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文書檔案管理論文范文第1篇

1.秦漢簡牘官文書檔案的收藏機構(gòu)和管理人員。秦漢時期是我國封建制度的初創(chuàng)期，從中央到地方政府各項管理制度不斷建立和完善，簡牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機構(gòu)，配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設(shè)有石渠閣、蘭臺、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負責官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府?！薄稘h宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也。”《太平御覽》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關(guān)所得秦之圖籍?！碧m臺隸屬于御史府，由御史中丞負責管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級官員的奏章和奏疏、國家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計考核集簿檔案等。東觀是東漢時國都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫。《后漢書•安帝紀》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’?！薄端鍟份d：“四方鴻生巨儒，負褒自遠而至者，不可勝算。石室，蘭臺，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書?！睎|觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時期用來存放功臣受封時所立丹書鐵券的專用檔案庫房?！妒酚?#8226;太史公自序》記載：“‘小子不敏，請悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書?！薄稘h書•高帝紀》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟。”秦漢地方各級政府和軍事機構(gòu)也有系統(tǒng)的專屬分管簡牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡牘官文書檔案的庫房。郡級行政單位設(shè)有主簿、主記室史和書佐等官職專門負責相關(guān)簡牘官文書檔案工作?！逗鬂h書•百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監(jiān)屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長一人。主記室史，主錄記書，催期會。無令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書。”縣級及縣級以下的行政單位也設(shè)有專門的簡牘官文書檔案管理人員，如縣令長的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等?？h丞有兼署文書檔案的職責；令史的主要職責就是掌管收發(fā)文書檔案相關(guān)事宜；主簿的主要職責是記事和管理文書；戶曹負責管理本縣的戶口名籍檔案等?！逗鬂h書•秦彭傳》“：每于農(nóng)月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉(xiāng)縣?！彼⒌厍睾啞毒幠暧洝份d，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當時從事官文書管理的小吏。喜還先后擔任過安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負責掌管文書檔案等工作。秦漢時期的軍事邊塞地區(qū)也設(shè)有專門的簡牘官文書檔案的管理機構(gòu)和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位?！昂蚬偈亲罨鶎拥恼?guī)的文書檔案保存機構(gòu)，烽隧和部收到候官所下的文書最后都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或為收藏大量文書檔案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發(fā)掘一個文書管理室，出土相關(guān)官文書簡牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。

2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析，秦漢時期已經(jīng)有意識的對簡牘官文書檔案進行分類收藏保管，官文書檔案分級保存意識已經(jīng)初露端倪，同一時期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后，會被分類捆扎成卷或捆簡冊的形式，在各個級別的衙署文書檔案室進行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時期的簡牘中充分反映了秦漢時期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時間、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍等進行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時間分卷收藏，簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時簿（籍）和年簿（籍），有時為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之?！蓖艄鸷Ｏ壬谄洹稘h代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實，可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。

二、秦漢簡牘官文書檔案立法

1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時期為了防止官文書檔案被篡改，設(shè)置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發(fā)出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關(guān)于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史。”里耶秦簡“：庫武敢言之，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，校勘律令?！痘哿找袅x》卷七十七‘讎?！⒁讹L俗通》云‘：二人對校為讎。’《正字通•言部》‘：讎，?？睍蛔?，比言兩本相對覆如仇讎?！?/p>

2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來防止火災(zāi)，嚴禁把火種帶進收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后，必須經(jīng)過檢查確認沒有火源以后，才能關(guān)閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規(guī)定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡《秦律十八種•內(nèi)史雜》中就規(guī)定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節(jié)（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府?！鼻貪h時立法對于丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴厲的處罰，睡虎地秦簡《法律答問》規(guī)定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當除不當?不當。“”發(fā)偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽發(fā)偽傳，弗智（知），即復封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關(guān)而得，今當獨咸陽坐以貲，且它縣當盡貲？咸陽及它縣發(fā)弗智（知）者當皆貲。”秦漢時期的統(tǒng)治者們已經(jīng)認識到官文書的運作對于保障國家政令正常傳遞，保護國家重大機密的重要性，為此建立了嚴格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負責官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。

文書檔案管理論文范文第2篇

由上述可知，電子技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著十分重要的作用，對于檔案管理工作中效率、信息應(yīng)用等多個方面的工作都達到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的檔案管理工作中，不斷的加強對電子檔案管理工作的重視，同時引入并且建立嶄新的網(wǎng)絡(luò)電子檔案信息系統(tǒng)，加強電子技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用時十分有必要的。筆者在此對如何加強電子技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的策略進行了一定的分析，希望能夠為檔案管理領(lǐng)域更好的發(fā)展而獻計獻策。

1.1完善檔案信息庫建設(shè)

檔案信息的計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用應(yīng)該進一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應(yīng)該進一步完善，針對當前檔案信息使用不當?shù)膯栴}應(yīng)該對不同的信息進行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設(shè)中還應(yīng)該包括合理的維護工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會出現(xiàn)一些問題，因此加強檔案信息庫的維護工作十分必要。檔案管理部門應(yīng)該充分重視和完善檔案信息庫的維護工作，定期對檔案信息進行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設(shè)應(yīng)該始終將如何實現(xiàn)檔案信息的有效服務(wù)作為出發(fā)點，將如何實現(xiàn)檔案信息的最大化利用列入信息庫建設(shè)的考慮因素，保障信息庫建設(shè)能夠充分發(fā)揮其作用，提高檔案信息的有效利用。

1.2要明確案卷概念和明確組卷規(guī)則

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷要兼顧文件的聯(lián)系和案卷的厚度；因此，應(yīng)該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。目前，職能管理在機關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。

1.3運用先進科學技術(shù)，應(yīng)用計算機輔助立卷

無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現(xiàn)的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項數(shù)據(jù)，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統(tǒng)計，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計表和交接文據(jù)等?？梢姍n案信息化服務(wù)與管理水平將隨著信息化時代的快速發(fā)展而不斷提高。

1.4提高檔案管理工作人員的計算機技術(shù)水平

檔案信息管理人員的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平還有待于進一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務(wù)。一方面需要加強檔案信息管理人員的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓工作。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計算機網(wǎng)絡(luò)培訓中需要進行計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的講解和實踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案工作效率。

2.結(jié)語

文書檔案管理論文范文第3篇

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時利用，實現(xiàn)資源共享。

二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患

（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責任主體不明，無章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風險和安全隱患。2.計算機網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構(gòu)成威脅。

三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施

（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個環(huán)節(jié)都有人負責。發(fā)生泄密或其他事故時要有相應(yīng)的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數(shù)據(jù)進行檢查的內(nèi)容和時間標準，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護能力。檔案信息數(shù)字化安全防護能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)防護、通信安全的一個綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國具有自主知識產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅決使用國產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲設(shè)備的安全，建立符合標準的電子設(shè)備信息機房。（3）對內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。（4）應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規(guī)范，及時做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制，包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強職業(yè)道德培訓和相關(guān)法律法規(guī)的學習，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強的法紀意識。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點，通過定期的培訓提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站

文書檔案管理論文范文第4篇

檔案信息是社會發(fā)展過程中信息資源的重要組成部分，并在社會的發(fā)展過程中起著特殊而又重要的作用，因此，相關(guān)部門一定要做好檔案信息的管理工作，并不斷引進新的管理理念和方法，不斷更新各項管理設(shè)施，保證檔案信息管理工作的順利開展。在我國傳統(tǒng)的檔案信息管理過程中往往是采用紙質(zhì)材料的方式進行記錄和管理，但是隨著近些年來檔案信息的急劇增加，使得檔案信息面臨著很大的壓力，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了當前高速發(fā)展的社會形勢。在這種新形勢下，數(shù)字化檔案信息管理模式應(yīng)運而生，與傳統(tǒng)的手工管理模式相比，這種方式的優(yōu)勢在于操作方便、速度快、準確性高、儲存量大、節(jié)省資源等方面，這種方式能夠大大提升檔案信息管理的工作效率，大幅降低工作時間，而且在檔案信息管理工作者中引入計算機技術(shù)是發(fā)展和改善檔案信息管理現(xiàn)狀的重要前提，是推動檔案信息管理逐步走向正規(guī)化、高效化的前提條件。但是就目前我國檔案信息管理的發(fā)展現(xiàn)狀而言，不難發(fā)現(xiàn)，我國檔案信息管理工作中還存在一些問題，對于一些檔案信息的管理還不夠科學、便捷，這就導致工作人員在進行檔案信息查找時的繁瑣，導致檔案信息功能得不到充分的發(fā)揮，這就需要管理部門不斷提高檔案信息管理的工作水平，合理利用計算機技術(shù)和各項管理資源，促進計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中的廣泛應(yīng)用，進一步完善檔案信息數(shù)字化管理工作體制。

2計算機技術(shù)在檔案信息管理中發(fā)揮的作用和功能

計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮著巨大的作用，其對于檔案信息管理工作的有效開展有著非常重要的促進作用，下面就計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮的作用和功能做具體分析。

2.1實現(xiàn)檔案信息的自動化管理

計算機技術(shù)是現(xiàn)代高新技術(shù)的代表，是對高速發(fā)展的科學技術(shù)的充分反映，計算機技術(shù)的最大特點就在于其具有極為高效的信息儲存和處理能力，能夠同時進行多種信息的處理工作，其處理速度能夠超過人類處理速度的上千甚至上萬倍，并且它能夠完成對信息的整理、分析和推理工作，進行系統(tǒng)的信息管理和查詢服務(wù)。此外計算機技術(shù)還能夠按照人類設(shè)定的相關(guān)程序進行運行，在無人控制的情況下實現(xiàn)對檔案信息的綜合管理工作，實現(xiàn)檔案信息管理的全自動化，大大提升檔案信息開發(fā)、利用、研究的效率，推動檔案信息的管理工作更為科學地開展。

2.2實現(xiàn)對檔案信息管理的數(shù)字化

在檔案信息管理工作中引入計算機技術(shù)，可以運用計算機技術(shù)對各種載體的檔案信息進行整理、加工和檢索工作，例如：可以將紙制檔案信息進行錄入，但是與紙制檔案信息記錄管理形式相比，數(shù)字化檔案信息管理更易于對其保存、查詢和修改工作的進行，而且實行數(shù)字化檔案信息管理后，可以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行各地間檔案信息的了解，通過網(wǎng)絡(luò)進行實時地查閱，實現(xiàn)相關(guān)檔案信息的綜合管理，更加利于對于檔案信息的管理工作。實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理不僅能夠大大提高檔案信息管理的工作效率，而且能夠降低在檔案信息管理過程中使用的紙質(zhì)資源，實現(xiàn)資源的節(jié)儉，大大降低檔案信息管理的成本，而且在管理的過程中，檔案信息都是以數(shù)字化的形式進行儲存，保證檔案信息不會因時間過長造成磨損和遺失，保證檔案信息管理工作的順利開展。

2.3實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化檢索

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國計算機技術(shù)有了很大的提升，而且計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也實現(xiàn)了普及，在檔案信息管理工作中，應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的綜合檢索工作，可以對相關(guān)檔案信息進行智能聯(lián)網(wǎng)綜合網(wǎng)絡(luò)檢索工作，可以實現(xiàn)足不出戶就能夠完成對相關(guān)檔案信息的查詢和檢索工作，大大提高了工作效率，有效促進了檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，促進檔案信息的資源共享。

3計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的幾個重要環(huán)節(jié)

在檔案信息數(shù)字化管理工作中，應(yīng)該充分利用計算機技術(shù)，再根據(jù)檔案系統(tǒng)管理本身的發(fā)展現(xiàn)狀和具體模式，選用更合理的現(xiàn)代化科學技術(shù)進行調(diào)整和調(diào)配，確保計算機技術(shù)能夠在檔案信息數(shù)字化管理工作中發(fā)揮出更大的作用，有效地促進檔案信息數(shù)字化管理工作的順利開展。下面就計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的應(yīng)用作具體分析，對其中的幾個重要環(huán)節(jié)進行整理，對容易出現(xiàn)問題的地方進行有效預(yù)防。

3.1需要高度重視信息儲存的相關(guān)基礎(chǔ)工作

檔案信息的儲存和記錄工作是檔案信息數(shù)字化管理工作中的重要環(huán)節(jié)，只有確保檔案信息的收集、整理和錄入工作的順利進行，確保所收集的檔案信息的正確性才能保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進行，是檔案信息管理工作實現(xiàn)自動化、一體化、智能化的重要前提。在現(xiàn)代檔案信息數(shù)字化管理工作中，檔案信息的儲存工作都是借助計算機技術(shù)的相關(guān)設(shè)備來進行的，對于所配備的計算機硬件等相關(guān)設(shè)備，應(yīng)該充分考慮檔案信息管理的工作需求以及時展的需要，在數(shù)字管理、整體性能以及系統(tǒng)升級等方面進行適當?shù)恼{(diào)整，并對相關(guān)計算機軟件進行及時的更新，滿足不斷高速發(fā)展的社會新形勢，為實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的綜合管理奠定堅實的基礎(chǔ)。此外，在信息的儲存過程中，各級管理部門應(yīng)該做好信息監(jiān)督和檢查工作，嚴把數(shù)據(jù)錄入的準確無誤，適應(yīng)檔案信息數(shù)字化管理的長期發(fā)展要求。

3.2重視檔案管理的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作

當今社會，高新技術(shù)一直處于高速發(fā)展的狀態(tài)，同樣對于檔案信息數(shù)字化管理工作中運用到的計算機技術(shù)而言，也在不斷更新和改革中，這就需要檔案信息管理的相關(guān)部門對計算機技術(shù)和設(shè)備進行及時的更新工作，對不符合時展需求、阻礙檔案信息數(shù)字化管理工作的設(shè)備和技術(shù)要進行及時的處理，不斷更新計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，確保檔案信息數(shù)字化管理工作對計算機技術(shù)的要求。此外，為了提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，需要在檔案信息管理內(nèi)部建立一套完善的、科學的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的查詢、傳輸和利用，以提高檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，真正地做到良好地服務(wù)功能。

3.3重視檔案信息管理人才隊伍的建設(shè)工作

隨著我國社會的不斷發(fā)展和國民經(jīng)濟的不斷提升，各種載體的檔案信息量不斷增多，從而使得檔案信息數(shù)字化管理工作更加復雜化，迫使檔案工作需要不斷地更新科學管理技術(shù)手段，同時要不斷壯大檔案管理工作隊伍，以應(yīng)對不斷復雜的檔案信息管理工作。具體來說，在檔案信息管理單位內(nèi)部應(yīng)該定期對檔案信息管理工作人員進行培訓工作，確保他們能接收到高素質(zhì)的專業(yè)知識和管理技巧，督促其不斷加強對相關(guān)計算機技術(shù)知識的學習，從根本上提升每位檔案信息數(shù)字化管理工作者的信息化管理能力，使單位內(nèi)部能夠形成一支工作效率高、綜合素質(zhì)強的檔案信息管理隊伍，保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進行。

3.4繼續(xù)做好紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案信息管理工作

雖然計算機技術(shù)能夠有效提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，但是目前電子檔案并不能完全代替紙質(zhì)檔案的存在，因為電子檔案信息本身還具有一定的局限性，這就需要在運用計算機技術(shù)的同時，結(jié)合紙質(zhì)檔案信息等傳統(tǒng)檔案信息管理手段，實現(xiàn)對檔案信息的綜合全面管理，確保檔案信息管理建設(shè)工作的順利開展。

4總結(jié)

文書檔案管理論文范文第5篇

1．檔案采集方式不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用手工收集方式，需要檔案管理人員跟蹤設(shè)計人員按時提交完整、準確的設(shè)計圖紙，歸檔率較低。而數(shù)字檔案采用網(wǎng)上收集方式，從電力工程項目設(shè)計開始，就在檔案管理系統(tǒng)中建立了該工程的標準目錄結(jié)構(gòu)，在項目設(shè)計過程中，可以對數(shù)字檔案的工作流程進行監(jiān)控，實行網(wǎng)上采集、自動歸檔，歸檔率達到100%。數(shù)字檔案采集可以實現(xiàn)電子檔案產(chǎn)生和形成過程的實時監(jiān)控，并能及時獲取檔案。

2．檔案整理方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理采用手工組卷、分類、編碼和入庫的方式，整理工作費力耗時。數(shù)字檔案的整理過程則是在數(shù)字檔案管理平臺上進行的，管理人員按照相應(yīng)的國家標準和行業(yè)標準，逐項判定電子文檔本身、運行環(huán)境以及電子簽名等的正確性。與傳統(tǒng)檔案整理方式相比，數(shù)字檔案整理效率高，文檔的規(guī)范性強。但是，整理范圍和內(nèi)容大為增加，整理工作更為復雜，要求檔案管理人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的各項功能和整理工作流程。

3．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。

4．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯崟r性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠遠高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設(shè)計中加強數(shù)字檔案管理的對策

1．加強檔案管理業(yè)務(wù)平臺建設(shè)。檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計平臺集成于同一工作平臺。電力設(shè)計院的設(shè)計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設(shè)計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協(xié)同設(shè)計平臺上設(shè)計完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負責接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺實現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案數(shù)字化是一項細致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進一步進行網(wǎng)上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級和權(quán)限劃分規(guī)則，對全部電子檔案進行密級和權(quán)限劃分，從而實現(xiàn)了檔案信息庫的自動安全管理。