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檔案管理概念范文第1篇

浙江省象山縣第三人民醫(yī)院 315711

[摘要]隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)被應(yīng)用于各行各業(yè)的各項(xiàng)管理之中，檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分對(duì)促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展起到不可替代的關(guān)鍵性作用，同時(shí)，檔案管理情況也側(cè)面反映了醫(yī)院的整體建設(shè)和風(fēng)貌，信息環(huán)境下，醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理已是大勢(shì)所趨。鑒于此，本文對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的概念和意義做了詳細(xì)闡釋，并深入探討了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化路徑，以期為醫(yī)院檔案管理提供更有效的理論指導(dǎo)。

[

關(guān)鍵詞 ]醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化；構(gòu)建策略

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化概念闡釋

檔案現(xiàn)代化管理指的是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代化工具進(jìn)行檔案信息管理，檔案現(xiàn)代化管理是以傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)而發(fā)展起來(lái)的。

檔案現(xiàn)代化管理可以通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入檔案信息資料，使檔案信息的搜集、整理、查閱、利用變得更加方便，通過(guò)搜索引擎，檔案管理員和使用者可以即刻檢索出所需資料，大量節(jié)省了操作時(shí)間，并有效提高檢索準(zhǔn)確率；檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化存儲(chǔ)，檔案管理員和使用者查閱無(wú)需直接接觸檔案原件，利用互聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)存貯工具便可傳遞、閱讀文件，這種管理方式方便了檔案的保管和保存，無(wú)限延長(zhǎng)了檔案壽命；檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)了資源共享，進(jìn)一步提升了檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用率。

信息化時(shí)代背景下，人們對(duì)信息的需求量和時(shí)效性要求越來(lái)越高，同時(shí)，隨著各單位工作開(kāi)展，檔案的數(shù)量不斷增多，檔案庫(kù)容量趨于飽和，檔案管理人員不堪重荷，傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸暴露出自身缺陷，已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期的檔案管理工作要求，在這種情況下，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和檔案工作的數(shù)字化已經(jīng)是各大企事業(yè)單位的唯一選擇。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化構(gòu)建策略

（一）電子策略運(yùn)用

1.建立適合于自身需要的檔案軟件管理系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，多種多樣的檔案管理軟件被開(kāi)發(fā)出來(lái)，這些軟件各有特點(diǎn)，在選擇時(shí)，單位要優(yōu)先考慮經(jīng)過(guò)國(guó)家鑒定的正規(guī)化軟件，然后再根據(jù)自身需要，在原有軟件基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，建立適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，檔案管理軟件系統(tǒng)既要能滿足檔案部的工作需要，又要與其他行政辦公系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)檔案的材料搜集、報(bào)送、接受、管理、修訂等的全程數(shù)字化管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。

2.利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理。檔案現(xiàn)代化管理要循序漸進(jìn)地推進(jìn)，首先在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)工具實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的數(shù)據(jù)化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后再實(shí)現(xiàn)全文信息的數(shù)據(jù)化。單位中所有部門均要求利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案材料管理，并通過(guò)一體化工作平臺(tái)匯總至檔案管理部門，檔案管理部負(fù)責(zé)管理和保存單位所有檔案資料，并為各個(gè)部分提供檔案查詢借閱服務(wù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助，檔案管理工作效率大大提升。

3.電子檔案管理。隨著社會(huì)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，無(wú)紙化辦公早已由概念逐漸實(shí)踐應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中。電子檔案的誕生，也引領(lǐng)檔案管理工作進(jìn)入了新時(shí)代。檔案的自動(dòng)化和一體化管理，要求檔案管理部門重新設(shè)置工作流程。在每一份檔案文件形成伊始，檔案管理人員都要率先考慮后續(xù)檔案管理工作中的鏈接應(yīng)用及長(zhǎng)久保存問(wèn)題。

（二）管理環(huán)境構(gòu)建

1.更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化。科學(xué)理念意識(shí)對(duì)于檔案現(xiàn)代化管理具有現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。面對(duì)新的技術(shù)、新的管理模式，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，走出封閉概念誤區(qū)，不斷學(xué)習(xí)，提升自身檔案管理專業(yè)水平和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理人工操作向智能操作的轉(zhuǎn)變，建立資源優(yōu)勢(shì)，完成資源共建共享。此外，檔案管理部門以外的員工也應(yīng)該提升對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，特別是信息部門、人力資源部門，必須要具備一定的檔案管理意識(shí)和技能。

2.加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)，促進(jìn)管理技術(shù)現(xiàn)代化。傳統(tǒng)人工的檔案管理模式逐漸被淘汰，現(xiàn)代化檔案管理正在各大企事業(yè)單位中深入開(kāi)展，在推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理時(shí)，先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施和硬件工具是最基礎(chǔ)的物質(zhì)條件。首先，要依據(jù)檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室和庫(kù)房等；其次，要配置現(xiàn)代化檔案管理工作所必須的計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、硬盤、光盤、打印機(jī)、交換機(jī)等硬件工具，這些硬件工具是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和自動(dòng)化管理的重要保障；第三，在存儲(chǔ)保護(hù)檔案時(shí)，要注意配置空調(diào)、消防器、除塵器、監(jiān)控器等裝置，以確保檔案文件的安全保管；第四，選擇適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，教予其掌握檔案管理的各項(xiàng)應(yīng)用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

（三）安全保障措施

1.建立科學(xué)統(tǒng)一的現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。執(zhí)行檔案信息的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理制度，使檔案管理有章可循、有據(jù)可依。從材料收集、整理到存檔，檔案管理的所有流程環(huán)節(jié)都要做到條例清晰、條目明確，確保檔案資料的完整性，杜絕出現(xiàn)材料丟失、漏記、誤記現(xiàn)象。同時(shí)，檔案材料的內(nèi)容、分類以及編號(hào)等項(xiàng)目也都要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)置密碼，安全存放?，F(xiàn)代化檔案管理的方式、手段與傳統(tǒng)檔案管理截然不同，因此，檔案管理部門必須重新制定適用于現(xiàn)代化檔案管理運(yùn)行機(jī)制的全新管理制度和使用規(guī)則。

2.加強(qiáng)安全技術(shù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。現(xiàn)代化檔案管理具有管理高效、利用方便、傳遞快捷等優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)，相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案也容易出現(xiàn)人為破壞、病毒攻擊、信息干擾，儲(chǔ)存?zhèn)鬏斨械男畔⑹Э氐劝踩珕?wèn)題，另外，電子材料易改性和操作隱蔽性也給檔案信息的安全保護(hù)工作增加了很多難度，以上因素都可以造成電子檔案信息數(shù)據(jù)的丟失或污染，檔案內(nèi)容真實(shí)性難以確保。檔案管理部門和技術(shù)部門應(yīng)重視檔案管理安全技術(shù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。如，防火墻技術(shù)、反病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)等。

三、結(jié)論

目前，社會(huì)各行業(yè)的信息化改革都在不斷深化，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，如何高效管理，做好服務(wù)是新形勢(shì)下檔案管理人員需要討論的新課題。單位檔案管理要盡早地融入互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，開(kāi)拓多種渠道，開(kāi)發(fā)多種技術(shù)，有效借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域和相關(guān)信息，放開(kāi)眼光，創(chuàng)新發(fā)展，不斷加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]許美村.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2015(17).

[2]曾永輝.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究[J].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥，2013(11).

檔案管理概念范文第2篇

關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)企業(yè);數(shù)字化;檔案管理;生產(chǎn)模式

中圖分類號(hào)：S611 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

引言

在面臨更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，設(shè)計(jì)企業(yè)的數(shù)字化檔案管理是以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向的管理思想，將客戶要求、企業(yè)內(nèi)部資源、上游的原材料供應(yīng)商和下游的客戶等整合到企業(yè)整體的價(jià)值鏈中，以此建立自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。數(shù)字化檔案管理超越了企業(yè)原有的檔案管理框架和運(yùn)作模式，是對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)、管理觀念、管理方式等管理系統(tǒng)的一場(chǎng)革命性變革。

1 .數(shù)字化與電子化的區(qū)別

電子化的概念與數(shù)字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無(wú)妨，但如果深究這兩個(gè)概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關(guān)的產(chǎn)品，主要是指實(shí)體性的產(chǎn)品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數(shù)字化則更傾向于管理和使用規(guī)范有序后的電子信息，主要指對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行管理和使用的一種方法和手段，如 “數(shù)字城市、數(shù)字生活、數(shù)字校園、數(shù)字管線、數(shù)字檔案館”等，都是指將信息通過(guò)某種手段收集規(guī)范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數(shù)字化的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強(qiáng)。在更大眾的領(lǐng)域通常使用電子化，在更專業(yè)的領(lǐng)域通常使用數(shù)字化。

檔案工作的發(fā)展歷程經(jīng)歷了從“電子化”到“數(shù)字化”的演變過(guò)程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實(shí)體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實(shí)現(xiàn)了電子檔案的管理，并沒(méi)有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過(guò)程管理。但在進(jìn)入數(shù)字檔案館時(shí)代后，對(duì)于檔案全過(guò)程管理的要求就越來(lái)越迫切，能否對(duì)檔案全過(guò)程進(jìn)行管理是衡量數(shù)字檔案館的重要標(biāo)志。所以，從“電子化”到“數(shù)字化”是檔案管理方式質(zhì)的改變。數(shù)字檔案館是電子檔案工作發(fā)展到一定階段必然產(chǎn)物，它的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強(qiáng)。

我們現(xiàn)在提出的數(shù)字化，是各方面 “電子化”工作發(fā)展到一定階段的必然要求。目前國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)企業(yè)在設(shè)計(jì)手段上實(shí)現(xiàn)了CAD，三維技術(shù)開(kāi)展的如火如荼；在管理手段上很多設(shè)計(jì)企業(yè)利用綜合信息管理平臺(tái)開(kāi)展工作；在公文管理上使用OA?？梢哉f(shuō)多方面的電子化工作都得到較大發(fā)展，但是要對(duì)企業(yè)各個(gè)過(guò)程進(jìn)行更專業(yè)有效地管控，就需要引入“數(shù)字化”的概念。如果說(shuō)的更形象一點(diǎn)，“數(shù)字化”就是從最底層的“0,1”進(jìn)行管控，是最精準(zhǔn)全面的管控。所以“數(shù)字化”的概念應(yīng)孕而生，這是管理手段向更高層級(jí)邁進(jìn)的必然要求，是管理方式從大眾化走向?qū)I(yè)化的必然體現(xiàn)。

2 .設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的研究

2.1 設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理學(xué)科已經(jīng)成為一個(gè)較為成熟的領(lǐng)域，它不僅是管理技術(shù)和方法，也是項(xiàng)目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)，對(duì)于處于競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中的現(xiàn)代企業(yè)和高技術(shù)行業(yè)來(lái)說(shuō)，尤為重要。我國(guó)很多企業(yè)已經(jīng)全面引入并推行了數(shù)字化檔案管理，但在企業(yè)實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，檔案管理學(xué)科被運(yùn)用得各有千秋，其實(shí)際效果也不盡相同，大致可分為部門檔案管理、項(xiàng)目組檔案管理和部門/項(xiàng)目組混合檔案管理三種管理模式。根據(jù)企業(yè)規(guī)模或檔案管理理念的不同，在實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，采取的管理方式也不盡不同。

2.2數(shù)字化檔案管理模式的分析

（1）內(nèi)容豐富，數(shù)據(jù)量大。與電子化相比，數(shù)字化給人的第一感覺(jué)應(yīng)該是海量數(shù)據(jù)，海量存儲(chǔ)。它所管理的信息種類更多，內(nèi)容更豐富多彩，應(yīng)能包括一個(gè)單位的主要信息種類，存儲(chǔ)單位至少以“T”計(jì)。由于是對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行管理，所以各種中間數(shù)據(jù)量比較大。

（2）從管理實(shí)體到關(guān)系管理。關(guān)系管理是數(shù)字化最突出的特點(diǎn)，要實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)全面的管控，就需要對(duì)每一份電子文件的各種關(guān)系進(jìn)行全面的管理，搞懂它的來(lái)龍去脈，弄清他的前世今生，實(shí)現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠?qū)Π纬鎏}卜后帶出的泥土進(jìn)行研究，從而全面掌握關(guān)于蘿卜的各種信息。

（3）為知識(shí)管理提供基礎(chǔ)。知識(shí)管理是未來(lái)信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該是從簡(jiǎn)單的查詢、瀏覽、統(tǒng)計(jì)階段過(guò)渡到知識(shí)管理階段。目前知識(shí)管理尚無(wú)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式，它的概念正在形成，內(nèi)涵正在不斷豐富。但是有一點(diǎn)可以肯定的是利用者不再是拿著圖號(hào)到檔案室去找圖，而是改變?yōu)槔谜咄ㄟ^(guò)一個(gè)入口進(jìn)去后，通過(guò)各種關(guān)系映射關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案庫(kù)的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時(shí)間消耗。

（4）全面電子化的產(chǎn)物。數(shù)字化是一個(gè)單位多個(gè)方面全面電子化后的產(chǎn)物，從信息的輸入、到生產(chǎn)、管理、提供利用等各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)電子化后，數(shù)字化才有了實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。如果一個(gè)環(huán)節(jié)掉了鏈子，那么整個(gè)流程就運(yùn)轉(zhuǎn)不起來(lái)，數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們?cè)诳吹綌?shù)字地圖后，會(huì)驚訝于它的精準(zhǔn)和全面，那是因?yàn)閺妮斎腴_(kāi)始它的電子化就已經(jīng)達(dá)到了很高的水平，這樣才會(huì)在以后的加工利用上提供出高質(zhì)量的產(chǎn)品。

3 .設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理生產(chǎn)模式

3.1虛擬化?！疤摂M”源于計(jì)算機(jī)技術(shù)，是指用計(jì)算機(jī)來(lái)虛構(gòu)和模擬現(xiàn)實(shí)世界中的客觀事物和環(huán)境，如虛擬磁盤、虛擬網(wǎng)絡(luò)等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計(jì)算機(jī)中，而是計(jì)算機(jī)通過(guò)相關(guān)信息的處理，仿造出和現(xiàn)實(shí)事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們的實(shí)踐活動(dòng)從過(guò)去的以物質(zhì)和能量為基礎(chǔ)的物理空間向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子空間轉(zhuǎn)化的過(guò)程。

從本質(zhì)上講，虛擬化實(shí)際上是一種概念的產(chǎn)物，是真實(shí)物理載體抽象化的體現(xiàn)，可以說(shuō)是計(jì)算機(jī)和信息通訊技術(shù)發(fā)展的最新階段。在虛擬化實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化都是虛擬化的前提和基礎(chǔ)，虛擬化集成了計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)的絕大多數(shù)功能，例如數(shù)字計(jì)算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網(wǎng)絡(luò)通信的功能等等。只有當(dāng)計(jì)算機(jī)具備所有這些功能時(shí)，才能夠說(shuō)虛擬時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。

由此看出，虛擬化是數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，并且虛擬化是迄今計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)發(fā)展的最高階段。無(wú)論從安全考慮，還是從計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)考慮，虛擬化都應(yīng)該成為未來(lái)設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化的主要技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段。

3.2遠(yuǎn)程化。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出遠(yuǎn)程化的趨勢(shì)，這也符合數(shù)字化未來(lái)發(fā)展的特點(diǎn)。隨著設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的逐步拓寬，移動(dòng)辦公的要求越來(lái)越迫切。遠(yuǎn)程化應(yīng)該是設(shè)計(jì)企業(yè)未來(lái)數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的主要功能之一。

3.3數(shù)字化應(yīng)是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、OA、知識(shí)管理等各功能模塊串起來(lái)的一根紅線，數(shù)字化將會(huì)形成設(shè)計(jì)企業(yè)最大的數(shù)字信息資源，涵蓋企業(yè)絕大部分的信息資源，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。

3.4數(shù)字化可能會(huì)使設(shè)計(jì)企業(yè)的某些職能發(fā)生改變，產(chǎn)生類似“數(shù)字化生產(chǎn)中心”這類機(jī)構(gòu)。數(shù)字管理中心是設(shè)計(jì)企業(yè)所有數(shù)字化信息的管理中心，這類機(jī)構(gòu)的人員有點(diǎn)類似于網(wǎng)站的編輯和運(yùn)維人員，主要對(duì)企業(yè)內(nèi)信息進(jìn)行加工處理并提供利用。設(shè)計(jì)人員是信息的生產(chǎn)者和制造者，有點(diǎn)類似于網(wǎng)站的記者，實(shí)時(shí)產(chǎn)生大量的信息。

4 .結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)越來(lái)越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細(xì)化和開(kāi)放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)往往顯得很被動(dòng)，必須把同經(jīng)營(yíng)過(guò)程有關(guān)的多方面資源納入一個(gè)整體的企業(yè)價(jià)值鏈中。基于價(jià)值鏈的數(shù)字化管理要求在面臨更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向的管理思想，除了注重產(chǎn)品的研究開(kāi)發(fā)、營(yíng)銷擴(kuò)張和售后服務(wù)等之外，還要將客戶、企業(yè)內(nèi)部資源以及上游供應(yīng)商資源和下游的客戶等整合在一起，來(lái)建立企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)?，F(xiàn)代企業(yè)管理強(qiáng)調(diào)對(duì)物流、資金流和信息流的監(jiān)控，以達(dá)到系統(tǒng)的規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn) ：

[1]《數(shù)字化管理》，張繼焦，中國(guó)物價(jià)出版社，2001.9

檔案管理概念范文第3篇

【關(guān)鍵詞】信息；檔案管理；中小企業(yè)

我國(guó)近年市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，大批的中小型企業(yè)如雨后春筍不斷涌現(xiàn)，這些企業(yè)規(guī)模不大，人數(shù)不多，三四百人或者還少。一部分是從早期的小手工作坊的基礎(chǔ)上演變和發(fā)展起來(lái)的企業(yè)，另一部分是從新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展起來(lái)的具有現(xiàn)代化和國(guó)際化特征的企業(yè)，如高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的企業(yè)。對(duì)于從手工作坊演變過(guò)來(lái)的企業(yè)，一般最初的組織領(lǐng)導(dǎo)者文化水平較低，沒(méi)有明確的管理存檔意識(shí)，更沒(méi)有常設(shè)的檔案管理機(jī)構(gòu)。對(duì)于新興的中小企業(yè)，雖然在全球信息化大潮的不斷沖擊下，開(kāi)始注重檔案管理建設(shè)，但由于檔案管理人員、技術(shù)和制度的嚴(yán)重缺乏，許多中小企業(yè)面臨檔案管理明顯落后?？傮w來(lái)看，中小企業(yè)普遍存在檔案管理不善的問(wèn)題，有些雖然意識(shí)到了檔案管理的不足，但不知如何更新檔案管理，大大地制約了企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，甚至成為企業(yè)發(fā)展的瓶頸。本研究系統(tǒng)分析了中小企業(yè)檔案管理的特性和存在的明顯問(wèn)題，提出了如何在信息時(shí)代進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的思路，為促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化、國(guó)際化和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有非常重要的意義。

一、中小型企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

我國(guó)雖然很早就有檔案管理的概念和實(shí)踐活動(dòng)，但由于管理總體落后的基本國(guó)情，檔案管理很難在中小企業(yè)中得到重視。一般中小型企業(yè)的發(fā)展早期很少注重檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，也舍不得投入大量資金進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理，造成了其在發(fā)展過(guò)程中的一定階段具有的如下明顯特性：

1．檔案管理概念不清。由于對(duì)檔案管理的作用不明確，導(dǎo)致對(duì)檔案管理不重視和概念不清。許多中小企業(yè)的負(fù)責(zé)人對(duì)檔案的了解還只限于原始的人事檔案的范圍。實(shí)際上，現(xiàn)代企業(yè)的檔案發(fā)展歷程包含了更廣泛的概念范疇，例如客戶檔案，文化建設(shè)檔案、財(cái)務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案等。實(shí)際情況是大多數(shù)中小企業(yè)的檔案內(nèi)容中，距今越遠(yuǎn)、案卷越薄、內(nèi)容越少，有些內(nèi)容甚至消逝了，檔案管理的概念總體上是模糊的。

2．不重視文秘人員的重要性和規(guī)范檔案管理的作用。中小企業(yè)發(fā)展初期通常存在人員流動(dòng)性大，管理干部不穩(wěn)定，文秘檔案管理人員變化也快，使檔案管理沒(méi)有延續(xù)性；同時(shí)文秘人員的水平不一有的甚至沒(méi)有專業(yè)的文秘訓(xùn)練，對(duì)文件價(jià)值的認(rèn)識(shí)不同，鑒定方法和處理手段不盡一致，所以能保留下來(lái)的材料就更少了。同時(shí)導(dǎo)致僅存的文件中不規(guī)范。如會(huì)議記錄的格式不一致，內(nèi)容不全，日期不明等，有些文件編號(hào)也不系統(tǒng)，甚至無(wú)編號(hào)、批示及處理結(jié)果。企業(yè)沒(méi)有檔案管理，如同沒(méi)有企業(yè)歷史，更無(wú)從談起企業(yè)文化和企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。企業(yè)發(fā)展的歷史記錄不全，如廠區(qū)舊址無(wú)照片；老產(chǎn)品無(wú)照片等等。這些均需檔案人員多方尋覓并采取補(bǔ)救措施，盡可能地查尋到保存下早期的這些珍貴檔案。

3．沒(méi)有獨(dú)立的文秘檔案辦公機(jī)構(gòu)。中小企業(yè)的廠長(zhǎng)辦公室是廠長(zhǎng)管理的龍頭，通常以廠長(zhǎng)辦公室為核心附設(shè)檔案管理辦公室。廠長(zhǎng)辦公室也是在與橫向科室的日常交流中最為廣泛，相關(guān)文件內(nèi)容具有權(quán)威性和最終決定性。廠長(zhǎng)辦公室所管理的工作面廣，可能保存的真實(shí)記錄最多，廠領(lǐng)導(dǎo)一般都將重要文件交文書(shū)保存，所以廠辦往往存有當(dāng)年各類現(xiàn)行文書(shū)，如各類上級(jí)文件、批復(fù)，行政會(huì)議記錄；制定的各項(xiàng)規(guī)章制度的原稿、打印稿；外事活動(dòng)記錄；民事糾紛調(diào)解記錄；各種許可證、合格證、代碼證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、各類獲獎(jiǎng)證書(shū)獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌等等。但是，由于缺乏系統(tǒng)的檔案管理概念，其他許多檔案信息，如商業(yè)往來(lái)，客戶資料、市場(chǎng)信息等重要的關(guān)系企業(yè)發(fā)展的檔案沒(méi)有統(tǒng)一和有效的管理。

二、中小企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1．檔案管理滯后。企業(yè)發(fā)展的早期，中小企業(yè)的檔案管理工作多局限于記錄日常的一些企業(yè)文件。當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定的階段，這種原始的記錄行為不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高節(jié)奏、快速和高效的信息化處理方式，檔案管理已經(jīng)大大落后于企業(yè)的發(fā)展，并制約了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)的高層管理人員應(yīng)該意識(shí)到檔案管理不僅要為企業(yè)保存有價(jià)值的各種的原始記錄以供查考利用，同時(shí)應(yīng)重視檔案管理工作，并積極提供檔案利用，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展決策。例如通過(guò)檔案管理，找出工作中的不足，加強(qiáng)信息利用，以避免企業(yè)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)過(guò)去的工作進(jìn)行分析總結(jié)，努力降低成本和提高產(chǎn)品質(zhì)量，維護(hù)企業(yè)品牌和知名度，為企業(yè)規(guī)?；l(fā)展和市場(chǎng)產(chǎn)品占領(lǐng)率的提高做出貢獻(xiàn)。

2．檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平低下。中小企業(yè)檔案管理雖然逐步得到了重視，但由于缺乏高水平的管理人員，作為一個(gè)獨(dú)立的管理部門，檔案人員不應(yīng)滿足于上崗培訓(xùn)的最低標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)全面掌握檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)際操作能力，熱愛(ài)檔案管理工作，能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的軟件和硬件，努力提高檔案管理人員素質(zhì)和實(shí)際管理水平。

3．檔案管理服務(wù)功能缺失。檔案是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，如果能夠?qū)⑾嚓P(guān)有用信息服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，將能夠發(fā)揮極大的作用。然而目前的普遍情況是各種信息是或者還是記錄在冊(cè)的文件和卷宗，沒(méi)有進(jìn)行技術(shù)機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)信息化管理，或者比較零散地儲(chǔ)存在眾多的單體檔案中的，查閱很不方便。未來(lái)的發(fā)展要求檔案管理人員把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái)，能夠提供充分的已有的信息為企業(yè)相關(guān)人員提供參考，發(fā)揮檔案的信息作用和價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展提供便利條件。另一方面，通過(guò)檔案管理發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)。例如，通過(guò)綜合國(guó)內(nèi)外新技術(shù)資料和發(fā)展?fàn)顩r，了解本行業(yè)最新市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等。

4．檔案管理缺乏安全措施。檔案管理的安全危及企業(yè)的安全，如新的設(shè)計(jì)技術(shù)，企業(yè)的合同，規(guī)劃等資料是企業(yè)發(fā)展的命脈，必須有安全的管理措施保證檔案管理。檔案安全涉及檔案工作的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)。確保檔案安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作者的首要職責(zé)。要從人員、制度、設(shè)施、和信息保護(hù)技術(shù)等各個(gè)方面最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，保證檔案實(shí)體和檔案信息的安全。

三、企業(yè)檔案信息化檔案管理的發(fā)展過(guò)程及途徑

企業(yè)檔案信息化已成為企業(yè)信息化的重要部分，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)也為檔案信息開(kāi)發(fā)提供了技術(shù)支持。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案信息載體的形態(tài)正在發(fā)生變化，檔案信息正在向數(shù)字化發(fā)展。企業(yè)檔案部門要抓住企業(yè)信息化建設(shè)的機(jī)遇，根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)企業(yè)信息化規(guī)劃和建設(shè)提出檔案管理需求。從中小企業(yè)檔案管理的發(fā)展來(lái)看，必須遵循如下發(fā)展途徑。

（一）不斷創(chuàng)新檔案管理，提高信息服務(wù)質(zhì)量

檔案資源的管理正朝著信息化管理方向發(fā)展，也為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提出了挑戰(zhàn)。如何有效利用檔案資源是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、緊迫的、艱巨的檔案管理任務(wù)。必須不斷挖掘和加工檔案信息資源，使加工出來(lái)的檔案信息更好地為企業(yè)服務(wù)，充分體現(xiàn)其作用和價(jià)值。企業(yè)檔案部門要把握企業(yè)信息化帶來(lái)的企業(yè)管理的新思想、新模式，樹(shù)立創(chuàng)新愈識(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新和管理方法創(chuàng)新。此外，在服務(wù)方法上要逐步實(shí)現(xiàn)與計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，采用以數(shù)據(jù)庫(kù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息利用技術(shù)形成高效的網(wǎng)絡(luò)查詢和信息更新模式。

（二）規(guī)范企業(yè)信息的數(shù)據(jù)庫(kù)管理，實(shí)現(xiàn)信息共享

數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心，用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立數(shù)據(jù)庫(kù)是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合極大地方便了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，提高了效率。通過(guò)完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息化。同時(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的信息采集、交換標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)數(shù)據(jù)的一致性、安全性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息高度集成與高效、安全傳遞，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息化的作用?，F(xiàn)代企業(yè)可通過(guò)建立檔案網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展電子文件的自動(dòng)上傳收集和在線服務(wù)。隨著企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。同時(shí)建立電子文件數(shù)據(jù)管理中心，使檔案部門與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。

（三）健全檔案管理制度，加強(qiáng)信息安全

信息化環(huán)境下，企業(yè)必須通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方式，改變傳統(tǒng)落后的企業(yè)管理模式，建立科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)管理體制和檔案管理制度。通過(guò)建立和健全適應(yīng)企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理例度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下有序地發(fā)展。規(guī)范檔案管理、企業(yè)信息化也是建設(shè)科學(xué)、規(guī)范和嚴(yán)格的企業(yè)基礎(chǔ)管理的過(guò)程。因此，企業(yè)檔案部門應(yīng)積極參與國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系的達(dá)標(biāo)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件、檔案的制度化、規(guī)范化管理。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)電子文件形成、存儲(chǔ)、傳輸、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、存儲(chǔ)介質(zhì)等各個(gè)方面的保密防范，嚴(yán)防電子文件被竊密。加強(qiáng)機(jī)關(guān)內(nèi)部管理，層層落實(shí)檔案安全責(zé)任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書(shū)。建立檔案安全保密記錄，使檔案安全事故發(fā)生后可以進(jìn)行追溯性檢查甚至追回檔案。

（四）強(qiáng)化檔案人員的素質(zhì)和管理水平

隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用和普及，對(duì)檔案工作者的要求也越來(lái)越高。從事檔案管理的工作人員，需要不斷提高自身素質(zhì)，掌握熟練計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的專業(yè)技術(shù)，不斷提高現(xiàn)代化管理的技能，提高檔案資源的使用效率與效益。同時(shí)，重視檔案人員的繼續(xù)教育工作，普及現(xiàn)代檔案科學(xué)技術(shù)知識(shí)，讓檔案工作者具有現(xiàn)代化的發(fā)展眼光，以滿足檔案管理的高永平持續(xù)發(fā)展的需要。

綜上所述，中小企業(yè)檔案部門應(yīng)樹(shù)立全新的檔案管理工作理念，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的管理開(kāi)發(fā)和利用，不斷加強(qiáng)提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，才能應(yīng)對(duì)信息化給企業(yè)檔案管理帶來(lái)的巨大變革。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]王儒琳．淺談信息化環(huán)境下的檔案管理[J]．管理科學(xué)．2011：82

[2]張慧玉，尹玨林．企業(yè)社會(huì)責(zé)任前移：小企業(yè)和新創(chuàng)企業(yè)的社會(huì)角色[J]．科學(xué)學(xué)與科學(xué)技術(shù)管理．2011，32（7）：130～135

[3]江微．淺談電子檔案的保管與利用[J]．辦公自動(dòng)化雜志．2010：19～20

檔案管理概念范文第4篇

一、本體論概述

本體（Ontology）屬于哲學(xué)方面的概念，從哲學(xué)的角度來(lái)說(shuō)，它是對(duì)客觀存在的一個(gè)系統(tǒng)的解釋或說(shuō)明，關(guān)注的是客觀現(xiàn)實(shí)的抽象本質(zhì)。1993年，Gruber對(duì)此進(jìn)行了新的定義，認(rèn)為“本體是概念模型的明確的規(guī)范說(shuō)明”。后來(lái)，Borst在此基礎(chǔ)上對(duì)本體理論進(jìn)行了完善，認(rèn)為它是指共享概念模型的形式化規(guī)范說(shuō)明。Studer對(duì)此進(jìn)行研究與總結(jié)后提出“本體是共享概念模型明確的形式化規(guī)范說(shuō)明”?！案拍钅Ｐ汀⒚鞔_、形式化、共享”是這一概念中的4大特征，它們是在計(jì)算機(jī)人工智能方面有知識(shí)表達(dá)的意思。我們將本體理論運(yùn)用到數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中，對(duì)檔案資源進(jìn)行描述，并統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集模式，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的共享與提取。數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的主要功能包括借閱管理、檔案錄入、檔案檢索、檔案?jìng)浞菖c恢復(fù)等。

二、數(shù)字檔案系統(tǒng)利用本體建模流程

檔案管理系統(tǒng)中的本體是檔案范疇內(nèi)的專有概念，用于表示某個(gè)專門領(lǐng)域范圍內(nèi)的全部知識(shí)。領(lǐng)域本體是專業(yè)性范疇，可詳細(xì)描述出某個(gè)學(xué)科內(nèi)的關(guān)鍵詞條與這些詞條間的關(guān)系。有時(shí)描述的內(nèi)容還涉及到該學(xué)科內(nèi)頗有影響力的理論成果。具體來(lái)說(shuō)，檔案領(lǐng)域本體就是針對(duì)查詢功能的檔案領(lǐng)域建模的結(jié)果。通過(guò)充分挖掘?qū)⑴c檔案有關(guān)的所有查詢操作均抽象為同一組概念。檔案本體對(duì)現(xiàn)實(shí)活動(dòng)中檔案的解釋，是基于概念結(jié)構(gòu)與抽象空間兩個(gè)方面的，屬于一種系統(tǒng)化過(guò)程。創(chuàng)建本體的方法不是唯一的，但能保證本體構(gòu)建的正確性與完整性。本體構(gòu)建流程包括四步：確定需求分析、創(chuàng)建共享詞庫(kù)、表示本體、客觀評(píng)價(jià)本體。

本體中最基本的概念就是類，定義本體中的類實(shí)際上就是明確類之間的層次關(guān)系，并明確類的屬性以及類之間的約束關(guān)系。對(duì)于概念層次的分析主要有3種方式：分別是自頂向下法、自底向上法、綜合法。自頂向下法是指在某一領(lǐng)域中從最大的概念開(kāi)始，逐步添加子類，從而將概念細(xì)化。自底向上法則相反，是從最小的類定義開(kāi)始，逐步向上將這些相似的類組織在一起形成更大的概念。綜合法是將上述兩種方法結(jié)合起來(lái)運(yùn)用的方法。不管采用何種方法，均是從定義類開(kāi)始。比如，以檔案本體為例，采用自頂向下的方法，其中，最基本的類有檔案與檔案信息兩個(gè)。在檢索檔案信息時(shí)，用戶可將題目、檔案號(hào)、分類號(hào)、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等作為檢索條件。因此，頂層概念就是OWL Thmg，中間層概念包括檔案與檔案信息，底層概念中檔案對(duì)應(yīng)的是檔案類別，包括文學(xué)檔案、歷史檔案、科技檔案等；檔案信息對(duì)應(yīng)的是卷宗號(hào)、案卷編號(hào)、題名、文號(hào)、文種、密級(jí)、保管期限等信息。

三、利用Protege構(gòu)建檔案領(lǐng)域本體

根據(jù)目標(biāo)客戶的具體需求來(lái)建設(shè)檔案管理信息，以提高檔案管理的工作效率。Protege是基于面向?qū)ο蟮腏AVA的一種開(kāi)發(fā)工具，支持類、元類及屬性的OKBC兼容。在利用該工具構(gòu)建本體時(shí)共有4個(gè)步驟，包括需求分析、確定類與所屬層次、明確屬性，添加實(shí)例。在設(shè)計(jì)檔案檢索領(lǐng)域中的本體時(shí)，借助該工具生成OWL文件，達(dá)到檢索目的。

當(dāng)需要輸入實(shí)例時(shí)，必須先確定類與屬性的結(jié)構(gòu)。比如，要將一個(gè)有序的子類插入到已排好序的父類中，可選用數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)算法描述其中的任何一種插入算法，包括直接插入、兩路順序插入、表插入等。若要添加實(shí)例，還需利用Individuals標(biāo)簽內(nèi)的5個(gè)面板，涉及到的屬性內(nèi)容主要有類的思想、實(shí)例名稱、性能復(fù)雜性等。下面，我們以直接插入為例進(jìn)行闡述：Individual：直接插入排序算法。轉(zhuǎn)化為具體文字描述：某個(gè)有序序列[1...，i-1]，共有i-1個(gè)元素，若要插入r[i]，那么，序列的元素個(gè)數(shù)就變?yōu)閕個(gè)，新序列為r[...i]。在插入時(shí)必須注意存放序列的數(shù)組不準(zhǔn)越界，可采用順序查找算法，在r[0]的地方設(shè)立一個(gè)“監(jiān)視哨”，任何插入操作均是從“i-1”向前挨個(gè)搜索，記錄能在查找過(guò)程中順序往后移動(dòng)一個(gè)位置。簡(jiǎn)而言之，排序的過(guò)程需完成的插入操作有（n-1）次。將序列中的首個(gè)元素作為最簡(jiǎn)單的有序序列，并從第二個(gè)記錄開(kāi)始依次添加到該序列中，直到全部記錄均入到序列當(dāng)中。這里的序列是采用關(guān)鍵字進(jìn)行排序的。

檔案管理概念范文第5篇

[關(guān)鍵詞]高校檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

一、高校檔案的基本概念及目前現(xiàn)狀

（一）高校檔案的基本概念

高校在教學(xué)、科研、學(xué)生學(xué)習(xí)、管理過(guò)程中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的檔案資料，是一種不能再生的信息資源，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。作為歷史的記錄、知識(shí)的載體之一，它包括文件資料管理、校園文化建設(shè)、教師履歷管理、優(yōu)秀課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐記錄、學(xué)生學(xué)習(xí)和生活管理、學(xué)籍管理、招生與畢業(yè)就業(yè)工作、教學(xué)研究等方面的文字材料、聲像、電子資料，記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī)，匯集著最原始、最可靠的大量信息。同樣，學(xué)校檔案真實(shí)客觀地記錄了學(xué)校發(fā)展的歷程，是學(xué)校重要的信息資源，對(duì)學(xué)校具有重要的推進(jìn)作用。

（二）高校檔案管理現(xiàn)狀

隨著高校近幾年的規(guī)?；l(fā)展，高校的檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，其主要問(wèn)題表現(xiàn)在：

1.檔案管理工作地位低、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。隨著高校在“十一五”期間的規(guī)?；?、跨越式的發(fā)展，各種大型重要的會(huì)議活動(dòng)、重大的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)建設(shè)、科研項(xiàng)目與改革等重要的工作內(nèi)容與日俱增，相應(yīng)高校的檔案管理工作也愈發(fā)顯得重要。但由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，很多院校沒(méi)有明確的思考，只是簡(jiǎn)單的把檔案工作看成一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，提供查閱等服務(wù)，而沒(méi)有看出這項(xiàng)看似基礎(chǔ)的工作卻對(duì)學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)的決策提供最有價(jià)值的依據(jù)，在實(shí)際工作中沒(méi)有給予檔案工作足夠的重視。

2.檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全。目前許多高校甚至沒(méi)有配備專職的檔案工作人員，只是把檔案工作作為辦公室工作的一項(xiàng)職能，而辦公室工作繁多，對(duì)檔案工作必然會(huì)有所“輕視”，特別是各部門的兼職檔案人員身兼數(shù)職，他們最大程度上也只能按照歸檔范圍收集檔案資料，而具體的分類、錄入、利用等工作無(wú)力為之，更難以專心致力于檔案管理工作的鉆研。

3.資金投入不足、硬件條件差。由于投入的經(jīng)費(fèi)不足，一些高校的檔案管理部門檔案信息化建設(shè)所需的設(shè)備、館舍等基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全，信息化程度不高，計(jì)算機(jī)管理功能未能發(fā)揮作用，還不具備高效的檢索體系。另外還存在著一些學(xué)校受辦學(xué)用房的限制，連基本的檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室“三分開(kāi)”，都很難實(shí)現(xiàn)。

4.檔案工作的管理方式落后。在信息化時(shí)代的今天，手工還運(yùn)用于文書(shū)的整理立卷、歸檔等檔案管理工作中。這樣就造成立卷程序和方法還有點(diǎn)傳統(tǒng)，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型，把所形成的全部工作文件進(jìn)行區(qū)分和初步組合，然后檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件，擬寫案卷題名，排列卷內(nèi)文件并編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對(duì)案卷進(jìn)行裝封。這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人的素質(zhì)、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式。

二、高校管理發(fā)展趨勢(shì)

（一）樹(shù)立科學(xué)發(fā)展理念，用觀念創(chuàng)新助推檔案管理

觀念創(chuàng)新是推進(jìn)高校檔案管理工作的前提，重點(diǎn)要樹(shù)立三種觀念。一是“以人為本”的檔案工作觀念。一切工作都應(yīng)該圍繞如何服務(wù)和促進(jìn)人的全面發(fā)展，特別是教師隊(duì)伍教學(xué)水平的提高和學(xué)生整體素質(zhì)的提升。二是全面發(fā)展的檔案工作理念。堅(jiān)持高校檔案建設(shè)與院系、職能部門二級(jí)檔案建設(shè)的全面發(fā)展，并通過(guò)宣傳，使全體師生員工增強(qiáng)檔案意識(shí)。三是協(xié)調(diào)發(fā)展的檔案工作觀念，加快高校檔案工作發(fā)展步伐，促進(jìn)檔案工作與高校各項(xiàng)工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

（二）推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化水平

首先要求檔案工作人員要解放思想、樹(shù)立信息化意識(shí)，熟練掌握信息化管理工具的使用。目前由于軟件的限制和辦公條件的約束，很多學(xué)校只是實(shí)現(xiàn)了檔案的目錄級(jí)管理，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全文存儲(chǔ)，更談不上計(jì)算機(jī)輔助管理等。所以在保障了人員條件外，還要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入。制定出詳細(xì)可行的檔案信息化、數(shù)字化得標(biāo)準(zhǔn)。充分發(fā)揮校園網(wǎng)在檔案信息化建設(shè)中的作用，為查詢者提供網(wǎng)上查詢服務(wù)。

（三）立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（四）引進(jìn)、培養(yǎng)人才，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)