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檔案工作精細(xì)化管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：精細(xì)化；檔案管理；機遇；挑戰(zhàn)

檔案管理工作存在于我們生活中的方方面面，小到我們的個人檔案的管理，大到全國人口的戶籍管理，以往手工管理手段面對如今海量的信息只能望洋興嘆，所以引進先進的管理理念與技術(shù)迫在眉睫。精細(xì)化管理是一種先進的理念與技術(shù)，它運用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?guī)范和信息化管理手段解決了海量的數(shù)據(jù)和以往管理中散漫、難以量化的實際問題。對于這些有保存價值的檔案材料，如何能夠在有效保護的同時，更好地利用其價值成為各級各類檔案管理人員在管理工作中面臨的新挑戰(zhàn)。在這樣的重要轉(zhuǎn)型階段，作為高校的檔案管理工作者，應(yīng)從以下幾個方面進行改進。

一、完善檔案制度

“沒有規(guī)矩，不成方圓?！焙玫墓芾眢w系需要一系列完善的制度來支持。在精細(xì)化管理運行的實際過程中，與以往的管理方式與方法難免有一些差異，包括在部門職責(zé)、各崗位職責(zé)、精細(xì)的管理分類制度、考核制度、獎懲制度等方面的區(qū)別。高校檔案館作為檔案管理的主要部門，要在實際運行中統(tǒng)籌處理好這些矛盾，把精細(xì)管理層層落實，摒棄落后的管理方式，吸納新的管理觀念，在自身部門制度完善的同時，對各教學(xué)院部和職能部門檔案人員的崗位職責(zé)也要明確、細(xì)化。專職的高校檔案館的工作人員對各種檔案工作流程都較熟悉和規(guī)范，但對于二級學(xué)院以及各部門的兼職檔案人員來說，各項事務(wù)還需要用明確的要求和制度來規(guī)范，如歸檔材料的范圍、種類、存放方式、檔案材料等按要求撰寫、按規(guī)范收取、按時間歸檔等都要有專門的制度和規(guī)范來約束，細(xì)化的工作流程能明確工作中每一個細(xì)小的環(huán)節(jié)。

二、抓住機遇，優(yōu)化技術(shù)

數(shù)字化檔案館是運用數(shù)字化管理手段對檔案進行信息化處理，是當(dāng)前檔案管理工作的主流，但與其他行業(yè)信息化處理能力和水平相比，檔案信息化水平還有待進一步提高。各大高校正在抓住這一機遇大力推動數(shù)字化檔案館的建設(shè)，利用這一機遇更新管理手段和技術(shù)、爭取充足的資金來推動檔案管理向信息化、開放化邁進。

數(shù)字化檔案館的建設(shè)是一項復(fù)雜的信息化工程，與傳統(tǒng)的檔案管理與利用相比，它給檔案管理工作帶來了新的生機和活力。傳統(tǒng)的檔案管理在檔案歸檔后，保存質(zhì)量不穩(wěn)定，查詢利用率低，不便于開放利用。而數(shù)字檔案館作為一個開放的平臺，各種檔案進行數(shù)字化處理后能夠永久保存和查閱利用，其檔案利用率是以往傳統(tǒng)手段遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能比擬的，其功能強大的信息化處理平臺、高效的訪問速度和高效的利用率都充分體現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)與現(xiàn)代管理方法的整合。在今后的發(fā)展過程中，更需要這種傳統(tǒng)與現(xiàn)在相結(jié)合的互動方式。

三、更新管理人才

數(shù)字化檔案管理的建立需要大量的信息技術(shù)人才。根據(jù)當(dāng)前高校檔案從業(yè)人員的整體情況來看，信息技術(shù)人才較為缺乏，大部分檔案從業(yè)人員都沒有信息技術(shù)背景。所以，培養(yǎng)一支能夠達到信息化建設(shè)需要的高水平人才是保證數(shù)字化檔案館建立和運行的必要條件。在建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作團隊時，筆者認(rèn)為應(yīng)以建設(shè)信息技術(shù)團隊為主，再配以具有多年檔案管理經(jīng)驗的人員，以業(yè)務(wù)需求為指引，在對現(xiàn)有人才進行新知識的培訓(xùn)基礎(chǔ)上，引進高素質(zhì)的跨學(xué)科人才，推動數(shù)字化檔案館的建設(shè)。

四、檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德

1.遵循保密原則?！安辉撜f的秘密，絕對不說；不該知道的秘密，絕對不問?！边@是檔案管理人員在工作的過程中必須遵守的檔案保密制度。對于保密類檔案嚴(yán)格按照權(quán)限規(guī)定管理查看，杜絕保密檔案泄密的事件發(fā)生。另外，尊重他人個人隱私也是檔案人員應(yīng)具備的基本職業(yè)道德。檔案管理人員在工作過程中會接觸到個人檔案文件，其中包含的個人隱私、以往經(jīng)歷等內(nèi)容切不可違規(guī)公之于眾。

2.注重服務(wù)意識的培養(yǎng)。檔案管理看起來是對各類物體和資料的管理，但在收集檔案和檔案查詢利用的過程中都是要與各類人群有交流的。作為一個窗口服務(wù)型的部門，從業(yè)人員除了在完成自身業(yè)務(wù)工作的同時，好的服務(wù)態(tài)度能影響整個部門的形象。在收集檔案材料時，檔案管理工作者與檔案來源單位是合作關(guān)系，而不是上下級關(guān)系；與來訪人員交流時，對其權(quán)限查詢范圍內(nèi)的要求應(yīng)盡力滿足；與學(xué)校其他部門的協(xié)同工作時，檔案管理工作者要認(rèn)真履行本部門的責(zé)任與義務(wù)。

高校檔案精細(xì)化管理是一個系統(tǒng)工程，其管理水平的高低是學(xué)校有效統(tǒng)籌、各部門積極配合、檔案從業(yè)人員認(rèn)真工作的共同結(jié)果。目前，各高校數(shù)字檔案館的建設(shè)已初步成形，但距離精細(xì)化管理的要求還有一定的距離，還需要大量的檔案工作者對其內(nèi)容和功能進一步完善。

參考文獻：

[1]王玉玲.論高校教學(xué)檔案的精細(xì)化管理[J].蘭臺世界，2010，（12）.

[2]薛四新.IT集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館運行模式研究[J].檔案學(xué)通訊，2007，（05）.

[3]拾景欣.以利用者為本提升檔案人員的親和力[J].蘭臺世界，2010，（12）.

檔案工作精細(xì)化管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：人事；檔案；文檔管理；信息化

1 引言

目前電子人事文件只是紙張的數(shù)字記錄和配件，沒有能力和獨立存在的價值，在管理上也有與紙質(zhì)載體相一致。但是，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實現(xiàn)和管理是一樣的。首先，要建立一個基于文檔生命周期理論和運動規(guī)律的綜合管理系統(tǒng)，使其具有相應(yīng)的管理功能。例如，根據(jù)文件生命周期理論，需要的文件讀寫功能，文件管理功能和文件管理功能；根據(jù)漸進的和連續(xù)的管理規(guī)則，確定運行通道系統(tǒng)管理流程和電子文件；根據(jù)對文件的形成規(guī)律，生產(chǎn)周期的文件只讀編輯功能修改，在文件功能，根據(jù)管理標(biāo)志相同的規(guī)則，但也有信息共享的功能，包括文件和目錄管理的內(nèi)容；根據(jù)現(xiàn)有的變異形式，具有自動組卷、紙的排序功能和輔助功能文件歸檔工作；根據(jù)數(shù)量的變化，增加建立和破壞的功能等。然后，通過管理系統(tǒng)的應(yīng)用，對電子文件的管理及其運動過程進行了研究?？梢钥闯?，公文流轉(zhuǎn)的規(guī)則對于公文的管理，也就是說，管理的整合有著特別重要的作用。

2 強化檔案人員的意識與業(yè)務(wù)水平

（一）加強檔案意識

一般人檔案法律意識還比較薄弱，尤其是在一般的事業(yè)單位，工作的中心并不是檔案工作，行政人員的檔案意識是一種普遍現(xiàn)象。加強檔案意識必須從現(xiàn)實出發(fā)有效果。如果你準(zhǔn)備好增加層到辦公樓，但施工的圖紙找不到如何找到，不知道的承載能力的住房基地是多少，但整個房子都從新的調(diào)查，即勞動力成本和更多的錢。這說明檔案意識不強，檔案館的資金投入成本和精力，有時比建設(shè)資金和能源的記錄更大。教育我們的一些現(xiàn)實，加強檔案意識做好檔案建設(shè)是與各教職工有著緊密聯(lián)系的事?，F(xiàn)在的檔案部門普遍提高認(rèn)識，從領(lǐng)導(dǎo)，基本上按要求進行歸檔。并嘗到了使用檔案的甜頭，并在職稱評審或評估的時候，教師要到記錄室查自己的教學(xué)工作量，查一下教學(xué)時間。當(dāng)然，收集各部門，整理、歸檔、完整性、準(zhǔn)確性是各部門的文件質(zhì)量，狠抓檔案人員的培訓(xùn)，是培養(yǎng)骨干檔案法的實施，讓檔案第一次知道，理解，法律可以真的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，社會檔案意識。

（二）提高檔案管理的業(yè)務(wù)管理水平

檔案一般不是檔案專業(yè)的畢業(yè)生，不受專業(yè)培訓(xùn)檔案，和流量大，所以定期對檔案專業(yè)培訓(xùn)檔案，檔案管理工作中的一個事件。與檔案工作者的非檔案專業(yè)畢業(yè)生相比，它不僅是一個問題，而且還具有一定的優(yōu)勢。的優(yōu)點是，他們一般都熟悉本部門的工作，具有專業(yè)技術(shù)知識的部門，知道文件操作程序；計算機專業(yè)的檔案管理人員了解基本的電腦知識，能使用計算機處理文件，這些條件都比舊的一個全職的記錄。缺乏只是需要加強對檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)。事實上，部門檔案員不需要詳盡的學(xué)習(xí)“歷史記錄”、“檔案系列篡奪了檔案知識的科學(xué)體系，應(yīng)該是最需要的位置檔案知識的工作，如規(guī)定的操作技術(shù)方法的基本要求的實用知識和電子文件的歸檔格式。

總之，檔案工作是一項系統(tǒng)性工作，需要大量的支持。從社會和服務(wù)到社會的文件管理。所以我們的目標(biāo)是加強社會檔案意識，擴大社會參與，而不是減少社會參與。堅持公文處理部門備案，事實上，檔案管理水平整體提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案館的宣傳，提高社會檔案意識是一個重要途徑。

3 搭建一體化檔案管理系統(tǒng)平臺

通過計算機的應(yīng)用來改變?nèi)耸潞蜋n案的管理模式，提高管理水平。一方面，建立一個綜合管理體系，全過程的信息管理和服務(wù)與利用。另一方面，建立一個全面的文件運動過程的管理。主要從2個方面進行調(diào)整：一是加強事前控制和消除重復(fù)環(huán)節(jié)；二是統(tǒng)一文件管理和檔案管理的口徑，使兩者成為文件運行過程管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，并對兩者相對獨立性進行分析。檔案信息系統(tǒng)的建立，綜合管理系統(tǒng)的應(yīng)用，必然會形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)積累-電子文件。這是最有生命力的新文件必須妥善管理的數(shù)據(jù)庫。和數(shù)字文件附加到這一共同構(gòu)成全宗檔案信息系統(tǒng)，更好地發(fā)揮數(shù)字錄音的優(yōu)點，成為檔案信息資源的重要組成部分。

在檔案工作中，有一個熱點問題一直被討論：是否堅持執(zhí)行文件處理部門備案制度。我國文書處理部門備案制度在《國務(wù)院關(guān)于加強國家檔案工作的決定》中建立起，本系統(tǒng)對檔案工作的時間帶來了巨大的活力，但現(xiàn)在有思想，文書處理部門備案制度環(huán)境發(fā)生了變化，這導(dǎo)致了許多問題的歸檔，并由檔案部門備案。筆者認(rèn)為，如果完全由檔案部門備案，勢必會增加檔案部門對人員和財政投入的負(fù)擔(dān)，而且不利于社會檔案意識的增強和檔案法的宣傳和普及。對于文件的問題，應(yīng)在檔案工作者努力的訓(xùn)練。管理和檔案部門的一個人的進步是不可能的，還必須依靠文件處理部門檔案。然后，對文件業(yè)務(wù)員的責(zé)任、業(yè)務(wù)質(zhì)量的高低，直接影響到文件的完整性、準(zhǔn)確性的重要因素。因此，檔案員的培養(yǎng)應(yīng)該是一個不容忽視的問題。

4 強化人事檔案信息一體化管理的價值

（一）為計算機管理文件的應(yīng)用積累經(jīng)驗

利用計算機管理檔案，改變手工管理的落后狀況，是對檔案工作者的責(zé)任。對人事和檔案信息的綜合管理不是一種簡單的人工操作，而是一種基于計算機管理的新的管理方法。此外，本實用程序具有良好的效果，并受到權(quán)威和檔案人員的歡迎。這一成功的探索無疑對計算機管理文件應(yīng)用的理論和方法的建立起著積極的作用。

（二）提高實際工作的管理水平

由于檔案記錄缺乏整個管理手段和方法，各部門之間以及各方面的工作都出現(xiàn)了不可勾的現(xiàn)象，重復(fù)勞動問題更加突出，電子文件的歸檔和管理也是一個不可回避的新課題。綜合管理可以有效地解決這些問題。提高文件歸檔質(zhì)量。通過管理系統(tǒng)，可以采取以下措施：首先，確保注冊表文件。用了很多次，是不是隨便切除。其次，一些部門或多語種文件為固定檔案，已保存。最后，提供儀器、文件人員查閱工作范圍的文件所產(chǎn)生的文件操作，幫助他們對文件的歸檔作出決定，并立即完成文件后，取消重復(fù)勞動，通過信息共享。首先是取消文件管理和文件管理過程，同一目錄重復(fù)登記重復(fù)勞動；二是要取消檔案人員檢索文件內(nèi)容的重復(fù)勞動記錄。人事電子檔案的歸檔與管理。綜合管理是通過對電子文檔的運動過程的管理來實現(xiàn)的。使電子文件作為一種數(shù)字記錄文件的文件，完成其附件的任務(wù)，同時，也要實現(xiàn)自己的價值，作為檔案信息系統(tǒng)的新部分，文件到數(shù)據(jù)庫和統(tǒng)一管理的實施。提高標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。與人工管理相比，應(yīng)用系統(tǒng)本身就是一個標(biāo)準(zhǔn)的管理。此外，實現(xiàn)了對文件運動過程的整體管理，規(guī)范化管理水平的自然性和提高。

參考文獻

[1] 范少麗.干部人事檔案管理中存在的問題及對策[J].山西檔案. 2009（S1）

檔案工作精細(xì)化管理范文第3篇

1 強化文書檔案管理認(rèn)識，創(chuàng)新文書檔案管理理念

將信息化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的文書檔案管理過程中，需要以先進的思想來指導(dǎo)文書檔案管理工作，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢特點，以便能夠更好的實現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案管理的信息化。因此，這便需要事業(yè)單位的檔案管理者充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，積極創(chuàng)新文化檔案管理的理念，將文書檔案管理納入到事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的組成部分。這樣文書檔案管理工作在以先進思想的指引下，能夠更加順利有序的進行。

2 建立完善的文書檔案信息化管理體系，保證文書檔案信息的完整性

在事業(yè)單位文書檔案的信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該根據(jù)實際情況建設(shè)規(guī)范化的信息檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，明確數(shù)字化檔案資料建設(shè)、檔案信息安全、檔案資料管控等各方面的要求，逐步構(gòu)建起系統(tǒng)完善的文書檔案信息化管理體系，從而確保文書檔案資料管理的完整性、真實性和可讀性。同時，還應(yīng)該創(chuàng)新文書檔案管理的載體形式，制定標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案要求，豐富文書檔案管理工作的內(nèi)涵，真正達到事業(yè)單位文書檔案管理水平提升的目的，為充分開發(fā)和利用文書檔案資料奠定堅實的基礎(chǔ)。

3 強化檔案管理人員培訓(xùn)，打造高素質(zhì)的檔案管理隊伍

在事業(yè)單位文書檔案的信息化管理過程中，為了最大限度提升文書檔案的管理實效性，便需要強化檔案管理人員積極參與培訓(xùn)，全面了解信息技術(shù)的操作方法與規(guī)程、信息檔案的管理方式與原則、信息的匯總和分析，不斷提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時，還應(yīng)該強化事業(yè)單位檔案管理人員的創(chuàng)新意識培養(yǎng)和信息管理思維鍛煉，讓檔案管理人員全面學(xué)習(xí)檔案管理的方法、流程和實務(wù)操作，逐步提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和流程化提供重要的人才基礎(chǔ)。

4 制定系統(tǒng)的檔案管理制度，優(yōu)化文書檔案管理

為了最大限度提升事業(yè)單位文書檔案的管理水平，便需要制定系統(tǒng)完善的檔案管理制度，增強文書檔案管理制度的執(zhí)行力度，盡量影響文書檔案管理的水平。通過制定科學(xué)合理的文書檔案管理制度，是開發(fā)和利用文書檔案資料的重要途徑，所以需要在以往文書檔案管理制度的基礎(chǔ)上進行優(yōu)化和調(diào)整，保證所制定的制度與單位發(fā)展的實際情況保持統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。同時，需要科學(xué)的分配責(zé)任，制定完整的領(lǐng)導(dǎo)體制，構(gòu)建系統(tǒng)的質(zhì)量監(jiān)督體系，以規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案管理制度來強化文書檔案管理的實效性。

5 加強信息化管理平臺建設(shè)，強化文書檔案管理

檔案工作精細(xì)化管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：會計電算化；會計檔案；管理；重要性

一、會計檔案的作用

1.會計檔案直接影響經(jīng)濟工作

從宏觀來說，國家利用各企事業(yè)單位、各機關(guān)的會計檔案反映的數(shù)據(jù)逐級匯總，可以考核國民經(jīng)濟各部門有關(guān)計劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國家經(jīng)濟建設(shè)的計劃和決策;從微觀來說，各企事業(yè)、機關(guān)單位利用會計檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測未來，制訂最優(yōu)化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟效益。

2.會計檔案保護國家利益不受侵犯

改革開放給經(jīng)濟建設(shè)帶來了生機和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經(jīng)法紀(jì)的情況真實地記錄下來，及時發(fā)現(xiàn)問題，阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延，打擊經(jīng)濟領(lǐng)域的不法行為，解決經(jīng)濟糾紛，從而確保國家的經(jīng)濟利益。

二、電算化下會計檔案管理的內(nèi)容

電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎(chǔ)工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負(fù)責(zé)管理，對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點，采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失，通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題

1.會計檔案載體

電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

2.會計載體本身性質(zhì)帶來的問題

電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計算機進行會計核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限，沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會計檔案保護制度，未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

3.會計檔案管理制度不完善

由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會計電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

4.缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡(luò)安全人才

眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學(xué)會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

四、如何改善電算化下的會計檔案管理

1.完善會計軟件

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。 轉(zhuǎn)貼于

2.完善電算化下會計檔案管理各項制度

(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管;會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

(2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。

3.提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

會計系統(tǒng)是由人來操作的，一個系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對系統(tǒng)的安全是一種威脅要提高會計人員計算機業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學(xué)習(xí)和提高會計電算化知識，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進行培訓(xùn)。對系統(tǒng)維護人員，應(yīng)盡量用計算機專業(yè)人員，畢竟，計算機系統(tǒng)維護是一項專業(yè)性很強的工作，對這些計算機專業(yè)人員只要簡單的會計培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。

參考文獻

[1]張穎.對會計檔案管理的思考.遼寧經(jīng)濟，2008(3).

檔案工作精細(xì)化管理范文第5篇

摘要建設(shè)項目檔案是一個項目結(jié)束后，各方需要對接和交底的檔案資料總稱。按規(guī)定，建設(shè)項目檔案，多數(shù)屬于長期存檔的檔案內(nèi)容。做好建設(shè)項目檔案管理工作的價值與意義不言而喻。在建設(shè)項目總量持續(xù)攀升的環(huán)境背景下，落實精細(xì)化管理有助于建設(shè)項目檔案管理工作的持續(xù)有序開展?？傮w來看，展開相關(guān)研究具有一定實效性和必要性。

關(guān)鍵詞建設(shè)項目檔案精細(xì)化管理創(chuàng)新

城市發(fā)展速度日益加快，對城市建設(shè)項目檔案實現(xiàn)精細(xì)化管理符合當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)實要求，有利于后續(xù)城市檔案體系的構(gòu)建和完善，同時有助于對建設(shè)項目進行追溯，進而提升項目管理的規(guī)范性和實效性。精細(xì)化管理是提升管理效能和質(zhì)量的關(guān)鍵所在，通過落實精細(xì)化管理能夠確保各項管理措施和辦法取得必要突破，進而提升城市建設(shè)水平，確保建設(shè)項目整體質(zhì)量和安全性。

一、建設(shè)項目檔案精細(xì)化管理必要性分析

建設(shè)項目檔案精細(xì)化管理是必然之舉和關(guān)鍵措施。通過建設(shè)項目檔案精細(xì)化管理能夠使檔案管理的專業(yè)水平得到持續(xù)提升，確保檔案的價值與作用得到發(fā)揮，同時保證檔案應(yīng)用的專業(yè)化水平。

（一）檔案精細(xì)化管理有助于提升建設(shè)項目檔案管理效率

落實精細(xì)化管理有助于全面提升檔案管理的效率，使檔案管理能夠通過信息和數(shù)字技術(shù)的導(dǎo)入，不斷提升管理水平， 將檔案管理功能的標(biāo)準(zhǔn)一致化、措施創(chuàng)新化，確保檔案管理保持常態(tài)和長效。建設(shè)項目檔案總量大，管理必然有一定難度，需要管理方通過精細(xì)化管理使管理事項更加清晰和簡潔，確保檔案可利用性和實際價值性得到體現(xiàn)。

（二）檔案精細(xì)化管理有利于建設(shè)項目檔案管理價值的挖掘

檔案是歷史的記憶，同時也是經(jīng)驗的總結(jié)。對城市建設(shè)項目檔案進行必要收集整理，有助于先進經(jīng)驗的傳遞和傳導(dǎo)，使檔案管理經(jīng)驗和辦法得到更為廣泛地應(yīng)用，深度挖掘現(xiàn)有建設(shè)項目檔案管理價值。精細(xì)化管理在現(xiàn)有檔案分類管理的基礎(chǔ)上，通過現(xiàn)代化管理措施和方式，使檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)管理和長效管理，檔案管理工作不斷取得突破和創(chuàng)新成果。

（三）檔案精細(xì)化管理有助于后期建設(shè)項目的高效管理

建設(shè)項目的各類基礎(chǔ)性檔案是后期實現(xiàn)項目管理的必要依據(jù)和支撐。檔案精細(xì)化管理有助于后期建設(shè)項目的高效管理，能夠切實提升項目管理水平，使建設(shè)項目保持管理的規(guī)范化和常態(tài)化。通過檔案精細(xì)化管理，各類檔案信息資料在建設(shè)過程中就得到有效收集整理。在項目交底后，承建方和使用方都能拿到準(zhǔn)確完整的建設(shè)檔案，進而確保建設(shè)檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用?？傮w來看，只有檔案保持完整，后續(xù)各類管理才能符合實際要求，繼而取得預(yù)期的管理效果。

二、建設(shè)項目檔案精細(xì)化管理存在問題

目前建設(shè)項目檔案精細(xì)化管理過程中依然存在種種問題，影響著精細(xì)化管理工作，且對相關(guān)工作的持續(xù)、有效開展造成了一定影響。

（一）管理創(chuàng)新性不強

精細(xì)化管理要求管理必須具備一定創(chuàng)新性，通過持續(xù)有效創(chuàng)新提升管理效能和水平。管理創(chuàng)新性不強是目前建設(shè)項目檔案精細(xì)化管理落實過程中存在的突出問題之一。創(chuàng)新性具體體現(xiàn)在檔案管理理念、措施和辦法等各方面，如果檔案管理中沒有創(chuàng)新的體現(xiàn)，那么管理就是無本之源，無法取得長效，進而建設(shè)項目檔案管理也就只能限于低效管理狀態(tài)下。

（二）管理實效性不強

在建設(shè)項目檔案的精細(xì)化管理過程中可見信息化技術(shù)應(yīng)用和數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用上尚存在明顯不足之處，進而導(dǎo)致管理實效性不強。檔案管理只有確保管理措施和方法有針對性，才能取得預(yù)期管理實效，進而使檔案管理不斷取得突破。在互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，缺乏檔案管理的針對性，使得建設(shè)項目檔案管理失去實效。

（三）管理規(guī)范性不強

傳統(tǒng)的檔案管理方式規(guī)范性不強，如部分建設(shè)單位和參建單位未能認(rèn)真履行主管部門制定的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行辦法》和《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致建設(shè)項目的檔案管理粗放式管理態(tài)勢，在施工各個階段都存在檔案管理不到位，竣工資料存在殘缺、破損、雜亂無章等問題；另外還有部分項目資料檔案管理人員崗位職責(zé)規(guī)定不明確，崗位調(diào)動隨意性較大等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量。

三、建設(shè)項目檔案精細(xì)化管理措施

建設(shè)項目檔案精細(xì)化管理要從落實具體管理措施入手，通過不斷優(yōu)化管理措施的方式，提升項目檔案精細(xì)化管理水平和質(zhì)量，確保檔案管理取得預(yù)期效果。

（一）明確管理責(zé)任 確保規(guī)章制度有操作性

在現(xiàn)有的規(guī)定中明確要求，建設(shè)單位、承包單位及設(shè)計單位要明確專人負(fù)責(zé)建設(shè)項目檔案的管理工作，同時建立相應(yīng)的檔案管理機制，完善管理制度，實現(xiàn)有效、統(tǒng)一的檔案管理。這一規(guī)定對建設(shè)項目的檔案管理規(guī)范化和操作性提出了具體要求，進而使檔案管理事項落實到每一個單位和具體人。為進一步提升建設(shè)項目檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)通過精細(xì)化管理理念的落實和技術(shù)的運用，明確檔案管理責(zé)任，同制定更為嚴(yán)格和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度體系，以實現(xiàn)建設(shè)項目檔案的分類和分項管理，使檔案管理保持常態(tài)。

（二）圍繞精細(xì)化管理推動檔案管理工作

建設(shè)項目檔案管理工作由多個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)組成，檔案資料的收集和整理匯總是檔案管理工作的核心所在。圍繞精細(xì)化管理推動檔案管理工作的開展具有積極的現(xiàn)實意義。精細(xì)化管理要體現(xiàn)在管理標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化上，首先要明確檔案文件資料的歸檔范圍、保管期限、案卷組卷和卷內(nèi)文件排序等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，其次則要重點做好分類、分層管理，確保檔案管理層次清晰，歸檔資料覆蓋范圍準(zhǔn)確，歸檔文件卷宗編目與裝訂規(guī)范，相應(yīng)的檢索工具齊全。通過精細(xì)化管理原則的落實，能夠切實提升檔案管理的實效性和專業(yè)化水平。

（三）積極利用信息化技術(shù) 提升建設(shè)項目檔案管理專業(yè)化水平

建設(shè)項目檔案涉及內(nèi)容多，利用信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)能夠有效提升檔案水平的效能，同時提升檔案管理的精確性和實效性。推廣和普及信息化檔案管理符合當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的整體趨勢和現(xiàn)實情況，信息平臺和軟件的運用，能夠使建設(shè)項目檔案精細(xì)化管理得到保證，有利于更大范圍和幅度的檔案信息收集和匯總，突出檔案管理工作重點。數(shù)字化檔案收集匯總和管理也是精細(xì)化檔案管理的重要任務(wù)之一，大量現(xiàn)場的影像資料和圖紙資料制作成光盤進行存檔，這種存檔形式效率更高，能夠滿足于大容量存檔工作的實際需要。總體上通過積極利用信息化技術(shù)，能夠強化建設(shè)項目檔案管理專業(yè)化水平，使信息化和數(shù)字化作用更為突出，進而推動建設(shè)項目檔案管理取得新突破，實現(xiàn)持續(xù)創(chuàng)新。

四、結(jié)語

建設(shè)項目檔案的精細(xì)化管理是確保建設(shè)項目檔案價值最大化、利用效率持續(xù)提升的必然之舉。建設(shè)項目檔案涉及存檔部門多、檔案項目多、檔案種類多，精細(xì)化管理能夠保證檔案管理的完整性，避免檔案出現(xiàn)遺失、缺損等問題?；诖耍ㄔO(shè)項目檔案精細(xì)化管理要從檔案管理責(zé)任落實、制度體系完善，細(xì)化管理程序和標(biāo)準(zhǔn)及信息化數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用等方面入手，進而全面提升建設(shè)項目檔案管理水平和質(zhì)量。

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