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編者按:本論文主要從分析圈書館年度投資效果的依據(jù);分析圖書館年度投資效果的方法;投資效果分析實(shí)例等進(jìn)行講述,包括了衡量圖書經(jīng)費(fèi)使用是否合理的另一標(biāo)志,是看當(dāng)年的采購計(jì)劃是否完成、要制訂具體的采購計(jì)劃、要完善采購工作的統(tǒng)計(jì)制度、綜合分析投資效果的各項(xiàng)指標(biāo)等,具體資料請見:
一、分析圈書館年度投資效果的依據(jù)
有關(guān)分析年度投資效果的依據(jù),不外乎是兩個(gè)方面:一是要看投資使用的合理,二是要看使用這些投資所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。
隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深化,各高等院校普遍實(shí)行了經(jīng)費(fèi)分項(xiàng)包干的辦法,由于財(cái)務(wù)制度的不嚴(yán),一些本來不屬于圖書經(jīng)費(fèi)開支的額外項(xiàng)目,也擠入了圖書經(jīng)費(fèi)之列,如行政辦公費(fèi)和加班補(bǔ)貼費(fèi)等等。這些項(xiàng)目,雖然開支的數(shù)目不大,但逐年累積起來,也是十分可觀的。從目前的實(shí)際情況看,個(gè)人認(rèn)為,要完全杜絕這些額外開支是不現(xiàn)實(shí)的,因?yàn)樗鼤o圖書館帶來許多不便,但必須要加以控制。這里我們引入有關(guān)“投資保障率”的概念,其含意是年購書經(jīng)費(fèi)額占年圖書經(jīng)費(fèi)總額的百分比。在通常情況下,這一比率應(yīng)保證在95%以上,這是衡量一個(gè)館對圖書經(jīng)費(fèi)使用是否合理的標(biāo)志之一。
衡量圖書經(jīng)費(fèi)使用是否合理的另一標(biāo)志,是看當(dāng)年的采購計(jì)劃是否完成,這個(gè)計(jì)劃是根據(jù)本館的特征和讀者的需求情況所制定的,“它包括數(shù)量、比例、品種、復(fù)本等等,”①有的同志提出了“采購率”的概念。②所謂采購率,就是完成計(jì)劃購入的圖書占計(jì)劃購入圖書的百分比。從理論上講,這個(gè)比率應(yīng)該是1。。%的,但由于許多主客觀因素的影響,實(shí)際上難已達(dá)到,個(gè)人認(rèn)為,圖書能保證達(dá)到80%以上,期刊保證達(dá)到90%以上就算較好的了。
要評價(jià)圖書經(jīng)費(fèi)投資的“純”經(jīng)濟(jì)效益,是十分困難的。因?yàn)閳D書館不象物質(zhì)生產(chǎn)部門或商業(yè)流通部門那樣,可以直接觀察它的經(jīng)濟(jì)價(jià)值?!皥D書館的經(jīng)濟(jì)效益是以隱蔽的潛在的形式存在的,只有讀者從利用文獻(xiàn)中所獲得的知識轉(zhuǎn)化為技能并運(yùn)用于科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)領(lǐng)域之后,才能發(fā)揮它的經(jīng)濟(jì)效益,而這又是長期積累、持續(xù)功能的過程?!雹垡虼?,圖書經(jīng)費(fèi)投資的經(jīng)濟(jì)效益,只能由圖書館服務(wù)效果的指標(biāo)來間接反映。也就是要具體計(jì)算文獻(xiàn)的利用率和文獻(xiàn)閱讀率。需要說明的是,這里所謂的利用率和閱讀率和反映圖書館服務(wù)效果的利用率和閱讀率,在含意和算法上是不相同的。我們不妨引入“投資效果利用率”和“投資效果閱讀率”兩個(gè)概念。所謂“投資效果利用率”就是在一定的時(shí)間內(nèi)被讀者利用的文獻(xiàn)量和當(dāng)年文獻(xiàn)入藏量的百分比;而“投資效果閱讀率”就是在一定的時(shí)間內(nèi)被讀者利用的文獻(xiàn)冊數(shù)和實(shí)際借閱人數(shù)的比較。因?yàn)橛?jì)算的是年度投資效益,被讀者利用的文獻(xiàn)是〔或借覽冊數(shù))術(shù)能全部計(jì)入,必須要乘上一個(gè)常數(shù)K,根甩多年流通工作的經(jīng)驗(yàn),可以把常數(shù)K的值定為0.2(有關(guān)常數(shù)K的論證,本文不擬贅述)。如采用字母S,S2、N分別表示文獻(xiàn)利用量(冊數(shù)),當(dāng)年文獻(xiàn)入藏量及讀者借閱人數(shù),則投資效果利用率P:一和投資效果閱讀率P:
據(jù)報(bào)道,圖書的平均使用年限為10-20年,科技報(bào)告為10年,連續(xù)出版物為3一5年,那么五年以內(nèi)的新書的利用率至少可以視為100%。有關(guān)閱讀率的指數(shù),國外一般穩(wěn)定在10一20冊,假如考慮到文獻(xiàn)的使用時(shí)效,閱讀新書的指數(shù)應(yīng)為4冊。以上就是分析圖書館年度投資效果的理論依據(jù)。
二、分析圖書館年度投資效果的方法
要進(jìn)行圖書館年度投資效果分析,必須要做好以下幾方面的工作:
(一)要制訂具體的采購計(jì)劃
完善的采購計(jì)劃,不僅是分析投資效果的需要,而且是保證采購質(zhì)量的基本條件。它的內(nèi)容應(yīng)包括要購進(jìn)圖書的數(shù)量、品種和復(fù)本的具體要求,而不僅只是訂出經(jīng)費(fèi)分配的比例。只有這樣,才能在實(shí)際的采購工作中把握主動(dòng)權(quán),減少或避免人為的失誤,從而保證采購工作的全面完成。
(二)要完善采購工作的統(tǒng)計(jì)制度
數(shù)據(jù)是分析的基礎(chǔ),沒有完善和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),就不會有正確的分析結(jié)果。圖書館忽視統(tǒng)計(jì)工作的現(xiàn)象是存在的。近幾年來,在流通、閱覽部門已經(jīng)有所加強(qiáng),而在采購部門正在逐步建立。筆者認(rèn)為,采購工作的統(tǒng)計(jì)應(yīng)包括計(jì)算“文獻(xiàn)收藏率”和“文獻(xiàn)采購率”所描的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。所謂“文獻(xiàn)收藏率”即指圖書館年文獻(xiàn)收藏量和全國出版發(fā)行總量(以訂購自錄為準(zhǔn))的百分比,要求分類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。建立這項(xiàng)統(tǒng)計(jì)的目的,在于探索圖書館在成為本著、統(tǒng)文獻(xiàn)迅息中心方面的可能性。采購人員要在這方面當(dāng)好館領(lǐng)導(dǎo)的參謀。和采購計(jì)劃相對莊,要做好年末實(shí)際采購文獻(xiàn)的數(shù)量、品種和復(fù)本的統(tǒng)計(jì),以便于檢查采購計(jì)劃的執(zhí)行情況。編目人員為了提供固定資產(chǎn)的增長情況,也要進(jìn)行這方面的統(tǒng)計(jì),但是,兩者的數(shù)據(jù)是不會完全相同的,不能夠互相代替。
(三)綜合分析投資效果的各項(xiàng)指標(biāo)
只有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),而無綜合分析,就不能揭示事物的內(nèi)在規(guī)律。采購人員必須要重視對年投資效果的綜合分析,檢查采購工作中的不足之處,探索提高投資效果的最佳方案供館領(lǐng)導(dǎo)決策本館工作時(shí)參考。
三、投資效果分析實(shí)例
(一)某館1987年投資保障率的情況
從上表可知,該館1987年的投資保障率達(dá)到97%;圖書的平均采購率為83%,報(bào)刊的平均采購率為99%;而文獻(xiàn)利用率達(dá)到89%,閱讀率為3.9冊/人。反映投資效果的全部指標(biāo),都達(dá)到或接近理想水平。通過以上分析可以認(rèn)定,該館一九八七年的圖書經(jīng)費(fèi)使用是比較合理的,投資效果處于最佳狀態(tài)。
四、結(jié)束語.
圖書館年度投資效果分析,是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作,它對圖書館工作具有指導(dǎo)意義,也是財(cái)務(wù)部門進(jìn)行年度預(yù)決算的重要依據(jù)。為扭轉(zhuǎn)往年的被動(dòng)局面,筆者設(shè)想了上述幾點(diǎn)意見,錯(cuò)誤之處難免,望同行們批評指教。
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