會計檔案管理論文
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會計檔案管理論文范文第1篇
一、會計檔案管理的內(nèi)容
根據(jù)最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應(yīng)該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內(nèi)容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務(wù)、報表等全部會計人員產(chǎn)生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。
二、會計檔案管理現(xiàn)狀及原因分析
目前，全國各城市軌道交通企業(yè)，除北上廣深等幾個大城市建設(shè)時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設(shè)與開通進(jìn)行，能把日常工作做好，已經(jīng)疲于應(yīng)付。受建設(shè)工期影響，一線業(yè)務(wù)部門工作重點在現(xiàn)場，確保工程質(zhì)量安全與進(jìn)度。據(jù)筆者調(diào)查研究，目前各城市軌道交通企業(yè)連建設(shè)檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規(guī)章規(guī)定，但實際執(zhí)行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調(diào)節(jié)表因為事務(wù)所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進(jìn)項發(fā)票底聯(lián)等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規(guī)定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態(tài)，半年后裝訂憑證也非少數(shù)。至于辦法里規(guī)定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴(yán)重影響項目竣工財務(wù)決算與國家驗收。會計檔案管理現(xiàn)狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠(yuǎn)，經(jīng)過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內(nèi)部因素影響。(一)內(nèi)部原因1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規(guī)定，公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案管理機(jī)構(gòu)，但現(xiàn)實情況是很多公司因各種原因，財務(wù)人員編制比較緊缺，很少設(shè)立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務(wù)部門資料很多，特別是各種收款付款單據(jù)、票據(jù)量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務(wù)所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進(jìn)行憑證裝訂等工作。這也從側(cè)面說明領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據(jù)財務(wù)部門內(nèi)部分工慣例，會計檔案管理一般都設(shè)有財務(wù)部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業(yè)務(wù)與財務(wù)制度流程不太完善，會計核算也不太規(guī)范，財務(wù)人員平花費大量時間與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務(wù)所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協(xié)調(diào)工作。這種工作現(xiàn)狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數(shù)企業(yè)對于財務(wù)信息化投入較大，沒有信息化建設(shè)，財務(wù)管理無法有效進(jìn)行對于會計檔案管理信息化建設(shè)，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質(zhì)材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發(fā)票、收據(jù)、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進(jìn)行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現(xiàn)代信息技術(shù)，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發(fā)展與進(jìn)步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務(wù)所審計對公司財務(wù)管理有較大約束力，但更多關(guān)注于會計報表層面，并不會過多關(guān)注會計管理細(xì)節(jié)，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務(wù)所要求的會計資料即可，事務(wù)所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經(jīng)辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設(shè)項目最后一環(huán)就是項目竣工驗收。目前，根據(jù)國家驗收標(biāo)準(zhǔn)有十三項專業(yè)驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關(guān)注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關(guān)的招標(biāo)、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關(guān)注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。
三、會計檔案管理不完善造成的影響
會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務(wù)管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經(jīng)常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經(jīng)辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進(jìn)行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風(fēng)險大大增加，且有些重要資料如原始發(fā)票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業(yè)投資巨大，是政府關(guān)注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應(yīng)對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導(dǎo)致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認(rèn)為公司不配合審計工作，故意不提供相關(guān)資料。（三）城市軌道交通項目作為關(guān)系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復(fù)。如果日常會計檔案管理沒有規(guī)范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務(wù)決算。
四、關(guān)于完善會計檔案管理的建議
針對會計檔案管理工作不完善，結(jié)合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資源投入公司領(lǐng)導(dǎo)重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強(qiáng)。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環(huán)節(jié)，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，把流程做細(xì)，工作分配到人，前置環(huán)節(jié)定到具體時點。當(dāng)然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓(xùn)，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當(dāng)作會計工作的最終目標(biāo)，然后按流程倒推給每個環(huán)節(jié)設(shè)置時間節(jié)點，且這個時間節(jié)點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調(diào)節(jié)表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強(qiáng)全過程管理，從事前規(guī)劃、事中執(zhí)行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復(fù)一日，年復(fù)一年像大氣循環(huán)一樣重復(fù)，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當(dāng)作標(biāo)桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環(huán)節(jié)較多、流程較長，設(shè)計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監(jiān)督實際執(zhí)行情況，把監(jiān)督工作制度化、流程化、規(guī)范化，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術(shù)資源投入，利用信息技術(shù)手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術(shù)手段還停留在紙質(zhì)層面，進(jìn)行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現(xiàn)。目前，全球發(fā)展趨勢是財務(wù)共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術(shù)發(fā)展，引入了影像系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等一系列業(yè)務(wù)財務(wù)系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、云存儲平臺等技術(shù)手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內(nèi)部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎(chǔ)。
作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團(tuán)有限公司
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會計檔案管理論文范文第2篇
機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。
1、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。
現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當(dāng)日輸入計算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記帳頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。
2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。
銀行記帳憑證分機(jī)制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財務(wù)人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計算機(jī)并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行帳頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。
現(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。
3、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管
轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。
4、科目匯總表、帳簿打印時間。
（1）現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。
（2）銀行余額調(diào)整表每月打印一次。
（3）總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。
（4）現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。
（5）會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。
5、其他
由機(jī)器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。
二、數(shù)據(jù)備份管理
1、由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。
2、在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進(jìn)行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。
3、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。
4、機(jī)內(nèi)憑證及總分類帳、明細(xì)分類帳、報表，應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
三、會計檔案管理
1、會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。
2、為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽，裝入盤套，放進(jìn)硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。
3、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。
4、隨計算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。
會計檔案管理論文范文第3篇
一、目前會計檔案管理工作中存在的問題
1.缺乏會計檔案管理意識，忽略會計檔案管理工作的重要性認(rèn)?，F(xiàn)在很多單位會計檔案管理意識淡薄落后，還停留在舊觀念中對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息不重視。會計職位的員工培訓(xùn)很少有涉及到檔案基本知識和技能操作，只注重會計業(yè)務(wù)，這就導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相嚴(yán)重脫節(jié)。會計員缺乏會計檔案管理的專業(yè)知識又很容易導(dǎo)致檔案的整理、保管、檢索、銷毀等環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，特別是檔案材料制作不規(guī)范、檔案交接不及時、檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密、檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格等問題。同時，由于上上下下在思想上對會計檔案的重要性認(rèn)識不足，工作消極，使檔案資源不能被有效利用。上述任何情況的發(fā)生都會嚴(yán)重影響著會計檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。
2.沒有專門的行政建制，會計檔案工作缺乏必要的組織保障。無論是法律規(guī)章規(guī)定還是實際工作需要都要求設(shè)置專門的財務(wù)會計檔案管理架構(gòu)。然后，在實際單位中會計檔案工作沒有落到實處，許多單位時間運作過程不完善、不規(guī)范，沒有設(shè)置專門的行政建制，檔案工作也是由會計人員兼職。這些兼職的會計人員原本對檔案管理不熟悉單位又沒有專門的職業(yè)技能培訓(xùn)，很容易出現(xiàn)會計檔案歸檔混亂等問題，檔案資源也沒有做到有效利用。這些問題嚴(yán)重阻礙了財務(wù)管理系統(tǒng)的完善。
3.會計檔案資料收集不全，管理不善。一個完善高效的會計檔案管理系統(tǒng)對會計檔案資源的信息必須完整全面真實可靠，只有收集齊全完整的資料才能充分發(fā)揮出會計檔案的作用，檔案記錄信息完整真實才能反映出單位財務(wù)現(xiàn)在情況，為企業(yè)單位發(fā)展方向做出正確的指導(dǎo)。但很多單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視會計文件材料的匯集、整理和歸檔，這就大大降低了會計檔案的完整性和齊全性，讓會計檔案的作用沒有得到起到應(yīng)有的作用。另一方面，會計檔案管理除了收集資料，還需要分類、鑒定、儲存等，對于價值意義不大或過期的資料需要鑒定銷毀。很多單位對這些流程都不重視，會計憑證、會計賬簿等一直實行的是只歸檔，不鑒定，更不銷毀，長此以往檔案質(zhì)料質(zhì)量良莠不齊，儲存、查找統(tǒng)計相關(guān)資料很是冗長繁瑣，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
4.紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。隨著時代進(jìn)步，檔案儲存方式多種多樣，為適應(yīng)不同需求往往紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案都需要。然而兩者信息不同步，很容易造成信息紊亂，還有一些單位對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，更新不及時、光盤等毀壞等造成很多信息丟失。另外現(xiàn)在會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒能把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，出現(xiàn)一些會計電算化檔案無法調(diào)閱問題。
5.保密意識淡薄。很多機(jī)關(guān)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員，思想存在誤區(qū)，對經(jīng)手的大量有密機(jī)的檔案文件保密意識淡薄，缺乏必要的保密規(guī)范和措施，很多涉密單位在保密管理工作中普遍存在重宣傳輕管理的不良傾向，沒有建立一套完善的保密機(jī)制，工作人員自身保密意識不強(qiáng)，相關(guān)教育培訓(xùn)也是走走形式，有意無意中很容易泄露單位核心機(jī)密，使保密工作流于空泛。
6.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。會計檔案管理工作是否能落實，是否有條不紊的進(jìn)行關(guān)鍵還是在于檔案管理人員。管理人員的職業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)操作水平、職業(yè)道德等個人綜合素質(zhì)對檔案管理制度的完善有著重要作用。在檔案管理工作中工作人員如果違法亂紀(jì)，偽造、篡改、變換記錄憑證，開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本等將會使會計檔案形同虛設(shè)甚至產(chǎn)生更多的危害。這種違法行為會導(dǎo)致會計信息失真，從小的范圍講，會影響單位的正常工作，使少數(shù)不法分子有可乘之機(jī)；從大處講，甚至?xí)绊憞液暧^數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與決策，危害極大。
7.檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備落后。單位對會計檔案管理的資金投入不夠，很多單位基礎(chǔ)設(shè)施特別落后，保管環(huán)境差，對檔案維修不及時使一些珍貴檔案材料面臨損毀的危險。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.加強(qiáng)思想宣傳，轉(zhuǎn)變企業(yè)單位對會計檔案的根本的認(rèn)識。加強(qiáng)宣傳完善會計檔案管理在實際工作中發(fā)揮的作用，市場經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化的時代市場競爭越來越大，掌握完善的信息十分重要，而完善會計檔案管理工作可以將各種信息材料分類、儲存，是單位全面掌握信息的重要組成部分。各單位領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該引起重視，積極建設(shè)完善會計檔案管理體系，加大資金的投入。
2.提高會計檔案管理基層人員的綜合素質(zhì)，開辦相關(guān)知識培訓(xùn)課程。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。另外建立專門的行政機(jī)制，由專門的檔案人員對會計檔案資料進(jìn)行鑒定、管理、維護(hù)等，加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和安全意識。檔案人員是會計檔案管理的直接操作人員，檔案人員的個人素質(zhì)、學(xué)歷與會計檔案工作息息相關(guān)。檔案管理崗位需要各種高素質(zhì)、高學(xué)歷、復(fù)合型人才。作為檔案管理制度的直接貫徹者，檔案人員不但要具備檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識還必須有較高的政治思想品德和職業(yè)道德，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策。開展相關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)課程，提高基層人員的業(yè)務(wù)水平、操作熟練度；加強(qiáng)基層人員的思想教育，個人素質(zhì)教育，提法律意識。嚴(yán)格按照《檔案法實施辦法》中的規(guī)定條例進(jìn)行操作；對于各單位而言，應(yīng)該積極開辦相關(guān)培訓(xùn)課程，為基層管理人員提高良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。企業(yè)應(yīng)該依法把技能培訓(xùn)作為會計人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容。除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。
3.建立健全會計檔案管理的規(guī)章制度。健全的制度才是保障會計檔案管理工作的核心，為檔案管理工作的順利實行提供根本保障。近年來我國會計檔案管理制度的建設(shè)取得了重大進(jìn)步，如《會計檔案工作人員職責(zé)》《會計檔案保管制度》《會計檔案移交、銷毀制度》等規(guī)章制度都相繼頒發(fā)，但是我國相關(guān)制度還應(yīng)該繼續(xù)完善，從法律的高度切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道，并根據(jù)實際工作情況的變化及技術(shù)的革命，不斷修訂補(bǔ)充，要最終使會計檔案管理工作做到有章可循，有法可依。
4.要定期進(jìn)行會計檔案資料鑒定、維護(hù)、銷毀等?！稌嫏n案管理辦法》第十條就有相關(guān)明確的規(guī)定，單位應(yīng)該按照《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行，不偷工減料、走過場走形式等，對會計檔案資料定金進(jìn)行鑒定，有價值的分類，有損壞的進(jìn)行及時維修，不需要的定期處理。
5.同步計算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。會計電算化軟件的使用給會計檔案的利用帶來諸多便利。但在實際工作中，由于不重視同步計算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件，嚴(yán)重影響工作效率質(zhì)量，妨礙了檔案工作正常進(jìn)行。因此，定期同步資料等信息，特別是系統(tǒng)管理升級的時候。對于不同形式的資料載體進(jìn)行妥善保管，比如磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方，并要采用防高溫、防塵等措施。
6.加強(qiáng)檔案庫房等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。會計檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括庫房、檔案柜、檔案盒、等硬件基礎(chǔ)設(shè)計，其中庫房是保管檔案的場所，為資料的儲放提供了空間，所有檔案都是存放在庫房里，庫房的安全是重中之重。因此，無論庫房的選址還是平時防盜等都應(yīng)該考慮周全， 比如防震、防火、防水、防地質(zhì)災(zāi)害、防污染、防強(qiáng)光、防塵、防高溫高濕的要求，充分考慮檔案現(xiàn)有數(shù)量和未來增長量，留足庫房空間等等。另外存放檔案的各類設(shè)施設(shè)備也應(yīng)該補(bǔ)齊不全。根據(jù)需要完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，比如購買分批對檔案原件進(jìn)行封存的多節(jié)柜，在紙質(zhì)檔案館安裝自動滅火系統(tǒng)等；做好庫房溫適度檢測、登記和調(diào)控。保濕庫內(nèi)干凈，防止灰塵侵入。投放防蟲防鼠藥物，并定期檢查，使檔案始終處于安全、可控、有利的環(huán)境中。
