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檔案管理制度細則范文第1篇

關(guān)鍵詞 檔案管理 重點工程 角色定位

新時期企業(yè)發(fā)展速度加快，重點工程建設(shè)項目接二連三。企業(yè)檔案館在重點工程項目建設(shè)中機遇和挑戰(zhàn)并存。企業(yè)工程建設(shè)項目檔案是企業(yè)檔案館檔案信息資源建設(shè)的重點，通常也是個難點。收集難、歸檔難、整編難、數(shù)字化難……

江西銅業(yè)集團公司__冶煉廠（以下簡稱貴冶）建廠以來的二十幾年間，一、二、三期和新30萬噸銅冶煉等國家重點工程建設(shè)緊鑼密鼓,1542、富氧工程、亞砷酸工程、凈液挖潛、電爐廢渣回收銅資源循環(huán)再利用等多項技改工程穿插其間。貴冶工程建設(shè)檔案管理始終被作為一項重要工作，與工程建設(shè)同步進行、同步發(fā)展，既建了一流工程，又創(chuàng)了一流檔案。這些成績的得來，有賴于該企業(yè)檔案部門在重點工程檔案管理中的準確角色定位。角色定位的成功，帶來觀念的變革，引發(fā)主動服務(wù)，開創(chuàng)出重點工程檔案管理的全新局面。

一、制度化管理的推動者

制度是做好工程項目檔案管理的有力保證。在工程建設(shè)過程中應(yīng)該始終注重項目檔案管理制度的建立和完善。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《國家重點建設(shè)項目檔案驗收辦法》等國家檔案工作法律法規(guī)精神，建立文件材料歸檔制度、檔案人員崗位責任制及檔案收集、整理、保管、借閱、保密等一系列管理制度，為做好工程項目檔案管理工作提供制度保障。制度很必要。但誰來制定、誰來執(zhí)行、誰來監(jiān)督呢？企業(yè)重點工程建設(shè)單位工作重點肯定在工程建設(shè)本身，檔案工作“說起來重要、忙起來不要”的情況依然或多或少存在，能在工程建設(shè)過程中主動建立和完善檔案管理制度的還不多見，另外，在檔案專業(yè)知識方面一般不太豐富。企業(yè)檔案部門與重點工程建設(shè)單位可能分屬不同的法人，即便同屬同一企業(yè)但一般沒有直接的隸屬關(guān)系。檔案部門單方面制定制度不具有約束力，也談不上執(zhí)行。企業(yè)檔案部門在工程建設(shè)項目檔案制度化管理中就無所作為了嗎？答案當然是否定的。貴冶檔案部門把自身定位為制度化管理的倡導(dǎo)者，從而推動工程建設(shè)項目檔案管理實現(xiàn)制度化。

《貴冶二期工程檔案管理辦法和要求》、《貴冶二期工程文件材料形成積累與歸檔審核責任制》、《關(guān)于做好二期工程隨機資料歸檔的通知》、《二期工程交工資料及編制竣工圖的質(zhì)量要求》、《貴冶三期工程檔案管理細則》、《三期項目經(jīng)理部工程項目建設(shè)檔案資料管理辦法》、《貴冶新30萬噸銅冶煉工程檔案管理細則》等一系列具有較強針對性的項目檔案管理制度就是在貴冶檔案科的倡導(dǎo)和介入下得以及時制定、頒布執(zhí)行和發(fā)揮制度保證作用的。貴冶檔案部門在每項工程建設(shè)初期均及時與建設(shè)單位溝通，對工程項目檔案管理制度建設(shè)提出建議和指導(dǎo)，并積極參與項目檔案管理制度的制定和完善。建設(shè)初期檔案部門建議和指導(dǎo)檔案管理制度建設(shè)，避免了工程建設(shè)熱火朝天、檔案管理無人問津一頭冷一頭熱狀況出現(xiàn)。檔案部門參與制度的制定和完善，保證了制度的科學性、專業(yè)性和針對性，提高了執(zhí)行效果。

二、程序化管理的堅持者

工程項目檔案管理是工程建設(shè)的重要組成部分，將檔案工作與建設(shè)程序有機地結(jié)合起來并與時俱進對工程項目檔案的規(guī)范管理起著重要作用。貴冶1996年曾全面推行程序化管理，對全廠38個機關(guān)科室258項管理制定了工作程序。__項目經(jīng)理部也制定了工程招標、設(shè)計及設(shè)計變更管理、施工現(xiàn)場簽證管理、隱蔽工程驗收管理、試車管理、工程項目竣工驗收管理、文件資料管理等38個工作程序，涵蓋外事、辦公、財務(wù)、計劃、設(shè)備、工程等建設(shè)領(lǐng)域所有工作環(huán)節(jié)。廠檔案部門要求這38項工作程序的最后一環(huán)均為“文件材料歸檔”。這些工作程序的建立和有效運行為貴冶工程項目文件材料的形成積累和收集歸檔提供了程序化的操作指導(dǎo)。同時針對新情況，及時在相關(guān)程序中增加了工程監(jiān)理環(huán)節(jié)，并將工程監(jiān)理作為工程建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)加以強調(diào)，此舉為工程質(zhì)量和檔案的準確性提供了有力的保證，取得了良好的效果。貴冶檔案館在文件材料歸檔工作程序和檔案整編工作程序的基礎(chǔ)上增加了檔案數(shù)字化管理工作程序，為工程檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理提供了有效的作業(yè)指導(dǎo)。工程檔案管理能有條不紊地順利開展是貴冶檔案部門長期不懈地堅持程序化管理并保持管理程序與時俱進的努力結(jié)果。

三、數(shù)字化管理的耕耘者

檔案管理數(shù)字化是信息時代檔案工作的一個重要特點，工程項目檔案數(shù)字化是工程檔案管理的一項重要內(nèi)容。當前，紙質(zhì)檔案依然是工程項目檔案的主體。貴冶工程項目檔案絕大部分為紙質(zhì)，要實現(xiàn)數(shù)字化絕大部分需要通過掃描或數(shù)碼成像等設(shè)備進行轉(zhuǎn)化。貴冶工程項目檔案在建設(shè)單位只是短暫停留，貴冶檔案管理部門才是工程項目檔案的最終歸屬。指望工程項目建設(shè)單位開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換既不現(xiàn)實，也難以操作。貴冶檔案管理部門自然成了項目檔案數(shù)字化管理的主力軍。

貴冶檔案部門在管理好工程建設(shè)項目紙質(zhì)檔案的同時，將工程項目檔案電子化作為檔案信息資源建設(shè)的一項重要工作。1999年廠領(lǐng)導(dǎo)和工程建設(shè)項目經(jīng)理部大力支持檔案現(xiàn)代化管理，為檔案部門配置了部門級網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)光盤庫、a0工程圖紙掃描儀和繪圖儀、多臺pc機網(wǎng)絡(luò)工作站、普通掃描儀、打印機等一系列網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，配置了thams20__檔案管理、圖紙?zhí)幚淼榷喾N軟件，建成了貴冶檔案信息系統(tǒng)。此后檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備設(shè)施和管理軟件得到不斷更新和升級。貴冶檔案管理信息系統(tǒng)通過fddi光纖環(huán)網(wǎng)接入貴冶主網(wǎng)，是貴冶主網(wǎng)的一個重要子網(wǎng)。在開展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的同時，不斷加強檔案管理。他們首先對工程紙質(zhì)檔案采取了一序列優(yōu)

化管理措施。工程建設(shè)過程中，檔案館工作人員多次深入建設(shè)單位檢查應(yīng)歸檔文件的完整、規(guī)范情況，對不規(guī)范或不耐久文件材料提出整改意見，對整改不合格的文件材料不予接收進館。對已歸檔進館的文件材料，嚴格按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》進行科學分類、組卷。在分類組卷的同時完成案卷條目信息錄入和文件級條目信息錄入工作，并利用清華紫光檔案管理系統(tǒng)自動生成案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表以及分類目錄等多種檢索工具并全部實現(xiàn)計算機打印。目前貴冶一、二、三期工程項目檔案都實現(xiàn)了案卷級和文件級條目錄入。對二期工程和三期工程全部竣工圖和部分設(shè)備檔案利用a0工程圖紙掃描儀將其掃描轉(zhuǎn)換成電子圖像，再經(jīng)工程圖紙?zhí)幚碥浖艋瘔嚎s后全文存入檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器以備查詢和使用。全部電子文件都與檔案數(shù)據(jù)庫成功掛接。貴冶工程檔案管理實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案整編與檔案網(wǎng)絡(luò)化管理有機結(jié)合，完全改變了人抄的傳統(tǒng)管理方式，工作效率大幅提高，紙質(zhì)檔案案卷質(zhì)量得到大幅度優(yōu)化。貴冶工程項目大部分檔案成功實現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可多途徑檢索，廠內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)用戶均可網(wǎng)絡(luò)瀏覽檔案全文。四、關(guān)口前移式管理的創(chuàng)新者

按照da/t28-20__《國家重大工程建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，建設(shè)單位負責工程在建過程中的檔案管理，工程使用單位檔案部門是工程項目經(jīng)國家驗收后檔案移交的接收單位。工程使用單位檔案部門是坐等移交接收還是主動出擊對項目檔案管理具有非常重要的意義。鐵路警察各管一段，建設(shè)單位與工程使用單位檔案部門溝通少，很多問題就可能得不到及時發(fā)現(xiàn)，等發(fā)現(xiàn)后又錯過了最佳補救時機，將會造成無法估量的損失。要做好工程項目檔案工作，工程使用單位檔案部門關(guān)口前移非常重要。所謂關(guān)口前移也就是工程使用單位的檔案管理部門摒棄坐等移交接收的思想，主動介入工程建設(shè)全過程，將重點工程檔案意識強化、制度化管理、標準化管理、收集整編等質(zhì)量控制關(guān)口前移到工程設(shè)計、施工、建設(shè)、監(jiān)理等工程建設(shè)整個過程之中。

檔案管理制度細則范文第2篇

一、培訓教學檔案的含義

培訓教學檔案是指在教學管理和教學實踐活動中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體材料的總稱。一方面，它真實地記錄了培訓教學管理和教學實踐活動的全過程，反映了培訓教學的主要職能和歷史面貌，對今后的教學與研究，包括教學方式和方法的改進，教學計劃的制定和實施等，都是不可缺少的重要信息資源。另一方面，它記載了城市規(guī)劃、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和城市管理體制改革等方面理論發(fā)展的過程，開發(fā)、利用好培訓教學檔案，對于進行城市科學研究和城市規(guī)劃建設(shè)管理都具有重要意義。

二、培訓教學檔案管理工作中存在的問題

1.檔案意識不強

在日常教學管理工作中，許多同志檔案意識淡薄，認為他們的主要任務(wù)是教學和管理，檔案的收集、管理是檔案部門的事，與已無關(guān)。各部門兼職檔案管理人員對檔案也僅僅是收集，對過程材料的積累意識不強。另一方面，教學檔案管理部門服務(wù)意識不強，檔案管理人員只進行一些日常的接收、分類、歸檔等常規(guī)性的工作，很少深入到教學部門，去宣傳檔案工作的重要性。

2.收集材料困難

由于忙于教學和其他事務(wù)，有的部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員對檔案收集管理工作不重視。還有少數(shù)兼職檔案員總是強調(diào)客觀理由，或者找借口拖延，不認真對待，導(dǎo)致收集的檔案雜亂無章，材料殘缺不全，致使檔案有正件缺附件，有批復(fù)無請示，甚至同一份材料重復(fù)收集。有的部門因為歸檔立卷不及時而造成材料積壓，有些文件因保管不善而殘缺不全。還有的只圖自己使用文件方便，將應(yīng)歸檔的文件長期積壓在自己的手里，等等?？傊?，教學檔案管理部門在收集材料方面，始終處于被動地位，缺少主動性。

3.管理制度不健全

從目前教學檔案管理現(xiàn)狀看，雖然不少單位制定了檔案管理辦法，但其仍缺乏有效的制約機制，未建立規(guī)范的部門檔案管理制度及實施細則、兼職檔案管理人員崗位責任制度，也沒有制訂詳細的教學歸檔范圍等。

4.教學檔案管理的數(shù)字信息化水平偏低

目前計算機教學檔案管理僅局限在目錄檢索上，利用率較低。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將互動，且不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔，但教學檔案管理的數(shù)字信息化要盡快提到工作日程上。

三、對培訓教學檔案管理的探討

1.增強檔案意識

檔案意識，是指人們在實際工作中對檔案資料的認知及反應(yīng)度，包括對檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等方面的積極主動意識和嚴格保密意識。培訓教學檔案是培訓教學工作的歷史記錄，首先，要增強教學相關(guān)部門教職員工的教學檔案意識，使他們認識到教學檔案是單位重要的信息資源，是單位教學管理工作的基礎(chǔ)之一。其次，檔案部門應(yīng)積極做好宣傳工作，增強全體教職工的檔案意識，并在其檔案查閱過程中，盡可能給他們提供方便快捷的服務(wù)，促使他們關(guān)心參與檔案工作，主動完成檔案資料的移交歸檔工作。第三，加強檔案利用工作的宣傳，引導(dǎo)單位教職工正確使用教學檔案，充分發(fā)揮教學檔案的效用，為教學管理、教學改革服務(wù)。

2.建立健全教學檔案管理制度

教學檔案資料的收集、管理與其他工作一樣，也必須要有完善的管理制度。筆者認為，應(yīng)根據(jù)單位各部門的具體業(yè)務(wù)職責，確定相應(yīng)的檔案工作基本原則和檔案歸檔范圍，從而制定與之相配套的檔案工作規(guī)范。如《教學檔案工作規(guī)范》、《教學檔案工作實施細則》、《外事類檔案工作規(guī)范》等制度都是做好教學檔案工作的保障。各部門應(yīng)明確一人專門負責其教學檔案的管理工作，并主動接受檔案管理業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)，使教學檔案管理工作不斷得到提高，確保教學檔案管理的質(zhì)量，使教學檔案的管理制度化、正規(guī)化。

3.提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

人是關(guān)鍵因素。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。一方面，單位要根據(jù)實際構(gòu)建一個檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由辦公室負責檔案工作的同志牽頭，各部門一名兼職檔案員組成。建議選拔年青、懂電腦、熟悉管理專業(yè)，且具有責任感、熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔任各部門的兼職檔案管理員，負責對其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的教學檔案進行收集、分類和整理。另一方面，要通過在職學習、短期培訓、函授學習等多種渠道有目的地對教學檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓，以此加強檔案管理基礎(chǔ)教育，拓寬檔案管理人員的知識領(lǐng)域，提高他們的整體素質(zhì)和工作能力。

4.注重教學材料的收集

教學文件材料的收集是教學檔案整理工作中的重要環(huán)節(jié)，文件材料收集不齊全，就會影響教學檔案的質(zhì)量。要加強教學檔案收集工作，教學檔案管理人員工作的主動性十分重要，而主動性來自于愛崗敬業(yè)的精神。由于教學工作煩瑣、零碎，要注重日常分散形成的教學檔案的收集，每個班次結(jié)束后，一定要進行材料的收集和整理，否則一些產(chǎn)生于日常教學中珍貴的第一手資料就會流失，要想彌補就會非常困難，而且也會失去檔案的真正意義了。因此，檔案資料收集齊全與否，在一定程度上取決于檔案人員的事業(yè)心和責任感。

5.科學分類、系統(tǒng)地整理檔案

科學分類、系統(tǒng)地整理教學檔案是實現(xiàn)教學檔案規(guī)范化管理的中心環(huán)節(jié)。因此，分管教學檔案的工作人員，在及時、認真收集各類教學檔案材料的基礎(chǔ)上，要依據(jù)國家檔案法規(guī)定的標準,對教學檔案進行科學合理的分類、編目和系統(tǒng)排列，以便為開發(fā)利用教學檔案信息資源做好準備。

檔案管理制度細則范文第3篇

1.有利于選拔優(yōu)秀的管理人才。醫(yī)院人事檔案是對醫(yī)療人員德、能、勤、績等方面的綜合反映。它是醫(yī)院選賢任能、培養(yǎng)干部的一個重要依據(jù)。醫(yī)院人事管理工作（任免、調(diào)配、考察和審查等）的有序進行都離不開人事檔案。另外，在醫(yī)院人事調(diào)整過程中，通過查閱檔案，判斷出干部的綜合能力，將優(yōu)秀人才安置在關(guān)鍵崗位，從而實現(xiàn)人力資源效能的最大化。因此加強醫(yī)院人事檔案管理，可利于選拔出優(yōu)秀的人才。

2.有助于做出正確的人事決策。人事檔案能為落實國家用人政策，確定和澄清個人有關(guān)問題，及進行政治審查提供有力證據(jù)。醫(yī)院人事檔案形成于個人不同的發(fā)展時期，其材料上留有公章和個人印記，而這些標志都具有一定的法律效力，都反映了一定時期的個人情況，為組織科學用人提供了可靠的憑證。這就某種程度上杜絕了用人的不正之風，避免了人事政策改動的主觀性。

3.有益于吸引并留住優(yōu)秀人才。優(yōu)質(zhì)人力資源是第一生產(chǎn)力，是組織發(fā)展的核心競爭力。人事檔案管理作為一項重要的管理活動，在組織人才引進方面發(fā)揮著日趨重要的作用。然而，很多醫(yī)院并未建有專門的檔案管理機構(gòu)，其醫(yī)護人員的人事檔案多數(shù)存放在本地人才市場，或者需支付一定管理費的第三方檔案管理中心，這不僅不利于及時的調(diào)閱、更新個人檔案信息，而且可能會發(fā)生檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的嚴重滯后及檔案丟失等現(xiàn)象，從長遠來看不但增加了成本，甚至會造成人才的嚴重流失。因此，科學的人事檔案管理，設(shè)有專門的檔案管理機構(gòu)的醫(yī)院，從根本上可以吸引優(yōu)秀人才的加盟。

二、醫(yī)院人事檔案管理面臨的困境

1.忽視對人事檔案管理的重視。人事檔案管理是一項繁雜性的工作，一般情況下不易取得太明顯的成績，它不像醫(yī)院的業(yè)務(wù)創(chuàng)收那么重要。這就使得部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理存有認知誤區(qū)，認為“人事檔案管理只是簡單的保管任務(wù)，只要不發(fā)生檔案丟失、泄密等現(xiàn)象，完全可以由人事管理部門監(jiān)管，不需要再配備專業(yè)的人事檔案管理人員。”為此，很多醫(yī)院的人事檔案管理處于一種被動應(yīng)付的狀態(tài)，不但很難滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)體制改革的發(fā)展需要，而且也不能適時的為醫(yī)院人才隊伍建設(shè)服好務(wù)，嚴重的制約了醫(yī)院醫(yī)療管理水平的提高。

2.人事檔案管理制度不夠健全。人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的缺失，使得醫(yī)院人事檔案管理流于形式，沒有專人核查人事檔案管理工作，也不能適時做好檔案的核查和修復(fù)工作。另外，醫(yī)院沒有專門的檔案管理制度，在收集整理、鑒別歸檔和查閱更新等方面都沒有明確規(guī)定。還有，有的醫(yī)院雖建有人事檔案管理制度，但制度制定的不完善或執(zhí)行的不嚴格的現(xiàn)象很多，這使得醫(yī)院經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理混亂、裝訂不完善等問題。

3.現(xiàn)代化的檔案管理手段缺失。電子化的檔案管理手段的缺失，僅靠傳統(tǒng)的手填式檔案資料管理，已不能滿足信息資料的更新速度。另外，隨著醫(yī)院人員流動的不斷增快和加大，紙質(zhì)檔案錄入工作量也隨之增大，這加大了檔案管理人員的工作負荷，容易使其對檔案管理工作產(chǎn)生職業(yè)倦怠，不利于將優(yōu)秀的人才吸引并留下來。還有，紙質(zhì)檔案材料的不易保管，且保管過程中的破損與變質(zhì)，都會無形加大人事檔案管理的成本。因此，為不斷提升醫(yī)院人事檔案的管理水平，引進現(xiàn)代化的檔案管理手段已經(jīng)迫在眉睫。

三、加強醫(yī)院人事檔案管理的措施

醫(yī)院人事檔案管理是一項系統(tǒng)工程，其牽涉到醫(yī)院中的所有醫(yī)護人員，需要這些人員的大力配合、支持與合作。這是人事檔案管理更好的服務(wù)于醫(yī)院的重要前提。同時，給予人事檔案管理人力、物力和財力的支持，也是加強和推動人事檔案管理有序開展的重要保證。因此，如何有效便捷地利用人事檔案，充分發(fā)揮其在醫(yī)院人事管理中的作用，是檔案管理人員必須深思的重要議題。

1.提高對人事檔案管理的認識。人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，要求醫(yī)院所有人員必須樹立全員檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理工作，將檔案管理納入重要的議事日程，提高檔案管理人員的薪資待遇，切實解決他們工作生活中的難題，讓他們?nèi)硇牡耐度氲剿鶑氖碌墓ぷ髦?。員工要切實配合檔案管理工作，對該補充的檔案材料要及時補充與更新，對要求準確填寫的檔案材料，要做到內(nèi)容表述準確精練、檔案邏輯嚴謹。

2.完善醫(yī)院人事檔案管理制度。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，嚴格檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出流程，對新進的人事檔案材料要嚴格審核鑒定關(guān)，不接受不規(guī)范、無效力的檔案材料，以保證人事檔案管理的規(guī)范化、科學化。另外要進一步完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷整理工作更加科學、全面和完整。還有，要進一步健全人事檔案查閱制度，材料收集與歸檔制度，檢查核對和保管保密制度，從而使人事檔案在查閱、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，嚴格按規(guī)章和程序辦理各項檔案業(yè)務(wù)與手續(xù)。

檔案管理制度細則范文第4篇

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位 人事檔案管理 問題 建議

人事檔案制度自20世紀50年代產(chǎn)生以來，對我國的各項建設(shè)、干部管理、國家安全等方面作出了重要貢獻。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的人事檔案管理存在著諸多問題，有待加以改善，從而提高人事檔案的利用水平。

1.人事檔案管理存在的問題

1.1檔案材料內(nèi)容不準確?，F(xiàn)有的檔案材料中存在許多內(nèi)容前后不符及內(nèi)容失真的現(xiàn)象。如：“三齡一歷”記載多樣。出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明。甚至有個別干部的出生年月前后相差較大，參加工作時間、入黨入團時間前后不一致，基礎(chǔ)學歷越來越高。

1.2檔案材料不齊全。一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。還有一些如學歷、培訓、職稱、獎懲等材料仍在個人手中而未能及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，有時只是將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，這也是導(dǎo)致個人檔案中材料不齊全的一個重要因素。

1.3人事檔案管理方式和手段相對落后，運行效率較低。管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨存放。但現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，費時、費力，效率低。

1.4人事檔案利用范圍狹窄。提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國人事工作的現(xiàn)狀及傳統(tǒng)的人事檔案管理制度來看，現(xiàn)有的人事檔案利用范圍小，頻率低。但隨著社會主義經(jīng)濟體制改革的深入，以及企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，事業(yè)單位工作人員由“單位人”變成了“社會人”，這就要求人事檔案要更加符合社會需求，擴大利用范圍，提高利用頻率。

2.人事檔案管理的建議

2.1完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

2.2注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集工作提出了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性。

2.3采用現(xiàn)代化管理手段，加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫，為合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，可通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，既方便利用者，又提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

2.4提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。人事檔案管理的質(zhì)量在很大程度上取決于檔案工作人員的素質(zhì)。人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。提高自身的政治素質(zhì)，加強責任感，把人事檔案工作看作是一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性，才能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，認真鑒別材料的真?zhèn)?，按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，將人事檔案材料當作一種資源。人事檔案工作人員要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌；要努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量；還要積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。

參考文獻：

［1］潘姝.人事檔案管理現(xiàn)狀及對策［J］.麗水學院學報，2005，（3）：119.

檔案管理制度細則范文第5篇

在當前我國人員的管理模式仍處于一個基于檔案管理為基礎(chǔ)和核心的前提下，人事檔案仍是一個人身份和經(jīng)歷的見證。人事管理工作仍是一個單位人事工作的重點。作為一個管轄十二家子公司的大中型企業(yè)的人事工作者，筆者從事多年的人事檔案管理工作，深知人事檔案管理工作對一個企業(yè)人事工作的重要性，甚至對每一個被管理對象來說都是至關(guān)重要的，下面筆者僅就自己對人事檔案管理工作的認識、存在的問題及對策談幾點看法：

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。作為人事檔案管理的對象，人事檔案有著區(qū)別于普通檔案的特殊性，它是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備考察的文字、表格及其他形式的歷史記錄，是全面考察了解正確選拔人才的一個重要依據(jù)。

(一)人事檔案是一個人成長的重要見證。是跟隨人一生的資源

人事檔案記錄著一個人從學習到工作直至死亡的全部過程，是人員流轉(zhuǎn)、待遇薪酬、干部提拔、榮譽獎懲的重要見證，可以說是關(guān)乎一個人命運的“生死簿”。筆者就曾碰到過下屬單位的一名退休職工，是上個世紀五六十年代年被市委市政府評定的市級勞模，由于職業(yè)生涯中單位調(diào)換了多次，最初評定的基礎(chǔ)信息表已經(jīng)丟失。如果想重新找回記錄非常困難。我就和幾個同事一起查歷年的勞模榮譽冊，根據(jù)勞模榮譽冊對照檔案查個人的工資調(diào)整變化(因為以前是勞模待遇相應(yīng)在工資上有所增加)，終于找到了調(diào)資表，找到了“歷史見證”。人事檔案在人員流轉(zhuǎn)時候尤為重要。一般來說，用人單位在接受一個人時候會認真審閱人事檔案。看看有無污點和瑕疵，找找個人發(fā)展的特長和優(yōu)點。如果檔案管理不慎，丟掉或者弄錯個人信息，那么對個人的影響很大。因此人事檔案是事關(guān)一個人命運的大事，不允許有絲毫的大意和馬虎。

(二)人事檔案是干部選拔任用、人事調(diào)整的重要依據(jù)

作為人事工作者，要遵循基本的職業(yè)道德，尤其是在涉及干部選拔任用、領(lǐng)導(dǎo)咨詢意見時候。要根據(jù)人事檔案對一個人的綜合表現(xiàn)作客觀的評價，否則就有悖人事勞資工作者的職業(yè)素養(yǎng)。筆者遇到過這樣一種情況，在干部公示中有個擬提拔干部其參加工作時間按其年齡推算還不足14周歲。公示的時候，就有很多職工反映懷疑信息的真實性。為了解決職工心中的疑惑，我們專程到該職工原單位調(diào)查取證，證實確有其事，才消除了誤會。如果我們?nèi)耸鹿ぷ髡卟皇菍嵤虑笫堑匕凑諜n案加強管理。就會對干部任用的威信度和公信度帶來影響，進而影響到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。

(三)人事檔案更是個人聯(lián)系社會的真實反映

每個人都是社會的產(chǎn)物，都會或多或少與社會形成各種各樣的社會聯(lián)系，會編織一張社會關(guān)系網(wǎng)。而人事檔案就是這張關(guān)系網(wǎng)的記載。記錄了一個人從上小學、中學、甚至是大學、直至每個單位、每個崗位，是一個人聯(lián)系社會的真實反映。如果檔案丟失。就意味著人們找不到存在的證明。

二、人事檔案管理主要存在的問題

(一)人事檔案管理重視程度不夠

相當一部分人認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因此忽視人事檔案管理工作。最終形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。有些工作者利用職務(wù)之便。隨意篡改檔案，給人事管理和單位造成較大的負面影響：有的對人員的自然情況以及工作現(xiàn)狀不能了然于心。工作稀里糊涂。以致影響到員工的崗位調(diào)整和薪酬的變化等。有的領(lǐng)導(dǎo)涉及具體人具體事的時候沒有原則性。人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。

(二)人事檔案管理工作缺乏力度

一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度，建立了制度也存在執(zhí)行不嚴格現(xiàn)象，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面、不真實準確，人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評價材料大都是套話，內(nèi)容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況。

(三)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于機構(gòu)調(diào)整、科室重組、人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動。接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

三、做好新時期的人事檔案管理工作

(一)重視人事檔案管理工作

各級領(lǐng)導(dǎo)要把人事檔案管理工作作為一項重要工作，在人力物力上給予高度重視，要設(shè)專人負責，有專門的檔案室，上現(xiàn)代化的檔案管理項目，確保人事檔案管理工作跟得上時展的步伐。

(二)加強人事檔案管理人員隊伍建設(shè)

首先，人事檔案管理工作者要樹立干一行愛一行的愛崗敬業(yè)精神，本著對工作、對檔案涉及的每個對象負責的精神從事相關(guān)的工作。其次，要有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度?！安荒芏嘁稽c也不能少一點”，一定要本著忠于事實的原則，把設(shè)計到個人的該歸檔材料的全部歸檔。每一年做一次檔案的重新完善和檢查工作。再次要有組織紀律性。人事檔案管理工作者要有一定的組織紀律性和原則感。嚴格檔案查閱登記制度，嚴格建檔備案制度，確保每個人檔案的真實性。

(三)提高人事檔案管理工作水平

首先，進一步完善各項檔案管理制度，狠抓落實。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案整理工作細則，使人事檔案的整理更加科學、全面、完整。其次，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備。

(四)注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)