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摘要：本文從醫(yī)院基建檔案管理工作定位、內(nèi)容及其在醫(yī)院建設(shè)中的作用三個方面探討了基建檔案管理要點，在把握要點基礎(chǔ)上，提出建設(shè)單位、總包及監(jiān)理單位在基建檔案管理中的職責(zé)擔當和具體舉措，對做好醫(yī)院基建檔案管理工作具有積極的現(xiàn)實指導(dǎo)價值。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建檔案；管理；實踐

基建檔案是以獨立工程項目為對象，將工程建設(shè)過程中形成的文件資料匯集。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展以及醫(yī)療機構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入的增加，大量基本建設(shè)項目陸續(xù)開工，形成了大量具有保存價值的基建檔案。做好醫(yī)院基建檔案管理，尤其是重點項目的檔案管理值得研究和探討。

1醫(yī)院基建檔案管理工作定位

基本建設(shè)項目檔案（簡稱“基建檔案”）是指包括基建項目提出、可研、決策、設(shè)計、施工、竣工等全過程形成的、具有保存價值的文字材料、圖表、聲像材料等歷史記錄。醫(yī)院基建檔案是基建工程項目維護、管理、改擴建的重要現(xiàn)實依據(jù)。

1.1主要依據(jù)及原則

醫(yī)院基建檔案管理依據(jù)的標準、規(guī)范有《檔案法》《建筑工程資料管理規(guī)范》（JCJ/T185-2009）、《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發(fā)〔2016〕11號）、《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》、（DA/T28-2018）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GBT50328-2001）等。

1.2管理內(nèi)容及范圍

醫(yī)院基建檔案涵蓋了勘察、設(shè)計、施工、總包、監(jiān)理及第三方檢測等參建單位在基建項目建設(shè)過程中形成的具有保存價值的文件資料。

1.3責(zé)任劃分及協(xié)調(diào)

基建項目參建單位眾多，既有建設(shè)單位，也有總包、分包單位，還有監(jiān)理單位和第三方檢測機構(gòu)等，明確各方主體職責(zé)，有利于建立健全基建檔案管理責(zé)任體系，提升基建檔案管理效率。根據(jù)《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》規(guī)定，應(yīng)由施工單位向建設(shè)單位移交項目文件資料。實行總包項目的，由總包單位負責(zé)總包范圍內(nèi)項目文件材料的收集、整理、歸檔組織協(xié)調(diào)；分包單位負責(zé)分包部分項目文件材料的收集、整理、歸檔，并由總包單位審核。監(jiān)理部門負責(zé)監(jiān)理范圍內(nèi)文件材料的收集、整理，并向建設(shè)單位移交相關(guān)監(jiān)理資料。建設(shè)單位則負責(zé)基建工程項目前期準備、竣工驗收等階段文件的收集、整理、組卷，并協(xié)調(diào)其他參建單位做好相關(guān)項目檔案移交工作。

2醫(yī)院基建檔案的作用

2.1有利于基建設(shè)施盤活

醫(yī)院基建檔案作為醫(yī)院檔案管理體系中的重要組成部分，其重要性不言而喻。通過基建檔案中相關(guān)基建數(shù)據(jù)分析，可為相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的改建、擴建提供重要參考，讓醫(yī)院管理者能夠更加有序地做好現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施的高效運轉(zhuǎn)管理，避免醫(yī)療設(shè)施閑置或浪費，以及醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的重復(fù)和盲目建設(shè)。

2.2有利于基礎(chǔ)設(shè)施維護

醫(yī)院基建檔案包括了醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施項目建設(shè)中的各種原始資料及信息內(nèi)容，這些信息內(nèi)容涵蓋了有關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施項目的立項、設(shè)計、規(guī)劃、竣工驗收和日常維護等，以及在基建設(shè)施建設(shè)及運營管理過程中形成的大量文字資料、圖像資料等，為基建項目后期的運營維護提供詳實可查的設(shè)計參數(shù)及竣工驗收資料等，通過基建檔案信息資料的查詢利用，可為基礎(chǔ)設(shè)施維護提供重要的依據(jù)和參考。

2.3有利于控制建設(shè)成本

醫(yī)院基建檔案詳細記錄了醫(yī)院發(fā)展的歷史面貌，如工程投資預(yù)算、合同、合作洽談記錄、項目監(jiān)理等，這些數(shù)據(jù)信息不僅可以為后期總決算提供依據(jù)，也為項目審計提供現(xiàn)實可查資料，對于控制醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)成本，提高建設(shè)資金利用率具有積極的現(xiàn)實意義。

2.4有利于應(yīng)急事件處置

醫(yī)院，特別是大中型綜合醫(yī)院是人員密集場所，是一個地方安全管理及其應(yīng)急事件處置的重點單位。在醫(yī)院應(yīng)急預(yù)案制定、應(yīng)急預(yù)案實施及應(yīng)急事件處置過程中，都離不開基建檔案。

3醫(yī)院基建檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)

3.1基建項目開工之前的約定

基建項目開工前，應(yīng)明確將基建項目歸檔套數(shù)及基建項目檔案驗收標準寫入招標文件，尤其是一些特殊要求的，應(yīng)在合同簽署或招標文件擬制中注明，為建設(shè)單位歸檔提供法定依據(jù)。

3.2基建項目開工初期的培訓(xùn)

基建項目開工初期的主要任務(wù)是做好參建單位有關(guān)基建項目檔案管理領(lǐng)域的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，在圖紙會審、設(shè)計交底時，組織參建單位按照事先簽署的合同規(guī)定和要求，加強基建項目檔案歸檔要求、標準、范圍、渠道及流程等業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，并將該項目檔案驗收標準印制成冊，交由參建單位，提前做好檔案管理準備工作?；椖恐芷陂L，在撥付工程預(yù)付款前，邀請監(jiān)理單位一道審核分部分項劃分表，提前做好預(yù)立卷各項準備工作。

3.3施工至竣工驗收前的協(xié)調(diào)及預(yù)立卷驗收

基建項目檔案管理程序復(fù)雜，業(yè)務(wù)內(nèi)容眾多，在項目施工建設(shè)過程中要經(jīng)常性地組織參建單位、監(jiān)理單位，以及第三方項目管理方共同做好施工單位項目資料的例行性檢查，聽取各方檔案管理進展工作匯報，做到“三同步”。當基建項目建設(shè)取得城建檔案管理部門出具的認可文件后，應(yīng)及時做好竣工驗收，通過施工、監(jiān)理、總包等各方會簽的形式確定歸檔范圍，并完成整個基建項目檔案預(yù)立卷、預(yù)驗收。

3.4檔案正式驗收前的備案

基建項目工程竣工驗收后，應(yīng)及時對整個基建項目檔案進行匯總，并按照事先簽署的合同約定或規(guī)定，將基建檔案移交一份至所在地城建檔案館進行備案。備案工作結(jié)束后，需要嚴格按照建設(shè)主管部門關(guān)于項目檔案建檔歸檔的要求，組織人員對基建項目檔案進行驗收、審核，并于工程款結(jié)算前做好整個基建項目檔案的完善、移交工作。未完成這項工作的，不能結(jié)算工程款。

3.5工程保修期結(jié)束前的質(zhì)量控制

基建項目保修期是從項目竣工驗收通過之日起算，在支付相應(yīng)的基建項目保修款前，應(yīng)全面復(fù)核基建項目各參建方所移交的檔案資料，通過合同管理、檔案交底、備案檢查、協(xié)商會商等，做好歸檔基建檔案質(zhì)量控制工作。

3.6工程項目建設(shè)完結(jié)時的移交接收

基建工程項目建設(shè)完結(jié)時，要及時將驗收合格的檔案移交建設(shè)單位及檔案館。首先是加強基建檔案人員培訓(xùn)，保持檔案人員的相對穩(wěn)定性；其次是建設(shè)單位制作檔案樣本，交由施工及監(jiān)理單位比照收集、制作；再次是合同中明確約定各方責(zé)任；第四是檔案人員及時深入項目建設(shè)一線，做好基建檔案收集、整理的監(jiān)督檢查；最后，做好檔案移交驗收，同步移交紙質(zhì)檔案與電子文檔。

4醫(yī)院基建檔案管理實踐對策

明確基建檔案工作定位及主要環(huán)節(jié)后，應(yīng)將這些內(nèi)容貫徹到具體的基建項目檔案管理的實踐之中。

4.1建設(shè)單位全面負責(zé)

在基建項目檔案管理整個工作中，應(yīng)由建設(shè)單位全面負責(zé)。4.1.1編制作業(yè)指導(dǎo)書。在基建項目起動時，匯總可能出現(xiàn)的常見問題，編制成作業(yè)指導(dǎo)書或指導(dǎo)手冊，通過教程形式指導(dǎo)各參建單位規(guī)范整理檔案，保證各參建單位檔案移交時形式上的規(guī)范、統(tǒng)一，分類、整理、排列、編號一致。4.1.2提前整理前期資料?；椖拷ㄔO(shè)周期長，建設(shè)單位檔案工作者可在項目開工后先行做好立項、可研報告、勘察測繪、招投標、審批文件的預(yù)整理，減輕后期基建檔案驗收時的工作量。4.1.3全面把握施工流程。建設(shè)單位作為基建項目檔案的全面負責(zé)者，要常態(tài)化到工地一線進行走訪，把握項目工序及流程特點，了解各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的資料文件，組卷時按照施工流程進行科學(xué)梳理，保障基建項目案卷間有機聯(lián)系，保持基建項目案卷形成規(guī)律和特點。

4.2調(diào)動總包單位參與

基建項目檔案管理實行“誰形成誰負責(zé)”的原則，實行總包的基建項目，應(yīng)充分調(diào)動總包單位參與基建項目檔案管理工作的積極性，負責(zé)總包范圍內(nèi)（包括分包單位）的基建項目檔案的審查及匯總?？偘鼏挝粦?yīng)同時要求各分包單位負責(zé)其所分包項目資料的收集管理、整理歸檔并適時移交，并定期進行監(jiān)督檢查，發(fā)揮總包單位負責(zé)制作用。

4.3注重監(jiān)理職能發(fā)揮

建設(shè)單位應(yīng)將基建檔案管理的相關(guān)要求寫入合同，并與監(jiān)理方予以明確：由監(jiān)理單位負責(zé)監(jiān)督檢查監(jiān)理工作職責(zé)范圍內(nèi)的項目勘察、設(shè)計、施工等形成的文件資料及整理、歸檔工作的監(jiān)督檢查；重點要審查好竣工圖制作是否符合規(guī)定要求，質(zhì)量是否達到標準，并就完整、真實、準確性簽署意見。監(jiān)理單位專職資料員應(yīng)定期召開調(diào)度會，向業(yè)主方、第三方項目管理公司及參建方通報項目資料檢查結(jié)果，督促整改，充分發(fā)揮監(jiān)理單位在項目檔案管理中的監(jiān)督職能作用。

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作者:潘琳 單位:天津市海河醫(yī)院