一、檔案管理體制分類

檔案管理體制主要分為集中式檔案管理體制和分散式檔案管理體制，集中式檔案管理體制是中央檔案機構(gòu)對地方各級檔案機構(gòu)進行直接監(jiān)督和領導。國家通過采用行政手段或法制手段設立各級檔案機構(gòu)，其中作為全國檔案工作的指揮中心，檔案行政管理機關對檔案工作進行指導和監(jiān)管。集中式檔案管理體制的優(yōu)點在于使檔案管理工作有序化和組織化。而分散式檔案管理體制是國家采取各負其責的原則，實行中央和地方分權管理檔案工作的形式，各檔案館之間既無橫向聯(lián)系也無從屬關系。目前我國采用的是集中式檔案管理體制。

二、我國檔案管理體制存在的問題

（一）檔案資源利用率低

我國在建設綜合性檔案館的同時建立了大量的專業(yè)性檔案館、企業(yè)檔案館，雖然豐富了我國檔案館的數(shù)量和種類，但是其中存在的部分專業(yè)性檔案館并不是按照國家統(tǒng)一規(guī)劃建立的，只得到了當?shù)卣呐鷾?，甚至許多企業(yè)檔案館是由企事業(yè)單位的檔案室改建的。另外，部分專業(yè)檔案館的出現(xiàn)，破壞了國家檔案館的綜合性，讓國家檔案館逐漸淪為文書檔案館。正是這種各類檔案館之間的信息封閉，導致檔案信息資源無法得到充分利用。

（二）非公有制企業(yè)檔案管理問題

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)處理成為檔案文件管理業(yè)務中最常見的應用技術，現(xiàn)代文件管理方法不僅邏輯清晰，而且比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方法更高效。目前國內(nèi)多數(shù)高校的檔案文件管理業(yè)務相對薄弱，歸檔文件管理復雜性相對高、管理業(yè)務人員需求相對大，文件存檔業(yè)務也存在較多問題。為創(chuàng)新和改革檔案文件管理方式，本文通過對高校檔案管理信息化方面存在問題進行分析，找出各單位文件管理業(yè)務高效率的組合狀況，提出管理對策，以適應新時代高校檔案管理需求、提高管理業(yè)務效率。

關鍵詞：檔案管理；高校；信息化；建設研究

一、緒論

傳統(tǒng)的高校檔案管理和審核方式都是線下完成的——即檔案管理員線下通知相關老師和部門整理、準備好檔案信息，將整理好的檔案打印出來上交給檔案管理員，檔案管理員再對檔案進行審核。審核結(jié)束后，管理員將檔案入庫保存。這種線下提交和審批的方式已經(jīng)維持了很久，而且管理員已經(jīng)習慣于這樣的檔案管理和審批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的傳播，基本上所有的學校都延時開學。一切的活動都轉(zhuǎn)到線上進行，檔案的提交和審核作為高校管理工作的一個環(huán)節(jié)自然也必須通過線上完成。經(jīng)過一年的嘗試和使用，人們越來越感覺到線上將檔案管理提交和審核進行數(shù)字化后的好處[1]。在信息化的時代下，存儲文檔要求能夠快速、準確地找到，要可以極大地提高業(yè)務單元的業(yè)務效率[2]。然而，在檔案管理的過程中，有許多問題，高校必須面對問題并加以解決。如果這些問題沒有及時發(fā)現(xiàn)和解決，可能會對高校管理產(chǎn)生非常負面的影響，因此對高校檔案管理的研究發(fā)展有著非常大的必要性，進而使得各高校適應新時代管理系統(tǒng)的變化趨勢[3]。

二、高校檔案管理信息化的意義

（一）減輕工作人員工作強度

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進程。根據(jù)計算機技術在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現(xiàn)行文件應用計算機技術源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應用計算機技術是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術應用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

一、電子文件管理的的主要目標保證

電子文件的真實性、完整性、可讀性和可用性是電子文件管理的主要目標。在電子文件管理系統(tǒng)運行下的一份電子文件包含內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景三個要素。內(nèi)容是指文件中所包含的表達作者意圖的信息。結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達方式，分為物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)。物理結(jié)構(gòu)是文件信息存儲于載體上的位置及分布情況，如正文、批示、附件等各部分信息在載體上的存儲位置。邏輯結(jié)構(gòu)是文件信息的內(nèi)在關系，如文字排列、章節(jié)構(gòu)成、頁碼順序等信息。背景是指能夠證明文件形成環(huán)境、形成過程、存在狀態(tài)以及文件之間相互關系的信息。其中，保證文件的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、轉(zhuǎn)移等處理工作后仍然保持不變，和形成時的原始狀態(tài)一致，就保證了電子文件的真實性和相當程度的完整性。以上描述文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個管理過程的數(shù)據(jù)稱作元數(shù)據(jù)，在文件形成時產(chǎn)生，它全面描述文件的本來面貌和生命歷程，文件管理系統(tǒng)在源頭一次性捕獲元數(shù)據(jù)，就可為不同的管理活動所調(diào)用，每一項管理活動都是記錄、調(diào)用相關元數(shù)據(jù)的過程。根據(jù)完整的元數(shù)據(jù)記錄，可以回溯電子文件的原貌和變化過程，從而確認電子文件的真實性；利用元數(shù)據(jù)可以維護文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景之間以及文件之間的關聯(lián)，從而保護文件的完整性。保證電子文件的真實性和完整性，也就要求維護元數(shù)據(jù)的真實完整不丟失并始終與文件保持關聯(lián)。保持電子文件的可讀性，是指文件經(jīng)存儲、傳輸、壓縮/解壓、加密/解密、系統(tǒng)遷移等處理后，仍然能夠以人可以識讀的方式輸出，這就要求電子文件以開放的格式保存?？捎眯灾饕w現(xiàn)在對檢索系統(tǒng)的要求上。

二、做好電子文件管理的策略

（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃

電子文件管理是一個系統(tǒng)工程，最終是為數(shù)字檔案信息資源建設服務，以達到便于開發(fā)利用、造福社會的目的。具體實施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領導層面對各階段的目標、任務、措施進行科學、合理地規(guī)劃部署，如：在工作實施之前展開深入調(diào)研、廣泛論證、集中討論，投資大的項目要形成可研報告；形成科學合理的電子文件利用體制機制，優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)配置，處理好軟件系統(tǒng)服務器的兼容關系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴格制度統(tǒng)一標準

一、檔案管理的國際學術研究熱點問題及其未來發(fā)展方向

(一)國際檔案界共同關注的幾個熱點問題

國際檔案界共同關注的熱點問題可以從分析以下一些信息得出:英國、澳大利亞、加拿大和美國等國家檔案工作者協(xié)會2(X刃、2001、2002、2003年已經(jīng)舉辦或?qū)⒁e辦的檔案學術年會議題;歐洲國家2002年5月在西班牙召開的“電子信息的保護與利用:最優(yōu)化管理的實踐和解決辦法”國際會議的議題;20(X〕年已經(jīng)舉辦的第十四界國際檔案大會的主要議題及與會者發(fā)言;20(抖年8月23一29日將在奧地利首都維也納舉辦的第十五界國際檔案大會的主題“檔案、記憶與知識”;代表性檔案國際學術刊物1999年以來發(fā)表的學術論文主題。分析表明，近年來國際檔案界對檔案管理的研究涉及面很廣，幾乎包括了檔案管理的方方面面以及各種門類的檔案，就共同關注的問題而言，可以歸納為以下5個方面:

1.數(shù)字檔案的保護:研究數(shù)字環(huán)境下檔案的形成、維護及利用，數(shù)字檔案保護的程序，實踐經(jīng)驗，安全與質(zhì)量保證，長久可獲取性，數(shù)字檔案保護的檔案觀，數(shù)字簽字的使用及問題等;

2.電子文件的管理:研究電子文件的捕獲、鑒定、保管、保護與利用，檔案化電子文件系統(tǒng)的建立，真實性電子文件長久保存的方案，電子文件管理的教育與培訓，電子文件管理的責任，元數(shù)據(jù)標準、模式及要求的使用和實施等;

3.檔案的著錄:研究檔案著錄的國際標準與國家標準，與電子著錄信息標準和圖書著錄標準的關系，檔案著錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標準如MARC和EAD，XML，檔案著錄的數(shù)據(jù)內(nèi)容標準如國際檔案理事會的《檔案著錄通用標準ISAD(G)》和《機構(gòu)、個人和家庭檔案規(guī)范文件的著錄ISAAR(CPF)》，美國的《檔案、個人信件和手稿的著錄APPM》，英國的《檔案著錄指南MAD》，加拿大的《檔案著錄規(guī)程RAD》等: