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辦公檔案數(shù)字化管理范文第1篇

【關(guān)鍵詞】 辦公自動化；文書檔案管理；策略

隨著我國改革開放的不斷深入與市場經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，文書檔案的管理工作與以往完全不同，邁上了一個全新的臺階。文書檔案管理的辦公自動化一般依靠電子計算機(jī)等新型辦公設(shè)備與技術(shù)來迅速、準(zhǔn)確處理文書檔案信息，從而將辦公效率進(jìn)一步提高。在文書檔案管理中，辦公自動化的應(yīng)用有著很好的發(fā)展前景和巨大的優(yōu)勢，同時它還有一系列的問題需要處理，這就要求管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度需要不斷加快，同時借助科學(xué)有效的手段提高文書檔案的保密性，進(jìn)而使得文書檔案管理工作可以得到順利高效的開展。

一、文書檔案管理辦公自動化存在的問題

（一）對檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高。在文書檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項專業(yè)性和技術(shù)性結(jié)合比較強(qiáng)的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質(zhì)，才能勝任此項工作。具體地說，高層次的知識素養(yǎng)只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對計算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行熟練的掌握，同時對傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)、原則、方法和理論也要相當(dāng)熟悉，進(jìn)而才能以較高水平的專業(yè)技能與業(yè)務(wù)素質(zhì)將文書檔案工作的管理水平進(jìn)一步提高。

（二）電子文件的保密性受到削弱。電子文件和紙質(zhì)文件的區(qū)別在于缺少固定的形式同時又容易變化，這就導(dǎo)致文件內(nèi)容被人修改的可能性增加，并且修改后很難發(fā)現(xiàn)改動痕跡。同時，電子文件還缺少特定的字跡，其字體、字號等都容易被修改，另外電子文件還無法像紙質(zhì)文件一樣進(jìn)行蓋章和簽名。因為這些電子文件的原始特性，使得電子文件的保密性受到極大的削弱，人們對文件是否是原件的判斷根本不能通過字跡、印章等特點完成，這也導(dǎo)致了電子文件自身的原始性無法被確定。上述問題考驗著網(wǎng)絡(luò)電子文件自身的保密性，同時也嚴(yán)重削弱了文件自身的保密性。

二、提高文書檔案管理辦公自動化的有效策略

文書檔案管理中，辦公自動化的有效應(yīng)用具有得天獨厚的優(yōu)勢，同時也使文書檔案管理工作邁上了一個新的臺階。與此同時，文書檔案管理的辦公自動化依舊是亟待解決的問題，針對這些問題，本文從以下幾個方面進(jìn)行著手解決。

（一）積極進(jìn)行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善。文書檔案辦公自動化應(yīng)用的前提是必須擁有電子計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及其他類型的數(shù)字化設(shè)備，所以，加快硬件設(shè)備的建設(shè)速度直接決定文書檔案管理辦公自動化的程度。另外，要想保證更多的工作人員可以更加主動地參與到現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用之中，就必須對文檔管理的硬件環(huán)境進(jìn)行改善，加快檔案管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度，進(jìn)而完成文檔技術(shù)設(shè)備與管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化，使得檔案管理水平得到進(jìn)一步的提高。

（二）促使檔案管理人員實現(xiàn)現(xiàn)代化與專業(yè)化的有機(jī)結(jié)合。在實現(xiàn)檔案管理辦公自動化的進(jìn)程中，檔案管理人員的現(xiàn)代化是重要的保證。以往的文檔管理模式較長時間使用導(dǎo)致現(xiàn)階段的檔案管理工作還存有工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平不高亦或是技術(shù)“文盲”的現(xiàn)象，這就致使部分現(xiàn)代化設(shè)備在檔案管理的過程中不能充分地發(fā)揮出自身的優(yōu)勢與作用，實現(xiàn)文檔信息管理的辦公自動化也就是天方夜譚。所以在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展迅猛的新環(huán)境下，檔案管理的工作人員必須要對自身的憂患意識與時代精神進(jìn)行強(qiáng)化，認(rèn)清時展的形勢，借助學(xué)習(xí)或者是培訓(xùn)來主動掌握以往的檔案管理的技術(shù)、原則、方法以及理論等專業(yè)技能，除此之外，還應(yīng)該不斷增強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的掌握能力，進(jìn)而完成自身專業(yè)化與現(xiàn)代化的有效結(jié)合。

（三）加強(qiáng)對系統(tǒng)自動化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局。確保網(wǎng)絡(luò)安全，提高網(wǎng)絡(luò)完全的最主要和最有效的措施之一就是對辦公自動化的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進(jìn)行有效的隔離。換言之，第一步主要就是借助路由器對被屏蔽的IP地址與服務(wù)進(jìn)行過濾，隨后在文檔辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)中選擇部分可以放行的地址。第二步是借助防火墻實現(xiàn)有效的隔離防護(hù)。通常來講，網(wǎng)絡(luò)中的防火墻基本都具有認(rèn)證機(jī)制，同時從整體來看，防火墻通常具有以下幾種基本功能：對部分被禁止的業(yè)務(wù)進(jìn)行封堵；檢測和告警網(wǎng)絡(luò)攻擊；管理進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的一些訪問行為；記錄經(jīng)過防火墻的信息和活動內(nèi)容。通過這樣的途徑不但可以保密文檔信息，還能將檔案管理時效性進(jìn)一步提高。

三、結(jié)語

總而言之，文書檔案管理工作是現(xiàn)階段社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大勢所趨，檔案資料的完整性與文書檔案管理水平息息相關(guān)，衡量一個單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)就是是否實行全面科學(xué)化的文書檔案管理。這就對相關(guān)部門提出了要求，必須要提高檔案管理者的素質(zhì)，加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，促進(jìn)各個部門之間的交流與合作，完成文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化和規(guī)范化，保證我國文書檔案管理工作向健康化與正規(guī)化的道路發(fā)展，保障社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的最終實現(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

辦公檔案數(shù)字化管理范文第2篇

[關(guān)健詞]文書檔案 辦公自動化應(yīng)用 存在問題 應(yīng)對方法

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認(rèn)識。

一、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點

1.辦公效率大幅提高

計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

3.電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷?，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點應(yīng)對方法

文書檔案的辦公自動化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對在實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐莉．淺談文書檔案的計算機(jī)管理[J]．平頂山師專學(xué)報，2001，5．

[2]裴承志．奧多．辦公自動化與文書檔案管理[J]．中國冶金教育，2002，2．

[3]楊勇，劉晶．關(guān)于文書檔案一體化的若干認(rèn)識[J]．大學(xué)圖書情報學(xué)刊，2003，3．

辦公檔案數(shù)字化管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：計算機(jī)技術(shù)；檔案管理；辦公自動化

     隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，社會生活的各個領(lǐng)域都已經(jīng)離不開計算機(jī)技術(shù)的參與，計算機(jī)已經(jīng)成為維持社會生活正常運(yùn)行而無可替代的重要工具。尤其是在辦公領(lǐng)域，因計算機(jī)技術(shù)的加入，而變得異常高效、節(jié)能，說計算機(jī)技術(shù)為企事業(yè)單位的日常辦公帶來一場巨大的革命一點也不為過，同時這也為辦公自動化引入檔案管理領(lǐng)域打下了堅實的基礎(chǔ)。檔案管理的日常工作，其繁瑣程度以及高勞動強(qiáng)度是為大家所知的，因此，檔案管理領(lǐng)域引入辦公自動化技術(shù)，對于企事業(yè)單位必然會產(chǎn)生促進(jìn)作用。

1.加強(qiáng)檔案管理自動化的意義

每一份檔案對于企事業(yè)單位的發(fā)展都有著特殊的意義，不但要對其進(jìn)行妥善保存，而且還要長時間保存。但是過去以紙張為載體的檔案管理，經(jīng)常面臨著水、火、蟲等災(zāi)害的威脅，單位經(jīng)常投入大量的經(jīng)費來加強(qiáng)這方面的管理，同時也因檔案規(guī)模大，無法對其逐一進(jìn)行備份，每年都會有部分檔案因上述問題而導(dǎo)致?lián)p壞，給單位的發(fā)展帶來了很大困擾。而且部分檔案需要經(jīng)常、反復(fù)的進(jìn)行查閱，這就無法避免的對原件造成了磨損，同時也有被遺失的風(fēng)險。部分單位已經(jīng)選擇利用掃描錄入的方式對檔案進(jìn)行電子化處理，但是對于電子檔案的保護(hù)、管理、查閱也存在著很多問題，需要我們進(jìn)一步探討。就目前檔案管理辦公自動化的現(xiàn)狀來看，存在著標(biāo)準(zhǔn)化滯后，管理軟件繁多，沒有進(jìn)行統(tǒng)一化管理，這些問題都影響了檔案管理整體水平的提高?，F(xiàn)階段迫切解決的問題并不是硬件設(shè)施建設(shè)的問題，而是如何使硬件設(shè)備正常發(fā)揮出功能的問題。網(wǎng)絡(luò)化、信息化，已經(jīng)成為社會各界所廣泛關(guān)注的問題，它也是人類社會發(fā)展的主要趨勢，檔案管理必須要順應(yīng)這一發(fā)展趨勢，利用好各種優(yōu)勢，做好自身建設(shè)。

2.將檔案管理與辦公自動化相融合的措施

2.1做好宣傳工作，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度

一項工作的能否順利展開與前期的宣傳工作，以及單位領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度有非常重大的關(guān)系，所以，檔案管理人員必須要積極主動的做好檔案管理的宣傳與匯報工作，以便得到上級領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。檔案管理人員，可以在征得上級領(lǐng)導(dǎo)的同意條件下，通過專題講座、培訓(xùn)教育以及發(fā)放傳單等方式向廣大單位員工宣傳《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律政策，目的是使單位從上到下都能夠?qū)n案管理信息化有一個必要的認(rèn)識，以爭取到領(lǐng)導(dǎo)、員工對檔案管理工作有一個充分的認(rèn)識和理解，為檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化打下基礎(chǔ)。

2.2統(tǒng)一規(guī)范，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

想要做好檔案管理辦公自動化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，可以從以下幾個方面進(jìn)行考慮：首先，加強(qiáng)檔案管理體制建設(shè)。據(jù)筆者了解，現(xiàn)階段我國很多單位的檔案管理與文件管理是分開進(jìn)行的，分別隸屬于兩個管理部門，這就使得檔案管理部門無法對文件的前期進(jìn)行有效的控制。所以，我們必須要從管理體制方面入手，對管理體制加以規(guī)范。單位可以考慮在內(nèi)部對檔案管理與文件管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)管理，促進(jìn)兩者同步發(fā)展。使檔案管理部門能夠?qū)ξ募那捌谔幚磉M(jìn)行有效的控制，將文件的前期處理與控制納入檔案管理部門的職責(zé)范圍之內(nèi)，這樣就能夠使為文件順利歸檔打下基礎(chǔ)。其次，規(guī)范檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)。對文件前期處理、著錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理。最后，對技術(shù)操作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息管理系統(tǒng)在設(shè)計的過程中，必須要考慮到兼容性、實用性以及高效性，對技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化設(shè)置，比如數(shù)據(jù)的安全標(biāo)準(zhǔn)、接口標(biāo)準(zhǔn)以及非同一類型的數(shù)據(jù)實施轉(zhuǎn)化的標(biāo)準(zhǔn)等等，只有對整個系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，才能夠提高工作效率，降低錯誤發(fā)生的機(jī)率。

2.3完善對電子檔案的監(jiān)督管理職能

單位在選擇檔案系統(tǒng)管理軟件的過程中，必須要選擇已經(jīng)通過檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)認(rèn)證，可以廣泛使用的系統(tǒng)軟件。單位內(nèi)部在安裝管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)時，必須要有上級檔案管理部門參與驗收工作。在對電子文檔進(jìn)行存儲時，必須一式三份，一份用于日常借閱，一份用于封存，一份另外保存?zhèn)溆谩Ｒ簿褪钦f，從系統(tǒng)軟件購買到安裝使用整個過程都必須進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，以防止為日后的使用埋下隱患。

2.4加強(qiáng)硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)

在硬件設(shè)施建設(shè)方面，保證各部門之間硬件設(shè)施的兼容性與匹配性，保證計算機(jī)在安全環(huán)境下運(yùn)行，同時確保信息在傳送過程中的穩(wěn)定性與安全性。在軟件設(shè)施建設(shè)方面，要及時對安全漏洞進(jìn)行修補(bǔ)，更新殺毒軟件，防火墻、防毒軟件必須二十四小時開放，以防止計算機(jī)病毒、黑客對系統(tǒng)的入侵與攻擊，以保證信息資源的安全性以及信息傳輸?shù)母咝浴?/p>

2.5對系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效隔離

在單位辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間設(shè)置一道物理隔離層，是辦公自動化系統(tǒng)安全性、有效性的前提。第一個保護(hù)層是路由器，路由器要將所有的IP地址進(jìn)行屏蔽，再有選擇的對部分地址接入到辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。第二個保護(hù)層是防火墻。絕對大部分的防火墻都有認(rèn)證機(jī)制的，防火墻包括以五個基本功能，即：對進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、信息實施過濾；對進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的訪問進(jìn)行有效管理；封堵禁止操作的業(yè)務(wù)；對通過防火墻的信息內(nèi)容進(jìn)行有效記錄；對攻擊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的行為進(jìn)行檢測與提醒。

2.6加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

任何一個體系的執(zhí)行，最終都會落實到人員身上，檔案管理也不例外，想要做好檔案管理工作，就必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化更好融合的一個重要前提。檔案管理人員除了要具有堅定的政治立場，純熟的檔案管理知識，同時還要具有熟練的計算機(jī)操作技能，不斷努力學(xué)習(xí)，更新自己的知識架構(gòu)，與時俱進(jìn)，為實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮出自己應(yīng)有的作用。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)事故時有發(fā)展，電腦病毒日益泛濫，黑客的入侵技術(shù) 也在不斷更新，這些都會對要案信息管理構(gòu)成威脅。這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術(shù)，努力提高自己的綜合素質(zhì)，為檔案管理工作以及單位事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的力量。

3.總結(jié)：

綜上所述，經(jīng)濟(jì)與科技的快速發(fā)展，使傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)人們對檔案管理的需求，辦公自動化的出現(xiàn)有其必然性，它必將會在提高檔案管理工作效率，以及工作質(zhì)量方面發(fā)揮出巨大作用，我們可以從做好宣傳工作，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度；統(tǒng)一規(guī)范，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；完善對電子檔案的監(jiān)督管理職能；加強(qiáng)硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)；對系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效隔離；加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)等方面入手。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋李娜.淺議辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理[J].檔案,2010,(02).

[2]席玲.淺議辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理[J].時代教育(教育教學(xué)),2011,(03).

[3]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].黑龍江檔案,2011,(01).

辦公檔案數(shù)字化管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：辦公自動化；文書檔案；傳統(tǒng)與現(xiàn)代

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載著社會發(fā)展的歷史過程，客觀的反映著各種問題及解決方法，是人類社會進(jìn)步的證明者。文書檔案管理是以收集、整理和保存文檔資料作為工作內(nèi)容的。文書檔案管理的過程中會涉及到方方面面的資料信息，如果管理不當(dāng)，將會影響文書檔案的價值，造成一定的影響。社會的進(jìn)步，就促使著文書檔案的管理工作也要與時俱進(jìn)，不能在只靠著傳統(tǒng)模式來管理經(jīng)營，而是要實現(xiàn)“文檔一體化”的科學(xué)管理模式。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題

文書檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)管理、經(jīng)營決策、問題處理、信息交流、研究開發(fā)等活動的重要載體。是檔案工作中必不可少的內(nèi)容。傳統(tǒng)文檔的管理一般都是靠紙質(zhì)文件作為載體來保管的，這樣就需要耗費大量的人力、物力、財力來進(jìn)行檔案的分類存檔，過程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統(tǒng)文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：

（一）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時效性

在傳統(tǒng)文檔管理下，如果想要借閱相關(guān)的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續(xù)才能借閱，并且還需要進(jìn)行繁瑣的登記。如果是在當(dāng)?shù)剡€好，但有時卻要去異地才能閱讀到，就時間上來說這樣異地的奔波，不但浪費了大量的時間，也同時耗去不少人力和財力，信息也沒有得到充分的共享，甚至還會影響到正常的使用，這樣就無法充分的體現(xiàn)文檔的價值，所以說它缺乏時效性。

（二）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔不宜長久保存

在傳統(tǒng)文檔的管理下，文檔的材質(zhì)多數(shù)都是紙質(zhì)文件，而紙質(zhì)文件又是極容易損壞的，不利于長久保存，尤其在借閱過程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質(zhì)的，在傳閱的過程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復(fù)，但也有無法修復(fù)的，這樣就會容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會因為損壞而成為一種巨大的損失，無法彌補(bǔ)。所以說紙質(zhì)文檔不利于長久保存。

（三）傳統(tǒng)模式下的文檔管理的復(fù)雜化

在傳統(tǒng)文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進(jìn)行詳細(xì)的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長久的使用。而且在保管上有相當(dāng)復(fù)雜的流程，不但需要大量的人員來進(jìn)行分類整理，還要進(jìn)行一定的維護(hù)，在還文檔時還要有一套流程來進(jìn)行登記?？偸窃谥貜?fù)著工作，卻效率很低。

二、辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢

隨著社會的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)的出現(xiàn)帶來了新的改革，在文檔管理方面也有著它無可比擬的優(yōu)勢，給文檔管理工作帶來了極大的改變。技術(shù)的革新，使得文檔管理也日益科學(xué)化、合理化、規(guī)范化。但是文書檔案辦公自動化并不是一項孤立單獨的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發(fā)揮它應(yīng)有的價值。既然說過了傳統(tǒng)文檔管理的弊端，現(xiàn)在就來說下，在辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢。

（一）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理使用的時效性強(qiáng)

在文檔管理中實行信息化管理，使文檔信息可以實時在線，需求者就可以通過一定的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行及時的查閱，使文檔信息能否充分的達(dá)到資源共享的目的。且查閱時所進(jìn)行的個人信息登記也變得簡單明了，由于是計算機(jī)檢索，便自動的保存了借閱者的信息，以此來方便借閱者進(jìn)行多次借閱，不用反復(fù)登記的麻煩。由于少了來回的奔波，減少了大量的時間與人力，沒有造成不必要的浪費，在很大程度上提高了使用的效率，且能進(jìn)行及時的溝通，給使用者帶來極大的方便，因此說在辦公自動化環(huán)境下文書檔案的使用時效性變增強(qiáng)了。

（二）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長久保存

在傳統(tǒng)文檔管理中的文檔基本上都是紙質(zhì)載體，不宜長久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案可以用多種載體來進(jìn)行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來進(jìn)行保存，如果需要可以實時的進(jìn)行查閱，方便了解所需的實體文檔的最新動態(tài)。因為保存的多樣性，也就可以避免原始的文檔資料在借閱中產(chǎn)生的損傷，這樣既方便了需要者同時也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長了文檔的使用壽命。

（三）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的精簡化；

傳統(tǒng)文書檔案的管理有一套比較復(fù)雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費大量的人力、物力來完成，且在過程中也容易出現(xiàn)差錯，做起來很不方便。但是在辦公自動化環(huán)境下，有了計算機(jī)的協(xié)助，使復(fù)雜的工作變得簡單，操作上也不需要耗費太多的時間和精力，而且還能提高文檔的質(zhì)量，減少時間和空間，以便于使用。

文書檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動化環(huán)境中可以設(shè)定一定的局域來訪問使用某些方面文檔的資料，從而來加強(qiáng)其保密性質(zhì)。因為工具的方便，也使文檔的查閱變得簡單而快捷，甚至可以通過一些模糊查詢就可以搜到想要查閱的文檔信息。

總 結(jié)：

伴隨著科技的進(jìn)步，科學(xué)的發(fā)達(dá)，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)漸漸地不能適應(yīng)人們所需，把傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實現(xiàn)“文檔一體化”的現(xiàn)代科學(xué)管理，這也是每個文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動化是信息社會時代的重要標(biāo)志之一，為了更好的服務(wù)全人類，文檔管理的現(xiàn)代化進(jìn)程將永不停止。

參考文獻(xiàn)：

[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用.[J].黑龍江檔案.2011，（12）

辦公檔案數(shù)字化管理范文第5篇

（1）經(jīng)濟(jì)效益高。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。

（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動性，如工人進(jìn)廠，退休，流動性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實際上已經(jīng)成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。

（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

二、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應(yīng)該進(jìn)一步落實加強(qiáng)。單位在人力、物力、財力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務(wù)意識。

（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理者積極參加以計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅強(qiáng)后盾?；诖?，不僅可以提高檔案管理團(tuán)隊的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實施創(chuàng)造了良好的條件。