摘要：隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業(yè)檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標準化、規(guī)范化、科學化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應用、分析的道路，使之更好地為生產(chǎn)服務，還有很多需要研究和解決的實質性問題。

關鍵詞：企業(yè)檔案；“五個統(tǒng)一”；信息化建設

1企業(yè)檔案存在的問題

1.1企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

1.2檔案工作缺乏制度化的管理程序

隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業(yè)檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標準化、規(guī)范化、科學化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應用、分析的道路，使之更好地為生產(chǎn)服務，還有很多需要研究和解決的實質性問題。下面，筆者就此略談粗淺幾點認識。

一、企業(yè)檔案存在的問題

（一）企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

（二）檔案工作缺乏制度化的管理程序

當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

一、企業(yè)檔案存在的問題

（一）企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

（二）檔案工作缺乏制度化的管理程序

當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

（三）缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

實踐表明，建立企業(yè)綜合評價制度，對促進企業(yè)講究經(jīng)營道德、提高經(jīng)濟效益、履行社會責任具有重要的推動作用。我國正在進行實行市場體制的各種建設，其間不可忽視建立嚴格、有效的企業(yè)綜合評價制度。企業(yè)綜合評價制度，一般包括評價基本目標確定、評價指標體系、指標綜合評價方法和公開評價結果四個方面。本文專門研究企業(yè)綜合評價指標體系，試圖為統(tǒng)一人們這方面的認識和實務做法提供一些基本思路。

一、評價模式的基本結構

我國目前企業(yè)綜合評價指標體系有四套:一是財務評價指標體系，包括八大指標；二是經(jīng)濟效益評價指標體系，包括十項指標；三是綜合評價指標體系，包括六類十二個指標；四是資本增值保值考評指標體系，包括一個主導指標和若干個輔助指標。前兩個指標體系，由財政部，第三種指標體系是國家經(jīng)貿委和國家統(tǒng)計局公布的，第四種指標體系來自于國家國有資產(chǎn)管理局的規(guī)定。多頭重復，缺乏嚴肅性和有效性，這可能是我國目前企業(yè)評價制度存在的比較突出的問題。我們姑且不去深究這些評價制度實際效果如何，就各部門對比所作的說明本身來看，如此多重的企業(yè)評價制度實無必要。筆者認為，目前多頭評價企業(yè)的狀況必須改變。在中國，對企業(yè)進行綜合評價的指標體系，宏觀上只能設置一套，否則，整個企業(yè)綜合評價將出現(xiàn)無序混亂、難以規(guī)范的局面。

二、評價目標

企業(yè)綜合評價的主要目標，是指建立企業(yè)綜合評價指標體系及其公開考評制度應起到哪些作用?？茖W、合理、有效的企業(yè)綜合評價制度，應該能有力地促進企業(yè)注重財務目標、財務實績和財務紀律。從具體的操作功能上講，企業(yè)綜合評價必須具有導向效能，即：它的實施將使企業(yè)自覺地兼及長期發(fā)展和短期利潤，并能講求經(jīng)營道德和履行社會責任，嚴格做到遵紀守法。企業(yè)綜合評價指標體系的建立，要以充分滿足上述要求為出發(fā)點。

企業(yè)財務目標，規(guī)范意義上說是企業(yè)價值最大化，用我們通常的說法，是使企業(yè)有較強的發(fā)展后勁。對此衡量，一般從兩個方面入手：1.立足過去若干年財務實績指標，看企業(yè)是處于發(fā)展、停滯或萎縮狀態(tài)。2.依據(jù)當前企業(yè)在技術、人力、產(chǎn)品市場及信息等資源開發(fā)上的投入社會責任的履行狀況，看企業(yè)前景好壞。財務實績是指企業(yè)擁有資源的利用程度和質量，一般以資產(chǎn)流動性、收益性、安全性等指標衡量，這方面國內外已有很多成熟的指標體系可資運用。財務紀律，這是我們以往企業(yè)評價中沒有得到應有重視的一個方面?，F(xiàn)有的各種企業(yè)評價制度之所以沒有取得多大的實效，可能與此直接相關。從理論上分析，企業(yè)綜合評價失去了對財務紀律的導向功能，則財務目標和財務實績評價也就只能是形式而最終失去了積極意義。在實踐中，一個企業(yè)若不能很好地執(zhí)行財經(jīng)紀律，那么，財務實績必然是虛假的，財務目標最終將被架空。因此，離開了企業(yè)遵守財經(jīng)紀律的評價，對企業(yè)財務目標和財務實績的評價就肯定是空洞的甚至是毫無意義的?；诖耍覀冋J為，必須把財務紀律納入企業(yè)綜合評價范圍?？傊?，一個科學合理的企業(yè)綜合評價指標體系及其評價制度，僅要求企業(yè)關注財務目標和財務實績是遠遠不夠的，而且往往無法取得積極的效果，應該具有強烈的促使企業(yè)自覺地執(zhí)行財經(jīng)紀律的功能。由此，我們明確了企業(yè)綜合評價指標體系應包括的三個基本內容：財務目標、財務實績、財務紀律。

財務報告作為企業(yè)綜合財務狀況的“代言人”受到了股東、債權人、政府部門等相關利益人的廣泛關注。作為企業(yè)“形象代表”的財務報告應具有真實性和可靠性。然而由于多方面的原因和各種利益因素，財務報告正逐漸失去其本來面目。從下面一連串觸目驚心的數(shù)字就能看到該問題的嚴重性。震驚世界的安然公司，涉嫌欺詐金額為6億美元，然而與世通和施樂相比相形見絀。世通公司欺詐金額高達38億美元，而施樂則更為驚人——5年虛報60億美元。我國的銀廣夏從1995年的造假利潤200余萬元開始，到2000年竟高達5億多元。這一串串數(shù)字的背后是國家經(jīng)濟的動蕩、社會誠信的喪失和投資者的巨額損失。

所謂財務報告粉飾是指企業(yè)為了滿足特定目的需要，對財務報告進行技術處理的過程。財務報告粉飾是企業(yè)與各相關利益主體相互“博弈”的結果。因為相關利益主體是多方面的，企業(yè)進行粉飾的動機也不盡相同，但主要有以下幾種：為了獲得上市資格；為了取得配股權；為了募集資金；為了減少納稅；為了提高經(jīng)營業(yè)績；為了避免ST或PT處罰。隨著經(jīng)濟的日益發(fā)展，各種高科技金融工具及其金融衍生工具層出不窮，財務報告粉飾行為不僅是高智商、高科技、高水平的活動，而且還具有高創(chuàng)新、高隱蔽、高發(fā)展趨勢。所以，有必要對財務報告粉飾行為的防范措施進行研究。

一、完善上市公司的治理結構

所有權和經(jīng)營權相分離導致了投資者與管理者之間的信息嚴重不對稱，這是產(chǎn)生財務報告粉飾行為的原因之一。由于我國較大部分上市公司是通過國有企業(yè)改組上市的，國有企業(yè)的所有者缺位、內部控制失靈使得該問題更加突出。加上國有企業(yè)經(jīng)營者并不具備承擔資產(chǎn)責任的能力，他們對國有資產(chǎn)支配權利的獲得不是以自身資產(chǎn)責任能力為前提，國家作為所有者將資產(chǎn)支配權委托出去，最終風險仍由國家（所有者）承擔，這樣就助長了企業(yè)經(jīng)營者違法造假的行為的產(chǎn)生。國有企業(yè)的經(jīng)營者多數(shù)由政府和行政主管部門任命，他們一般對上級負責，不承擔資產(chǎn)經(jīng)營責任。當他們不能改變經(jīng)營狀況，提升經(jīng)營業(yè)績時就可能通過操縱會計政策粉飾財務報表，以保住自己的位子，并在此基礎上實現(xiàn)自身利益最大化。針對這一情況，國有企業(yè)應從以下幾個方面著手：

（一）完善產(chǎn)權制度。一方面，在16字方針即“產(chǎn)權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”的指導下，明確國有企業(yè)管理者的權利和義務，對他們的業(yè)績不能僅以財務指標進行考核，還應考核其領導能力及戰(zhàn)略規(guī)劃能力；另一方面，還要盡快建立起符合我國國情的現(xiàn)代企業(yè)管理制度，使企業(yè)各方面的管理都規(guī)范化、程序劃。

（二）建立內部控制制度。企業(yè)內部監(jiān)督機制失靈，勢必使得財務報告粉飾變得暢通無阻，因此，引進獨立董事是必要的。獨立董事應保持獨立性，而不能是一個虛設位子，他們不僅要顧及大股東的權益，更要代表中小股東的利益。另外，認真執(zhí)行國有企業(yè)稽查特派員制度也是完善內部控制制度很重要的一個措施。