略論園林的檔案建立措施
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即使有的地區(qū)有相關(guān)的規(guī)定，但并不完善，也沒有完全貫徹實(shí)施。這導(dǎo)致施工單位收集的資料與城建檔案館所記錄的檔案出現(xiàn)誤差，存在檔案不完善，管理分散等現(xiàn)象，如部分資料存放在施工單位手中，一些則在中間單位手中，則這些資料容易丟失，難以利用。由于歷史原因，園林工程檔案并沒有得到應(yīng)有的重視，在這種大環(huán)境下，各參與園林工程建設(shè)的施工單位也缺乏工程檔案管理的相應(yīng)機(jī)制。尤其是在工程施工期間，由于項(xiàng)目出現(xiàn)交叉，工程周期長(zhǎng)，為了追求進(jìn)度講究效益，通常將注意力集中在工程施工上，疏忽了對(duì)工程檔案的管理，人力物力投入不夠多，參與檔案收集人員多是半路出家，專業(yè)性不夠，缺乏相關(guān)知識(shí)，不了解檔案管理制度，在檔案收集時(shí)跟不上施工進(jìn)度，造成檔案資料的缺失，數(shù)據(jù)失真等問題，影響了園林工程檔案的資料，也對(duì)施工單位的聲譽(yù)造成了影響。由于法制意識(shí)淡薄，多數(shù)園林施工單位并意識(shí)到應(yīng)該向相關(guān)主管部門遞交檔案，而園林工程的主管單位對(duì)園林工程檔案的依法管理與收集，疏于指導(dǎo)，并沒有定期的做出相應(yīng)的檢查，因此，導(dǎo)致園林工程檔案的歸檔成為了城建檔案管理工作中較差的部分。
二、園林工程資料檔案的必要性
在工程施工結(jié)束后，由于資料沒有跟上工程施工進(jìn)度，難以收集完善，內(nèi)容出現(xiàn)失真等問題，導(dǎo)致工程的評(píng)分和質(zhì)量難以提高。隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)的綜合實(shí)力不斷增強(qiáng)，社會(huì)各方面都有了長(zhǎng)足的發(fā)展。因此，檔案的管理也成了各個(gè)單位的一項(xiàng)日常管理工作，隨著數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，電子檔案應(yīng)用開始逐步興起，并成為了主要檔案管理模式，檔案的管理所起到的作用也日益明顯。園林工程檔案作為園林工程的一項(xiàng)重要組成部分，其作用也十分明顯，這也要求我們園林工作者要意識(shí)到園林工程檔案的重要性，學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)技能，增強(qiáng)專業(yè)知識(shí)，不斷的提高自我，為園林工程建設(shè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。在園林檔案中，其記錄的資料十分寬泛，不僅應(yīng)詳細(xì)的記錄各地園林施工綠化信息、地塊規(guī)劃、施工進(jìn)度信息，也記載著園林中施工格局、植物、理水、山石、建筑、雕塑等信息，而且連花卉植物的種植細(xì)節(jié)，施工建設(shè)具體狀況都有詳細(xì)的記錄，因此，可以認(rèn)為園林工程檔案是園林建設(shè)的整體客觀反應(yīng)的鏡子。園林工程檔案作為園林施工的真實(shí)的鏡子，反應(yīng)了施工的進(jìn)度與質(zhì)量，記錄了所有的詳細(xì)的資料，對(duì)于一些難以檢查的工程或是建成后難以監(jiān)測(cè)的地點(diǎn)則具有重要的參考價(jià)值。在園林工程的資料收集中，由于工程具有一定的時(shí)間跨度，項(xiàng)目繁瑣，因此，收集整理工作十分繁瑣，特別是在工程剛開始時(shí)容易出現(xiàn)疏漏的現(xiàn)象。在工程施工結(jié)束后，由于資料沒有跟上工程施工進(jìn)度，難以收集完善，內(nèi)容出現(xiàn)失真等問題，導(dǎo)致工程的評(píng)分和質(zhì)量難以提高。因此這就要求高質(zhì)量的工程資料整理與歸檔工作，要更加強(qiáng)調(diào)檔案整理工作，增加檔案管理人員的積極性，正確認(rèn)識(shí)檔案資料管理工作的意義。園林工程檔案在園林工程建設(shè)中有著重要的作用，也是其重要的組成部分，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，園林中基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、植物栽培、園林設(shè)計(jì)規(guī)劃和園林建成后的維護(hù)與改造都與園林工程檔案有著十分密切的關(guān)系。園林工程建設(shè)的一個(gè)特點(diǎn)就是其周期性和連貫性，而園林工程檔案中，對(duì)園林的設(shè)計(jì)規(guī)劃、綠化種植、山石建筑、理水都有著詳細(xì)的記載，這就決定了園林工程檔案在園林工程施工中的重要作用。其次，園林工程檔案對(duì)園林工作的修繕和改建具有重要的作用，工程結(jié)束后，可以通過查找園林工程檔案查對(duì)工程細(xì)節(jié)，對(duì)花草名木進(jìn)行維護(hù)，對(duì)園林設(shè)計(jì)進(jìn)行改善，從而促進(jìn)園林景觀的發(fā)展，為提升園林工程質(zhì)量做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
三、加強(qiáng)園林綠化工程檔案的對(duì)策與建議
資料不限于文字，也包括圖紙甚至是影像資料，從而能夠全方位的反應(yīng)工程施工的全貌。因此，檔案管理人員要勤于在施工現(xiàn)場(chǎng)走動(dòng)，與各方面人員溝通，才能夠收集到客觀具體的資料，保證在工程檔案資料的完成與施工進(jìn)度同步。在園林工程施工開始之前，園林工程主管施工主管部門應(yīng)與施工單位簽訂相關(guān)的工程檔案管理協(xié)議，要求施工單位制定專門人才對(duì)檔案進(jìn)行管理與收集。由于工程施工一開始，資料就開始形成，因此，檔案管理從工程的一開始就要受到高度的重視。在工程施工前，就要對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，對(duì)可能發(fā)生資料變更做好記錄，對(duì)施工許可證進(jìn)行復(fù)印并歸檔。在工程施工中，檔案管理人員要對(duì)施工進(jìn)度進(jìn)行把握，對(duì)土方登記單、標(biāo)高復(fù)核記錄、苗木出圃單等情況進(jìn)行記錄。對(duì)園林設(shè)計(jì)規(guī)劃圖紙、相關(guān)技術(shù)資料、操作進(jìn)程也要進(jìn)行相應(yīng)的記錄。因?yàn)檫@些相關(guān)的資料客觀的反應(yīng)了工程的進(jìn)展?fàn)顩r，反應(yīng)了工程施工質(zhì)量。也是工程完成后進(jìn)行評(píng)估的客觀資料。細(xì)致化協(xié)作園林工程的綠化施工單位在園林施工中，負(fù)責(zé)對(duì)園林工程檔案進(jìn)行整理歸檔，因此，應(yīng)制定明確的規(guī)章制度，按照相應(yīng)的程序進(jìn)行資料收集，并及時(shí)將工程檔案遞交給城建檔案管理部門。城建檔案管理部門在工作上應(yīng)更加主動(dòng)，在工作上園林部門相互協(xié)調(diào)，與施工單位積極溝通，深入現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)施工工程進(jìn)行評(píng)估，指出不足的地方。同時(shí)，大力宣傳工程檔案資料管理的重要性，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，指導(dǎo)檔案歸檔工作。工程檔案管理人員則應(yīng)該勤于學(xué)習(xí)，努力工作，為工程檔案的歸檔打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。三方面通力合作，完成園林工程檔案的管理工作。加強(qiáng)管理工作園林工程施工的竣工驗(yàn)收也需要向相關(guān)部門同時(shí)遞交相應(yīng)的檔案資料，而這一步驟是有園林綠化主管單位與城建檔案負(fù)責(zé)部門一起完成。工程施工單位在對(duì)園林工程實(shí)行預(yù)驗(yàn)收之前，要先請(qǐng)相關(guān)主管單位對(duì)工程進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，當(dāng)驗(yàn)收合格之后，才能取得預(yù)驗(yàn)收的相關(guān)文件，此時(shí)，才能夠完成工程的驗(yàn)收工作。因此，城建檔案部門要重視園林工程檔案管理工作，加大力度，定期檢查園林工程檔案的收集工作，針對(duì)存在的問題，進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)，定期進(jìn)行宣傳教育，加強(qiáng)施工單位檔案管理意識(shí)，對(duì)沒有遞交園林工程檔案的施工單位進(jìn)行相關(guān)的處理，使檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。
作者：高龍霞單位：吉林省洮南市園林處
