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摘要：本文著重論述新形勢下學校教師人事檔案管理情況，分析檔案管理中存在的問題，并提出具體優(yōu)化策略，旨在更好地促進學校教師人事檔案管理又好又快發(fā)展。

關鍵詞：學校教師；人事檔案；檔案管理

人事檔案是客觀反映個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)的一種記錄方式，也是客觀反映一個人成長發(fā)展的重要依據(jù)，有著現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性等一系列的特點。在學校教師人事檔案管理過程中，人事檔案能夠有效整合教師在進入學校后的一系列工作情況和個人發(fā)展情況。有效進行學校教師人事檔案管理工作，對于教師今后的升職或是評職等工作有著重要的意義。

一、學校教師人事檔案管理概述及價值分析

（一）管理概述

學校教師的人事檔案管理工作主要包括以下幾部分：首先需要收集教師的相關資料，將教職工的若干身份信息和工作信息收集整合起來，確保信息的真實性、準確性和動態(tài)性，這也是學校內(nèi)部教師人事檔案管理工作質(zhì)量的基礎。其次要鑒定并分類管理學校成員的檔案，例如不同專業(yè)部門的。教師的個人檔案需要分類管理，還要保證相關工作人員能夠?qū)γ恳环萁處煓n案做到非常熟悉。最后是要對檔案進行復印、剪裁、包裝、整理和收集，或是按照班級和年級教學單位進行分類入庫保管，隨時利用。

（二）價值分析

對于學校內(nèi)的許多教職工而言，其人事檔案可以真實客觀準確地記錄教職工自身的個人信息、工作經(jīng)歷、能力業(yè)績等一系列的內(nèi)容，也會成為學校今后對于教職工綜合測評的重要標準。同時，學校教師人事檔案對于學校的科研教學制度等方面也有著重要的思路依據(jù)和保障。因此，建立成熟完善的學校教師人事檔案，可以充分調(diào)動各方面的資源，提高教師的工作積極性，在促進教職工教學質(zhì)量和教學技能提升的同時，從根本上提高學校的綜合教學水平。學校教職工人事檔案，也包括學校的若干附屬單位教職工的具體信息，或是對于一些已經(jīng)離職教職工的檔案以及已故教職工的檔案管理，這些檔案管理對于今后新教職工的人員培訓或是選拔等方面也有著較大的參考和借鑒價值。

（三）主要內(nèi)容

歸檔制度：在整個人事檔案管理的過程中，第一點是要對最新入職的人事檔案以及新加入的的人事材料，及時進行歸檔處理。在整個過程中必須要仔細核對相關資料，認真檢查確認所有的資料是否滿足歸檔的要求。第二點是要根據(jù)相關材料的內(nèi)容性質(zhì)以及屬性等不同的內(nèi)容，確定檔案的存放位置，需要用到檔案的時候可以隨時進行查找，提升工作的效率。第三是要將所有的材料名稱以及相關的說明記錄在案，在材料清單表中做好記錄，方便后期查找和搜尋工作。核對檢查制度：在整個人事檔案管理的過程中，必須要對材料進行核對和檢查，以此來確保所有檔案能夠準確和完整。必須要對檔案保管的環(huán)境進行檢查，確保所有的材料本身并無損壞，做好防水、防火、防盜等相關的措施安排。檢查工作并不只是在增加新檔案時才去做，而是應當定期進行，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，采取措施及時解決。轉遞制度：學校教師在整個人事檔案管理的過程中，由于升職變遷或者是工作崗位的變動等，都會導致整個檔案內(nèi)容不斷地增加，所以人事檔案的轉遞工作活動，也成為了整個學校教師人事檔案管理中的重要內(nèi)容。保密制度：保密工作是人事檔案管理工作的重要內(nèi)容。在工作活動開展的過程中，除了對相關檔案管理工作人員加大教育，讓檔案管理工作人員認識到人事檔案管理工作具備很高的嚴肅性，不斷地提升工作人員的保密意識，同時也必須要不斷加強保密制度的建設。對于違反相關規(guī)定的人員必須要加大處理的力度，針對違反法律法規(guī)的人員要依法追究其刑事責任，只有不斷樹立嚴格的管理意識，才能夠提升工作人員的重視程度，促進工作活動的順利開展。

二、學校教師人事檔案管理過程中存在的問題

（一）教師人事檔案管理的目標不夠明確

教師人事檔案管理的目的是為了更好地整合學校內(nèi)教職工的相關數(shù)據(jù)資源，并以動態(tài)的方式來記錄其成長和發(fā)展，也能夠為日后教職工的升職評級等提供明確的思路依據(jù)，更有利于學校教師資源的優(yōu)化配置。但是仍有許多學校內(nèi)部的教師人事檔案管理缺乏明確的思路依據(jù)和整體目標，管理意識仍然停留在計劃經(jīng)濟時期，沒有真正認識到教師人事檔案管理，對于學校長遠發(fā)展的重要性，管理工作過于片面且簡單。許多檔案管理人員并沒有認識到自己工作的重要性，甚至把自己的工作看作是可以用來養(yǎng)老的工作，由于對檔案管理工作的忽視，也會造成教師的檔案管理疏漏過大，一旦出現(xiàn)問題卻無從查詢其責任根源。

（二）教師人事檔案管理缺乏創(chuàng)新且過于陳舊

目前我國仍有許多學校內(nèi)部的教師人事檔案管理與新時期素質(zhì)教育下對于學校的教師人事檔案管理要求存在較大差距。并且檔案管理保存的環(huán)境較差，由于許多學校更加側重教學質(zhì)量，卻忽視了檔案管理，檔案管理的保存環(huán)境參差不齊。甚至個別學校的檔案管理工作環(huán)境十分簡陋，將庫房當作檔案管理工作場所，許多檔案以紙質(zhì)為主，當室內(nèi)的濕度過大，容易受潮，也會造成檔案的損壞。還有一些學校對于教師人事檔案管理方面的資金投入力度不足，使得檔案管理仍然需要靠人工手動翻閱記錄為主，不僅會出現(xiàn)誤差，更會加重檔案管理工作人員的工作強度。并且缺乏先進信息技術的應用，紙質(zhì)檔案管理沒有被電子化檔案管理所取代，過于落后的檔案管理方式，無論是查詢或是資料的整合都會存在較大難度。

（三）學校教師人事檔案管理體系不夠健全

檔案管理的專業(yè)性人才較少，缺乏補充性的管理力量，許多學校內(nèi)部的教師人事檔案管理仍然是由其他部門的工作人員兼任，也正是因為兼職缺乏專業(yè)知識，檔案管理保存信息化操作等方面十分落后，造成教師人事檔案管理混亂情況十分嚴重。再加上上述分析得知，一些學校對于教師人事檔案管理方面的資金投入相對有限，培訓經(jīng)費捉襟見肘，也很難提高內(nèi)部檔案管理工作人員的綜合工作能力。而管理制度不完善會從根源上影響其檔案管理效果，目前國家有專門的檔案管理制度，但是在具體學校中的執(zhí)行力度不強，許多學校在執(zhí)行制度方面仍然存在較大出入。還有部分學校會直接照抄上級檔案部門的相關管理條例，使得管理條例缺乏實踐性和操作性，沒有結合學校的自身情況綜合考量。此外，檔案管理的監(jiān)督力度不足，監(jiān)管不到位，促使學校放松了檔案管理的工作，也會影響其檔案資源的整合和管理效果的發(fā)揮。

（四）交接過程存在困難

學校教師人事檔案管理工作是一個需要長期開展的工作，在整個工作活動開展的過程中，難免會存在一些人事方面的變動。雖然在交接的過程中會有交接清單、交接記錄、遵循相關的交接制度和規(guī)定等等。但是由于檔案清單相對復雜，面對文件柜中的一系列檔案，在相對較短的時間內(nèi)根本無法清楚核查。尤其是一些信息記錄的準確性，更是無法深入地核對。所以在整個交接過程中存在很大的困難，往往會出現(xiàn)需要的材料找不到、標注不清晰、有歧義等等，都會給整個檔案管理工作帶來很大的困難，不利于后期工作活動的開展和深入。

三、學校教師人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）明確教師人事檔案管理目標

明確教師人事檔案管理目標是學校教師人事檔案管理的優(yōu)化策略之一。通過上述分析得知，目前我國仍有許多學校教師人事檔案管理工作的目標不夠明確，缺乏成員發(fā)展規(guī)劃，使得一系列的檔案管理工作僅停留在表面，無法發(fā)揮出實質(zhì)性的作用。針對這一情況需要從以下幾方面入手：第一，教師人事檔案管理需要朝向規(guī)范化的方向發(fā)展。與其他檔案相比，教師檔案管理具有一定的特殊性。在檔案管理過程中，工作重點應該更加側重于人事資料梳理，而人事資料更多是以記錄年代和重要事件為主。在接收教師人事檔案過程中，需要將教師的一些重大事件和年代事件進行核對，確保其信息準確無誤。當教師的檔案需要變動時，也需要針對其信息添加內(nèi)容等進行及時有效的記錄，并與人事部門進行核對。第二，確保教師檔案信息化管理的準確性。在新時期學校教師人事檔案管理的信息化過程中，務必要確保錄入的精確性，還要及時與電子版和掃描版彼此之間反復核對，確保錄入信息無誤。除此之外，信息檔案也需要明確分類歸檔，并且要保證人事檔案的安全性、隱私性和保密性。第三，在整個工作活動開展的過程中，還需要不斷地拓寬檔案管理的思路。當前，隨著學校教師人才隊伍建設的力度不斷增大，檔案管理工作也必須要不斷豐富內(nèi)容，有效地拓寬思路。首先是要不斷豐富檔案記錄的內(nèi)容，積極地拓寬檔案管理的類別。學校的管理層可以通過檔案的方式了解到更多教師的專業(yè)優(yōu)勢和特長，以此來推動工作的開展。其次是為電子檔案附加不同種類的分析系統(tǒng)，例如統(tǒng)計系統(tǒng)可以通過數(shù)據(jù)分析的方式，更好地了解檔案使用的具體情況，還可以利用專業(yè)特長系統(tǒng)為教師提供專業(yè)特長分析，分析當前學校各學科人才所占的比例結構等等。通過這樣的方式，有效地拓寬檔案管理的思路，促進檔案管理工作更好地開展。

（二）創(chuàng)新教師人事檔案管理機制

創(chuàng)新教師人事檔案管理機制是學校教師人事檔案管理的又一優(yōu)化策略。對于學校內(nèi)部教師人事檔案管理業(yè)務，需要充分考慮教師這一職業(yè)的特殊性，以及今后職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃的長遠性，因此，人事檔案管理不僅要服務于教學，更要服務于整個教學工作的各個環(huán)節(jié)。首先，要創(chuàng)新檔案存檔管理超強科學化規(guī)范化的方向發(fā)展。第一點，要設立專屬的檔案，設立儲存檔案專用的卷柜，還要保證檔案室的溫度、濕度適當，更是需要隨著天氣的變化而調(diào)節(jié)室內(nèi)的溫度，確保內(nèi)部的檔案能夠處于相對理想的環(huán)境下儲存。第二點，對于已經(jīng)破損的檔案要及時修復和管理，特別是一些破碎的紙張，若有必要也可以采用裱糊或脫水處理。第三點，檔案在成卷時要及時裝進去，需要標記并粘貼牢固。其次是電子信息檔案的功能化。之所以要使檔案信息化、電子化，其目的是為了進一步增強檔案管理的功能，使得檔案管理能夠朝向新時期學校教師人事檔案管理的需求邁進。例如引進先進信息技術，確保應用檔案管理的相關軟件系統(tǒng)在登錄訪問環(huán)節(jié)時，要明確設定管理后臺，也需要有訪問記錄，包括時間日期、訪問內(nèi)容等等。除此之外，檔案管理的信息化和電子化也可以通過微信公眾號或APP的形式向?qū)W校內(nèi)部公開，使每一個教師都可以通過測評系統(tǒng)隨時對自己測評，并對其他教師的職業(yè)生涯情況進行訪問。在檔案管理工作活動開展的過程中，人事檔案的增項設定可以由學校內(nèi)部相關的管理人員自行制定一系列的管理制度，同時也必須要向相關的檔案管理部門進行報備和說明。增項設定是根據(jù)教學和職稱評定的需要有根據(jù)地進行設置，在設置的過程中，包含不同的內(nèi)容。首先是關于教師平時的獲獎情況，主要包括獲獎的級別、獲獎的類型、獲獎的次數(shù)等相關的信息進行詳細的記錄。第二則是教師學術研究成果的統(tǒng)計，主要包括教師在整個工作活動開展的過程中發(fā)表文章的層次、科研轉換的成果、文章的獲獎情況以及所獲榮譽稱號等等，將上述的一系列內(nèi)容詳細進行記錄。第三是黨務專項記錄，在整個記錄的過程中，包括黨內(nèi)的任職情況、黨內(nèi)民主評議的結果以及黨內(nèi)的榮譽稱號等等。除了上述三項之外，還可以將其他類別的內(nèi)容進行收錄。由于整個收入過程相對較為復雜，主要包括非業(yè)務范圍之內(nèi)的獲獎情況、稱號頭銜等等，或者是一些證明以及說明都可以劃分到本類別中。

（三）健全教師人事檔案管理體系

健全教師人事檔案管理體系是學校教師人事檔案管理的優(yōu)化策略。首先要堅持以人為本的檔案管理思路，教師的人事檔案是記錄教師自身的職業(yè)活動和一系列的事跡，因此，在檔案管理中務必要突出教師的履歷過程，進行科學有效的管理，同時教師的人事檔案可供其他相關者查閱。因此，檔案的管理要方便查閱檢索和記錄。其次，要進一步突出其統(tǒng)籌管理的思路。新時期的教師人事檔案不僅僅要按期向前推進，還要按照檔案記錄內(nèi)容進行分門別類的管理，在檔案管理之前，需要統(tǒng)籌思考，了解每卷檔案管理和部分之間的關系。當然，管理人員還要把大類目樹立成體系，更有利于電子檔案數(shù)據(jù)庫構建和完善，無論是紙質(zhì)檔案的調(diào)檔查詢或電子檔案都能夠達到事半功倍的效果。第三，是檔案管理的拓寬思路。隨著學校教師人才隊伍的建設發(fā)展，越來越多的檔案管理功能也隨之浮現(xiàn)，因此，新時期完善學校教師人事檔案管理也需要豐富檔案記錄的內(nèi)容，并且為電子檔案附加種類多樣的系統(tǒng)分析，創(chuàng)新管理機制，細化檔案管理結構?？偠灾?，新時期在學校內(nèi)部教學管理優(yōu)化改革的趨勢下，教師人事檔案管理也務必要與時俱進，結合教師自身長遠發(fā)展的規(guī)劃，促使人事檔案能夠與信息化建設同步開發(fā)，在創(chuàng)新教師人事檔案管理機制的同時，不斷地提高檔案管理水平，從而更好地全面服務學校的教師人事檔案管理工作。

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作者:陳偉霞 單位:山東省臨沂市魯南技師學院