò)，在當(dāng)前情況下，由于我國(guó)檔案的數(shù)字化程度還不高，不能完全依賴互聯(lián)網(wǎng)。這就要求檔案館一方面加緊推進(jìn)檔案的數(shù)字化，另一方面積極探索多樣化的方式將檔案信息推送給用戶。比如利用第一環(huán)節(jié)建立起的用戶聯(lián)系表，采用郵件或短信的方式將用戶可能感興趣的信息發(fā)給用戶，從而讓用戶及時(shí)了解并利用檔案。

    四、檔案利用后的信息反饋

    檔案利用后的信息反饋是檔案館提高和改善服務(wù)、提高檔案利用效果的保障。具體而言，包含以下幾個(gè)方面。

    反饋信息的收集。收集內(nèi)容主要包括兩方面：一是檔案用戶對(duì)檔案館提供的各項(xiàng)服務(wù)的評(píng)價(jià)。如檔案工作人員的態(tài)度如何，規(guī)章制度是否合理恰當(dāng)以及提供的檢索工具是否方便易用等方面。二是檔案用戶利用檔案信息的效果評(píng)價(jià)，如是否解決了實(shí)際問(wèn)題，是否產(chǎn)生了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益等。[6]收集的方式可通過(guò)建立檔案利用效果登記簿主要了解用戶利用時(shí)對(duì)各項(xiàng)服務(wù)的要求、評(píng)價(jià)和建議；利用檔案用戶聯(lián)系表定期調(diào)查利用后的效果；也可以建立利用信箱制度隨時(shí)接收檔案用戶的反饋。反饋信息的收集要盡量做到準(zhǔn)確全面，爭(zhēng)取收集到每一個(gè)檔案用戶的反饋意見(jiàn)。

    反饋信息的整理和分析。在實(shí)際的工作中，檔案用戶反饋回來(lái)的信息數(shù)量是龐大的，而且涉及的問(wèn)題種類繁多。因此，檔案部門要對(duì)這些信息進(jìn)行分門別類的整理、去粗取精獲得有用的反饋信息。然后對(duì)這些信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和歸納，最終得到反映各方面問(wèn)題的總結(jié)性的結(jié)論。

    反饋信息的應(yīng)用。對(duì)于用戶反饋回來(lái)的具有普遍性的問(wèn)題，檔案館要真正落到檔案服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，并加以改進(jìn)和提高以滿足用戶的要求。對(duì)于那些取得較大現(xiàn)實(shí)效用的檔案實(shí)例加以匯編，從而為今后的檔案宣傳工作服務(wù)。而對(duì)于那些沒(méi)有達(dá)到現(xiàn)實(shí)效用的檔案利用行為，要積極找出原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

    小結(jié)

檔案工作的服務(wù)性范文第2篇

[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會(huì)議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對(duì)如何做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作展開(kāi)討論。

[論文關(guān)鍵詞]文秘工作檔案管理

一、提高對(duì)文秘工作重要性的認(rèn)識(shí)

文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場(chǎng)信息，如客戶來(lái)電話咨詢工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來(lái)咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來(lái)了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來(lái)了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。

三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)

二、加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。

首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

文秘部門要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開(kāi)展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。

二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫(kù)”（數(shù)據(jù)庫(kù)）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。

三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過(guò)技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。轉(zhuǎn)貼

四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報(bào)專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來(lái)源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來(lái)源于工作人員的群體意識(shí)，來(lái)源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購(gòu)進(jìn)開(kāi)箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國(guó)家甲級(jí)資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級(jí)資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級(jí)資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。

其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書(shū)、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。

四、結(jié)束語(yǔ)

作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過(guò)程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò);系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

參考文獻(xiàn)：

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[2]高德武，周愛(ài)東，李文.檔案工作創(chuàng)新思路[J].科學(xué)與管理，2005，(02).

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檔案工作的服務(wù)性范文第3篇

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；質(zhì)量

一、學(xué)校檔案管理的重要意義

學(xué)校的一項(xiàng)重要管理工作就是檔案管理，檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，關(guān)系到學(xué)校的整體管理效率。對(duì)檔案分類歸納和保管，體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的整體管理水平。學(xué)校是一個(gè)教學(xué)機(jī)構(gòu)，需要保管的檔案種類很多，具體為：一、一般類管理檔案，包括辦學(xué)條件檔案、學(xué)校管理檔案、教育教學(xué)檔案、學(xué)生檔案。二、教師業(yè)務(wù)檔案，三、基礎(chǔ)建設(shè)檔案，四、會(huì)計(jì)檔案，五、特殊載體檔案，包括實(shí)物檔案、照片檔案、多媒體檔案等。由于種類多項(xiàng)目雜，對(duì)檔案管理的要求就會(huì)提高。那么如何有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，就成為了每個(gè)學(xué)校檔案管理者面對(duì)的課題。由于學(xué)校檔案的特殊性和重要性，學(xué)校檔案管理要引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度和投入程度，直接決定了學(xué)校檔案管理的質(zhì)量。學(xué)校檔案包含學(xué)生、教師和學(xué)校本身的大量有價(jià)值的信息，保管好檔案對(duì)學(xué)校來(lái)講是十分必要的。因此，提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。學(xué)校檔案管理所搜集整理的檔案都是關(guān)系學(xué)生的基本信息、教學(xué)工作記錄、教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和日常工作記錄，對(duì)歸納學(xué)校教學(xué)成果和掌握教學(xué)規(guī)律、開(kāi)展教學(xué)科研工作都具有促進(jìn)作用。

但僅僅對(duì)檔案管理重視還是不夠的，還需要在檔案管理上采取多種措施，多渠道多層面開(kāi)闊思路，引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化學(xué)校檔案管理，使學(xué)校檔案管理質(zhì)量和水平有一個(gè)整體的提高，更好的為學(xué)校管理服務(wù)。下面結(jié)合我多年的學(xué)校檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量提一點(diǎn)我自己的看法。

二、提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量的具體措施

學(xué)校檔案管理工作是為了搜集學(xué)校日常管理的原始資料，記錄學(xué)校的發(fā)展歷史，記錄教師的教育教學(xué)成果，為學(xué)校今后的發(fā)展提供資料支持和幫助。學(xué)校應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，并學(xué)會(huì)合理的利用檔案，開(kāi)發(fā)檔案資源，使檔案為學(xué)校的管理工作服好務(wù)。所以，學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量急需提升。結(jié)合我多年的學(xué)校檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，我覺(jué)得要想提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，要從以下兩個(gè)方面入手：

1、體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念

學(xué)校檔案管理工作搜集匯總了學(xué)校發(fā)展歷史的資料，是學(xué)校各種信息的一個(gè)集合?，F(xiàn)階段，不但要發(fā)揮檔案管理的信息平臺(tái)作用，還要讓檔案為我們服務(wù)。

（1）讓學(xué)校檔案管理為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)

學(xué)校的檔案信息匯集了學(xué)校每個(gè)發(fā)展階段的不同材料，包括國(guó)家政策、上級(jí)精神、學(xué)生信息和教學(xué)科研成果等，所有這些第一手的材料，都給學(xué)校未來(lái)發(fā)展提供了方向，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以從過(guò)去的管理方法中汲取養(yǎng)分，搞好當(dāng)今的學(xué)校管理工作。所以，要體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性質(zhì)，利用好學(xué)校檔案，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

（2）讓學(xué)校檔案管理為學(xué)校教學(xué)科研工作提供理論支持

學(xué)校的檔案記錄了學(xué)校各個(gè)階段的教學(xué)成績(jī)和教學(xué)科研成果，是一個(gè)公用的教學(xué)科研信息庫(kù)。那么要想搞好教學(xué)科研工作，就要利用好學(xué)校檔案，從學(xué)校檔案中提取所需的教學(xué)科研成果信息，進(jìn)行合理轉(zhuǎn)化并應(yīng)用在當(dāng)今的教學(xué)實(shí)踐中。所以，學(xué)校檔案管理要做好信息共享工作，使廣大教師能夠從檔案中獲取足夠的教育教學(xué)知識(shí)，從而推動(dòng)教研工作有序進(jìn)行。學(xué)校檔案管理也要轉(zhuǎn)變管理方式，變被動(dòng)查找為主動(dòng)提供，為學(xué)校的教學(xué)科研工作提供理論支持。

（3）讓學(xué)校檔案管理為資料查詢工作提供支持和服務(wù)

學(xué)校檔案收錄了學(xué)校、學(xué)生和老師基礎(chǔ)資料、個(gè)人信息和教育教學(xué)信息，這些信息都是常用信息，有些時(shí)候在學(xué)校管理和老師工作及學(xué)生學(xué)習(xí)中，需要查詢這些信息。例如學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)資料、教師的履歷、教師業(yè)務(wù)素質(zhì)考核、學(xué)生學(xué)籍和畢業(yè)生報(bào)考及錄取信息等。因此，學(xué)校檔案管理應(yīng)該方便老師、學(xué)生及家長(zhǎng)對(duì)這些信息的查詢，要為資料查詢工作提供支持和服務(wù)。

學(xué)校檔案管理現(xiàn)階段應(yīng)該從被動(dòng)管理向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，多層次多角度創(chuàng)新管理方式，樹(shù)立服務(wù)理念，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為學(xué)校管理工作作出貢獻(xiàn)。學(xué)校檔案管理的服務(wù)性要根據(jù)服務(wù)對(duì)象和服務(wù)內(nèi)容的不同進(jìn)行延伸，總之把握一個(gè)原則，就是要讓學(xué)校教師員工利用好檔案，發(fā)揮檔案的服務(wù)優(yōu)勢(shì)，讓檔案服務(wù)變得更有針對(duì)性、更有實(shí)效性。

2、開(kāi)闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質(zhì)

（1）創(chuàng)新檔案管理思想

由于檔案的特殊性，在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)，檔案都給人以神秘的感覺(jué)，讓大家覺(jué)得檔案是高深莫測(cè)的，是不能輕易觸碰的。這種神秘感給人們帶來(lái)了畏懼心理，使人們不會(huì)也不敢有效使用檔案。使得檔案管理工作只進(jìn)行了保存，卻忽視了檔案的服務(wù)性，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行充分的利用。其實(shí)這是一種誤區(qū)。人們的畏懼心里源于不清楚檔案的分類，將普通檔案也視為機(jī)密檔案，認(rèn)為利用檔案會(huì)泄漏機(jī)密。而實(shí)際上，檔案中蘊(yùn)藏的知識(shí)量是相當(dāng)豐富的。只要人們好好加以利用，定會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生積極作用。正是源于這種誤區(qū)，所以學(xué)校檔案管理要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理思想，變保存為有效利用，使檔案管理適應(yīng)目前教育形勢(shì)的發(fā)展，有效開(kāi)發(fā)檔案的服務(wù)性，讓學(xué)校檔案為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展提供支持和服務(wù)，讓普通師生都能學(xué)會(huì)運(yùn)用檔案，讓學(xué)校檔案管理從觀念上進(jìn)行一個(gè)創(chuàng)新。

（2）轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理模式

因?yàn)閷W(xué)校檔案具有服務(wù)性，所以在運(yùn)用檔案服務(wù)的時(shí)候，就要轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理模式，建立起完整的檔案使用制度，規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔和使用等程序，對(duì)檔案管理實(shí)行科學(xué)化管理，保證使用程序的規(guī)范化和制度化。學(xué)校檔案管理應(yīng)采取先進(jìn)的多媒體管理手段，將電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代傳媒有效融入學(xué)校檔案管理中來(lái)，提升學(xué)校檔案管理水平。在學(xué)校檔案管理中，加大學(xué)校信息化建設(shè)力度，將傳統(tǒng)的文本信息轉(zhuǎn)化成電子文本，節(jié)省了檔案的保管空間和保管難度。建立電子文本后，可以配套建設(shè)電子檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案查詢，減輕檔案管理的難度。由于學(xué)校部門多，各部門的信息量很大，教師的教學(xué)科研資料都很重要，都需要及時(shí)進(jìn)行歸檔，基于這種形勢(shì)，就要對(duì)學(xué)校的各類信息，轉(zhuǎn)變過(guò)去的管理模式，由等待存檔變成主動(dòng)搜集信息，并對(duì)信息進(jìn)行分類整理，使之達(dá)到存檔要求，簡(jiǎn)而言之就是變被動(dòng)為主動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

（3）提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作歸根到底是由人來(lái)進(jìn)行管理和控制的，所以人是第一要素。檔案管理工作的好壞，主要在于檔案管理人員的素質(zhì)高低。學(xué)校的檔案與其他單位的檔案不同，必須具備實(shí)用性和服務(wù)性，必須為廣大師生提供可靠的服務(wù)，所以，學(xué)校檔案管理人員必須具備很強(qiáng)的責(zé)任心和專業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理人員的素質(zhì)可以從以下兩個(gè)當(dāng)面入手：一是職業(yè)道德素質(zhì)，二是專業(yè)技能素質(zhì)。檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)可以通過(guò)學(xué)校的思想政治教育來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，能主動(dòng)提升自己的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案人員的專業(yè)技能素質(zhì)，就要依靠專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)了。要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行拓展訓(xùn)練和專業(yè)技能培訓(xùn)，使其具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠獨(dú)立完成檔案管理工作，真正做到將檔案管理事業(yè)當(dāng)作自己一生的事業(yè)來(lái)做。此外，還要在學(xué)校建立起檔案管理和查詢網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理的科技含量，減輕檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升檔案管理品質(zhì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的計(jì)算機(jī)化和網(wǎng)絡(luò)化，更好的為學(xué)校管理和教學(xué)科研服務(wù)。

（4）增加學(xué)校檔案搜集和整理信息的功能

原有的學(xué)校檔案管理工作只是被動(dòng)式的等待將需要存檔的資料進(jìn)行歸檔處理，現(xiàn)階段的學(xué)校檔案管理工作，由于要突出其服務(wù)性，就要增加檔案的搜集信息和整理信息的功能。學(xué)校檔案管理人員要根據(jù)學(xué)校整體形勢(shì)和教學(xué)動(dòng)態(tài)，主動(dòng)搜集各方面信息，并對(duì)信息進(jìn)行歸納整理，將信息納入到檔案管理系統(tǒng)中來(lái)，更好的實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的服務(wù)功能，為廣大師生服好務(wù)。

（5）對(duì)學(xué)校檔案管理工作作出合理規(guī)劃

學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)而繁雜的工作，涉及的信息面廣，搜集和整理信息的工作量很大。想要為廣大師生提供有效且實(shí)用的信息，并提高學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，就要對(duì)學(xué)校檔案管理工作作出合理的規(guī)劃。規(guī)劃要包括：重點(diǎn)整理哪些實(shí)用信息、需要建立和完善哪些檔案管理制度、需要學(xué)校制定哪些具體政策來(lái)保障檔案管理等等。所以，要想搞好學(xué)校檔案管理工作，就要提前謀劃，具有一定的前瞻性，從制度上使檔案管理的服務(wù)渠道暢通，使廣大師生能夠多渠道、全方位的利用學(xué)校的檔案資源，搞好教研和學(xué)習(xí)。

三、總結(jié)

學(xué)校的檔案管理工作之所以重要，是因?yàn)檫@是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，最能體現(xiàn)學(xué)校的信息管理水平。學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量，也能反映出一個(gè)學(xué)校的整體管理效率。一個(gè)學(xué)校的檔案管理井井有條，也就反映出了學(xué)校管理水平很上檔次。此外，通過(guò)上面的分析我們可以知道，學(xué)校檔案不但是學(xué)校管理效率的綜合體現(xiàn)，還具有很強(qiáng)的服務(wù)性，能夠?yàn)閺V大師生提供可靠的信息查詢，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供依據(jù)。所以，學(xué)校檔案管理工作意義重大。由于學(xué)校信息種類多項(xiàng)目雜，對(duì)檔案管理的要求就會(huì)提高。如何有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，成了每個(gè)學(xué)校檔案管理者面對(duì)的課題。通過(guò)上面的分析我們可以知道，要想提高學(xué)校檔案管理的質(zhì)量，就要從兩大方面入手，一是體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，二是開(kāi)闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質(zhì)。只有做到了這些，才能夠有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，才能發(fā)揮學(xué)校檔案管理的作用。

本文結(jié)合了我多年的學(xué)校檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量提出了具體改進(jìn)措施。希望對(duì)廣大學(xué)校檔案工作者提供有益的幫助。

參考文獻(xiàn)

檔案工作的服務(wù)性范文第4篇

[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會(huì)議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對(duì)如何做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作展開(kāi)討論。

一、提高對(duì)文秘工作重要性的認(rèn)識(shí)

文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場(chǎng)信息，如客戶來(lái)電話咨詢工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來(lái)咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來(lái)了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來(lái)了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。

三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)

二、加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。

首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

文秘部門要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開(kāi)展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。

二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫(kù)”（數(shù)據(jù)庫(kù)）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。

三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過(guò)技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。

四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報(bào)專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來(lái)源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來(lái)源于工作人員的群體意識(shí)，來(lái)源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購(gòu)進(jìn)開(kāi)箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國(guó)家甲級(jí)資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級(jí)資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級(jí)資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。

其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書(shū)、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。

四、結(jié)束語(yǔ)

作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過(guò)程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò);系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

參考文獻(xiàn)：

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檔案工作的服務(wù)性范文第5篇

文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場(chǎng)信息，如客戶來(lái)電話咨詢工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來(lái)咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來(lái)了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來(lái)了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。

三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)

二、加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。

首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

文秘部門要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開(kāi)展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。

二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫(kù)”（數(shù)據(jù)庫(kù)）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。

三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過(guò)技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。

四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報(bào)專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來(lái)源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來(lái)源于工作人員的群體意識(shí)，來(lái)源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購(gòu)進(jìn)開(kāi)箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。

因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國(guó)家甲級(jí)資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級(jí)資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級(jí)資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。

其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書(shū)、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。

四、結(jié)束語(yǔ)

作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過(guò)程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò);系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

參考文獻(xiàn)：