前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇合同歸檔管理范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發(fā)現(xiàn)更多的寫作思路和靈感。

合同歸檔管理范文第1篇

一、專業(yè)管理的的目標(biāo)描述

1.1專業(yè)管理的理念或策略

活動主要分兩個階段：第一階段，合同全過程梳理階段。由辦公室下發(fā)通知，對合同文本及相關(guān)合同資料的內(nèi)容及填寫標(biāo)準(zhǔn)提出13點要求，確定具體時間節(jié)點，各部門按照通知要求在規(guī)定的時間節(jié)點內(nèi)進行自查整改。

第二階段，合同目錄式歸檔階段。辦公室下發(fā)通知，要求各合同承辦部門對整改完畢后的合同及相關(guān)資料，按照合同目錄的要求進行全面分類整理和歸檔，合同督導(dǎo)專項小組逐個部門現(xiàn)場檢查歸檔情況，對合同歸檔完成較好的單位進行獎勵，對沒有按照時間節(jié)點完成歸檔或者沒有按照歸檔要求進行歸檔的單位進行通報，并予以績效考核。

1.2專業(yè)管理的范圍和目標(biāo)

范圍：壽光公司各部門、各單位。目標(biāo)：希望通過本次全面的合同梳理和歸檔，真正明確合同管理流程中各部門的職責(zé)，明確合同文本及相關(guān)合同附件的填寫標(biāo)準(zhǔn)及要求，理順合同資料的順序，通過對合同的過程管控，加強對合同訂立依據(jù)及履行依據(jù)的審核，確保各項合同合法、合規(guī)，并通過此次梳理歸檔，對以后的合同管理及合同歸檔建立一整套督導(dǎo)流程和標(biāo)準(zhǔn)，力爭形成一套合同管理歸檔的長效機制。

二、專業(yè)管理的主要做法

2.1主要流程說明

節(jié)點1：成立合同督導(dǎo)專項小組

公司成立合同督導(dǎo)專項小組，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，由辦公室、財務(wù)資產(chǎn)部、黨群工作部負責(zé)人任副組長，合同管理涉及的相關(guān)專工做為小組成員。專項小組負責(zé)本次合同梳理歸檔活動的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和整體推進，負責(zé)研究決定活動重大事項，負責(zé)對各單位活動開展情況進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和評價。

（2）督導(dǎo)范圍：

檢查各合同承辦單位對外簽訂的合同，主要檢查以下幾種類型合同：

①工程建設(shè)類合同，主要涉及發(fā)展建設(shè)部的基建工程合同、運維檢修部的生產(chǎn)技改合同、綜合服務(wù)中心的非生產(chǎn)類小型基建合同，以及營銷部的營銷項目合同等四種合同。

②買賣類合同，主要涉及各部門的辦公用品買賣合同等十一種合同。

③運維檢修類合同，主要包括輸、變、配設(shè)施的維修施工合同等六種合同

④后勤服務(wù)類合同，主要包括房屋租賃合同、車輛維修合同等九種合同。

節(jié)點2：各單位進行合同自查梳理

各單位根據(jù)各項業(yè)務(wù)操作情況，組織部門內(nèi)各專工對本部門負責(zé)的所有合同進行全面的梳理，并對發(fā)現(xiàn)的問題自行整改和規(guī)范。

節(jié)點3：合同督導(dǎo)專項小組進行督查會審（此節(jié)點為該流程的關(guān)鍵節(jié)點）

各單位自查整改期限屆滿后，合同督導(dǎo)專項小組開始對各單位合同及相關(guān)資料進行集中會審，重點檢查合同文本填寫的規(guī)范性、合同臺賬及合同支持資料的完整性，對會審發(fā)現(xiàn)的問題及資料不完整的合同，確定時間節(jié)點，督促責(zé)任單位限期進行整改，整改完畢后專項小組進行二次督導(dǎo)。合同督查的具體內(nèi)容主要包括以下幾項：

（1）檢查各單位合同管理的人員配備情況。確定各部門合同管理工作是否由專人負責(zé)；

（2）檢查經(jīng)法系統(tǒng)使用情況。檢查各部門合同在經(jīng)法系統(tǒng)中的上線情況，統(tǒng)計出各部門“合同上線率”作為排名和考核依據(jù)。

（3）檢查統(tǒng)一文本應(yīng)用率。即各部門在國家電網(wǎng)公司頒布的統(tǒng)一合同文本范圍內(nèi)，簽訂合同采用統(tǒng)一合同文本的比率。

（4）檢查合同授權(quán)情況。檢查授權(quán)辦理方式是否通過經(jīng)法系統(tǒng)完成；授權(quán)委托書內(nèi)容是否合規(guī)；授權(quán)委托事項；被授權(quán)人權(quán)利義務(wù)；授權(quán)委托期限；單位印章及法定代表人簽字；簽發(fā)日期。

（5）檢查合同對方的確定方式是否合規(guī)。

（6）檢查合同承辦部門對合同對方的主體信息資料進行審查、留存的情況。

（7）檢查經(jīng)法系統(tǒng)中合同名稱錄入是否規(guī)范。合同名稱錄入均應(yīng)采用全稱，并跟紙質(zhì)合同文本保持一致。

（8）檢查合同歸類是否正確。

（9）檢查合同標(biāo)的額錄入是否準(zhǔn)確。合同收、付款方式是否填寫清楚，金額輸入是否準(zhǔn)確，與貨幣單位是否對應(yīng)；

（10）檢查合同簽署情況。主要檢查合同簽署人員是否具有權(quán)限，合同用印是否統(tǒng)一加蓋合同專用印章；

節(jié)點4：各單位進行合同整改，整改完畢后進行“目錄式”歸檔（此節(jié)點為該流程的創(chuàng)新節(jié)點）

合同督導(dǎo)專項小組督導(dǎo)會審結(jié)束后，各單位按照合同督導(dǎo)專項小組提出的整改要求和完成節(jié)點，對檢查出的問題進行整改，整改完畢后，按照合同歸檔的要求對合同進行全面整理歸檔，并在規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔工作。

要求各合同承辦部門負責(zé)人親自負責(zé)合同歸檔整理和規(guī)范化管理工作，嚴(yán)格按照《合同資料目錄》（見附件1）順序和要求梳理好合同資料，按照公司計劃和要求按期完成或提前完成歸檔工作。

三、評估與改進

3.1評估效果

通過本次全面的合同梳理、歸檔，對合同管理中存在的問題和盲區(qū)進行了查找和整改，明確了合同文本及合同附件相關(guān)內(nèi)容的填寫規(guī)范和要求，理順了合同資料的順序和形式，通過過程管控，進一步提高了公司合同的合法性及合規(guī)性，并對以后的合同管理及合同歸檔工作建立了一整套督查流程和標(biāo)準(zhǔn)，切實提高了合同管控能力，對有效防范經(jīng)營風(fēng)險，對有限維護公司合法權(quán)益意義重大。

3.2R倒芾澩嬖詰奈侍餳案慕方向

合同梳理歸檔工作取得了顯著成效，但是合同督導(dǎo)過程中仍然暴露出不少問題，需要在下一步工作中改進提升。

3.2.1合同缺乏履行監(jiān)督機制。在檢查中發(fā)現(xiàn)，各部門基本上都沒有建立合同履行監(jiān)督臺帳。目前的實際情況是沒有專門的部門對合同的后續(xù)履行進行監(jiān)督，合同承辦部門也沒有形成自己的合同履行監(jiān)督機制。改進方向：建立合同履行監(jiān)督機制，明確合同履行監(jiān)督的主管部門，定期或不定期對合同履行情況進行檢查，對合同履行質(zhì)量進行監(jiān)督。

3.2.2部分合同沒有留存合同對方的資信資料和授權(quán)資料，部分留存的資信資料沒有加蓋對方公章，授權(quán)資料沒有加蓋法定代表人印鑒。

改進方向：簽訂合同時，應(yīng)該審查合同對方的資信資料和授權(quán)資料，明確簽約人的身份和權(quán)力，并留存加蓋對方單位公章的資信資料復(fù)印件（包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等）。

3.2.3大部分合同作為訂立依據(jù)的招投標(biāo)或比價資料沒有在合同資料中一并留存。合同的簽約內(nèi)容是根據(jù)招投標(biāo)或比價結(jié)果確定的，如果合同資料中沒有作為訂立依據(jù)的資料，可能發(fā)生合同內(nèi)容簽訂錯誤或混淆的情況。

改進方向：招投標(biāo)活動作為合同簽訂的前置程序，同時也是合同的訂立依據(jù)，作為合同全過程管理的一部分必不可少。合同承辦部門應(yīng)當(dāng)留存能夠說明合同訂立情況的相關(guān)資料或復(fù)印件，作為合同資料的一部分。

3.2.4合同會簽單、合同流轉(zhuǎn)單填寫不完整。表現(xiàn)為合同流轉(zhuǎn)單的合同對方欄未填寫，合同會簽單審核只有簽名，沒有審核意見和審核時間。

改進方向：相關(guān)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)填寫完整，并且按照要求規(guī)范填寫。合同會簽單的審核意見也應(yīng)該寫明“同意”、“不同意”等明確的意見，不能填寫“已閱”“基本同意”等模糊的意見，更不能不填意見；審核時間應(yīng)為審核當(dāng)天，且必須填寫。

3.2.5部分單位未建立獨立的合同審核臺帳，也沒有確定本部門的合同專責(zé)人。改進方向：各部門可參照公司的“合同審核臺帳”，建立本部門獨立的合同審核臺帳，并以年度為單位進行臺帳匯總，統(tǒng)一管理、審核、規(guī)范本部門合同相關(guān)工作。

合同歸檔管理范文第2篇

一、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理亟須規(guī)范化

土地是我國農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料,隨著經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的變化,農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來越多,城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地,農(nóng)戶土地承包狀況時常發(fā)生變動,這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要,一方面關(guān)系到切實維護農(nóng)民的正當(dāng)權(quán)益,另一方面有助于促進黨的農(nóng)村土地承包政策的落實與貫徹,事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護保障。

調(diào)查顯示,由于種種原因,當(dāng)前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化,保護措施疲軟,諸如:有的地方不能對相關(guān)合同和檔案材料及時立宗歸檔,可能導(dǎo)致信息遺失;還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統(tǒng)的書面辦公中存在的材料填寫不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當(dāng)前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒有跟上社會經(jīng)濟的發(fā)展步伐,不符合《檔案法》的規(guī)定,更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖,甚至帶來實際的消極影響,給維護農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來重大影響。

二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作

各級單位要充分認(rèn)識到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性,在國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當(dāng)?shù)貙嵡榈墓芾矸绞?加強責(zé)任意識和憂患防范意識,以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營中的糾紛、依法維護農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。

1.普及檔案管理法制知識,提升管理能力

檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識。首先,要進行分級培訓(xùn)。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓(xùn),加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認(rèn)識,促進各單位依法開展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進行全面的考核,考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容,在綜合培訓(xùn)中加強法律知識的培訓(xùn),以增強全員的法律意識。

2.明確管理責(zé)任,嚴(yán)格依法歸檔

各級單位對土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對對象和責(zé)任,明確管理權(quán)限和責(zé)任是規(guī)范管理的基礎(chǔ),只有這樣才能落實依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責(zé)任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的,必須一式五份,縣、鄉(xiāng)、村、當(dāng)事人各存一份,還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機構(gòu)集中向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交備份實行一體化管理。另外,土地流轉(zhuǎn)過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。

一般來說,目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營權(quán)登記申請書、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場勘界確認(rèn)材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書等檔案材料,由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座,責(zé)任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責(zé)任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。

3.嚴(yán)審檔案質(zhì)量,規(guī)范收集整理

傳統(tǒng)的檔案大多是手寫體,其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規(guī)范管理中,土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過嚴(yán)審確保材料真實有效,要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標(biāo)識性和合法性;紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫,紙張及裝訂要嚴(yán)格按照檔案保護的要求,不易損壞和失散。

及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準(zhǔn)確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責(zé)任到人,及時將合同信息及相關(guān)材料進行收集整理,完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應(yīng)編制目錄以備查詢。

4.注意安全保管,完善信息管理

合同歸檔管理范文第3篇

【關(guān)鍵詞】核電共層；合同管理；現(xiàn)狀；必要性；措施

相比其他形式的企業(yè)，核電工程企業(yè)中涉及到的項目一般來說周期都比較長，涵蓋籌備期、建設(shè)期以及維護期等；其次，核電工程的建設(shè)難度都比較大，對其的質(zhì)量要求都比較高、比較嚴(yán)格，包括裝備、技術(shù)以及人員素質(zhì)等，所以其涉及到的合同也比較嚴(yán)謹(jǐn)，相關(guān)的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)也比較繁雜，而且處于動態(tài)變化的狀態(tài)，所以加強核電工程合同管理工作的強度，加強對其的統(tǒng)計力度，減少不必要的損失和潛在風(fēng)險是相關(guān)工作人員一直追求的方向和目標(biāo)，但是就目前情況來看，核電工程合同管理工作中依舊存在著這樣那樣的問題。所以，及時發(fā)現(xiàn)其中的問題并且及時提出相關(guān)的解決措施，是一項十分迫切和艱巨的任務(wù)。

一、核電工程合同管理的現(xiàn)狀分析

權(quán)威渠報道顯示，防城港核電二期正式開工，這意味著核電重啟進入全面啟動階段，核電工程的持續(xù)發(fā)展也使得相關(guān)的合同管理工作變得越來越復(fù)雜和多樣，合同的數(shù)量也在逐年增長，加之核電工程合同需要涉及到土建施工、非技術(shù)性建筑、海上工程、核島安裝、配套設(shè)備安裝以及現(xiàn)場運輸設(shè)備管理等多個要素，使得核電工程的合同管理工作面臨著越來越多的問題和壓力，雖然現(xiàn)階段隨著管理層對其重視程度的不斷提高以及相關(guān)制度規(guī)范的不斷嚴(yán)謹(jǐn)，使得合同管理工作的績效得到了一定的提高。但是就目前情況來看，依舊存在一些問題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.對統(tǒng)計分析工作的重視程度不夠高

眾所周知，核電工程合同中涉及到預(yù)算、立項、市場準(zhǔn)入、招投標(biāo)、簽約審查、簽約授權(quán)以及監(jiān)控和結(jié)算多個層面的內(nèi)容，強化合同管理的統(tǒng)計分析工作是確保各個內(nèi)容有條不紊運行的關(guān)鍵，但是就目前情況來看，目前一些核電工程企業(yè)沒有充分的認(rèn)識到基本數(shù)學(xué)模型、頻數(shù)分析過程、數(shù)據(jù)描述過程、數(shù)據(jù)探查過程以及列聯(lián)表分析過程的重要性，沒有將其充分的應(yīng)用到合同管理工作中去；此外，一些核電工程企業(yè)在實際的數(shù)據(jù)處理的過程中沒有切實的做好數(shù)據(jù)的排序、轉(zhuǎn)置、拆分、文件的合并、以及數(shù)據(jù)的選擇、加權(quán)和轉(zhuǎn)換等工作，不僅沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析工作價值的最大化，而且容易出現(xiàn)信息失真、數(shù)據(jù)分析和處理錯誤等現(xiàn)象，影響了核電工程其他相關(guān)工作的順利開展和運行。

2.合同的指導(dǎo)性價值不能得到切實的發(fā)揮

合同不僅是雙方解決糾紛的有力憑證，而且也是核電工程項目高效開展和運行的關(guān)鍵，但是就目前情況來看，合同管理人員在合同交底的時候并沒有依照既定的規(guī)章制度去執(zhí)行，存在隱瞞和保留的現(xiàn)象，進而就不能很好的明確現(xiàn)場施工人員的責(zé)任和義務(wù)，容易出現(xiàn)互相推諉責(zé)任的現(xiàn)象，再加之現(xiàn)場合同管理人員對合同重視程度的不夠高，在執(zhí)行工作時總是憑經(jīng)驗和個人意愿，完全沒有考慮到既定合同的規(guī)范和準(zhǔn)則，進而就容易出現(xiàn)浪費人力、物力、財力的現(xiàn)象，不僅不能使得合同指導(dǎo)性的價值得到充分的發(fā)揮，而且還容易出現(xiàn)不必要的風(fēng)險和損失，對公司的經(jīng)濟效益和社會效益都產(chǎn)生一定的不利影響。

3.合同歸檔工作中存在問題

合同歸檔作為合同管理工作的重要組成部分，對于合同管理工作績效的提高有著一定的促進作用，對于工程周期比較長、涉及到的內(nèi)容比較繁雜的核電企業(yè)來說更是如此，但是就目前情況來看，一些核電工程公司并沒有及時的對合同進行歸檔，更不重視相關(guān)資料的整理和統(tǒng)計分析，對于合同的補充協(xié)議、各種澄清資料以及項目活動的進行和執(zhí)行過程中存在的問題等沒有進行及時的歸檔，進而不僅降低了合同監(jiān)察價值，而且對于核電工程后期出現(xiàn)的問題不能進行及時有效的解決。

二、提高核電工程合同管理工作效果和效率的必要性探究

核電工程合同管理工作中對統(tǒng)計分析工作重視程度不夠高、不能保證合同指導(dǎo)性價值得到充分的發(fā)揮、合同歸檔不及時等問題的存在確實在很大程度上降低了核電工程合同管理工作的價值，而且在一定程度上影響了企業(yè)其他各項工作的順利開展和運行，不利于企業(yè)的長遠發(fā)展和經(jīng)濟利益的獲得，而提高核電工程合同管理工作的效果和效率不僅能夠使得上述問題得到有效的緩解和解決，而且還能夠推進法律管理科學(xué)化的進程，對于核電工程基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范管理以及其工程進度的有效提高都有著一定的促進作用，有利于公司在激勵的社會競爭中實現(xiàn)更好更快的發(fā)展和進步，由此可見，提高核電工程合同管理工作的效果和效率是一項十分必要和重要的工作。

三、解決核電工程合同管理中存在不足的措施

由上述分析可知，解決核電工程合同管理工作中存在的問題和不足，提高核電工程合同管理工作的效率和效果是一項十分迫切和重要的工作。因此，筆者結(jié)合自身多年的工作經(jīng)驗和相關(guān)的調(diào)查研究就如何解決核電工程合同管理中存在的不足提出了以下幾點切實可行的措施，具體內(nèi)容如下所述：

1.做好合同管理中的統(tǒng)計分析工作

做好核電工程合同管理工作中的統(tǒng)計分析工作是提高核電工程合同管理工作績效的重要舉措之一，所以在各個階段都要充分發(fā)揮數(shù)據(jù)分析工作的價值。例如將EXCEL統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)運用到企業(yè)合同收付款管理中，其中銷售部門主要完成序號、項目編號、合同名稱、簽訂日期、收到日期、客戶單位、合同金額等欄目的錄入；客戶編號、往年已收合計、本年已收合計、已收小計、未收金額等欄目由公式產(chǎn)生，其中客戶編號欄目輸入的公式為：VLOOKUP（F3，客戶！B：C，2，F(xiàn)ALSE）（假設(shè)此EXCEL表格中都是從第三行開始錄入公式和數(shù)據(jù)，下同），數(shù)據(jù)從客戶資料表中取得。往年已收合計欄目輸入的公式為：SUMIF（銷售發(fā)票清單！E：E，B3，銷售發(fā)票清單！R：R），數(shù)據(jù)從銷售發(fā)票清單表中取得。本年應(yīng)收合計欄目與往年已收合計欄目同理，這兩項合計產(chǎn)生已收小計，通過合同金額和已收小計兩欄計算出該合同未收金額。

2.提高合同管理的強度，確保其應(yīng)有價值的充分發(fā)揮

加大核電企業(yè)合同管理的強度，確保其應(yīng)有價值的充分發(fā)揮是解決合同管理中存在問題的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，所以一方面要提高合同管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，不僅要鼓勵相關(guān)的工作人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識，還要完善既有的獎懲機制和考核機制，從根本上提高其工作熱情和工作積極性；另一方面，要強化既有的監(jiān)督力度，做到人人肩上有責(zé)任，進而使得不必要的風(fēng)險和損失得到有效的控制；此外，還要規(guī)范相關(guān)的制度規(guī)范，嚴(yán)格相關(guān)的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，進而確保核電公司合同管理工作的嚴(yán)肅開展。

3.做好核電企業(yè)的合同歸檔工作

做好核電企業(yè)合同歸檔工作，對于降低不必要的合同糾紛和資料遺留等問題的發(fā)生有著十分重要的作用，所以一方面要加大對合同管理人員的培訓(xùn)力度，使其能夠認(rèn)真的學(xué)習(xí)合同的內(nèi)容、相關(guān)的法律規(guī)范、解釋和通透條例，對于合同研究過程中發(fā)現(xiàn)的問題也要做到及時的歸檔；另一方面，要將合同雙方溝通的內(nèi)容及時歸檔，確保每一項工程活動都有足夠的依據(jù)，進而在使得核電企業(yè)合同歸檔工作的績效得以提升的前提下，促進公司合同管理工作的高效開展。

四、結(jié)語

總之，核電工程企業(yè)的合同管理工作對于核電工程項目的順利開展和運行有著十分重要的作用，但是就目前情況來看依舊沒有達到完美的效果，存在一些問題和不足，所以根據(jù)企業(yè)的實際運行情況和戰(zhàn)略目標(biāo)提出切實可行的解決措施是需要相關(guān)工作人員一直努力的方向和目標(biāo)，也只有這樣才能促進核電工程企業(yè)實現(xiàn)更好更快地發(fā)展和進步。

參考文獻：

合同歸檔管理范文第4篇

關(guān)鍵詞: 合同管理，若干問題；相應(yīng)對策

Abstract: this paper the author combining the working practice, this paper mainly discusses the construction contract several problems existing in the management, including contract signing stage, performance stage, contract management system, and the management personnel quality, contract management system and the system of Angle put forward the corresponding countermeasures, so as to strengthen building enterprise contract management level.

Keywords: contract management, several problems; Corresponding countermeasures

中圖分類號：F715.4 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號

隨著國家建設(shè)的快速發(fā)展，相關(guān)法律法規(guī)制度逐步建立完善，建筑企業(yè)在實際合同管理中，常遇到一些問題。以下是筆者結(jié)合建筑施工合同管理實踐中暴露出來的常見問題，進行著重探討，并提出對策，目的是有針對性地加強建筑施工企業(yè)的合同管理，維護企業(yè)的合法權(quán)益。

建筑企業(yè)合同管理中存在的問題經(jīng)歸納有以下幾點。

1 合同簽訂階段存在的問題

1) 對合同主體的概念不清。合格的主體應(yīng)當(dāng)是具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力的合同當(dāng)事人。主要有兩種不清楚:

a．具有上述兩種能力，但不是合同當(dāng)事人，即當(dāng)事人錯位; b．是合同當(dāng)事人，但卻不具有上述兩種能力。

2) 對合同條款表述不準(zhǔn)確。表述不準(zhǔn)確容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立有效的合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實意思，需用準(zhǔn)確的表述來保證。

3) 合同條款不全面。許多企業(yè)在經(jīng)濟交往中也簽訂合同，但條款不完善，不全面，責(zé)權(quán)利表述不明確。常見遺漏的部分是違約責(zé)任，一旦發(fā)生違約，在合同中沒有寫明如何處理違約的條款，就無法追究責(zé)任。

4) 主從合同不清。主合同是指能夠獨立存在的合同，如建筑工程總承包合同等。從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同，如建筑工程分承包合同及保證合同、抵押合同等。沒有主合同的從合同是沒有根據(jù)的合同。

5) 違反法律法規(guī)簽訂的合同?！逗贤ā返?2 條規(guī)定，違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定簽訂的合同屬于無效合同，而無效合同是不受法律保護的。

2 合同履約階段存在的問題

1) 合同變更不及時。合同簽訂后，由于實際情況千變?nèi)f化，合同內(nèi)容隨時都可能調(diào)整，由于現(xiàn)場人員素質(zhì)等多方面原因，變更不能及時進行，為企業(yè)帶來不必要的損失。

2) 不注重書面資料。在履約過程中及時發(fā)出必要的書函，是合同動態(tài)管理的需要，是履約的一種手段，也是建筑企業(yè)自我保護的一種行為，但這一點往往被忽視。再有就是對書面資料的有效性缺乏正確的認(rèn)識，有些雖有書面的資料，但因某些原因，如無對方簽收記錄成為無效證據(jù)。

3) 過程簽證不及時。施工中經(jīng)常有重復(fù)、更改等情況，但有些建筑公司的現(xiàn)場管理人員對此并不重視，不能及時簽證，好多應(yīng)得利益無法收回。

4) 對相關(guān)法律法規(guī)不清楚?，F(xiàn)場人員只注重施工，不了解法律法規(guī)，如: 建筑企業(yè)被拖工程款的情況相當(dāng)嚴(yán)重，但因沒有及時訴諸法律，當(dāng)時已超過兩年的訴訟期，無法挽回損失; 發(fā)包方不按合同約定支付工程進度款，建筑公司可以行使抗辯權(quán)停工，但卻沒有行使，怕單方面停工要承擔(dān)違約責(zé)任，結(jié)果客觀上造成了墊資施工，發(fā)包方的欠款數(shù)額愈來愈大，問題更難解決。

3 合同管理制度不規(guī)范

雖然許多企業(yè)對合同比較重視，但是并未形成一套完整的體系，仍存在一些不足。例如: 建立合同歸口管理制度; 合同調(diào)查存在內(nèi)容不詳實( 如資料的準(zhǔn)確性、真實性和合法性) 、調(diào)查程序簡單復(fù)制及調(diào)查結(jié)論的同質(zhì)化; 對合同變更、履行缺乏有效監(jiān)督; 合同歸口管理部門缺少合同履行資料，以致無法監(jiān)管; 合同示范文本未能有效使用; 缺少有效的合同責(zé)任人制度、考核機制及獎懲措施等等。

4 合同管理粗放

合同管理未實行真正的歸口管理，歸口部門無法掌握合同履約情況，歸口部門、業(yè)務(wù)部門、相關(guān)職能部門及外聘專家之間缺乏有效的溝通機制，合同管理模式為粗放式管理模式。一些企業(yè)也建立了相應(yīng)的合同管理機構(gòu)或相應(yīng)的法律顧問制度，但由于和各業(yè)務(wù)職能部門協(xié)調(diào)或深入監(jiān)控的程度不同，致使合同履行中因為不到位的管理，而使好的制度不能取得好的結(jié)果。例如，公司合同文本的歸檔沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等情況，不利于合同文本的歸檔和查詢; 業(yè)務(wù)部門對合同的訂立、履行和執(zhí)行等過程的責(zé)任劃分不清，甚至認(rèn)為歸口部門應(yīng)負合同的全部責(zé)任。

5 重靜態(tài)管理、輕動態(tài)管理

在合同的履行、變更或解除、終止過程中，有效的合同履行跟蹤、監(jiān)督、管理和控制機制的缺乏是合同糾紛多發(fā)的主要原因。由于企業(yè)對合同履行的重視程度不夠，存在一些不足之處，如: 合同談判階段的關(guān)注度、經(jīng)費和人員等方面比較重視，而對合同簽訂之后的履行階段，則存在重視不足、管理不到位等情況。

6 對策

由于觀念、制度等方面的原因，建筑企業(yè)合同管理存在一些問題，只要我們能找出問題所在，就能對癥下藥，解決問題，使合同管理正常，從而減少糾紛，減少損失，現(xiàn)就上述分析，談?wù)労贤芾碇写嬖趩栴}的主要對策。

6.1 提高合同管理人員的素質(zhì)

提高合同管理人員素質(zhì): 一要選好合同管理的專職人員; 二要建立崗位責(zé)任制，明確責(zé)、權(quán)、利; 三要加強業(yè)務(wù)和法律培訓(xùn)，法律培訓(xùn)應(yīng)側(cè)重《民法通則》《合同法》《信托法》《擔(dān)保法》《物權(quán)法》《公司法》及《刑法》等基本常識方面。

通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使得公司相關(guān)人員都能掌握基本法律知識和簽約技巧。例如: 能區(qū)分要約和要約邀請的不同; 能區(qū)別無權(quán)、超越權(quán)和表見的差異; 能認(rèn)識無效合同、可撤銷合同和有效合同的差別; 在合同簽署過程中，合同承辦人會有意識地看擬蓋章的合同全部條款是否與已審查的合同條款相一致，合同對方加蓋的公章是否為有效的公章，加蓋的公章是否清晰可辨，在合同文本上修改過的地方對方當(dāng)事人是否蓋公章予以確認(rèn); 此外，還要加強和提高防詐騙(刑事)、反欺詐(民事) 的識別能力等等。

6.2 建立和健全企業(yè)的合同管理體系

建立健全合同管理體系，要注意: 1) 落實合同管理的機構(gòu)、人員配備和人員培訓(xùn)，建立合同歸口審查和分級管理制度，使合同管理逐步規(guī)范化、制度化。2) 明確合同業(yè)務(wù)部門和承辦人、合同審查部門和承辦人、合同批準(zhǔn)機構(gòu)和人員及合同歸檔部門和承辦人的職責(zé)。3) 規(guī)章制度一經(jīng)制定，除了嚴(yán)格遵照執(zhí)行外，還應(yīng)有相應(yīng)的措施以保證該項制度得以更新，以適應(yīng)法律法規(guī)等方面的變化。

在具體操作上，對合同管理實行歸口、分級、劃塊管理模式;合同歸口管理部門為合同一級管理部門，負責(zé)為業(yè)務(wù)部門提供法律服務(wù)，建立健全合同管理制度，監(jiān)督檢查和考核合同管理情況，參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理，統(tǒng)一管理法定代表人授權(quán)委托書和公證事宜，負責(zé)合同備案文本的管理，考核合同管理人員，組織合同管理知識培訓(xùn)等; 各業(yè)務(wù)部門為合同二級管理部門，負責(zé)本部門的合同立項、可行性調(diào)查、文本草擬、簽訂、履行、爭議解決和履行過程中的檔案管理等，并向合同歸口管理部門定期匯總、上報合同履行情況; 相關(guān)部門負責(zé)合同專用章的使用及合同履行完成后的文本歸檔工作。

6.3 切實把好項目調(diào)查、合同審查和履行監(jiān)督環(huán)節(jié)

合同歸口部門要監(jiān)督檢查合同的履行情況，一般采取重點檢查和抽查的方式。

檢查內(nèi)容包括:

1) 看各方是否按合同約定全面履行合同，督促各方嚴(yán)格履約; 2) 履行過程中是否存在合同數(shù)量、工期、設(shè)計等方面的變更情況，如有變更應(yīng)履行變更簽約手續(xù)，以合同形式明確變更情況; 3)是否存在違約情況，合同當(dāng)事人任何一方違反合同約定的任何一項義務(wù)，都會導(dǎo)致違約情況。對此過程應(yīng)重點監(jiān)控，合同履行過程中，當(dāng)事各方的往來函件、通知等文書都具有法律效力，如果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責(zé)任的重要證據(jù)，所以對合同履行的每一環(huán)節(jié)形成的書面材料都應(yīng)注意完整保存。

在談判和簽訂合同時，嚴(yán)格審查合同當(dāng)事人的主體資格、資信情況和履約能力，必要時可向公司要求法律事務(wù)管理部門配合協(xié)助調(diào)查。業(yè)務(wù)承辦人員應(yīng)對涉及的業(yè)務(wù)事實詳細告知合同審查人員，在對合同背景了解的基礎(chǔ)上認(rèn)真對合同條款加以推敲，確保合同應(yīng)具備的條款齊全、準(zhǔn)確; 確保文字表述確切無誤，避免條款之間的矛盾性; 使用格式合同時應(yīng)注意避免存在免除其責(zé)任、加重對方責(zé)任、排除對方主要權(quán)利等情形出現(xiàn);加強對合同變更的管理;及時適當(dāng)履行發(fā)送正確的函件等通知義務(wù);重視證據(jù)(資料)的保留及保證其有效性;及時行使合同權(quán)利以確保訴訟時效。同時可建立重大項目和合同專項審查管理制度。

6.4 建立靜態(tài)和動態(tài)相結(jié)合的合同管理制度

合理的合同管理模式不應(yīng)是靜態(tài)的、也不僅僅是某個部門的事務(wù)，而應(yīng)該是動態(tài)、連續(xù)、相關(guān)責(zé)任部門共同的管理過程。

采取靜態(tài)和動態(tài)相結(jié)合的管理方式，以減少合同管理中期和后期爭議的發(fā)生及避免措施建立的滯后性，對合同的履行情況進行全程跟蹤。在合同糾紛處理完畢后，公司應(yīng)對整個事件過程作出評估和總結(jié)，在根據(jù)成因分清責(zé)任基礎(chǔ)上實行責(zé)任追究制。例如: 對合同的履行和資金劃付予以監(jiān)督和管理，通過監(jiān)督可以知道各類合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便及時向相關(guān)部門和機構(gòu)反饋，防止或降低違約行為的發(fā)生。合同資金的劃付、匯入及合同清算作為合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，可由業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法律事務(wù)管理部門密切配合把好此環(huán)節(jié)。

7 總結(jié)

合同歸檔管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：合同；管理；風(fēng)險分析

1概述

我們可以將合同管理劃分為四個階段：合同準(zhǔn)備階段，包括合同的前期調(diào)研、初步確定準(zhǔn)合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；合同簽署階段，包括正式簽署合同、將合同分送相關(guān)部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、處理糾紛等程序；合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況評價等程序。

2合同管理流程中的風(fēng)險分析及控制手段

合同管理風(fēng)險包含在整個合同管理流程的各個階段當(dāng)中，所以分析合同管理風(fēng)險，可以從合同管理流程入手。我們將合同風(fēng)險分為合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險、合同簽署階段的風(fēng)險、合同履行階段的風(fēng)險和合同履行后管理階段的風(fēng)險。

2.1合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險

合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險是指在合同準(zhǔn)備過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險，包括合同盡職調(diào)查風(fēng)險、談判風(fēng)險、合同文本風(fēng)險、審核風(fēng)險等。

合同調(diào)查風(fēng)險是指在合同調(diào)查過程中對被調(diào)查對象做出不當(dāng)評價的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要體現(xiàn)在對被調(diào)查對象的主體資格、資質(zhì)、資信情況及履約能力給予不當(dāng)評價的風(fēng)險。要控制這類風(fēng)險，主要是提高合同管理員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心，在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上做出恰當(dāng)?shù)呐袛?，如調(diào)查是否已辦理油田準(zhǔn)入證；調(diào)查合同相對人的主體資格等，重要交易合同和訴訟、擔(dān)保等或有事項，環(huán)境保護、稅務(wù)、勞動關(guān)系狀況；建立合同對象的信用檔案等。

合同談判風(fēng)險主要表現(xiàn)為：對合同標(biāo)的、產(chǎn)品和服務(wù)的數(shù)量、產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、價款或酬金的確定方式與支付方式、履約期限和地點及方式、違約責(zé)任的主要類型及其承擔(dān)方式、爭議的解決方法和地點等涉及合同內(nèi)容和條款的核心部分，乃至關(guān)鍵細節(jié)等的忽略或做出了不當(dāng)?shù)淖尣?，可能?dǎo)致企業(yè)權(quán)益受損的風(fēng)險；對可能存在的不符合國家產(chǎn)業(yè)政策和法律法規(guī)要求之事項的忽略?？刂坪贤勁酗L(fēng)險的主要方法是組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的談判小組，如要求談判小組中應(yīng)當(dāng)有談判經(jīng)驗豐富的技術(shù)、財會、審計、法律等方面的人員參與談判，必要時還應(yīng)當(dāng)聘請外部專家參與合同的相關(guān)工作；在談判過程中，談判小組及時總結(jié)談判過程中的得失，研究確定下一步談判的策略等，充分發(fā)揮團隊的智慧；在整個過程中，強調(diào)并做好保密工作。

合同文本風(fēng)險是指合同內(nèi)容和條款不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險。這種風(fēng)險主要表現(xiàn)為：合同內(nèi)容和條款可能存在的不合理、不嚴(yán)密、不完整、不明確或表述不當(dāng)，可能導(dǎo)致重大誤解；合同內(nèi)容違反國家法律法規(guī)或國家產(chǎn)業(yè)政策等?？刂七@類風(fēng)險的主要方法是嚴(yán)格執(zhí)行合同審核制度。

合同審核風(fēng)險是指在合同審核過程中沒有發(fā)現(xiàn)或糾正合同不當(dāng)內(nèi)容和條款的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要表現(xiàn)為：合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度的原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的內(nèi)容和條款不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險；雖然發(fā)現(xiàn)了問題但未提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖姷娘L(fēng)險；合同起草人員沒有充分考慮合同審核人員提出的改進意見或建議，導(dǎo)致合同中的不當(dāng)內(nèi)容和條款未被糾正等。控制此類風(fēng)險的主要方法是提高合同審核人員的專業(yè)素質(zhì)；劃分合同起草人員和審核人員的責(zé)任；制定合同審核操作指南；建立合同審核工作底稿；實施合同管理責(zé)任追究制度等。

2.2合同簽署階段的風(fēng)險

合同簽署階段的風(fēng)險是指在合同簽署階段存在不當(dāng)行為的風(fēng)險，主要包括合同正式簽署風(fēng)險等。

合同正式簽署風(fēng)險是指正式簽署合同過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要表現(xiàn)為：合同印章管理不當(dāng)，為不符合管理程序的合同加蓋了合同印章；簽署后的合同被篡改等。

采油院合同專用章實行集中管理，由合同管理部門統(tǒng)一保管與使用。建立合同專用章使用登記臺賬，如實記錄登記蓋章時間、合同名稱、對方名稱、標(biāo)的額、經(jīng)辦人、蓋章人等內(nèi)容。合同必須由雙方當(dāng)事人當(dāng)面簽訂；采取恰當(dāng)措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用紙質(zhì)合同書、加蓋騎縫章，防止對方單方面改動合同文書等。

2.3合同履行階段的風(fēng)險

合同履行階段的風(fēng)險是指在合同履行階段中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險，包括合同履行過程中的風(fēng)險、合同變更或轉(zhuǎn)讓風(fēng)險、合同終止風(fēng)險、合同糾紛處理不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險等。

合同履行過程中的風(fēng)險是指在合同履行過程中存在的風(fēng)險，主要表現(xiàn)為違約風(fēng)險，即本企業(yè)或?qū)Ψ經(jīng)]有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù)?？刂七`約風(fēng)險的主要方法是：簽約前認(rèn)真調(diào)查對方的履約能力和商業(yè)信譽等情況，盡量只與具有良好履約能力和商業(yè)信譽的單位簽訂合同；在合同中明確規(guī)定違約責(zé)任；要求對方為履行合同提供相應(yīng)的擔(dān)保措施；對合同履行過程進行監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)對方有違約的可能或違約行為，則采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低等。

采油院加強監(jiān)督檢查和驗收結(jié)算環(huán)節(jié)，監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)包括合同管理部門對將要到期的合同督促經(jīng)辦單位按期履行，對部分不能按期履行的合同查清原因，進行整改。在驗收結(jié)算環(huán)節(jié)方面，合同履行完畢，經(jīng)辦單位及時驗收，對復(fù)雜合同和重大的合同組織有關(guān)部門參加驗收，經(jīng)辦單位持合同履行結(jié)算報告單到合同部門簽署意見后再到財務(wù)部門辦理結(jié)算。

合同終結(jié)風(fēng)險是指在辦理合同終止手續(xù)過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要表現(xiàn)為：未達到終止條件的合同終止；合同終止未辦理相關(guān)的手續(xù)等?？刂拼祟愶L(fēng)險的主要方法是：明確規(guī)定合同終止的條件以及應(yīng)當(dāng)辦理的相關(guān)手續(xù)；指定專人對合同終止手續(xù)進行復(fù)核等。

合同糾紛處理不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險是指在處理合同糾紛過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要包括：未及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告合同糾紛和擬采取的對策；未及時采取有效措施防止糾紛的擴大和發(fā)展；未與對方有效協(xié)商合同糾紛解決辦法，或合同糾紛解決辦法未得到授權(quán)批準(zhǔn)；未收集充分的對方違約行為的證據(jù)，導(dǎo)致本企業(yè)在糾紛處置過程中處于舉證不力的地位；未按照合同約定追究對方的違約責(zé)任等?？刂拼祟愶L(fēng)險的主要方法是明確規(guī)定合同糾紛的處置辦法；明確各類人員在合同糾紛處置中的責(zé)任等。采油院2012年全年在合同管理中未發(fā)生一起法律糾紛案件。

2.4合同履行后管理階段的風(fēng)險

合同履行后管理階段的風(fēng)險即在合同履行完畢或終止后管理過程中存在的風(fēng)險，包括合同歸檔保管的風(fēng)險、執(zhí)行情況評價的風(fēng)險等。

合同歸檔保管的風(fēng)險是指在合同歸檔保管過程中存在的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要包括合同丟失或泄密；合同被濫用等?？刂拼祟愶L(fēng)險的主要方法是明確規(guī)定合同管理人員的職責(zé)；實施合同管理的責(zé)任追究制度；對合同保管情況實施定期和不定期的檢查等。

采油院經(jīng)營管理部通過生產(chǎn)經(jīng)營監(jiān)督系統(tǒng)建立合同管理臺賬，充分利用信息化手段，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更等情況，實行合同的全過程閉環(huán)管理。并向法

（下轉(zhuǎn)第79頁）

（上接第74頁）

律事務(wù)處定期報送合同統(tǒng)計分析情況，做到信息準(zhǔn)確，內(nèi)容完整。

3 結(jié)論

完整的內(nèi)部控制體系和完善的內(nèi)部控制制度，可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種合同管理工作中的錯弊。采油院結(jié)合單位自身特點，利用內(nèi)控制度，有效地約束、規(guī)范了經(jīng)營管理行為，成為采油院防范風(fēng)險的重要保障。