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檔案資料管理方案范文第1篇

【關鍵詞】房產(chǎn)測繪;成果資料;檔案;管理

房產(chǎn)測繪成果資料檔案是指房產(chǎn)測繪機構在從事房屋測量過程中形成的具有保存價值的文件、圖表、數(shù)據(jù)、業(yè)務記錄等信息資料，是重要的房產(chǎn)信息資源。房產(chǎn)測繪成果資料檔案來源于房產(chǎn)的測繪活動過程，是測繪人員運用測繪儀器、測繪技術、測繪手段通過現(xiàn)場調(diào)查、測定獲得房屋的自然狀況、權屬狀況、位置、數(shù)量等信息，再經(jīng)內(nèi)業(yè)繪圖、計算產(chǎn)生數(shù)據(jù)成果，最后將測繪過程中形成的相關資料進行歸集、整理而成。

測繪檔案管理工作是測繪業(yè)務管理工作的重要組成部分，是規(guī)范房產(chǎn)測繪健康發(fā)展、提高測繪成果質量需要。科學、規(guī)范的檔案管理是衡量一個部門管理水平的重要尺度。因此做好測繪成果資料檔案的管理是測繪機構面臨的重要課題，也是每個測繪工作者尤其是測繪檔案管理工作者應當給予關注的問題。

隨著住房制度改革的不斷深化，更是由于房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，導致房產(chǎn)測繪的業(yè)務量急劇增加，相應的房產(chǎn)測繪成果資料檔案的數(shù)量也隨之增多。如何科學、合理的登記、保存測繪成果資料，做好檔案的管理工作，使之發(fā)揮應有的功效，真正服務于社會和用戶，筆者結合幾年的測繪工作及成果資料檔案管理的經(jīng)歷，闡述一下測繪成果資料檔案管理的幾點體會：

一、紙質檔案資料必不可少，并應做到資料完整齊全、內(nèi)容準確

房產(chǎn)測繪成果資料檔案的主要內(nèi)容應包括：1、測繪委托方提供的與測繪項目相關的證明材料：如建筑施工圖、建筑工程施工許可證、建設工程規(guī)劃許可證、土地使用權證、有關特殊部位面積分攤說明等。2、測繪部門在測繪作業(yè)過程中形成的信息資料：如外業(yè)測量原始數(shù)據(jù)記錄、內(nèi)業(yè)繪圖計算分攤說明記錄、測繪技術設計書、測繪技術總結。3、測繪成果圖、表、數(shù)據(jù)等。

測繪成果資料檔案不同于其它文檔資料檔案，它是以紙質資料和數(shù)據(jù)形態(tài)共同存在的，不僅數(shù)量大，而且成果的獲取需要大量的人力、物力支持。如外業(yè)現(xiàn)場調(diào)查、測量；內(nèi)業(yè)繪圖、計算、審核、檢查驗收；測繪前技術設計、測繪后技術總結等諸多工序。如果檔案資料記錄不清楚、不完整，或丟失、損壞，一旦需要調(diào)閱查詢時資料不全或記錄不詳，小則需要補測、重測；大則涉及面積糾紛、經(jīng)濟賠償?shù)葐栴}，就會給測繪機構以及當事人造成經(jīng)濟損失。

在現(xiàn)實房產(chǎn)交易活動中，商品房預售許可制度和合同備案制度的實施，使建設項目在實施過程中就需要提供較為準確的房產(chǎn)面積數(shù)據(jù)用于房屋銷售、辦理預售許可證和簽訂買賣合同，我們稱之為房產(chǎn)面積預測算。建設項目在施工過程中設計變更是很常見的，有時一個項目會出現(xiàn)多次變更，因此預測繪數(shù)據(jù)很難“一錘定音”。出現(xiàn)變更情況，就必然會涉及到面積變化，就要進行面積的重新計算，因此歸檔時就要對每一次的變更圖紙、變更內(nèi)容、變更時間、變更測繪結果做詳細記錄，并要求委托方提供書面變更說明，做到“有據(jù)可查”。因為房產(chǎn)面積測繪數(shù)據(jù)的最終使用者是廣大消費者，我們要對數(shù)據(jù)的準確性負責，對消費者的質疑做出解釋。一但出現(xiàn)問題，能拿出“證據(jù)”，說明數(shù)據(jù)來源，從而規(guī)避不必要的責任，避免不必要的糾紛。

房產(chǎn)面積測繪有預測、實測之分，在測繪成果資料存檔時應當分類整理保存。在實際工作中可以對每一測繪項目按時間先后順序以丘（地）編號為卷名分別立卷，建立卷目錄。同時將測繪項目檔案按預測、實測分為預測繪卷和實測繪卷，預測繪卷做為臨時檔案卷，待實測完成后與實測資料一并按檔案管理規(guī)定的格式、順序組卷形成完整檔案，并按順序存檔。每一卷要建內(nèi)容目錄，存檔記錄要內(nèi)容詳細、字跡清楚，相關證明資料齊全、完整，與測繪項目相符。

二、從實際出發(fā)，適時建立電子檔案目錄

隨著時間的延續(xù)，測繪成果資料檔案數(shù)量必然會越積越多。采用傳統(tǒng)的手工管理模式，建立臺帳、編制目錄、保存紙質資料已不能適應檔案檢索查詢、利用及管理的需求。隨著計算機技術的快速發(fā)展，運用計算機技術管理檔案已成為發(fā)展趨式的必然要求。基本思方法是：以原有電子文檔為基礎，根據(jù)需要以統(tǒng)一丘（地）編號為主索引，建立測繪項目總登記表、測繪項目過程記錄表、測繪項目技術報告匯總表、測繪項目統(tǒng)計匯交表等實現(xiàn)不同查詢功能的excel工作表，在數(shù)據(jù)表之間建立關聯(lián)，從而實現(xiàn)按丘（地）編號、按坐落位置、按委托單位等內(nèi)容進行查詢的功能，這樣可大大提高測繪查詢、調(diào)圖環(huán)節(jié)的工作效率。

實踐證明，電子檔案目錄的建立，提高了工作效率，方便了檔案的管理、查詢工作，而且在入檔時能有效避免項目的重復登記、漏登記等現(xiàn)象。測繪成果資料可即時整理、隨時入檔，添加、清除、修改方便快捷?？傊㈦娮訖n案目錄，用計算機對房產(chǎn)測繪成果檔案進行管理，具有檢索迅速、查找方便，而且可靠性高、存儲量大、保密性好、存儲壽命長、成本低等優(yōu)點。

三、建立數(shù)字化檔案是房產(chǎn)測繪成果資料檔案管理的發(fā)展趨勢

2005年4月國家檔案局行業(yè)標準《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》為檔案數(shù)字化管理提供了技術標準方面的支持。

房產(chǎn)測繪成果數(shù)據(jù)最終用于房產(chǎn)登記交易，是房屋確權的基本依據(jù)。因此測繪檔案資料的查詢利用率是比較高的。在實際工作中，電子檔案目錄的建立，雖然提高了測繪工作的檢索、查詢效率，但它并不能反映成果檔案資料的全貌，對于需要了解數(shù)據(jù)詳細情況時，還是要調(diào)閱檔案原件。因紙質檔案有不易保管、當海量信息時查詢時間長等弊端，不能適應時展的要求。

將每一個測繪項目按測繪統(tǒng)一要求給定一個丘（地）編號，按時間先后排序，將該項目的證明資料、測繪部門業(yè)務資料、現(xiàn)場數(shù)據(jù)記錄等紙質資料通過計算機掃描技術轉化為能被計算機識別的數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時與電子檔案目錄的主索引實現(xiàn)關聯(lián)，利用計算機系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，使檔案的完整性、實用性更強。

面對大量的測繪業(yè)務信息，實現(xiàn)測繪檔案的數(shù)字化管理，在檔案管理方面將會起到很好的作用：一、查閱檔案可以通過計算機檢索，直接從系統(tǒng)中調(diào)出數(shù)字化文檔，而不必再去翻閱紙質檔案，從而降低了紙質檔案的使用頻率，延長了紙質檔案的保存時間。二、利用計算機的檢索功能，可以有效的剔除紙質檔案中人工整理時不易發(fā)現(xiàn)的重復資料，減少檔案頁數(shù)，有效節(jié)約了庫房空間。三、數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫可實現(xiàn)異地備份，提高檔案保管的安全性。

綜上所述，房產(chǎn)測繪成果資料檔案的數(shù)字化是房產(chǎn)測繪成果資料檔案管理發(fā)展的必然趨勢。以傳統(tǒng)檔案管理模式為基礎，采用科學手段，運用先進信息技術改造檔案管理方式，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，確保檔案安全、方便檔案查詢利用，將使測繪成果資料檔案管理工作實現(xiàn)質的跨越。

參考文獻

[1]《房產(chǎn)測繪技術與管理》.姚承寬.編.

檔案資料管理方案范文第2篇

實現(xiàn)基建工程檔案資料管理的科學化，不僅能夠發(fā)揮依據(jù)和憑證作用，還有利于經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展。筆者在總結自身多年檔案管理工作經(jīng)驗的基礎之上，具體分析了基建工程檔案管理科學化的意義，并提出了行之有效的檔案管理思路和方法，以期對基建工程檔案資料管理工作提供指導和借鑒。

關鍵詞：

基建工程；檔案；分類歸檔；檔案管理現(xiàn)代化；新能源

基建工程檔案管理即是對基建工程建設過程中形成的科學資料進行系統(tǒng)整理、分類采編的工作。為了更好的對檔案資料加以保存和查詢，充分利用檔案資料的借鑒作用，檔案管理者應該形成一套合理的有規(guī)劃的管理思路，并采取科學的方法提高管理水平。以下，筆者根據(jù)自身長期從事檔案管理工作的經(jīng)驗為新能源發(fā)電基建工程檔案管理總結出可行的思路方法。

一、系統(tǒng)分類整理

當下，基建工程檔案資料越來越受到重視，在國家檔案局制定頒發(fā)的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》中，基建工程檔案就被納為科技檔案的一大類別，并明確規(guī)定了對這類檔案進行管理建設的規(guī)章制度。

由于基建工程存在多個周期，其檔案資料也需要根據(jù)工程的不同環(huán)節(jié)、檔案資料的類型進行合理的、系統(tǒng)的分類整理，以提高檔案管理專業(yè)化水平。具體來說，對基建工程檔案的分類可以遵循以下思路：1）依據(jù)國家頒布的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、住建部頒布的《城鎮(zhèn)基建工程施工及驗收規(guī)范》、《城鎮(zhèn)基建室內(nèi)工程施工與質量驗收規(guī)范》所制定的準則，按要求對文件資料進行整理和歸檔。2）按文件材料內(nèi)容進行分類歸檔。為了使檔案資料的歸類更加有序，應該采取合理的方法來進行分檔，由于基建工程從設計方案到執(zhí)行再到驗收會經(jīng)歷多個互相關聯(lián)又相互獨立的環(huán)節(jié)，因此，可以以此為依據(jù)進行檔案的分類。根據(jù)工程實施的不同階段，基建工程檔案大致可以分為以下幾種類型：工程預備文件、工程施工文件、工程檢收文件、工程監(jiān)管文件。其中，工程預備文件包括項目申請資料、初步設計方案、財務預算資料等，主要是工程施工的前期預備階段形成的檔案資料；工程施工文件包括施工過程記錄、工程變更文書、施工資質證書等，主要是在實際施工過程中使用的檔案資料；工程驗收文件則包括工程檢驗的各項紀錄、檢驗合格證明等，主要是對已完成工程進行檢測過程中形成的各類資料；最后是工程監(jiān)管文件，不同于上述三類文件，監(jiān)管文件是貫穿于整個工程各環(huán)節(jié)的檔案資料，包括對工程監(jiān)理的規(guī)劃、監(jiān)理月報文件、財務文件等等。

基建工程檔案資料類別的初步劃分和歸檔有利于將眾多的資料文件系統(tǒng)的加以區(qū)分整理，便利檔案資料的建設和查詢。除了分類歸檔，還需要對各類檔案資料的質量進行檢查，并加以修改，使之能夠符合檔案資料的要求。

二、控制檔案資料質量

為了能夠更好的查詢和利用檔案資料，有必要提高檔案的質量，確保檔案符合國家規(guī)定、行業(yè)規(guī)定。具體來說，高質量的檔案資料需要符合以下條件：1）存儲的檔案資料最好為原件，若原件丟失，應該及時予以復原。2）須將檔案文件內(nèi)容與工程實際情況相對照，保證歸檔的檔案資料內(nèi)容真實可靠且符合國家技術規(guī)范。3）檔案資料須采用碳素墨水等耐久材料書寫，對于部分用易褪色材料進行書寫的資料，應該及時加以謄寫，確保檔案資料的持久保存。4）歸檔資料需要確保紙面潔凈，圖章清晰完備。5）對于檔案資料中文字材料和圖紙材料，應該檢查其是否符合國家標準規(guī)格，對不符合標準的文件及時進行修改。檔案資料的質量檢查非常必要，它關系到檔案資料的有效性，并會對此后檔案文件的查詢和利用產(chǎn)生深遠影響，因此，檔案管理者必須重視對各類檔案質量的檢查，確保檔案資料的合格性。

三、檔案管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代計算機技術的普及為檔案資料的現(xiàn)代化管理提供了良好的條件，因此，優(yōu)秀的檔案管理者需要對計算機技術有足夠的了解并能夠靈活的利用這些技術提高檔案資料管理的科學性和便利性，因此，實現(xiàn)檔案資料管理現(xiàn)代化首先要加強對管理者現(xiàn)代化技術的培訓，提高其利用如GPS系統(tǒng)、SCADA系統(tǒng)等現(xiàn)代化技術來管理檔案的能力。此外，建設更加先進完備的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)也至關重要，當前，在新能源開發(fā)行業(yè)，基建工程檔案管理的硬件設施還不盡如人意，有待投入更多的資金和設備。具體來說，一套完整的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應該包括計算機、掃描儀、光盤刻錄機等機器設備和縮微技術、光盤技術等，以實現(xiàn)基建工程檔案資料管理的數(shù)字化。除了在信息技術軟硬件方面的加強，在檔案管理科學化過程中，還需建立起標準化的檔案工作秩序，一方面不斷吸取其他部門檔案管理的寶貴經(jīng)驗，另一方面注重結合基建工程項目的特點制定和創(chuàng)新檔案管理機制。

四、結語

綜上所述，在新能源發(fā)電部門，基建工程檔案資料的科學管理不僅有利于對過往工程項目的記錄，還對以后的利用借鑒有很大幫助，因此，采用合理的管理辦法十分必要。對檔案資料的科學管理主要包括對眾多檔案的分類歸檔、對歸檔資料質量的檢查和及時修正、對檔案現(xiàn)代化管理的重視和引入。只有嚴格執(zhí)行這些步驟，才能夠更好地提高和完善檔案的整理和保存，更好地服務于檔案利用。

參考文獻

[1]陳梅英.基建檔案的重要性及其管理方法研究[J].中國新技術新產(chǎn)品.2011(03).

[2]李秀琴.試論如何利用綜合檔案資源管理系統(tǒng)軟件實現(xiàn)基建檔案的信息化管理[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2011(17).

檔案資料管理方案范文第3篇

關鍵詞：土建工程；資料整理；歸檔；要點

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、引言

土建工程竣工資料是土建工程使用、整修與日常維護的重要指導依據(jù)。詳細、全面的資料整理有利于土建工程竣工階段的質量控制與成本控制。全面詳實的資料是土建工程質量監(jiān)督與成本控制的重要的資料依據(jù)，對于土建工程的整體質量控制管理工作以及成本控制管理工作意義重大。同時，對于土建工程的竣工驗收工作也很重要，形成體系化的資料整理工作，有利于竣工階段的資料驗收順利通過，竣工階段的資料驗收包括工程綜合資料驗收、工程技術資料驗收以及工程財務資料驗收等。只有竣工階段的資料整理工作水平提升才能促進工程驗收的順利進行，使得土建工程投入使用實現(xiàn)其經(jīng)濟效益和社會效益。

二、土建工程竣工資料整理存在的問題

1、相關資料整理工作的法律法規(guī)不健全

以前國家也出臺過一些土建工程檔案方面的標準，工程部門也制定了一些規(guī)定。但隨著土建行業(yè)的發(fā)展，建設形勢的發(fā)展，這些規(guī)定、規(guī)范出現(xiàn)不夠細化，不夠全面的問題。導致土建工程資料整理工作無據(jù)可依、盲目歸檔的問題，經(jīng)常出現(xiàn)一些檔案資料歸在這一類可以，歸在另一類也可以的狀況，而且制定的分類辦法也不盡合理。而且另一方面土建工程資料檔案管理的責任劃分得也不明確，有些資料涉及好多單位，這些資料具體由哪個單位來制定，由哪個單位來管理都沒有明確的規(guī)定。

2、思想層面上不重視

過度重視工程建設而輕視檔案資料的管理、歸檔工作。這是一個頑疾。在土建工程的建設過程中，參加建設的各方，無論其關注點還是主要精力都放在了土建工程的實體上，重視實體建設施工，輕視相關資料整理。因為土建工程的實體是硬件，看得見、摸得著，實實在在能感覺到，有利于經(jīng)濟效益和業(yè)績的實現(xiàn)。而土建工程資料是軟件，是管理工作，做了之后，短時間內(nèi)不會出業(yè)績。往往到了要驗收的時候，參加建設的各方才突然發(fā)現(xiàn)，工程資料還是一片空白，于是急忙加工加點，突擊完成。其結果可想而知。錯誤的觀念是問題出現(xiàn)的根本原因。

3、檔案資料管理的制度不夠完善

土建工程涉及的專業(yè)比較多，參加建設的各方也制定了一些資料管理的制度，但遠遠不夠。難以保證資料管理工作有效、有序地展開，在技術、文件的通知管理方面制度不完善，資料、技術亂用編號，這樣一來，在最后歸檔時自然十分困難，甚至難以展開。此外，在資料的保存和移交方面也沒有專門的管理制度與之相對應，尤其在大規(guī)模土建工程建設時，具有周期長的特點，土建工程的負責和直接工作的人員也是經(jīng)常換，在工作人員變動時，資料的移交顯得尤為重要。但是，由于缺乏專門的制度，導致資料移交時經(jīng)常手續(xù)不全，資料常常遺失，給資料最后歸檔帶來了很大的損失。

4、專業(yè)管理人員的缺乏

資料的管理和歸檔工作是一門十分難做的工作，因此需要十分專業(yè)的資料管理人員。專業(yè)的土建工程檔案資料管理人員需要既懂得檔案管理方面的專業(yè)知識，又懂得土建工程方面的專業(yè)知識，如施工材料、技術以及數(shù)據(jù)分析等。目前土建資料管理人員存在的問題就是缺乏專業(yè)性綜合性的管理素質，造成資料整理相關的專業(yè)人員十分缺乏，資料整理工作難以做到位。

5、資料整理不規(guī)范

在土建工程建設過程中，檔案資料的整理存在不規(guī)范的問題。在土建工程建設過程中，參加建設的各方在工程資料的管理上，都投入了一定的人力、物力、財力、機械設備以及施工材料，也做了一些有用的工作。但對于資料整理工作來說，卻缺乏規(guī)范，例如：體檢工程建設日常記錄亂填亂寫，文件、圖紙、設計方案不用統(tǒng)一的規(guī)格，資料不按類存放等。由于工程建設過程資料管理的不規(guī)范，到最后資料進行歸檔時工作繁雜，難以做起，這更是直接導致了土建工程到最后驗收難的問題。

三、加強竣工斷資料整理的措施

針對資料管理、歸檔工作出現(xiàn)的相關資料整理工作的法律法規(guī)不健、全思想層面上不重視、檔案資料管理的制度不夠完善、專業(yè)管理人員的缺乏以及資料整理不規(guī)范的問題，提出以下加強措施，以加強資料整理工作水平。

1、轉變觀念，對檔案管理、歸檔工作要進行足夠的重視。參加建設的各方應盡快轉變只重視工程而忽視檔案管理的觀念，提高對檔案管理工作的認識，這是解決問題的關鍵，觀念上的不重視是問題產(chǎn)生的根源，除掉根源才能根本解決問題，保證檔案資料按時按質按量完成。

2、健全完善組織機構。從工程一開工，參加建設的各方應立即建立專門的檔案資料管理部門，不可由其他部門兼任。尤為一提的是建設部門，在工程開始建設之時應立即成立檔案管理中心室，負責整個工程的檔案管理、歸檔工作。而且檔案管理中心室應是一個獨立的部門，他的職責是對其他單位以及建設單位內(nèi)部的檔案管理、歸檔工作進行監(jiān)督、催促和協(xié)調(diào)。施工、監(jiān)理、設計等部門也應成立專門機構對本單位的檔案管理、歸檔工作進行負責。

3、完善資料管理制度。主要由建設單位負責。建設單位應參照國家和行業(yè)的相關規(guī)定制定《土建工程竣工資料管理、歸檔辦法》以及相應的《實施細則》。從檔案資料的形成到日常的管理，再到最后的歸檔，都要有相關的管理制度與之對應。在實施過程中，還應根據(jù)實際情況進行刪減和增加。

4、以建設單位為主，以其他參加建設的各方為輔，所有單位共同努力。建設單位是參加土建工程各單位的龍頭，也是主線，他全面負責土建工程的建設。因此在改進檔案管理、歸檔工作時建設單位理所當然需要發(fā)揮主導作用。監(jiān)理、材料供應等各方也應各司其職，負責自己職責范圍內(nèi)的檔案管理、歸檔工作。監(jiān)理單位的責任尤其重大，他不但要負責本部門的檔案管理、歸檔工作，還應負責對被監(jiān)理各方的檔案資料進行審查、簽證的工作，其任務十分重。

5、加強日常的檔案管理工作

檔案資料是日積月累地積累起來的，日常的檔案資料管理工作也十分重要。日常的檔案資料能否做好直接關系著最后檔案資料的歸檔。做好平時的日常檔案資料管理工作，保證日常檔案資料的完整、系統(tǒng)和規(guī)范，可以減少檔案資料最后歸檔時的難度。日常的檔案資料工作應注意：填寫檔案時按統(tǒng)一要求，文件的規(guī)格要統(tǒng)一，文件的分類要按統(tǒng)一標準，對設計變更要做好登記。

6、實施檔案資料分段整編計劃。

這個方法可以減少檔案資料最后歸檔時的工作量。在土建工程開工前，根據(jù)土建工程的施工進度和階段制定檔案資料的分段整編計劃。盡量使檔案資料的收集、移交和整理與土建工程保持同一個進度。土建工程建設進行到了哪一個階段，檔案資料整理工作也應同步推進工作進度。避免將所有的檔案資料整理工作堆積到最后。土木工程項目每有一個完成，這個項目的檔案資料應立即同時進行驗收、歸檔。另外還要注意建立獎懲激勵機制，運用經(jīng)濟手段對檔案管理、歸檔工作進行支持。

四、結語

土建工程竣工資料的整理工作對于工程的驗收意義重大，是推進土建工程順利驗收投入使用的重要依據(jù)。因此建設單位要重視竣工階段的資料整理工作，注重在工程前期的設計、施工階段的資料及時整理，以便于竣工階段的資料整理工作水平的提升。

參考文獻：

檔案資料管理方案范文第4篇

關鍵字： 醫(yī)院 基建 檔案資料

【分類號】：R197.322

隨著近年來醫(yī)院基礎建設項目增加、規(guī)模擴大，并且因為其還具有建設周期長、資金投入大、協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)多的特點，所以醫(yī)院基建檔案資料的整理歸檔就顯得十分重要，其不但體現(xiàn)了工程質量的實際狀況，反應工程的真實面貌，而且也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，可以為醫(yī)院的建設、維修、管理、改擴建服務。

1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院的基建檔案資料主要是基建項目從立項到竣工交付使用后的各種手續(xù)、證件、批復、合同協(xié)議、變更等各種類的資料。檔案資料是一種不可再生的寶貴信息資源，參與建設的每位人員都有義務和職責做好收集、保護、歸檔工作。

醫(yī)院工程基建檔案資料體現(xiàn)了參建單位按照建設法律法規(guī)、規(guī)范標準、強制性條文的執(zhí)行建設過程中的全面控制情況，并且是為工程質量責任提供真實有效的法律依據(jù)，還為城市基礎建設及現(xiàn)有工程新建、擴建、改建、維修、管理提供現(xiàn)實數(shù)據(jù)，同時通過對檔案資料的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析發(fā)現(xiàn)和處理質量、安全、管理等各方面的問題。

2 醫(yī)院基建工程檔案的管理

醫(yī)院基建工程檔案資料的管理是一個全過程控制工作，工程檔案資料應保持真實可靠性，不可隨意涂改，并按照工程進度同步進行收集、整理、移交。工程檔案資料一般應使用原件并且具有字跡清楚、圖樣清晰、圖標整潔，當使用復印件的時候要具有可追溯性；需要多方簽認的資料文件應由責任單位負責，并且簽字蓋章齊全，內(nèi)容完整真實，并且逐步進行信息化管理，適于長久保存。

對于作為建設單位的醫(yī)院主體來說必須對資料的管理負總責，并建立資料管理規(guī)章制度，并和監(jiān)理一同督促和規(guī)范施工單位資料文檔的管理制度，將資料管理納入到工程建設的各個環(huán)節(jié)和各個人員的職責范圍，醫(yī)院建設單位應該負責過程中勘察、設計、監(jiān)理、施工等單位組卷歸檔的工程資料；特別是對列入城建檔案管接收范圍的工程，建設單位應在組織竣工驗收前提請城建檔案館對竣工資料進行預驗收。

3 醫(yī)院基建檔案文件的形成

從醫(yī)院項目立項建設開始到竣工驗收資料提交過程中，期間要針對各個階段形成各種檔案資料文件，一般如下：

1 項目申請階段主要進行《項目建議書》的編制及主管部門對項目建議書的批復。

2 在項目立項階段主要是進行《可行性研究報告》和《規(guī)劃意見書》的編制及主管部門批復。

3 對列入年度建設計劃的醫(yī)院項目進行年度計劃項目申報及上級部門下發(fā)年度計劃項目表。

4 在征地階段主要進行《規(guī)劃意見書》、《建設項目用地預審意見》、《建設用地規(guī)劃許可證》、《建設用地批準書》、《國有土地使用證》、《地形測量報告》等文件的辦理形成。

5 在勘察階段進行勘察招投標工作，形成《建設工程勘察合同》、《工程地質勘察報告》、《水文地質勘察報告》等。

6 設計階段進行設計招投標工作，形成《建設工程設計合同》、《建設工程設計概算》、《初步設計及設計說明》等；報審階段形成《設計方案審查意見》、《建設工程規(guī)劃許可證》

7 施工圖編制階段形成《施工圖及設計說明》、《設計計算書》；報審階段形成《施工圖設計文件審查通知書》、《施工圖審查報告》、《建設工程消防設計審核意見》等。

8 監(jiān)理招投標階段形成《監(jiān)理中標通知書》、《建設工程委托監(jiān)理合同》。

9 施工招投標階段形成《施工中標通知書》、《建設工程施工合同》。

10 辦理開工手續(xù)形成《建設工程質量、安全監(jiān)督手續(xù)》、《建設工程施工許可證》、《施工現(xiàn)場移交單》

11 在施工階段要注意《工程變更及簽證》、《專項驗收文件》。

12 在預驗收前形成《建設工程竣工檔案預驗收意見》、《單位工程竣工預驗收報驗表》、《單位工程質量控制核查報告》、《單位工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄》、《單位工程觀感質量檢查記錄》、《工程竣工報告》、由勘察、設計、監(jiān)理單位出具的《工程質量檢查報告》。

13 驗收階段形成《工程竣工報告》、《單位工程質量竣工驗收記錄》

14 工程移交階段形成《竣工移交證書》、《房屋建筑質量保修書》

15 移交后辦理《建筑工程竣工驗收備案表》并向城市檔案館移交工程資料。

上述資料應該按照類別按照形成的時間先后進行歸檔整理編號，必須包括立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設計文件，工程招投標及合同文件，工程開工竣工過程資料文件，工程影音文件等。

3 醫(yī)院基建檔案資料管理需要注意的問題

醫(yī)院基建檔案管理工作的關鍵是全員重視，而工程的管理、設計、技術人員和施工人員全程參與工程項目，大量的檔案產(chǎn)生于此，必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識，及時歸檔，認真整理，確保檔案資料的完整、準確、真實性。同時應該把醫(yī)院基建檔案管理工作要納入醫(yī)院計劃管理中，從制度上提升檔案管理的重要性，真正解決檔案不被重視管理的問題。 伴隨著醫(yī)院的發(fā)展，要做好基建檔案利用、再開發(fā)工作，基建檔案資料所能提供信息逐步放大，積極開發(fā)利用檔案信息，提高檔案工作的效率，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足不同的利用要求，從而達到檔案價值的真正目的。

4 結束語

醫(yī)院基建工程是關系到社會民生的百年大計，而基建檔案資料的科學管理、有效利用則是保障醫(yī)院建筑建設、維護、使用的基礎，因此必須把醫(yī)院基建檔案資料做到規(guī)范化、標準化、信息化，積極開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源，為醫(yī)院發(fā)展提供完整、正確、真實的基建資料，充分發(fā)揮基建檔案在醫(yī)院管理決策工作中的重要作用。

參考文獻：

檔案資料管理方案范文第5篇

關鍵詞：水電施工企業(yè)檔案管理

中圖分類號：C29文獻標識碼： A

在全社會環(huán)保意識不斷提高的今天，水電作為一種可再生的情節(jié)能源，成為國家保障能源供應的最佳選擇之一。一大批不同規(guī)模及型式的水電工程項目如雨后春筍,星羅棋布在各條江河上。水電施工企業(yè)作為工程建設的主體，掌握了工程建設現(xiàn)場的第一手資料，將成為竣工檔案資料的基礎，其檔案資料質量直接關系到工程質量評優(yōu)和達標投產(chǎn)考核。為此,水電施工企業(yè)做好工程建設的同時,必須做好項目檔案管理工作，保證歸檔的資料質量，為整個水電項目建設和使用增值。本文將闡述水電工程建設項目檔案管理的意義和不足，以及更好做好檔案管理工作的對策，以供參考。

一、水電工程建設檔案管理的意義

1、為工程糾紛提供法律依據(jù)

水電工程建設周期長、參與單位多、協(xié)調(diào)內(nèi)外關系復雜，各專業(yè)分包商多，工序交接繁瑣，甚至會遇到不可抗力因素影響。所以，一旦出現(xiàn)一個或者多個問題，時間長了就會累積、演變成糾紛和矛盾，會給工程建設及質量產(chǎn)生很大的影響。比如：工程建設時是否按照標準化的程序施工，有無偷工減料，進場原材料是否合格，中間產(chǎn)品質量是否達到設計要求，單元工程質量是否到達質量標準，進度款是否按時支付，質量缺陷是否按照要求修補和處理等等。這些問題會在工程建設過程形成的資料中反映，每一個施工活動都會形成記錄資料。所以，全面、準確的工程檔案資料將為糾紛和矛盾的解決提供法律依據(jù)和憑證。

2、為工程信息查詢提供依據(jù)

工程檔案是施工活動中形成的大量真實記載，客觀反映工程內(nèi)部結構和聯(lián)系。包括各分部（項）工程施工方案、措施、隱蔽工程施工、質量驗收資料、設計文件及圖紙以及工程建設過程中的往來文函等，都能在檔案資料中真實的記錄和反映。這些檔案資料對工程的使用、維修、改建、擴建、拆除具有指導作用，對防范自然災害的破壞及破壞后的修復建設都有著不可替代的作用，更是預防自然災害、減少損失的重要手段。

3、施工企業(yè)的無形資產(chǎn)

工程檔案管理在一定程度上反映企業(yè)的管理能力，也是一個企業(yè)軟實力的集中體現(xiàn)。竣工檔案作為水電工程的一個專項驗收項目，其檔案歸檔水平會影響到整個工程是否能通過最終的竣工驗收，更直接影響到施工企業(yè)的合同履約能力。良好的合同履約能力將為企業(yè)贏得良好的聲譽，幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中展現(xiàn)雄厚的競爭實力，逐步成為企業(yè)的無形資產(chǎn)。

4、開發(fā)新技術、新工藝的依據(jù)

在國內(nèi)水電定額調(diào)整周期比較長，而物價水平的大幅上漲，為了降低工程施工成本，水電施工企業(yè)不得不進行技術開發(fā)、技術革新和施工方案優(yōu)化。因而，要想取得技術開發(fā)和革新上的突破，就需要不斷從項目施工方案、技術資料中收集各種數(shù)據(jù)和資料，進行專門的對照、研究、總結和開發(fā)。作為技術方案載體的工程檔案資料，其內(nèi)容有可能成為先進的施工工藝產(chǎn)生的前身。合理利用檔案，對水電施工企業(yè)新技術、新工藝開發(fā)具有重要的意義。

二、水電工程建設檔案管理的不足

我國水電建設實行流域梯級滾動開發(fā)，建設完成后隨即交付運營單位運行。在交付運行前，要進行竣工驗收。檔案驗收作為竣工驗收前必須通過的專項驗收項目，已經(jīng)引起了項目法人的高度重視。所以，檔案管理工作有了決策層的支持，已取得重大進步,也日益趨于規(guī)范，但目前還存在以下不足:

1、工程檔案管理意識淡薄

為了使水電站早日蓄水發(fā)電，盡快為投資方創(chuàng)造效益。業(yè)主、監(jiān)理以及施工企業(yè)往往會更注重工程的有形建設,而忽視檔案資料的收集整理，沒有把檔案管理和工程建設同步起來，檔案管理意識淡薄。施工企業(yè)的項目經(jīng)理部更是全身心投入施工生產(chǎn)，所有工作都為施工生產(chǎn)工作讓路，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設管理中。特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務重等情況下,只重視建設項目的進度、質量和資金的控制,而忽視了工程檔案工作的資源投入，從思想意思上沒有重視檔案管理工作。

2、檔案管理工作開展不及時

水電項目檔案管理點多、面廣、量大,牽涉到較多的部門和單位。比如：施工企業(yè)內(nèi)部各部門、材料采購商，以及專業(yè)工程分包商等。在工程建設開工之初，沒有及時建立健全、有效的檔案管理規(guī)章制度,或者建立起來的規(guī)章制度得不到有效的落實。檔案管理實施細則未及時跟上,對各單位和部門缺乏完善的約束機制。另外，檔案管理工作在開工之初得不到不重視,沒有在各單位之間形成系統(tǒng)的工作規(guī)則，往往會造成執(zhí)行不到位,出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞、忽視,以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。再者，施工企業(yè)項目經(jīng)理潛意識認為隨便一個人都能做竣工資料，因而沒有配備具有專業(yè)知識背景和實際工作經(jīng)驗的檔案管理專職人員，或者專職檔案管理員工作主動性不強，沒有做到定期收集檔案資料，并加以整理。等到工程項目完工需辦理竣工驗收手續(xù)時,再來組織大量的人力、物力,突擊補充檔案資料,導致工程竣工檔案“事后算總賬”的被動局面。

3、檔案資料質量不高

雖然目前水電施工技術已經(jīng)達到較高的水平，但是水電工程建設仍需要數(shù)年時間。水電施工企業(yè)因為工作環(huán)境艱苦，導致人員流動性非常大。而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性,各單位對建設過程中形成的資料未及時收集和妥善保管,檔案資料不能按規(guī)定及時移交和定期整理歸檔。而且，在施工期間形成的質量評定資料填寫不規(guī)范、亂涂亂改的現(xiàn)象普遍存在，甚至有質量表格填寫錯誤的情況。這些現(xiàn)象導致檔案資料的真實性、完整性、準確性難以控制，從而影響到檔案資料的質量。

4、檔案管理人員配備不足

因對工程建設檔案管理不重視,企業(yè)或參建單位配備的檔案人員少,多為兼職人員,檔案管理人員工作穩(wěn)定性差,而且對水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉,使得水電工程檔案管理質量較差,無法達到國家規(guī)定的檔案管理驗收標準。

三、應對水電工程建設檔案管理問題的措施

1、提高檔案管理意識

為加強對水電工程建設檔案的有序管理,在工程項目開始時對企業(yè)各部門人員進行檔案法律法規(guī)的培訓和教育,增強工程檔案意識,爭取各方面的配合與支持,提高他們做好水電工程建設檔案管理的自覺性和責任感。尤其要向企業(yè)各部門負責人宣傳,增強他們的檔案意識,樹立“依法治檔”的觀念,爭取他們的重視和支持,擺脫檔案管理的處于被動的局面。

2、資料管理必備的專業(yè)技能

水電工程涉及的專業(yè)較多，知識面廣。比如：大壩基礎處理、壩基開挖與保護、金屬結構制作安裝、大壩安全監(jiān)測等。工程檔案資料都是出自施工現(xiàn)場一線。做好檔案資料管理必須熟悉施工工藝過程和工藝控制特點，了解施工工藝流程，具備一定的的水利水電專業(yè)知識。檔案資料管理工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業(yè)工作，所以必須具備一定的水電施工專業(yè)知識、檔案專業(yè)知識及操作計算機建筑應用軟件的能力。

3、提前介入工程建設前期

檔案管理人員提前介入工程建設前期，能通過實地查看工程建設原始面貌。對施工范圍和工程結構有一個初步的認識，能夠掌握所承包的工程專業(yè)劃分情況，熟悉施工圖各專業(yè)包含內(nèi)容，這就為后期檔案管理節(jié)省檢索時間，提高借閱效率。例如借閱者要查看某分部工程施工圖，檔案員不用再全部施工圖紙，因為檔案員在前期設計藍圖分發(fā)時就已經(jīng)熟悉了圖紙專業(yè)涵蓋內(nèi)容，就會直接檢索到相應的分部工程圖紙。然后，對自工程開工之初所涉及到的設計調(diào)整和修改，有一個直觀的認識，對竣工圖的修改、編制有非常大的幫助。再就是熟悉和校核各類文件，比如：設計變更、工程聯(lián)系單、工序報驗單以及其它文件材料的文件編號、書寫材料和紙張是否符合標準，以及施工單位、監(jiān)理單位和建設方人員審核簽字是否齊全。如果檔案員不提前介入發(fā)現(xiàn)問題，等到工程竣工結束后竣工文件移交給檔案室時再發(fā)現(xiàn)問題，而相應的工程人員已調(diào)到另外新項目，就很難對文件進行補充齊全。