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一城市建設(shè)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

1檔案數(shù)量的增加對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求

（1）檔案管理人員數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于檔案數(shù)量的增加速度，導(dǎo)致城建檔案部門(mén)的整理、利用工作滿足不了現(xiàn)實(shí)的需要；

（2）檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不能滿足檔案信息化管理方式的需要；具有檔案專(zhuān)業(yè)和一定計(jì)算機(jī)水平的人才相對(duì)匱乏；

（3）檔案人才流動(dòng)性較大，很難培養(yǎng)和留住檔案人才。這一點(diǎn)與檔案管理工作自身的特點(diǎn)息息相關(guān)：一是工作強(qiáng)度大；二是工作比較枯燥、繁瑣；三是工資待遇不高。

（4）對(duì)于人員的服務(wù)水平提出了更高的要求。比如，在政府簡(jiǎn)化審批流程、縮短審批期限的大背景下，我市工程檔案部門(mén)受理檔案驗(yàn)收的承諾期限由7天縮短為3天，而且增加了檔案預(yù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)，工作量和工作壓力的驟然加大，對(duì)檔案人員的耐性提出了更大的考驗(yàn)。

2檔案數(shù)量的增加對(duì)檔案管理方式提出了更高的要求

（1）服務(wù)技術(shù)和服務(wù)方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導(dǎo)致工作效率和服務(wù)效率普遍較低；

（2）即使有些城建檔案管理部門(mén)已經(jīng)對(duì)檔案實(shí)施了信息化管理，但檔案實(shí)體的整理和檔案信息化掃描的工作進(jìn)度無(wú)法保證即時(shí)完成，從而影響了檔案提供利用工作水平；

（3）相比于一些發(fā)達(dá)國(guó)家，我們的管理理念、管理技術(shù)、管理設(shè)備嚴(yán)重落后。而且各個(gè)城市之間城建檔案管理水平發(fā)展不平衡。這是由兩個(gè)方面原因造成的：一是對(duì)城建檔案重要性認(rèn)識(shí)不足導(dǎo)致重視程度不夠；二是經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平落后導(dǎo)致資金投入力度不足。

3檔案數(shù)量的增加對(duì)檔案利用模式提出了更高的要求

檔案數(shù)量的增加直接導(dǎo)致檔案利用量的增加，加之人員不足、管理水平相對(duì)落后，導(dǎo)致檔案利用需求很難在第一時(shí)間得到滿足，由此導(dǎo)致檔案部門(mén)在政府、企事業(yè)單位及民眾心目中的公信力下降，從而也影響到部門(mén)自身的發(fā)展。提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的檔案信息，是對(duì)我們城市建設(shè)檔案部門(mén)提出的最基本要求，但是當(dāng)前形勢(shì)下，我們有些城建檔案管理部門(mén)在這一點(diǎn)上難以做到。

二提高城市建設(shè)檔案管理工作水平的對(duì)策

1加強(qiáng)城市建設(shè)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

（1）通過(guò)“感情留人、事業(yè)留人以及適當(dāng)?shù)拇隽羧恕?，廣泛吸納人才，打造一支專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍。適當(dāng)提高城建檔案管理人員的待遇。

（2）要定期不定期對(duì)管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。對(duì)于優(yōu)秀的管理或技術(shù)人才，要給予重點(diǎn)培養(yǎng)。

（3）通過(guò)績(jī)效考核機(jī)制的建立，對(duì)工作優(yōu)異者給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。以此鼓勵(lì)先進(jìn)、激勵(lì)后進(jìn)。

2提高城市建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范化水平

（1）對(duì)檔案進(jìn)行全面的核查，在對(duì)竣工檔案資料進(jìn)行移交時(shí)，包括前期準(zhǔn)備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和系統(tǒng)。

（2）檔案信息化工作的基礎(chǔ)是檔案的著錄。由于每個(gè)城市建設(shè)檔案管理單位的條件不同，應(yīng)該研究制定統(tǒng)一的《城建檔案著錄細(xì)則》，以實(shí)現(xiàn)檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（3）合理組卷，在整理過(guò)程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容混亂，無(wú)頁(yè)碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時(shí)需要重新進(jìn)行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。組卷合理化和規(guī)范化不僅有助于科學(xué)管理、優(yōu)化館藏，還能提高計(jì)算機(jī)管理的利用效率。

（4）檔案分類(lèi)號(hào)以及檔案題名的準(zhǔn)確無(wú)誤有助于提高檢索查準(zhǔn)率。對(duì)一些含義不清或模糊的題名要進(jìn)行及時(shí)的處理，避免出現(xiàn)計(jì)算機(jī)無(wú)法識(shí)別的情況。

3提高城市建設(shè)檔案管理工作的信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，促進(jìn)了先進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，城市建設(shè)檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化：借助相應(yīng)的軟、硬件平臺(tái)，通過(guò)掃描、錄入等方式，實(shí)現(xiàn)檔案的“三態(tài)”同步，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索和在線閱覽，大大提高了城建檔案的利用效率。我們的社會(huì)已經(jīng)處于一個(gè)信息爆炸的時(shí)期，信息技術(shù)的在各行各業(yè)獲得了巨大的發(fā)展。城建的檔案管理也必須跟上時(shí)展的步伐，將一些已經(jīng)不符合或者陳舊的管理模式加以改進(jìn)和創(chuàng)新，以此更好的為城市建設(shè)提供服務(wù)。將先進(jìn)的信息技術(shù)引入到城建檔案管理上來(lái)，從根本上提高城建檔案管理工作的信息化水平。

4通過(guò)服務(wù)外包的形式提高城市建設(shè)檔案管理工作水平

由于檔案管理單位的人員和編制有限，通過(guò)政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)的方式，采取服務(wù)外包的形式，來(lái)完成城建檔案的實(shí)體整理、圖片掃描和數(shù)據(jù)錄入工作，也不失為解決當(dāng)前矛盾行之有效的方法，并且該方法已經(jīng)在相當(dāng)大的范圍內(nèi)取得了較好的效果，在城建檔案整理、檔案數(shù)字化和提供利用工作中發(fā)揮了不可估量的作用。

5提高社會(huì)的“檔案意識(shí)”和檔案的“社會(huì)意識(shí)”

為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是城市建設(shè)檔案工作的根本目的，也是我們一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，是我們自身的價(jià)值所在。我們必須緊緊圍繞這個(gè)中心，為社會(huì)提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息，充分發(fā)揮自身的價(jià)值。我們要注重服務(wù)理念、方式方法的不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)服務(wù)向現(xiàn)代服務(wù)的轉(zhuǎn)變：一是要改變“重藏輕用”的舊觀念，樹(shù)立“以用為主”的新觀念，如指引群眾通過(guò)“依申請(qǐng)公開(kāi)”的方式申請(qǐng)利用。二是開(kāi)展城建檔案編研工作，將信息整理加工成冊(cè)，提供給社會(huì)利用。三是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將信息主動(dòng)給社會(huì)。城建檔案部門(mén)一定要充分提高“社會(huì)意識(shí)”，由此提高自身價(jià)值。另外，城建檔案部門(mén)還要加強(qiáng)自身的宣傳，通過(guò)提供良好的服務(wù)來(lái)提升整個(gè)社會(huì)的“城建檔案意識(shí)”。

三結(jié)語(yǔ)

綜上所述，城市建設(shè)檔案管理工作在城鎮(zhèn)化背景下，面臨諸多問(wèn)題，作為城建檔案管理部門(mén)應(yīng)立足自身、圍繞中心、服務(wù)大局，通過(guò)不斷的改革創(chuàng)新，解決發(fā)展中遇到的問(wèn)題；通過(guò)不斷的提供利用，提升自己的社會(huì)價(jià)值；通過(guò)提升價(jià)值，爭(zhēng)取更多的資金支持。通過(guò)資金和技術(shù)支持來(lái)促進(jìn)自身發(fā)展，進(jìn)一步提高管理和利用工作水平。

作者：宋大慶單位：廣州開(kāi)發(fā)區(qū)城市建設(shè)及房地產(chǎn)檔案館