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摘要：近年來，山東省煙臺市城市基本建設檔案館積極探索創(chuàng)新城建檔案管理服務模式，取得階段性成果。實踐中也面臨不少困難和問題，亟待通過加強業(yè)務指導、發(fā)揮職能作用等措施加以解決。文章在分析城建檔案管理服務模式創(chuàng)新面臨的困難和問題的基礎上，提出了解決問題的對策建議。

關鍵詞：城建檔案；管理服務模式創(chuàng)新；對策建議

近年來，煙臺市城市基本建設檔案館圍繞創(chuàng)新城建檔案管理服務模式，不斷加大探索創(chuàng)新力度，有效提升了檔案管理服務工作水平。不過，實踐中也面臨不少困難和問題，亟待研究采取有效措施加以解決。

一、創(chuàng)新城建檔案管理服務模式的前期探索

（一）完善鼓勵創(chuàng)新機制

煙臺市城市基本建設檔案館認真?zhèn)鬟_學習上級文件精神，努力健全完善正向激勵、容錯糾錯、澄清保護機制，對在推進檔案管理服務模式創(chuàng)新中出現的失誤和過失，予以寬容和免責，激發(fā)了全體干部職工創(chuàng)新開展工作的積極性。針對以往工作隨意性較大、服務模式多年來一成不變的情況，煙臺市先后出臺了《煙臺市市區(qū)地下管線規(guī)劃建設管理辦法》《關于進一步加強城建檔案管理工作的意見》《煙臺市市區(qū)城鄉(xiāng)建設檔案管理辦法》《煙臺市城鄉(xiāng)建設檔案管理實施細則》等文件，理順了城建檔案的工作關系，疏通了檔案進館渠道，加大了城建檔案的接收、監(jiān)管力度，創(chuàng)新了檔案管理服務模式，使煙臺市城建檔案工作走上了有法可依、依法治檔、創(chuàng)新服務的軌道。

（二）改進管理服務方式

以往的城建檔案管理工作，以坐等建設、監(jiān)理、施工單位上門為主，在主動服務、跟蹤服務方面做得不夠。近年來，本著“檔案工作為城市建設服務”的宗旨，煙臺市城市基本建設檔案館編寫制作了《城建檔案工作法規(guī)標準選編》《煙臺市建設工程檔案告知書》《煙臺市建設工程文件整理、移交指南》，采取主動上門指導、全程跟蹤服務等方式，指導、督促工程項目的建設、監(jiān)理、施工單位嚴格按要求高標準做好文件的建檔工作，將檔案管理融入每一階段、每一工序和每一環(huán)節(jié)，確保建設工程竣工后檔案原件能完整、準確、系統地接收進館，既滿足了相關單位的服務需求，又保證了城建檔案的數量與質量。

（三）探索個性化服務

以往的業(yè)務指導多是“大水漫灌”式。為提高建設工程檔案指導服務的針對性，煙臺市城市基本建設檔案館推出了“個性化服務”新模式。主要是考慮目前的建設工程項目幾乎每個都有明顯差異，且具有比較強的專業(yè)性和技術含量，所以提出了“一項目一策”的原則，每個項目落實一名業(yè)務人員，靠上去提供一站式的業(yè)務指導和咨詢服務，提高工程竣工驗收備案的效率。在具體操作上，對外公布業(yè)務人員的聯系電話，方便建設單位隨時咨詢；定期下工地督察重點工程檔案編制情況，按照詳細的工程檔案編制規(guī)范，針對具體工程提出具體要求。一般的房建工程至少下工地二到三次，對規(guī)模較大的建設工程，適時組織各分部工程資料員集中培訓，釋疑解惑，收效明顯。

二、推進城建檔案管理服務模式創(chuàng)新面臨的困難和問題

（一）建設單位對城建檔案的重要性認識不充分，從業(yè)人員專業(yè)能力有待提升

近年來，為增強建設單位依法治檔、照章行事意識，提升檔案管理人員業(yè)務素質，煙臺市城建檔案管理部門通過不定期下工地指導或現場咨詢等途徑，向建設單位講解檔案收集管理的重要性和相關法律法規(guī)知識，但受建設單位相關人員更換速度快等因素的制約，不少建設單位對相關法律法規(guī)知識理解不夠深入，貫徹落實也存在較大偏差。表現在部分建設單位對城建檔案的完整性、真實性不夠重視，缺少規(guī)范的管理機制，甚至未將檔案管理提到日常議事日程；有的單位施工員兼任資料員，專業(yè)能力無法保證，導致對建設檔案管理的歸檔標準把握不準，檔案資料收集整理與工程建設難以同步，許多資料因保管不力而丟失，影響了城建檔案管理服務創(chuàng)新工作的開展。

（二）綜合開發(fā)利用現有城建檔案辦法不多、形式不活

創(chuàng)新城建檔案管理服務模式要求對現有城建檔案進行綜合開發(fā)利用。這種開發(fā)利用至少可包括兩個方面：一是直接應用性開發(fā)。就是運用音像、測繪和計算機技術，從浩繁的城建檔案信息中提取可應用于城市管理和建設的信息資源，滿足城市管理、城區(qū)改造與建設、城建事故預防和搶救以及社會各方面的需要。二是前瞻咨詢性開發(fā)。指的是在直接應用性開發(fā)信息資源的基礎上，對城市規(guī)劃和發(fā)展進行超前研究，向決策層提供建設性的意見建議。長期以來，煙臺城建檔案的開發(fā)利用基本屬于“守株待兔”式的被動服務。市場經濟條件下，這種方式遠遠不能適應城市現代化管理的需要。今后無論是在直接應用性開發(fā)還是前瞻咨詢性開發(fā)方面，都大有文章可作。

（三）支持城建檔案管理服務模式創(chuàng)新的協作配合機制不夠健全

創(chuàng)新城建檔案管理服務模式的前提是館藏足夠豐富，結構相對合理。當前，由于有關部門及建設單位重視不夠，加之檔案歸集缺少強有力的保障措施和執(zhí)法手段，部分建設單位在組織工程竣工驗收前，未提請城建檔案管理部門進行工程檔案驗收，導致竣工驗收工作程序不到位，檔案收集不及時、不完整。另外，目前尚未建立起有效的建設行政管理部門和有關部門的協作配合機制，不但城市規(guī)劃、建設系統業(yè)務管理類檔案收集渠道不夠暢通、進館率低下，跨越城建系統的交通、電力、水利類檔案更是長年無增，無法實現館藏門類齊全、結構合理的目標。

（四）支撐城建檔案管理服務模式創(chuàng)新的相應人才嚴重缺乏

城建檔案管理工作時效性強、涉及面廣、內容龐雜且具有相當的科技含量，城建檔案管理人員必須具備檔案管理、數字化等方面的知識技能且懂得城建業(yè)務。從煙臺市城市基本建設檔案館的情況看，現有職工16名，其中3人長期在外幫助工作。除了辦公室工作人員、財務人員外，業(yè)務人員僅有7名，并且缺少信息化建設、聲像檔案管理等方面的專業(yè)人才，只能以干代學、邊干邊學?，F有人員年齡老化，平均年齡達44歲，從事聲像工作的只有一名57歲的老同志。近年來，沒有引進一名專業(yè)人才，嚴重影響城建檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。并且，這些年工程項目越來越多，由于城建檔案管理人員缺乏，大部分時間只能被動等待建設單位上門咨詢，主動上門指導和服務力不從心。

三、進一步創(chuàng)新城建檔案管理服務模式的對策措施

（一）抓源頭，加強業(yè)務指導

工程項目前期設計、勘測、施工及中后期建設檔案資料的質量取決于項目管理人員的素質高低。為改變部分建設單位在施工階段未將檔案資料整理和工程項目施工同步進行的狀況，檔案管理部門應采取主動請進門談、到現場講等方式，了解項目施工流程和具體步驟，定期舉辦培訓活動，讓項目管理人員了解建設工程檔案編制、收集、報送等方面的要求和規(guī)范，不斷提高他們的檔案意識和資料整合能力，確保檔案管理工作依規(guī)有序推進。

（二）抓科技，搞好城建檔案綜合開發(fā)利用

充分利用5G、大數據和自動控制等新技術、新成果，建設以城建檔案為基礎的城市建設綜合信息服務系統；充分挖掘、發(fā)揮城建檔案的潛能和優(yōu)勢，積極探索直接應用性開發(fā)和前瞻咨詢性開發(fā)的新路徑，以高新技術手段把城建檔案與城市規(guī)劃建設管理和城建事故預警、社會服務等多方面有機結合起來，加快構建從城建檔案收集、保管到開發(fā)利用的系統化、現代化的工作體系。

（三）抓程序，發(fā)揮好職能作用

將城建檔案管理工作納入建設行政程序，強化工程檔案業(yè)務指導、質量驗收和報送接收職能，拓寬城市規(guī)劃、建設系統業(yè)務管理類檔案收集渠道，確保檔案歸檔門類齊全、結構合理。對工程文件的立卷歸檔工作進行指導和服務，按規(guī)范要求對建設單位移交的建設工程檔案進行聯合驗收，并及時督導建設單位編制電子檔案，隨紙質檔案一并移交城建檔案管理部門。探索建立住建、城管、國土資源與規(guī)劃、交通、水利等部門的協作配合機制，推進資源共享，最大限度豐富館藏資源，為城建檔案的綜合開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

（四）抓法治，強化執(zhí)法檢查

城建檔案管理部門應做好檔案管理相關法律法規(guī)的宣講解讀工作，指導督促相關方面嚴格按照《建設工程質量管理條例》等法規(guī)規(guī)章的規(guī)定，按時移交在城建檔案管理部門接收范圍的檔案。建設行政主管部門要加強執(zhí)法檢查，對未按規(guī)定收集檔案、個別不愿移交、拖延移交檔案的建設單位，嚴格依照相關法規(guī)進行處罰，使按規(guī)范編制、報送建設工程檔案成為各建設單位的自覺行動，推動檔案管理工作步入法治化軌道。

（五）抓隊伍，引進培養(yǎng)一批專業(yè)人才

積極爭取組織、編制、人社等部門支持，有序引進檔案管理專業(yè)人員，為提升檔案管理服務水平儲備后備人才。摒棄“閉門造車”思維，采取走出去學、請進來教、內部輪流講和定期輪崗等多種形式，加強對城建檔案管理人員的專業(yè)培訓，不斷提高從業(yè)人員業(yè)務能力和專業(yè)水平，為推進城建檔案管理服務模式創(chuàng)新奠定人才基礎。

作者:王堃 單位:煙臺市城市基本建設檔案館