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摘要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校的人事管理工作逐漸步入了信息化建設(shè)的軌道，并且獲得了一定的成效。本文對信息化視野下的高校人事檔案管理工作進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；高校管理；人事檔案管理；思路

作為高校人才信息的重要載體，人事檔案的管理工作一直是高校內(nèi)部管理工作的重要內(nèi)容。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的出現(xiàn)對于檔案管理工作賦予了更多的發(fā)展方向和途徑。在現(xiàn)代社會信息化的趨勢影響下，高校人事檔案管理工作的開展應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)地進(jìn)行提高，適應(yīng)信息時代的變革需求，構(gòu)建一套科學(xué)、完善的信息化管理系統(tǒng)，更好地適應(yīng)新時期高校的發(fā)展需求。隨著我國高等教育工作水平的提高，人事檔案的管理水平必須要適時進(jìn)行調(diào)整，為高校開展教學(xué)管理工作提供更加堅實(shí)的保障。

一、現(xiàn)階段高校人事檔案管理工作中的不足

（一）認(rèn)識方面的缺失。

部分高校對于人事檔案管理工作的重視程度不足，認(rèn)為人事檔案管理工作僅僅是日常輔助類管理工作之一，與高校的正常教學(xué)管理工作的開展不具有足夠的聯(lián)系。由于認(rèn)識上的缺失，導(dǎo)致了高校人事檔案管理工作的開展上存在多頭管理的問題，管理過程中相關(guān)資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)受到很大的影響，從而使信息化建設(shè)工作的開展難以得到一個有效的保障。

（二）管理水平有待提高。

受限于高校管理機(jī)制的影響，其人事檔案管理水平較為落后，很難適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展需求?？v觀現(xiàn)階段部分高校的人事檔案管理工作，實(shí)體檔案管理依然占據(jù)了檔案管理工作的主體，雖然其具有較為廣泛的管理范圍和適應(yīng)性，但是檔案資源的利用效率卻難以得到保證，并且在工作過程中由于工作量大，導(dǎo)致了工作效率和質(zhì)量都不能得到很好地保障。而部分高校雖然對于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及掃描儀等硬件設(shè)施進(jìn)行了配置，但是檔案管理工作的開展并沒有對這些硬件資源進(jìn)行充分的利用。信息化技術(shù)應(yīng)用水平有限是當(dāng)前人事檔案管理工作中的一個重要特點(diǎn)，也是制約檔案管理水平提高的一個關(guān)鍵因素。部分高校所應(yīng)用的人事檔案管理系統(tǒng)的功能不夠完善，管理機(jī)制存在一定的重復(fù)，整體信息技術(shù)應(yīng)用的理念沒有得到深入的貫徹，信息的共享與利用效率十分有限。

（三）管理人員的素質(zhì)水平有待提高。

現(xiàn)階段高校人事檔案管理隊(duì)伍中，很多管理人員都身兼數(shù)職，整體的檔案管理水平相對較低，很多人都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，相關(guān)知識和實(shí)踐技能缺乏。因此，管理工作的開展受到很多的限制。而一部分檔案管理人員，在信息化管理模式應(yīng)用的過程中，對于信息技術(shù)的掌握水平十分有限，對一些新技術(shù)和新系統(tǒng)平臺的應(yīng)用能力有待進(jìn)一步提升。

二、高校人事檔案管理工作信息化建設(shè)的重要性

（一）檔案信息化管理工作的開展，可以提高檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性。

在傳統(tǒng)檔案管理過程中，因?yàn)闄n案材料轉(zhuǎn)移不及時加之信息溝通渠道不暢，使檔案信息數(shù)據(jù)庫不能及時更新，造成信息的延遲，而通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以及時更新各類檔案信息，確保了檔案信息更加準(zhǔn)確、完整和及時。同時，人事檔案管理信息系統(tǒng)可以使檔案信息保持一致，確保檔案信息的完整性，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

（二）檔案信息化管理工作的開展，可以為高校提供科學(xué)的用人參考。

信息化人事檔案管理工作的開展，可以以電子化、數(shù)字化的方式對檔案信息資料進(jìn)行管理，讓檔案資料的利用效率得到大幅提升。高校在進(jìn)行相關(guān)決策和內(nèi)部管理工作中，可以直接對檔案信息資源進(jìn)行調(diào)用和分析，從而可以實(shí)時地了解和掌握現(xiàn)階段高校教師隊(duì)伍的動態(tài)，后續(xù)決策工作的準(zhǔn)確性與可行性可以得到保證。

（三）檔案信息化管理工作的開展，可以提高檔案管理工作的整體水平。

以往的檔案管理工作以人工管理方式為主，整體工作的效率和水平十分有限。通過信息化檔案系統(tǒng)平臺的建設(shè)，檔案信息數(shù)據(jù)存入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，通過信息化網(wǎng)絡(luò)的平臺，人事檔案信息資源可以得到更加便利的共享，信息數(shù)據(jù)的使用效率可以得到更大范圍的共享和應(yīng)用，檔案管理人員的工作壓力大幅降低。因此，可以更好地將工作精力集中在改進(jìn)工作策略和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)上，整個檔案管理工作的水平也就可以隨之提高。

三、信息化視野下的高校人事檔案管理思路

（一）提高對檔案管理工作信息化建設(shè)的重視，加強(qiáng)投入和管理。

高校人事檔案管理工作的開展，需要與時俱進(jìn)的發(fā)展，對于管理的方法和模式進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，從而真正取得良好的成效。高校的管理者要對自身的思想觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將信息化建設(shè)納入到戰(zhàn)略發(fā)展層面，將相關(guān)信息化建設(shè)工作作為一項(xiàng)重要議題進(jìn)行研究。針對檔案信息化管理工作的相關(guān)需求，高校內(nèi)部也要加強(qiáng)相關(guān)的宣傳工作，提高多個部門之間的協(xié)作意識，確保整個信息化建設(shè)活動能夠得到多方面的支持和配合。針對高校人事檔案信息化管理工作所需的相關(guān)軟硬件資源，高校要加強(qiáng)相關(guān)投入，并且將信息化建設(shè)的相關(guān)資金納入整體預(yù)算當(dāng)中。與此同時，針對信息化建設(shè)的有關(guān)需求，要給予檔案管理部門一定的管理權(quán)限，配備相關(guān)的專用辦公場所，安置有關(guān)的檔案信息化管理設(shè)備和軟件系統(tǒng)。只有從多層次、多角度入手，才能讓信息化管理工作邁入正軌。

（二）提高檔案信息化管理水平。

針對檔案管理工作的相關(guān)需求，高校要進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃和統(tǒng)籌安排管理。相關(guān)軟件系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計，要結(jié)合本校的實(shí)際情況，以保障檔案信息資料的安全性、可利用性、穩(wěn)定性與實(shí)用性為基本原則，提高檔案管理系統(tǒng)的可用性。檔案管理信息化建設(shè)活動中，要構(gòu)建一個強(qiáng)大的檔案信息管理平臺，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓檔案信息資源的共享水平和利用效率得到提高。高校也要定期組織技術(shù)人員對高校自身的檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行升級和維護(hù)，通過不斷調(diào)整相關(guān)的系統(tǒng)功能，更好地適應(yīng)當(dāng)前高校的各項(xiàng)工作需求。

（三）提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。

在檔案管理工作信息化發(fā)展建設(shè)的形勢下，檔案管理人員自身也要與時俱進(jìn)地進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高自身的專業(yè)知識水平和檔案管理水平，為檔案管理工作的開展提供更加全面的保障。針對信息化技術(shù)的應(yīng)用需求，檔案管理人員也要積極參與各項(xiàng)培訓(xùn)和訓(xùn)練，以更好地掌握檔案信息化管理技術(shù)，適應(yīng)新的管理系統(tǒng)平臺。與此同時，檔案管理人員本身也要保持先進(jìn)的思想覺悟和良好的職業(yè)素養(yǎng)，對檔案管理工作保持足夠的重視程度，兢兢業(yè)業(yè)地做好相關(guān)工作，保障檔案信息的安全。另外，高校針對檔案信息化建設(shè)工作的需求，可以引入相關(guān)的專業(yè)人才進(jìn)行負(fù)責(zé)和對接，從而打造一只具有較強(qiáng)戰(zhàn)斗力和適應(yīng)力的專業(yè)人事檔案管理隊(duì)伍。

四、結(jié)語

總而言之，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，高校的人事檔案管理工作也需要進(jìn)行進(jìn)一步的發(fā)展和提高，并且關(guān)注信息化的應(yīng)用。本文對現(xiàn)階段高校人事檔案管理工作中的不足進(jìn)行了分析，探討了信息化發(fā)展的重要性和思路，以期更好地推進(jìn)高校人事檔案管理工作水平的提高。

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作者：付煜 單位：海南醫(yī)學(xué)院