辦公室管理論文
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一、引言
目前，我國企業(yè)面臨著諸多挑戰(zhàn)，企業(yè)要想保持一定的競爭優(yōu)勢，強化行政管理是必然要求。行政管理工作作為企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營中的構(gòu)成要素，對企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。但新形勢下我國企業(yè)行政管理工作中還有不少問題需要解決，為了更好地規(guī)劃企業(yè)發(fā)展方向，必須要創(chuàng)新行政管理的方式方法。應(yīng)對當前經(jīng)濟形勢和企業(yè)發(fā)展特點進行綜合考慮，從企業(yè)辦公室行政管理的角度出發(fā)，對企業(yè)辦公室行政管理工作的創(chuàng)新路徑進行研究和探討，從而為企業(yè)運營效率的提升奠定基礎(chǔ)。
二、企業(yè)辦公室行政管理工作中存在的問題
1.內(nèi)部制度體系不健全內(nèi)部制度作為規(guī)范企業(yè)辦公室的辦公方式、提高辦事效率的重要保障，其重要性不言而喻，完善的內(nèi)部制度體系能夠為企業(yè)辦公室行政管理提供強有力的支撐。但目前，企業(yè)辦公室的內(nèi)部制度體系還存在著許多漏洞，對企業(yè)辦公室發(fā)揮管理職能產(chǎn)生了消極影響。最嚴重的問題是，企業(yè)在構(gòu)建內(nèi)部制度體系時，沒有經(jīng)過綜合的考慮和審查，只簡單建立制度框架，對框架內(nèi)的具體內(nèi)容設(shè)置不合理，脫離了員工工作的實際需求，制度實施起來較為困難。而且，在制定內(nèi)部制度時，沒有與企業(yè)的其他部門進行充分的溝通和交流，導致內(nèi)部制度與其他部門的相關(guān)規(guī)范相互分離，甚至產(chǎn)生矛盾沖突，使制度體系缺乏嚴謹性。此外，在內(nèi)部制度制定完成后，未根據(jù)制度的關(guān)鍵內(nèi)容進行統(tǒng)籌規(guī)劃，沒有使其轉(zhuǎn)化成系統(tǒng)化、規(guī)范化的方案流程。在實施內(nèi)部制度后，也未對制度的執(zhí)行進行全面的監(jiān)督，對違反該制度的行為沒有建立相應(yīng)的懲罰機制，相關(guān)的輔助機制還需要完善。
2.協(xié)調(diào)職能發(fā)揮不全面隨著企業(yè)的發(fā)展，其生產(chǎn)項目不斷增加，經(jīng)營范圍逐漸擴大，企業(yè)辦公室行政管理工作的對象數(shù)量大幅度增加，這對企業(yè)辦公室的行政管理工作提出了更高的要求和標準。從企業(yè)辦公室的實踐情況出發(fā)，影響其協(xié)調(diào)職能有效發(fā)揮的原因主要有以下兩個方面：第一，管理溝通機制不健全。企業(yè)辦公室在發(fā)揮輔助決策作用時，需要以自身的協(xié)調(diào)職能為基礎(chǔ)，加強各部門之間的聯(lián)系，使各個部門所掌握的信息能夠流通，使企業(yè)決策能夠上通下達。但因缺乏完善的管理溝通機制，削弱了企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)效果，從而加大了行政管理工作的難度系數(shù)。第二，還存在行政管理形式化的問題，未能將管理制度具體實施于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，還需要進一步完善管理體系，減少制度的冗余，明確各個管理部門以及相關(guān)管理人員的權(quán)責，規(guī)范管理組織結(jié)構(gòu)。
3.業(yè)務(wù)技能水平差異大
企業(yè)辦公室的工作人員要具備一定的專業(yè)能力，以便其能做好行政管理工作。在市場經(jīng)濟體制不斷深化的背景下，企業(yè)需要抓住轉(zhuǎn)型的機會，企業(yè)辦公室在此階段也要做好行政管理工作為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化提供基礎(chǔ)。但目前企業(yè)辦公室的工作人員的整體素質(zhì)還有待提高，部分工作人員缺乏對行政管理的認識，從而導致企業(yè)的各個部門的運轉(zhuǎn)效率減緩，各部門之間在交叉工作上缺乏配合，企業(yè)的經(jīng)營管理者也不能得到員工所反饋的意見，無法深入了解企業(yè)決策的實施情況，影響了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的生態(tài)循環(huán)。此外，還有部分工作人員對企業(yè)管理方面的知識缺乏了解，對自己所需要完成的工作業(yè)務(wù)不熟悉，未能形成行政管理知識框架，再加上企業(yè)還未建立完善的培訓機制，導致企業(yè)行政效率降低。
4.激勵機制還需優(yōu)化完善
作為一個將經(jīng)營利益作為追求目標的經(jīng)營組織，企業(yè)有著十分強烈的成本控制意識，新的收入分配機制已經(jīng)完全取代了傳統(tǒng)的分配思想。然而，在研究了企業(yè)辦公室薪酬制度后，可以發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)將重點放在專業(yè)管理部門和技術(shù)管理部門上，企業(yè)辦公室員工普遍存在著的薪酬待遇和晉升機制不合理的問題，由此導致企業(yè)辦公室的員工缺乏工作的激情和活力，并且在開展行政管理工作時，容易產(chǎn)生挫敗的情緒。還有部分企業(yè)辦公室員工的晉升存在問題，這嚴重打擊了企業(yè)辦公室的新員工的工作積極性。為了激發(fā)企業(yè)辦公室工作人員的工作熱情，還需要建立一套科學有效、獎懲明確、競爭有序的激勵機制。
5.培訓機制不完善
長期以來，人們錯誤地認為企業(yè)辦公室的行政管理工作不具備技術(shù)性和專業(yè)性的，只是一項簡單地傳達企業(yè)領(lǐng)導決策、溝通上下的工作。但從實際上來講，企業(yè)辦公室的行政管理是一項高度專業(yè)化的工作，它也需要一定的理論基礎(chǔ)和實踐技能。企業(yè)辦公室都有自己處理文件、會議和內(nèi)外事務(wù)的知識和理論體系。從事行政管理工作的員工應(yīng)該要接受專業(yè)的、規(guī)范的培訓，并具備與工作相關(guān)的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。例如公文處理、公文格式標準、禮儀接待規(guī)范等。然而，目前的很多企業(yè)還沒有針對辦公室工作人員建立培訓體系，部分企業(yè)的培訓體系不健全，企業(yè)辦公室工作人員的培訓沒有納入企業(yè)的年度培訓計劃。
三、企業(yè)辦公室行政管理工作的創(chuàng)新途徑
1.建立健全內(nèi)部制度
完善優(yōu)化企業(yè)辦公室的內(nèi)部管理制度是增強企業(yè)規(guī)范化、專業(yè)化管理的重要手段。企業(yè)辦公室通過健全內(nèi)部管理制度，不斷提升企業(yè)的行政管理能效，幫助企業(yè)實現(xiàn)長遠發(fā)展的目標。首先，企業(yè)辦公室應(yīng)對自身所肩負的職責進行深層次分析，從管理的視角出發(fā)，明確內(nèi)部制度的具體負責人，為建立健全制度體系做好準備。其次，要對企業(yè)辦公室內(nèi)部管理制度體系進行綜合的考慮和深入的研究，明確各項制度的具體內(nèi)容，以協(xié)調(diào)各方為基本原則，確認各項制度與企業(yè)其他的制度規(guī)范不存在沖突。隨后，要加強對內(nèi)部管理制度的宣傳，嚴格按照制度辦事，使內(nèi)部制度能夠落實到位，確保所做出的行為都有章可循，建立辦公管理體系的長效機制。最后，建立內(nèi)部管理的維護機制，定期或不定期地組織辦公人員對內(nèi)部管理體系進行檢驗與審查，提高制度體系的運轉(zhuǎn)效率。
2.強化綜合協(xié)調(diào)職能
為了進一步增強發(fā)展能力，企業(yè)需要與市場和社會建立更加緊密的聯(lián)系，加強與其他企業(yè)和企業(yè)二級單位的溝通以及企業(yè)各個部門之間的交流。作為信息傳遞的重要途徑，企業(yè)辦公室的價值得到進一步彰顯，對企業(yè)辦公室的綜合協(xié)調(diào)能力提出了更高的標準。首先，企業(yè)辦公室需要明確綜合協(xié)調(diào)能力的重要性，深刻理解其在企業(yè)轉(zhuǎn)型升級以及企業(yè)提高管理效率的意義。積極主動地承擔協(xié)調(diào)責任，在工作過程中把握協(xié)調(diào)的平衡程度。其次，企業(yè)辦公室需要充分了解企業(yè)管理者對行政管理工作的相關(guān)看法，根據(jù)管理層提出相關(guān)意見或建議，來不斷調(diào)整工作模式。同時，企業(yè)辦公室還需要堅持標準化的工作流程，以大局觀念來統(tǒng)籌規(guī)劃行政管理工作，平衡與行業(yè)內(nèi)企業(yè)以及企業(yè)內(nèi)部之間的關(guān)系，為開展管理工作創(chuàng)造良好的氛圍，使管理活動能夠保持一定連貫性。除此之外，企業(yè)辦公室要認清自己肩負的責任以及角色定位，樹立清晰的權(quán)責意識以進一步強化綜合協(xié)調(diào)職能。
3.提高辦公室人員的綜合素質(zhì)
隨著企業(yè)的行政管理向規(guī)范化、專業(yè)化方向深化，需要進一步增強企業(yè)辦公室人員的業(yè)務(wù)能力來滿足企業(yè)的發(fā)展需要。企業(yè)辦公室的工作人員必須要優(yōu)化自己的工作模式，培養(yǎng)綜合能力。從多維度的視角全面增強工作能力，加強履職能力，保證行政管理工作高水準完成，首先，工作人員依據(jù)企業(yè)員工的實際需求和企業(yè)辦公室工作本身的特點來調(diào)整自己的工作方式，做好協(xié)調(diào)各方、統(tǒng)籌規(guī)劃等工作，并不斷加強企業(yè)管理的相關(guān)理論知識學習，通過參加相關(guān)的培訓與進修來提升自身的法律素質(zhì)、人文素養(yǎng)以及快速獲取信息的能力，完善個人的知識結(jié)構(gòu)。此外，辦公室工作人員還可以充分利用工作機會，將學到的理論知識運用到實際管理中去，通過實踐來檢驗自己的工作能力，從而使自己具備熟練使用現(xiàn)代化管理手段的能力，以此提高企業(yè)辦公室的管理水平，使自己能夠與企業(yè)發(fā)展狀態(tài)完美契合，達到推動企業(yè)長遠健康發(fā)展的目標。
4.面向市場需求做出管理
提高行政管理水平本質(zhì)上是為了企業(yè)在激烈的市場競爭中保持優(yōu)勢地位，從而加快其向精細化管理方向發(fā)展的步伐。所以，企業(yè)辦公室在創(chuàng)新行政管理方式時要面向市場需求這一視角。首先，企業(yè)辦公室根據(jù)現(xiàn)實需要在企業(yè)內(nèi)部篩選出具有管理潛能的員工，對其進行相關(guān)的管理培訓，使其能夠快速融入企業(yè)的各個部門之中。同時，還要不斷為企業(yè)辦公室內(nèi)部增添專業(yè)管理人才，使其能夠以積極的心態(tài)和高素質(zhì)來完成行政管理工作。其次，企業(yè)辦公室還需要考慮員工對管理層下達的命令的接受程度，增強對員工工作幸福感的重視，完善獎懲機制的同時，選擇更加柔和的方式進行行政管理，確保企業(yè)員工能夠服從上級領(lǐng)導的安排，從而使企業(yè)在激烈的市場競爭環(huán)境下，保持高效運轉(zhuǎn)的能力，積極地迎接現(xiàn)代社會對企業(yè)發(fā)展帶來的機遇和挑戰(zhàn)。
5.建立常態(tài)化辦公室人員培訓制度
針對企業(yè)辦公室的工作人員，應(yīng)建立健全一套標準化培訓機制，從而進一步推進“人才強企”的戰(zhàn)略。同時樹立正確的用人意識，貫徹民主、開放、競爭、擇優(yōu)的原則，從企業(yè)內(nèi)部篩選出用實干型人才，并為他們提供施展才華的機會，為辦公室工作人員開辟新的職業(yè)晉升道路。向企業(yè)人力資源部門提出操作性強的建議，加強企業(yè)辦公室管理人員溝通與交流，通過臨時任職等形式加強企業(yè)辦公室與成員單位辦公室之間的聯(lián)系，推動企業(yè)辦公室行政管理工作的質(zhì)量提升。同時，要采取靈活措施，加強對企業(yè)辦公室行政管理人才的引進和培養(yǎng)，將外部引進與內(nèi)部培訓相結(jié)合，以行政管理人才來提升企業(yè)管理實效。內(nèi)部培訓要注重創(chuàng)新培訓制度，從而提高培訓的針對性和有效性，還要完善按需培訓制度，制定企業(yè)辦公室員工培訓計劃，依托行政管理進修班等各類專業(yè)培訓課程，提高企業(yè)辦公室行政管理所需核心人才的技能，為企業(yè)改革創(chuàng)新和組織結(jié)構(gòu)調(diào)整提供強有力的人才支持。此外，考慮到企業(yè)辦公室的大多數(shù)員工都沒有經(jīng)過系統(tǒng)化、規(guī)范化的培訓，為了提高團隊的整體素質(zhì)和專業(yè)能力，企業(yè)也可以在企業(yè)辦公室嘗試實施持證上崗制度。企業(yè)根據(jù)國家、行業(yè)和企業(yè)自身的標準和規(guī)范，結(jié)合企業(yè)辦公室的實際情況，制定《持證上崗細則》，逐步明確企業(yè)辦公室的用工標準，貫徹落實崗位資格準入制度，實時記錄任職資格和員工證書獲取情況，并協(xié)同企業(yè)的其他部門完善培訓考核與待遇相結(jié)合的激勵約束機制，實施以崗位為導向的動態(tài)管理。首先在對企業(yè)辦公室的重要崗位上實施，然后逐步推廣到其他行政管理工作崗位上，最終實現(xiàn)企業(yè)辦公室全部工作人員都能持證上崗。
四、結(jié)語
綜上所述，目前企業(yè)辦公室行政管理工作中仍存在著不少的問題，制約了企業(yè)向精細化管理方向發(fā)展?；诖?，企業(yè)辦公室需要建立健全內(nèi)部制度、強化綜合協(xié)調(diào)職能、提高辦公室人員的綜合素質(zhì)、面向市場需求做出管理以及建立常態(tài)化辦公室人員培訓制度使行政管理更具實效性，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟收益。
作者:楊蕊 單位:上海新黃浦實業(yè)集團股份有限公司
辦公室管理論文2
0引言
部分企業(yè)在辦公室及檔案室的管理工作中存在認識不足的問題，管理方法沒有突出關(guān)鍵要素，致使辦公環(huán)境臟亂差、機械傷害、資料遺失、觸電、工作懶散等問題得不到充分識別和有效解決，工作環(huán)境得不到有效改善［1］。企業(yè)管理與人、機、料、法、環(huán)、測六大質(zhì)量管理要素密切相關(guān)，企業(yè)必須從人員行為、設(shè)備設(shè)施、資料檔案、管理體系、工作環(huán)境、監(jiān)督檢查6個方面加強管理，確保工作環(huán)境得到有效管理［2］。文章利用人、機、料、法、環(huán)、測方法來分析影響企業(yè)6S①的相關(guān)因素，進而制定相應(yīng)的策略并予以實施，實現(xiàn)企業(yè)6S執(zhí)行及管理的持續(xù)改進，最終達到6S管理的目的。
1人機料法環(huán)測理論
人機料法環(huán)測是質(zhì)量管理理論中6個影響質(zhì)量的主要因素的簡稱，人指在企業(yè)工作的員工；機指企業(yè)所使用的儀器及設(shè)備；料指企業(yè)所使用的物料；法指企業(yè)在日常管理中所使用的操作規(guī)程及管理辦法；環(huán)指企業(yè)所處的環(huán)境；測指對企業(yè)辦公過程的日常檢查與監(jiān)測［3-4］。企業(yè)質(zhì)量管理一般是圍繞人、機、料、法、環(huán)、測六大因素展開，人機料法環(huán)測理論在質(zhì)量管理中已經(jīng)得到普遍的應(yīng)用［5］。
2YCWY辦公室及YCWY檔案室6S管理中存在的問題
2.1YCWY辦公室6S檢查發(fā)現(xiàn)的問題
2.1.1人員工在辦公室隨意擺放記錄本、文件、計算機和電器等物品；員工在上班期間吃零食、抽煙；員工在辦公室大聲喧嘩；員工未穿好工作服、未整理好頭發(fā)就進入辦公室。
2.1.2機YCWY辦公室個人所使用的計算機、打印機、固定電話等電器的電源線隨意在地面穿插；辦公室中所使用的涉密計算機與非涉密計算機隨意改裝；下班后，計算機、打印機及YCWY辦公室內(nèi)其他的設(shè)備電源未被關(guān)閉。
2.1.3料YCWY辦公室工作人員所使用的醫(yī)用口罩、醫(yī)用創(chuàng)可貼、醫(yī)用酒精等沒有進行過驗收，部分物料不在質(zhì)保期內(nèi)。2.1.4法無YCWY辦公室使用電器管理辦法；無YCWY辦公室物品定制定位擺放管理辦法；無YCWY辦公室清掃、清潔制度；無人員考勤管理辦法。
2.1.5環(huán)辦公桌上放置與工作無關(guān)的便攜式檢測儀、庫房出入庫記錄等物品；YCWY辦公室內(nèi)地面遍布垃圾，沒有定時打掃、傾倒；下班后YCWY辦公室門窗未被關(guān)閉。
2.1.6測YCWY辦公室使用的電器未定期檢測，熱水器插頭處有異響現(xiàn)象；YCWY辦公室原始記錄未定期檢查；YCWY辦公室所使用的計算機桌面、抽屜、柜子未定期檢查。
2.2YCWY檔案室6S檢查發(fā)現(xiàn)的問題
2.2.1人工作人員未持證上崗，缺乏專業(yè)素養(yǎng)，時常造成資料遺失；YCWY檔案室的工作人員隨意擺放沒用的物品，不進行日常清掃；各項工作中形成的資料滯留在個人手中，破壞了資料的完整性、成套性，難以充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值。
2.2.2機未配備檔案儲存專用的直列式檔案密集架及防磁柜；YCWY檔案室未配備空調(diào)、除濕增濕設(shè)備等物品；YCWY檔案室未配備手電筒；YCWY檔案室滅火器未選用合適種類，也不應(yīng)該將其放在YCWY檔案室內(nèi)；YCWY檔案室的計算機上未安裝保密系統(tǒng)相關(guān)軟件。
2.2.3料所使用檔案盒沒有統(tǒng)一標準，與檔案柜不匹配，在使用過程中相互影響。
2.2.4法無檔案室管理制度；無檔案利用制度；無檔案統(tǒng)計制度；無檔案保密制度；無檔案鑒定銷毀制度；無檔案室崗位責任制度；無檔案借閱制度；無檔案交接制度；無檔案室滅害應(yīng)急處理預案。
2.2.5環(huán)YCWY檔案室未做防蟲、防鼠、防微生物處理；YCWY檔案室溫濕度沒有得到控制；YCWY檔案室未安裝防盜門、防盜窗及防盜報警裝置；YCWY檔案室地面未高于室外地面。2.2.6測未對YCWY檔案室安全進行日常巡檢；未對檔案室原始記錄進行定期檢查；檔案室未配備電子監(jiān)控系統(tǒng)。
3YCWY辦公室及YCWY檔案室6S管理中產(chǎn)生問題的原因
3.1YCWY辦公室6S管理存在問題的原因
3.1.1整理員工不明白區(qū)分物品有用、沒用的標準，沒有標識標牌的統(tǒng)一模板、格式，需要時找不到；員工沒有區(qū)分地面上的電線有用沒用，所有的電線都堆積在地面及角落。
3.1.2整頓沒有制定YCWY辦公室整頓管理辦法，導致員工對整頓的要求不明確，未將物品分類擺放。
3.1.3清掃沒有制定YCWY辦公室清掃管理辦法，員工只在應(yīng)付檢查時對辦公室進行清掃；員工對自己使用的辦公桌及桌面下沒有打掃意識，而是根據(jù)個人習慣清理。3.1.4清潔員工清潔意識薄弱，沒有每天在工作前先打掃自己區(qū)域衛(wèi)生的習慣；員工下班時未收拾辦公桌上的物品，也沒有將辦公用品及文件歸位。
3.1.5安全員工安全意識薄弱，下班后未切斷辦公室內(nèi)電器電源；員工將打火機、油品等易燃易爆物品帶入辦公室，放在桌面上，無人清理；部分員工隨意拉動或擺放滅火器具，且不會使用。
3.1.6素養(yǎng)員工在辦公室不愛護公共財產(chǎn)，不遵守規(guī)章制度；部分員工下班后在辦公室抽煙；員工沒有養(yǎng)成良好的習慣，在辦公室浪費公共用品；部分員工在工作時間干與工作無關(guān)的事情，如瀏覽購物網(wǎng)站。
3.2YCWY檔案室6S管理存在問題的原因3.2.1整理沒有制定YCWY檔案室整理實施條例，資料處于堆放狀態(tài)，沒有專門的人員對資料進行系統(tǒng)的分類整理、入庫。
3.2.2整頓YCWY檔案室未建立檔案全目錄、全卷宗；YCWY檔案室管理辦法及制度未上墻；YCWY檔案室資料沒有在標準統(tǒng)一的檔案盒中分類擺放，檔案盒側(cè)標未做到清晰無誤。
3.2.3清掃YCWY檔案室碎屑等雜物較多；YCWY檔案室辦公桌面物品擺放凌亂，桌下垃圾堆積，員工未進行清掃；YCWY檔案室地面粗糙，不平整、不耐磨、易生灰。
3.2.4清潔管理人員沒有定期對YCWY檔案室進行清理、清潔；檔案借閱臺賬未做到整潔、清晰、詳細。
3.2.5安全未對員工進行日常安全教育，沒有重視檔案室信息安全；未對檔案室配備檔案保護設(shè)備；未對檔案室進行有害生物預防處理；未給檔案室增加滅火器；未達到檔案室安全防護基本要求。
3.2.6素養(yǎng)企業(yè)沒有完善借閱手續(xù)，資料有借無還；員工不愛護公共資源，部分資料在歸還時破損嚴重；員工在借閱電子版資料時，隨意使用U盤插入存放檔案的計算機拷貝文件。
4YCWY辦公室及YCWY檔案室6S管理中存在問題的對策
4.1YCWY辦公室6S管理中存在問題的對策
4.1.1整理制定辦公桌物品擺放管理辦法，根據(jù)定制定位辦法擺放辦公桌面物品；制定操作規(guī)程、分類擺放管理標準，統(tǒng)一標識標牌的模板，格式、信息都要清楚無誤，需要時能夠快速找到。
4.1.2整頓辦公區(qū)域的凳子要擺放整齊，凳子上不能放任何物品，使用完以后的凳子放回辦公桌洞內(nèi)；根據(jù)不同的類別，將文件、資料存放在抽屜和柜子內(nèi)，個人物品要與辦公物品分開存放。
4.1.3清掃保持辦公桌面干凈整潔，辦公桌下面沒有垃圾；值日人員每天要對公共辦公設(shè)備進行衛(wèi)生清理；值班人員每天上班前半小時負責辦公室的公共衛(wèi)生。
4.1.4清潔員工個人工作區(qū)域的衛(wèi)生要保持清潔；下班后要把辦公桌上的物品收拾整齊，文件歸位。
4.1.5安全下班后要切斷辦公室用電設(shè)備的電源；下班后將計算機主機與顯示器關(guān)閉；檢查并關(guān)閉辦公室門窗；不能在辦公場所存放易燃易爆的物品；在辦公場所不亂接電源、插板；不亂動防火、滅火器具及設(shè)備，所有員工都要能夠正確使用滅火器。
4.1.6素養(yǎng)員工在工作期間衣著整潔，儀容整齊，不能穿奇裝異服；愛護公司公共財產(chǎn)，自覺遵守公司各項規(guī)章制度；不隨地吐痰，不亂扔垃圾；辦公場所不吸煙；養(yǎng)成節(jié)約的好習慣，充分利用可再生資源；在工作期間不干與工作無關(guān)的事情。
4.2YCWY檔案室6S管理中存在問題的對策
4.2.1整理制定檔案室物品擺放管理辦法，與檔案無關(guān)的所有物品禁止帶入；制定檔案管理辦法，每年定期開展檔案整理、過期檔案銷毀工作；根據(jù)檔案室管理辦法，對入庫資料進行系統(tǒng)的分類整理、入庫，由庫房管理員負責保管。4.2.2整頓建立檔案全目錄、全卷宗，材料齊全，整理規(guī)范；檔案室管理辦法及制度制作成海報張貼在檔案室墻面上；根據(jù)檔案室分類擺放管理辦法，對檔案室資料進行分類擺放；統(tǒng)一檔案盒標準，檔案盒上的側(cè)標要制定統(tǒng)一尺寸及模板，需要時能盡快找到。
4.2.3清掃YCWY檔案室管理人員每日清掃檔案室，保持地面無灰塵、碎屑等雜物；對檔案室地面進行改造，保持檔案室地面光潔、平整、耐磨、不易生灰。
4.2.4清潔YCWY檔案室的衛(wèi)生要時刻保持清潔；YCWY檔案室管理人員在檔案入檔后和檔案歸還后，按照檔案管理辦法進行歸位。
4.2.5安全每月對員工進行安全教育，重視YCWY檔案室信息安全；出臺并宣貫檔案安全管理辦法的措施及制度；給YCWY檔案室配備電子監(jiān)控、防盜報警器、溫濕度記錄儀、符合標準的光源和遮光窗簾等檔案保護設(shè)備；YCWY檔案室安裝并使用電子防范設(shè)備，對檔案室進行有害生物（霉、鼠、蟲）預防處理。
4.2.6素養(yǎng)制定檔案資料借閱管理辦法并進行宣貫，要求員工在完善借閱手續(xù)后方可借出，借出資料必須在規(guī)定時間內(nèi)歸還；根據(jù)檔案借閱管理辦法，禁止員工使用電子類設(shè)施設(shè)備在檔案儲存計算機上拷貝資料。
作者:杜偉 馮云 徐鶴銘 單位:陜西延長地產(chǎn)物業(yè)服務(wù)有限公司
辦公室管理論文3
現(xiàn)階段，我國諸多企業(yè)辦公室存在檔案管理模式粗放化以及信息管理效率不強等問題，所以企業(yè)管理者要樹立信息化管理的意識，完善檔案管理建設(shè)體系，重視高素質(zhì)人員隊伍的組建，從根源上調(diào)整優(yōu)化企業(yè)辦公室檔案管理工作。因為企業(yè)辦公室檔案管理工作中相關(guān)的檔案內(nèi)容會在一定程度上影響企業(yè)管理效果，所以新形勢下如何跟隨時代的發(fā)展優(yōu)化企業(yè)辦公室檔案管理工作，適應(yīng)創(chuàng)新型經(jīng)濟發(fā)展的需求，值得每一個管理者重點研究。
一、企業(yè)辦公室檔案管理的意義
（一）促進業(yè)務(wù)創(chuàng)新，正確制定企業(yè)決策。辦公室檔案管理工作和諸多業(yè)務(wù)項目存在關(guān)系，相關(guān)業(yè)務(wù)模式均影響到企業(yè)的長久建設(shè)。細致分析檔案內(nèi)容，能為后續(xù)的業(yè)務(wù)開展提供方向，還能夠給業(yè)務(wù)重組帶來借鑒作用。如今經(jīng)濟市場時常出現(xiàn)變化，企業(yè)做出的決策需要參考大量數(shù)據(jù)信息，企業(yè)辦公室檔案管理工作能讓企業(yè)的決策更為正確，辦公室檔案管理工作能給決策者帶來全方位的數(shù)據(jù)參考，相關(guān)人員研究企業(yè)的管理費用和企業(yè)的工程建設(shè)，通過檔案數(shù)據(jù)及時對企業(yè)管理決策作出調(diào)整。
（二）有效維權(quán)，企業(yè)跟隨時代的發(fā)展而進步。開展企業(yè)辦公室檔案管理工作，對辦公室的資料數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一歸納，便于企業(yè)管理者依據(jù)檔案資料，捍衛(wèi)自身利益。比如在企業(yè)進行某個業(yè)務(wù)項目時，一旦出現(xiàn)人員傷亡的情況，便可以把業(yè)務(wù)的合同文件交給法院，通過法院得以維權(quán)。利用辦公室檔案管理工作，讓企業(yè)的發(fā)展能夠與時俱進。相關(guān)人員細致復盤數(shù)據(jù)信息，密切把檔案管理項目和市場環(huán)境相結(jié)合，更好凸顯檔案管理工作的內(nèi)在價值。
（三）提供發(fā)展條件，讓企業(yè)與市場行業(yè)協(xié)調(diào)運作。開展企業(yè)辦公室檔案管理工作，相關(guān)人員全方位收集檔案管理的內(nèi)容和資料，使得資料信息足夠完整。社會中每一個行業(yè)的創(chuàng)新都需要檔案管理工作的支持，來推動市場范圍內(nèi)多個行業(yè)的協(xié)調(diào)運作，具體記錄工作流程，保存數(shù)據(jù)信息資料，從根源上為企業(yè)的長久建設(shè)助力。
二、辦公室檔案管理現(xiàn)狀
（一）檔案管理粗放化，信息管理能力不強。個別企業(yè)在經(jīng)營和發(fā)展中，沒有意識到辦公室檔案管理的重要性，導致檔案管理工作不夠?qū)I(yè)以及檔案管理條件匱乏等問題，或者部分企業(yè)由于檔案管理相對松散，致使出現(xiàn)關(guān)鍵信息泄露的問題。新形勢下，大多數(shù)企業(yè)在檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，特別是財務(wù)管理單位和人事管理單位，然而一些辦公室檔案管理工作在信息化建設(shè)上存在力度不足，沒有及時對檔案信息進行分類和歸納，對關(guān)鍵的檔案缺少備份管理的意識的問題，無形中讓企業(yè)的發(fā)展面臨一定風險。
（二）檔案安全管理不到位，缺乏檔案管理機制。辦公室檔案管理工作，涉及員工信息、客戶信息與技術(shù)信息等，相關(guān)內(nèi)容的保存和運用都需要安排專業(yè)人員進行管理。然而，一些企業(yè)可能出現(xiàn)檔案信息保護不到位的問題，造成企業(yè)辦公室檔案管理工作比較被動，難以保障企業(yè)檔案管理工作的安全性。在檔案管理制度方面，部分企業(yè)即便設(shè)定管理機制，也無法從根源上落實。沒有具體制定檔案管理內(nèi)容和檔案管理辦法，阻礙了企業(yè)辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新和健康有序發(fā)展。
（三）管理工作者能力有限，管理工作不夠?qū)嵭АＴ谄髽I(yè)辦公室檔案管理工作中，管理工作者存在著責任心不強和隨意擺放檔案的現(xiàn)象，難以保障檔案管理的實效，不單單占據(jù)著大量辦公空間，還會影響檔案的完整保存。企業(yè)檔案管理包含多種多樣的內(nèi)容，一些檔案管理工作者不能確保檔案管理工作具備準確性與時效性，約束了檔案管理的價值凸顯。
三、企業(yè)辦公室檔案管理工作的優(yōu)化研究
（一）明確辦公室檔案管理的基本要點。要想高效率進行企業(yè)辦公室檔案管理工作，管理者應(yīng)具備先進思維。開展檔案管理工作，最為直接的影響因素是企業(yè)人員對檔案管理工作的重視度不夠。管理者沒有意識到檔案管理的價值和意義，覺得檔案管理并不能給企業(yè)帶來較多的經(jīng)濟效益，不愿意花費時間和精力進行研究。因此，企業(yè)每位工作人員都要形成檔案管理意識，合理記錄檔案和查詢檔案，使得企業(yè)能夠飛速發(fā)展。檔案管理工作者的素質(zhì)和能力代表著檔案管理工作是否能夠高效率進展。換言之，檔案管理工作者要保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，準確分類檔案信息。針對模棱兩可不能歸類的檔案，及時備注或者構(gòu)建新型管理條目，不要隨意擺放檔案。邀請專業(yè)人員進行培訓，講述行之有效的檔案管理經(jīng)驗，關(guān)聯(lián)具體案例詳細說明和演示管理流程，提升管理工作者的能力。管理者要不定期檢驗檔案管理的效率，消除影響檔案管理質(zhì)量的因素，不間斷探索檔案管理的新思路與方法，從根源上強化企業(yè)辦公室檔案管理工作的質(zhì)量。同時，要體現(xiàn)出動態(tài)性并對以往的被動工作形式進行突破，相關(guān)人員主動采集檔案信息，科學管理檔案內(nèi)容，不要出現(xiàn)檔案丟失的問題。利用動態(tài)性的管理要點，建設(shè)企業(yè)文件檔案一體化的管理機制。還要體現(xiàn)嚴格特征，細致篩選全部檔案，對檔案文件結(jié)合重要程度進行級別劃分，提高后續(xù)利用檔案資料的效率。嚴格管理好辦公室檔案內(nèi)容，研究數(shù)據(jù)信息的真實性與合理性，以免出現(xiàn)虛假信息。最后是系統(tǒng)性，相關(guān)人員要了解檔案內(nèi)容，使得檔案信息保存具有一定系統(tǒng)化的特征，利用數(shù)字化檔案管理模式提高檔案管理工作效率，促使檔案管理處于最佳的狀態(tài)。
（二）體現(xiàn)辦公室檔案管理的精細化。企業(yè)管理者需要完善檔案管理的基本環(huán)節(jié)，突破以往檔案采集和檔案管理的壁壘，把企業(yè)內(nèi)部的多個部門人員調(diào)動起來，有效開展辦公室檔案管理工作。合理優(yōu)化業(yè)務(wù)信息、資質(zhì)信息和客戶信息，提高檔案資料查找效率，節(jié)約工作者的時間和精力。規(guī)范化進行檔案分類，囊括和企業(yè)存在關(guān)聯(lián)的所有類型文件，依據(jù)分級保管的形式，避免檔案出現(xiàn)丟失的問題。實際分類中，組織部門工作者按照檔案采集規(guī)定，收集檔案信息，對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，分門別類地保存與管理檔案內(nèi)容，內(nèi)化企業(yè)中各部門的工作聯(lián)系。比如企業(yè)中兩個部門都涉及相同類型的檔案文件，通過信息反饋能夠節(jié)約其中一個部門采集檔案的時間，以免重復整理檔案數(shù)據(jù)。融入多元化檔案管理模式，具體進行檔案編號，把檔案信息保存在檔案袋中，利用系統(tǒng)索引規(guī)定檔案保存的位置，這樣使用者可以在最短時間內(nèi)找到需求的檔案資料。企業(yè)部門需要運用檔案時，通過授權(quán)登錄的操作下載需求資料，如果檔案資料具備機密屬性，則需設(shè)置權(quán)限才能夠下載。相關(guān)人員申請下載的信息得到批準后，才能夠運用對應(yīng)的檔案資料。在此階段檔案類別劃分上，結(jié)合企業(yè)的具體情況進行精細化分配，要做到種類清晰，標注檔案應(yīng)體現(xiàn)檔案具體的來源，尤其是檔案形成時間和檔案管理內(nèi)容，把所有的內(nèi)容進行綜合管理，制定檔案目錄；對檔案利用進行規(guī)范化管理，借閱檔案時要填寫真實信息，管理者應(yīng)提前了解檔案的基本內(nèi)容，最終具體明確借閱者歸還信息保存情況。事先制定借閱表，明確檔案歸還的具體時間和具體用途，得到審批后允許再次借閱?？傊?，檔案案管理者要具體掌握檔案資料的保存狀態(tài)，工作者歸還時要具體核對，降低重要資料丟失的概率。
（三）增強檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。企業(yè)在開展辦公室檔案管理工作時，要重視ERP系統(tǒng)的構(gòu)建，也就是實施文檔一體化管理方法。此種管理結(jié)構(gòu)是企業(yè)資源計劃，綜合信息技術(shù)和先進的管理理念而產(chǎn)生，給企業(yè)管理者進行多項業(yè)務(wù)帶來了條件支持。辦公室檔案管理中，巧妙地結(jié)合管理主機綜合整理各個部門的工作信息，細致化篩選和加工，后續(xù)完成資料入檔的操作。依托這一過程開展具體的檔案資料管理工作，明確檔案管理的重要性。比如某種類型的檔案資料，對企業(yè)的發(fā)展帶來可參考性的條件，需要特殊保護與管理，對檔案信息及時轉(zhuǎn)化為電子文件的形式加以保存，思考到保存設(shè)備的物理空間，可以及時運用云端檔案管理方法，集中化管理檔案數(shù)據(jù)，促進檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理。科學地進行檔案文件加密，大規(guī)模企業(yè)可通過檔案分布式管理開展工作項目，檔案管理的信息存在一定交互性，多個部門之間可以進行有效的信息共享，讓企業(yè)管理者制定最為正確的決策。
（四）重視辦公室檔案管理的安全性。企業(yè)工作者進行檔案管理時，要具體明確檔案的類型，完善相關(guān)的安全管理級別。重點檔案包括知識產(chǎn)權(quán)安全級別高的檔案和客戶檔案以及知識檔案，應(yīng)配置安全級別高的管理手段。檔案比較陳舊的，可以對其進行刪除，做好記錄，提供檢驗檔案真實性的參考條件。如果檔案管理單位發(fā)現(xiàn)與申請專利或者知識產(chǎn)權(quán)存在交叉性的資料，要把數(shù)據(jù)信息反饋給上級，輔助企業(yè)安全的管理知識產(chǎn)權(quán)內(nèi)容。
（五）規(guī)范化進行檔案管理整合。依托相關(guān)的標準，對檔案管理的實際內(nèi)容和實際范圍進行統(tǒng)籌，相關(guān)人員做好檔案立卷歸檔的操作和檔案管理辦法的創(chuàng)新，從多個維度體現(xiàn)辦公室檔案管理的規(guī)范化。對檔案進行規(guī)范化管理，涉及行政文書檔案，比如法規(guī)檔案信息和人事任免信息。管理檔案有生產(chǎn)管理規(guī)劃和用戶檔案。技術(shù)檔案涉及生產(chǎn)流程與生產(chǎn)技術(shù)，業(yè)務(wù)檔案由市場調(diào)研信息和業(yè)務(wù)信息，雙向檔案有錄音以及視頻。規(guī)范化的明確檔案管理范圍，以免互相合作的企業(yè)之間人員出現(xiàn)交接檔案輸入的問題；對檔案管理體系進行規(guī)范化管理，設(shè)置辦公室和部門人員互相配合的管理思路，多個部門細致采集信息和篩選信息并安排辦公室專業(yè)人員進行密卷和歸檔。執(zhí)行檔案責任管理方法，使檔案采集和檔案管理的責任一一對應(yīng)，依托有效的考核方案落實檔案管理考核標準；對于檔案歸檔進行規(guī)范化管理，檔案采集過程需要組織多個部門的人員共同研究，一同進行動態(tài)采集數(shù)據(jù)，傳遞到網(wǎng)絡(luò)平臺中。辦公室檔案歸檔的具體項目，結(jié)合劃分的檔案范圍，通過辦公室檔案管理者最終審核，只要是對單位存在應(yīng)用價值的數(shù)據(jù)，都應(yīng)當被統(tǒng)計。在歸檔時間的規(guī)范化設(shè)置上，辦理結(jié)束的文件應(yīng)上傳到網(wǎng)絡(luò)中，以年為單位對相關(guān)數(shù)據(jù)檔案進行歸檔處理，隨時把機密性文件加以歸檔劃分。歸檔過程體現(xiàn)檔案內(nèi)容的完整性，檔案盒應(yīng)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的檔案種類加以顏色區(qū)分，如果是紙質(zhì)檔案，要通過交接程序落實簽字生效；對檔案管理辦法進行規(guī)范化設(shè)置。新形勢下開展企業(yè)檔案資料管理工作，應(yīng)該及時采集和上傳相關(guān)部門的信息，安排專業(yè)人員走進各個部門加入培訓活動。各個部門都安排專業(yè)人員管理檔案內(nèi)容，針對貿(mào)易檔案和新建檔案，區(qū)分管理兩者，以發(fā)票流水號的形式管理貿(mào)易檔案文件。
四、結(jié)語
綜上所述，企業(yè)辦公室檔案管理是一項基礎(chǔ)性工作，在很大程度上和其他項目存在聯(lián)系，會對企業(yè)的長久建設(shè)和發(fā)展帶來影響。新時期的企業(yè)辦公室檔案管理工作，相關(guān)人員要融合先進的手段和管理理念，創(chuàng)設(shè)高效率的檔案管理方法，讓檔案管理工作具備先進化水平，如明確辦公室檔案管理的基本要點、體現(xiàn)辦公室檔案管理的精細化、增強檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量、重視辦公室檔案管理的安全性、規(guī)范化進行檔案管理整合等途徑，全面挖掘檔案管理工作潛在的問題，真正做好企業(yè)檔案管理工作。
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作者:王云云 單位:北京公交集團檔案中心
