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[關(guān)鍵詞]檔案數(shù)字化管理;檔案隊(duì)伍;工作效率;利用方式
檔案是對(duì)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄,其客觀的記載了人類歷史中的各個(gè)方面,是人類歷史發(fā)展過(guò)程的真實(shí)寫照。檔案由于是真實(shí)的對(duì)歷史進(jìn)行的記載,所以其具有非常重要的保存價(jià)值。而且在檔案形成過(guò)程中,人們也加大了對(duì)檔案涉及領(lǐng)域的廣度和深度的拓展,確保其更具系統(tǒng)性和完整性,能夠更好的對(duì)歷史進(jìn)行反映。同時(shí)檔案還具有非常重要的參考和借鑒作用,通過(guò)對(duì)檔案所記載的大量信息進(jìn)行分析和篩選,從而為各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)決策提供重要的科學(xué)依據(jù),確保各項(xiàng)決策的正確性。檔案管理數(shù)字化是充分的在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù),在國(guó)家檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃和駔織下,將現(xiàn)代信息技術(shù)全面在檔案信息資源管理中進(jìn)行慶用,從而加快檔案管理模式的轉(zhuǎn)變,強(qiáng)化檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和服務(wù)功能,加快檔案管理的規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)。
一、優(yōu)化了檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)
在當(dāng)前信息化環(huán)境下,在各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程,信息技術(shù)得以在各領(lǐng)域不斷的滲透和拓展,在這種大背景下,檔案行業(yè)也加快了信息化建設(shè),利用信息化技術(shù)來(lái)加快檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,由于是對(duì)紙質(zhì)載體的檔案進(jìn)行管理,這就導(dǎo)致使用過(guò)程中會(huì)對(duì)檔案自身帶來(lái)較大的不利影響,不利于檔案的開發(fā)利用。但在檔案數(shù)字化管理模式下,檔案的載體開始向多樣化的發(fā)展,各種磁性介質(zhì)、光盤、照片、錄像帶等都成為檔案的歸檔材料,這些載體在使用過(guò)程中不易損壞,相對(duì)于紙質(zhì)載體來(lái)講具有較多的優(yōu)勢(shì)。特別是在數(shù)字化管理模式下,有效的促進(jìn)了檔案管理人員對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新,使其不斷的強(qiáng)化自身的專業(yè)知識(shí)和技能,通過(guò)培訓(xùn)來(lái)更好的掌握各種新技術(shù)和新方法,從而在檔案數(shù)字化管理工作中能夠更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)各種新技術(shù)的應(yīng)用。在檔案數(shù)字管理規(guī)模下,各檔案部門在吸納人員時(shí)更注重對(duì)吸引具有針對(duì)性的專業(yè)型人才,特別是經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)系統(tǒng)教育,能夠熟悉掌握計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的人才。同時(shí)檔案部門也加大了培訓(xùn)和再教育的力度,加強(qiáng)了對(duì)檔案數(shù)字化管理需求下人才的培養(yǎng),使現(xiàn)有檔案管理人員在培訓(xùn)中不斷強(qiáng)化自身的專業(yè)知識(shí),同時(shí)還要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行掌握,能夠?qū)﹄娮訖n案管理技能熟練深怕,從而提高檔案管理者的知識(shí)結(jié)構(gòu),對(duì)改善檔案管理者隊(duì)伍的結(jié)構(gòu),確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。
從這些方面可以充分的看出來(lái),檔案管理數(shù)字化不僅對(duì)檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行了優(yōu)化,而且也加快了檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新速度。
二、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用,提高了工作效率
檔案一種豐富的信息資源,它記載著社會(huì)發(fā)展各歷史時(shí)期進(jìn)展的全過(guò)程,也信息,匯集著豐富的、大量的各方面的知識(shí),使檔案的整理工作繁瑣,重復(fù)勞動(dòng)多,勞動(dòng)強(qiáng)度大。數(shù)字化管理如利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。
一是人工立卷時(shí),立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類,盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但因每個(gè)人的理解能力不同,對(duì)同一份文件有不同的分類,因此不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象,影響案卷質(zhì)量,給利用工作帶來(lái)不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷,然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái),作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物,也可按文件形成的先后順序排列打印,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì),減少了手工操作,提高了工作效率。
二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷,當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時(shí),就要拆卷,有要對(duì)卷內(nèi)文件從新排序,卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫,重新編號(hào),重新裝訂。而利用計(jì)算機(jī)立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時(shí),插入非常方便,只需修改一下文件的目錄就行了。
三是人工立卷歸檔時(shí),經(jīng)常需要對(duì)文件進(jìn)行接邊的切邊,稍不留神,就會(huì)破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計(jì)算機(jī)立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量,提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌,又能按時(shí)完成歸檔工作,不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來(lái),集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。
三、有效保護(hù)了原紙質(zhì)檔案,改善了利用方式
漫長(zhǎng)的社會(huì)發(fā)展歷史和悠久的檔案存儲(chǔ)歷史,使我國(guó)現(xiàn)存的檔案和書刊,種類眾多,其價(jià)值不可估量,如古老的文化遺產(chǎn)和元朝、明朝、清朝及民國(guó)時(shí)期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻(xiàn)。這些古老的珍貴文獻(xiàn)和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史,必須加以妥善保管,要想方設(shè)法延長(zhǎng)其保存期限。過(guò)去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料,都難以達(dá)到這一目的,但數(shù)字化管理,如利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)對(duì)這些文獻(xiàn)作數(shù)字化處理,制作數(shù)字化副本,提供利用和交流,把原件妥善地保存起來(lái),便可以有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間,以防因長(zhǎng)期翻閱造成字跡模糊或破損,甚至是在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞,達(dá)到了保護(hù)作用。
在當(dāng)前檔案數(shù)字化管理工作中,在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成數(shù)字化副本,這樣就避免了紙質(zhì)檔案孤本的諸多弊端,而且提高了檔案的利用率,一份檔案可以同時(shí)提供給多人進(jìn)行使用。同時(shí)檔案管理的數(shù)字化,可以使檔案使用者不再受制于時(shí)間和空間的限制,可以通過(guò)局域網(wǎng)或是廣域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案文件的異地傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案的異地調(diào)閱和利用。檔案使用者只需要通過(guò)一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可以查閱到自己所需要的檔案信息,進(jìn)一步對(duì)檔案的利用空間進(jìn)行了拓展,而且檔案使用者也不再受掉于時(shí)間的限制,可以隨時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的利用。
四、結(jié)束語(yǔ)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,我國(guó)檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)不斷發(fā)揮出來(lái),并在實(shí)際工作中取得了較好的成效,但在檔案數(shù)字化管理工作中還存在著一些不完善的地方,所以需要我們充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的重要意義,在日常工作中不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè),在工作中不斷創(chuàng)新,從而利用新技術(shù)和新方法來(lái)加快推動(dòng)檔案數(shù)字化的發(fā)展,為檔案信息化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
[1]王國(guó)英.試論如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā),2010-12-01.
關(guān)鍵詞:?jiǎn)挝唬耸聶n案管理工作制度
關(guān)于人事檔案管理制度很多高校目前還沒有相關(guān)的正式文件資料,在接觸人事檔案工作三年的時(shí)間里,我深刻的了解到人事檔案對(duì)于一個(gè)單位的重要性,它不僅與個(gè)人的工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,且具有法律效用,更是記載人生軌跡的重要依據(jù),是個(gè)人身份、經(jīng)歷、學(xué)歷、資歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等方面的重要證據(jù)。人事檔案還是社會(huì)公共信息中非常重要的一個(gè)組成部分,從人力資源開發(fā)、管理的角度來(lái)看,人事檔案可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外,人事檔案還有一些衍生職能,如以檔案為依托可以評(píng)定職稱、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和退休手續(xù)、提供出國(guó)政審和涉外公正材料、出具報(bào)考研究生的相關(guān)材料等等。
那么具體什么是人事檔案,人事檔案中都記載哪些內(nèi)容?據(jù)我查閱準(zhǔn)確資料稱:人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的,它記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn),以個(gè)人為單位組合起來(lái),以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的,是從個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)出發(fā)等方面的原始記錄,是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。
要說(shuō)人事檔案的重要性,我想它的概念足已經(jīng)證明它的重要性。。其實(shí)放大的說(shuō),人事檔案是與公民個(gè)人關(guān)系最為密切的一種檔案,特別是在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天,勞動(dòng)力市場(chǎng)的逐步完善,人員流動(dòng)日益頻繁,用人單位和公民個(gè)人在人事檔案移交等方面的手續(xù)不斷增多,人事檔案的主動(dòng)配合管理對(duì)人事手續(xù)的正常辦理和相關(guān)待遇的享受起到了尤為重要的作用。
但在現(xiàn)在的社會(huì)中仍有許多自由人認(rèn)為檔案已經(jīng)不再重要了,有它沒它都一樣,從來(lái)都不去關(guān)心個(gè)人檔案,甚至都不愿去搭理它。但事實(shí)是這樣嗎?許多大學(xué)生走出校園,踏入工作崗位后往往會(huì)遇到這樣的問(wèn)題:雖然與單位簽訂了勞動(dòng)合同,但是沒有到單位的人事部門辦理相關(guān)的就業(yè)手續(xù),等到要去辦理的時(shí)候,又過(guò)了畢業(yè)派遣期限,致使個(gè)人的工資定級(jí)、職稱申報(bào)、社會(huì)保險(xiǎn)等未能及時(shí)辦理而受到影響,這是因?yàn)樗麄冊(cè)诋厴I(yè)后未及時(shí)辦理存檔和落戶手續(xù)而帶來(lái)的嚴(yán)重后果。再例如:從離職人員的角度來(lái)考慮此問(wèn)題,在單位干滿了一年,只要是非本人意愿離職的,都可以領(lǐng)取到失業(yè)救濟(jì)金,但是前提是本人檔案中的所有材料都要齊全。如果個(gè)人沒有及時(shí)處理好人事檔案的管理問(wèn)題,那面臨的不僅是失業(yè)救濟(jì)金無(wú)法領(lǐng)取,而且直接影響了工齡計(jì)算、職稱評(píng)定、出具以檔案為依據(jù)的證明等,應(yīng)該說(shuō)后果很嚴(yán)重。最后,等到我們達(dá)到退休年齡的時(shí)候,勞動(dòng)局這時(shí)就需要審核我們的檔案,查看檔案中上學(xué)時(shí)的學(xué)籍材料,工作時(shí)所簽訂的勞動(dòng)合同,是否符合正常退休的條件,如果少一樣也都無(wú)法辦理退休。
從以上的幾個(gè)例我們可以看出檔案對(duì)于我們個(gè)人的重要性,它是伴隨我們每個(gè)人一生的,在關(guān)鍵的時(shí)候它起著舉足輕重的作用,所以一定要保管好個(gè)人的人事檔案。那么,作為一個(gè)單位,人事檔案的管理工作更是至關(guān)重要的。。從宏觀意思以上講,加強(qiáng)對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí),將可以促進(jìn)個(gè)人和單位的穩(wěn)定發(fā)展,對(duì)構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)有重要意義。
那么結(jié)合我所在單位的實(shí)際現(xiàn)狀,我想從以下幾點(diǎn)制度來(lái)加強(qiáng)管理單位的人事檔案。因?yàn)槲掖致粤私獾剑芏鄦挝荒壳斑€沒有具體的相關(guān)檔案管理制度,我也是在多方面搜集資料,積極學(xué)習(xí),并結(jié)合實(shí)際情況歸納一些切實(shí)可用的管理制度,希望在以后的工作中可以相互借鑒學(xué)習(xí),目的是為了更好的加強(qiáng)管理職工們的人事檔案,給單位和個(gè)人的工作帶來(lái)方便、快捷、嚴(yán)密的管理體系。
第一,人事檔案保管與保密制度。管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。查閱人員要愛護(hù)人事檔案,嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料等等。
第二,人事檔案材料收集制度。人事檔案管理人員要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定,及時(shí)收集、登記、檢查人事檔案材料,如發(fā)現(xiàn)缺少材料或材料不符合要求,應(yīng)及時(shí)主動(dòng)向有關(guān)部門及本人索取。人事檔案材料形成部門要及時(shí)將材料送交人事處檔案室。送交的檔案材料,必須是辦理完畢的正式材料,必須完整、齊全、真實(shí),文字清楚,對(duì)象明確,手續(xù)完備。其中由組織上形成的材料應(yīng)有形成材料的時(shí)間、組織印章或領(lǐng)導(dǎo)簽字,個(gè)人撰寫的材料還應(yīng)有形成的時(shí)間、本人簽字等等。
第三,人事檔案材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
第四,人事檔案檢查核對(duì)制度。。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無(wú)霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫(kù)房門窗是否完好,有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。另外,檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):
(1)突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
(2)對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后,如不能確定某份材料是否丟失。
(3)發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
第五,人事檔案的轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)、學(xué)歷教育等等原因引起的,轉(zhuǎn)遞人事檔案時(shí)必須通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取,并且轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
第六,人事檔案查(借)閱制度。任何人查閱他人檔案,都必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),檔案管理人員,應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)查閱的內(nèi)容,為查閱者提供相關(guān)資料,超出領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)查閱范圍的,不得查閱;查(借)閱干部人事檔案的單位或個(gè)人,必須嚴(yán)格遵守保密制度和有關(guān)規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、拆散、圈劃、抽取、增添、撤換、污損檔案材料,不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。人事檔案一般不外借,如必須借出使用時(shí),要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并嚴(yán)格履行登記手續(xù),按期歸還。借用期間不得擅自轉(zhuǎn)借其他人。
綜上淺談,足以說(shuō)明建立健全的保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵,所以在日常的人事檔案管理工作中,我們這些管理人員務(wù)必做到管理的規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化,準(zhǔn)確化來(lái)積極的帶動(dòng)現(xiàn)整個(gè)社會(huì)的人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化,來(lái)增強(qiáng)檔案管理工作的的活力和生命力,使人事檔案的管理工作有著更進(jìn)一步的發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
1.劉瑞鳳《關(guān)于醫(yī)院人事檔案管理工作的思考》,(廣州中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院)。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事工作;人事檔案管理;重要性
一、醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院人事工作中的重要性
(一)提高醫(yī)院人事管理質(zhì)量。醫(yī)院人事管理質(zhì)量的提升,不僅要對(duì)個(gè)人表現(xiàn)出的工作狀態(tài)、能力、成績(jī)進(jìn)行監(jiān)管,還要借助人事檔案,嚴(yán)格審查個(gè)人學(xué)歷、工作經(jīng)歷、背景等,避免出現(xiàn)學(xué)歷造假、身份造假等情況,所以加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理,對(duì)提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量具有非常重要的作用。(二)增強(qiáng)醫(yī)院對(duì)人員的信息保護(hù)工作。人員的信息尤其是個(gè)人隱私信息是受法律保護(hù)的,在法律未允許的前提下不能隨便暴露,醫(yī)院人事檔案管理通過(guò)紙質(zhì)、電子形式進(jìn)行保存,對(duì)保護(hù)人員檔案信息的安全性加上了“雙保險(xiǎn)”,最大限度地避免了因人員信息泄露而產(chǎn)生的嚴(yán)重后果。(三)為醫(yī)院完善整體的管理體系添磚加瓦。醫(yī)院人事檔案管理也是醫(yī)院整體管理體系中的重要組成部分,提升其管理效率和質(zhì)量,本質(zhì)上也是推動(dòng)醫(yī)院整體管理體系的不斷完善,繼而促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的不斷提升。而隨著檔案管理越發(fā)受到社會(huì)的高度重視,其在為醫(yī)院完善整體的管理體系的過(guò)程中也發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。
二、醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策
(一)進(jìn)一步強(qiáng)化紙質(zhì)檔案保存措施。1.加入防火、防水設(shè)備。目前,醫(yī)院人事檔案的安全管理措施并不到位,部分非常重要的檔案材料、對(duì)外合同、醫(yī)院重要人事資料等都被簡(jiǎn)單放入柜子里鎖起來(lái),一旦遇到火災(zāi)水災(zāi),難保這些檔案材料不受損害。所以醫(yī)院檔案管理辦公室要對(duì)檔案保存的地方進(jìn)行防火防水處理。2.及時(shí)清理,防止蟲蛀霉變。有些人事當(dāng)時(shí)因?yàn)槌D瓴粍?dòng),已經(jīng)嚴(yán)重積灰,極易出現(xiàn)蟲蛀霉變等情況。作為檔案管理員,必須要及時(shí)清理這些重要檔案,及時(shí)噴灑霧狀或放置固體的防蟲劑,同時(shí)要定期把檔案拿出來(lái)曬一曬,防止其出現(xiàn)霉變。(二)定期更新人事檔案信息。1.讓人員定期填寫最新的檔案信息。人員的某些信息,例如家庭住址、手機(jī)號(hào)碼等都是可以變換的,為保證檔案信息的真實(shí)性,醫(yī)院必須讓每名人員定期填寫最新的檔案信息,重點(diǎn)關(guān)注那些常變動(dòng)的信息,如上述提到的家庭住址和手機(jī)號(hào)碼。2.必須修改超過(guò)年限的檔案信息。有些檔案信息由于長(zhǎng)期封存,已經(jīng)超過(guò)了保存年限,對(duì)于這些檔案信息,檔案員不能一刀切地把它們?nèi)慷继幚淼簦切枰匦滦抻喴恍┍容^重要的檔案信息,如果在修訂過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有信息不符的地方,一定要及時(shí)詢問(wèn)本人弄清楚信息,這樣才不會(huì)讓珍貴的檔案信息資源白白流失。(三)完善電子檔案管理手段。1.開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機(jī)APP。電子檔案管理系統(tǒng)通常都是PC版的,但是隨著智能手機(jī)的大面積推廣和普及,醫(yī)院作為電子檔案管理系統(tǒng)的擁有者和使用者,必須要緊跟時(shí)代潮流,積極與軟件企業(yè)合作開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機(jī)APP,這樣既可以方便檔案管理員的工作,又可以為檔案管理提供軟件層面的“雙保險(xiǎn)”,一舉兩得。2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全保護(hù),防止病毒入侵。醫(yī)院人事檔案信息非常珍貴,這也會(huì)引起網(wǎng)絡(luò)黑客的注意,為避免這些重要的資料遭遇黑手,醫(yī)院必須要協(xié)同網(wǎng)絡(luò)管理部門加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全保護(hù)工作,通過(guò)訂購(gòu)專業(yè)的防病毒軟件、防火墻、建立內(nèi)外網(wǎng)隔離系統(tǒng)等方式防止病毒入侵。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,本文分析了醫(yī)院人事檔案管理的重要性以及相關(guān)的管理對(duì)策,人事檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量、增強(qiáng)醫(yī)院對(duì)人員的信息保護(hù)工作以及完善醫(yī)院整體的管理體系三個(gè)方面,而基于其重要性,相關(guān)的管理對(duì)策也需要從紙質(zhì)檔案保存、檔案信息維護(hù)以及電子檔案管理升級(jí)三個(gè)方面進(jìn)行,多管齊下,從而使人事檔案管理工作邁上新臺(tái)階。
【參考文獻(xiàn)】
[1]陳麗.探究人事檔案管理在醫(yī)院人事工作中的重要性[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2016(1).
doi:10.3969/j.issn.1674-4985.2012.08.096
醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個(gè)重要組成部分,是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料,對(duì)研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步經(jīng)驗(yàn),推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都有重要參考價(jià)值。當(dāng)前,如何準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn),加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理,最大限度地發(fā)揮檔案的作用,對(duì)促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要作用,筆者結(jié)合多年檔案管理實(shí)踐,探討一下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的幾條途徑。
1加強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí)
加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí),增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識(shí),特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提,要把檔案管理納入重要議事日程,作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓,與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展;要大力宣傳檔案工作,使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性,認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系,更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù),長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核,因而實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無(wú)的模糊認(rèn)識(shí)。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制,檔案管理工作很易受到冷遇。提高各級(jí)干部檔案工作認(rèn)識(shí),才能使檔案工作順利開展。
2健全醫(yī)院檔案管理制度
醫(yī)院檔案管理制度內(nèi)容十分廣泛,如檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度,制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規(guī)定,并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核辦法之中。由于醫(yī)院檔案工作具有其內(nèi)容繁多復(fù)雜、部門眾多而又分散、專業(yè)性技術(shù)性強(qiáng)、檔案保管要求及機(jī)密程度高低差異懸殊等特點(diǎn),因此,應(yīng)建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度,并在工作中不斷加以完善。其中,建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫(yī)院整體角度看,醫(yī)院臨床醫(yī)技各科室、醫(yī)院行政管理及后勤等各部門、醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各科室干部和醫(yī)護(hù)技術(shù)人員,都或多或少地形成文件材料檔案,材料形成的這種分散性往往會(huì)影響檔案的收集工作。這就需要建立健全有效的檔案收集制度,在提高醫(yī)院全員檔案意識(shí)、積極配合檔案部門工作主動(dòng)歸檔的同時(shí),建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度,實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理,一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失,及時(shí)查找補(bǔ)救,確保檔案材料的完整性。
3拓展醫(yī)院檔案歸檔范圍
醫(yī)院由于處于一種特定的條件下,面臨諸多新的問(wèn)題。因此,拓展歸檔范圍,加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營(yíng)方面,所進(jìn)行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議等應(yīng)實(shí)行歸檔收集。又如提倡采購(gòu)招標(biāo),其招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。所以,要進(jìn)一步健全檔案管理組織,落實(shí)專人收集。
4重視檔案資源的開發(fā)利用
檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的,一方面,通過(guò)檔案深層次開發(fā),提高檔案的使用價(jià)值,為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時(shí),通過(guò)利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用,促進(jìn)檔案建設(shè);另一方面,檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí),使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時(shí),積極開展多種編研活動(dòng),對(duì)信息進(jìn)行開發(fā),編寫各種專題匯編,為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。另外,還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理,以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求,從而提高檔案的利用率,充分發(fā)揮其社會(huì)效益。
5加強(qiáng)病案的規(guī)范化建設(shè)
檔案管理必須強(qiáng)調(diào)制度化,病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)務(wù)人員病案書寫的教育,提高對(duì)病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí),使醫(yī)務(wù)人員從思想上以予以重視,嚴(yán)格要求,養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實(shí)病案書寫規(guī)章制度,加強(qiáng)病案書寫規(guī)范化的培訓(xùn),要實(shí)行專人負(fù)責(zé)。當(dāng)前在病歷書寫中存在代上級(jí)醫(yī)師簽名的現(xiàn)象,反映了各級(jí)醫(yī)師對(duì)病案書寫的嚴(yán)肅性缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí),要強(qiáng)化管理抓落實(shí)。實(shí)行監(jiān)督制度,對(duì)病歷實(shí)行抽查,有獎(jiǎng)有罰, 要使職工明確病歷既反映了一個(gè)人的敬業(yè)精神和態(tài)度,也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。病歷質(zhì)量低下,很可能由此引起醫(yī)患糾紛。
6積極制定相應(yīng)的考核制度
檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作,要使各級(jí)嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,還須建立相應(yīng)的考核制度。筆者所在醫(yī)院將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中,將檔案管理與科主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化。
7實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化
充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計(jì)算機(jī)管理,將檔案內(nèi)容按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財(cái)會(huì)等分門別類地輸入計(jì)算機(jī),這具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn),使查檔案材料費(fèi)時(shí)費(fèi)力的原始勞動(dòng),變得在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問(wèn)題。這樣既是人類勞動(dòng)能力的解決,更是工作質(zhì)量的飛躍。加大電子檔案管理相關(guān)規(guī)范的宣傳教育,可以使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn),使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。
8實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化
地區(qū)醫(yī)院積極實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化,辦公設(shè)備自動(dòng)化,保管設(shè)施配套化,建立了人事檔案專用庫(kù)房,做到檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室“三室”分開,配備計(jì)算機(jī),打孔切紙機(jī)和打印復(fù)印、擋描一體機(jī)及照相機(jī)等器材設(shè)備,并在檔案庫(kù)房添置空調(diào)、滅菌機(jī)、去濕機(jī)及滅火器等設(shè)備,嚴(yán)格執(zhí)行防火,防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等六防措施,確保了檔案保管的安全,為檔案保存提供了更為舒適的環(huán)境。
9提升檔案管理人員的專業(yè)化
關(guān)鍵詞:文化藝術(shù);檔案管理;重要性;對(duì)策
0前言
檔案管理的現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案管理事業(yè)發(fā)展的新趨勢(shì),我們要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。在開展豐富多彩的文化活動(dòng)時(shí),文化藝術(shù)檔案發(fā)揮了強(qiáng)有力的支持作用。合理地整合文化藝術(shù)檔案資源,提高其利用效率,需要廣大人民群眾的共同努力。規(guī)范化是檔案管理的重要要求,對(duì)檔案的保管、檔案的完整化起到非常重要的作用。檔案的管理、收藏、檢索都要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
1文化藝術(shù)檔案管理的重要性
時(shí)代的發(fā)展、科技的進(jìn)步,使我國(guó)的文化藝術(shù)檔案管理也應(yīng)符合數(shù)字化的要求。數(shù)字化的檔案管理不同于過(guò)去傳統(tǒng)的管理方式,是將信息以數(shù)字化的方式儲(chǔ)存,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)媒介實(shí)現(xiàn)資源的共享,使文化藝術(shù)檔案管理更加現(xiàn)代化、更高效。我們應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,利用先進(jìn)的信息化手段對(duì)信息資料進(jìn)行數(shù)字化的管理,使資源的共享成為可能,加強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè),促進(jìn)現(xiàn)代化發(fā)展。文化藝術(shù)檔案資料一般需要長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ),傳統(tǒng)的管理方式會(huì)使檔案紙張發(fā)黃、折損等,造成檔案記錄的毀壞,帶來(lái)不可挽回的損失,就算是目錄級(jí)檔案管理也無(wú)法從根本上解決這種問(wèn)題。使用數(shù)字化技術(shù)管理文化藝術(shù)檔案,可以使檔案資料從紙張的存儲(chǔ)狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息,做到永久的保存,并且可以進(jìn)行離線備份、存儲(chǔ),不存在紙張的丟失或損壞等問(wèn)題,使文化藝術(shù)檔案管理的安全性得到保障,有利于文化藝術(shù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。[1]
2加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案管理的對(duì)策
2.1明確藝術(shù)檔案的價(jià)值
加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案的管理,明確其價(jià)值是第一要義。在文化藝術(shù)活動(dòng)中,老照片和文字資料詳細(xì)地記錄了文化藝術(shù)的歷史成果,是時(shí)展的見證,具有強(qiáng)烈的時(shí)代感。因此,應(yīng)深入研究文化藝術(shù)檔案,明晰他們自身的價(jià)值,比如真實(shí)地反映了藝術(shù)活動(dòng)中發(fā)生的事件與影像,同時(shí)幫助文化藝術(shù)單位制定方針政策,影響決策的實(shí)施。
2.2發(fā)揮文化藝術(shù)檔案的社會(huì)功能
藝術(shù)檔案作為第一手資料,為大小事件的編寫提供了可供參考的依據(jù),很多編寫小組在檔案編寫時(shí),都會(huì)查閱各歷史時(shí)期的文化活動(dòng)資料,確保編寫任務(wù)能夠順利完成;文化藝術(shù)檔案還為創(chuàng)作提供了參考,很多文化活動(dòng)的創(chuàng)作者都會(huì)根據(jù)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀、需求以及對(duì)象的不同,參考不同的資料進(jìn)行確定,而藝術(shù)檔案的存在,為真實(shí)性提供了保障,它存儲(chǔ)豐富的文化活動(dòng)和創(chuàng)作信息,詳細(xì)記錄了文化活動(dòng)的歷史資料以及藝術(shù)家的創(chuàng)作經(jīng)歷,為很多年輕人的夢(mèng)想提供了經(jīng)驗(yàn)與建議;藝術(shù)檔案的收集、整理、存儲(chǔ),為社會(huì)和政府部門提供了文化信息方面的咨詢與反饋,他不僅能使政府樹立威嚴(yán),做出有根據(jù)的決定,還能夠?yàn)樾麄鞑块T提供文藝獲獎(jiǎng)情況,為開展豐富多彩的文化活動(dòng)奠定基礎(chǔ);文化藝術(shù)檔案管理還與個(gè)人的利益息息相關(guān),它與每年的職稱評(píng)審相聯(lián)系,關(guān)系到個(gè)人的切身利益,良好的藝術(shù)檔案整理能夠作為職務(wù)的晉升助力,我國(guó)自有藝術(shù)檔案管理后,每年都會(huì)為廣大的專業(yè)技術(shù)人員提供晉升職務(wù)需要的材料。[2]
2.3把握文化藝術(shù)檔案的發(fā)展方向
時(shí)代在不斷發(fā)展,人民群眾的需求也日益增多,文化市場(chǎng)的占比也逐漸加大,文化藝術(shù)檔案作為其中的關(guān)鍵一環(huán),發(fā)揮了重要的作用。文化藝術(shù)檔案管理的內(nèi)容應(yīng)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展相協(xié)調(diào),文化活動(dòng)的開展更應(yīng)滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。首先,從社會(huì)、市場(chǎng)和經(jīng)濟(jì)效益層面切入,將文化工作的內(nèi)容擴(kuò)展到大文化,保留傳統(tǒng)文化中有益的部分,同時(shí)也注重大眾的、綜合性的文化活動(dòng)的收集與管理;檔案的編寫還應(yīng)該與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)同步,為了向社會(huì)提供更多的有益內(nèi)容,應(yīng)不斷積累,同時(shí)文化藝術(shù)檔案管理的重點(diǎn)還應(yīng)該放在為社會(huì)主義市場(chǎng)建設(shè)服務(wù)上,以社會(huì)主義現(xiàn)代化的發(fā)展為大方向,發(fā)揮主觀能動(dòng)性,根據(jù)檔案內(nèi)容編寫出切合實(shí)際、符合經(jīng)濟(jì)發(fā)展的材料。[3]
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